Executarea planului beneficiilor și evaluarea rezultatelor
Planul beneficiilor trebuie menținut și actualizat ca parte integrantă a planului de transformare, iar rețeaua beneficiilor dependente și planul beneficiilor și schimbărilor trebuie să reflecte așteptările programului.
Odată realizate anumite schimbări importante sau dacă business case-ul nu mai este valid este importantă planificarea uneia sau mai multor „revizuiri ale valorii”, pentru revalidarea business case-ului transformării. Pe măsură ce transformarea evoluează, în mod inevitabil planurile se vor schimba atât pe fondul modificării resurselor și personalului, cât și a evenimentelor neașteptate ori a problemelor ce trebuie gestionate.
Revizuirile interimare au ca punct de pornire planul existent al beneficiilor, demararea acestora realizându-se pe baza întrebării „Care este efectul planului asupra beneficiilor și capacitatea de a obține aceste beneficii?”. Această abordare asigură faptul că acțiunile realizate corespund obiectivelor transformării globale și toți stakeholderii importanți înțeleg implicațiile și i-au parte la deciziile de schimbare a planului.
Urmărirea în paralel a beneficiilor și a costurilor oferă managementului o viziune holistică și echilibrată a progresului transformării, pentru ca acesta să intervină dacă direcția abordată generează îngrijorare.
Revizuirea și evaluarea rezultatelor
Momentele revizuirii beneficiilor principale și a valorii obținute din transformarea afacerii sunt date explicite în planul de transformare. Într-un proiect de transformare de dimensiuni mari sunt necesare câteva revizuiri de evaluare, pe măsură ce beneficii semnificative apar înainte de finalizarea transformării. Rolul review-urilor de evaluare implică atât evaluarea rezultatelor transformării, cât și a pregătirii la nivelul organizației.
| Acțiuni pentru această investiție | ◆ O revizuire completă a investiției în termeni de beneficii realizate și acțiuni importante în obținerea unui business case. ◆ Dacă sunt acțiuni semnificative ce urmează a se realiza, acest raport va fi baza unei întâlniri de revizuire ce va ținută când acțiunile au fost finalizate. |
| Lecții generale pentru alte investiții | ◆ Un rezumat al lecțiilor învățate ce poate fi valorificat în investițiile viitoare, care trebuie comunicat cât mai repede tuturor sponsorilor și managerilor proiectului și care poate fi disponibil prin actualizarea „ghidului bunelor practici”. |
| Beneficii și schimbări viitoare potențiale | ◆ Un raport ce descrie beneficiile viitoare potențiale disponibile acum și acțiunile realizate pentru examinarea acestora. ◆ Aceste beneficii potențiale formează efectiv noi proiecte și ar trebui adăugate listei cu proiecte viitoare din organizație, dacă oportunitățile viitoare necesită resurse semnificative. ◆ Adesea beneficiile viitoare pot fi obținute prin proiecte low-cost de mici dimensiuni ce sunt parte integrantă a programului organizației de îmbunătățire continuă. |
Evaluarea implică toți stakeholderii cheie și se concentrează pe ce a fost sau nu obținut (încă) și de ce, identificând ce acțiuni ulterioare trebuie realizate pentru a genera beneficii importante. Un alt aspect al revizuirii este de a identifica beneficiile neașteptate apărute și de a înțelege modul de apariție a acestora.
Acestea, de asemenea, pot reprezenta elemente de intrare valoroase pentru a îmbunătăți stadiile de început a proiectelor viitoare. În aceeași măsură orice consecințe negative ale transformării ar trebui înțelese pentru a putea fi luate măsuri de depășire a acestora și, dacă este posibil, de evitare a lor în proiectele viitoare.
Provocări privind planificarea revizuirea și evaluarea rezultatelor
- Derularea revizuirilor interimare pentru a asigura faptul că rezultatele ce afectează obținerea beneficilor progresează satisfăcător.
- Verificarea dacă beneficiile cheie sunt încă realizabile sau dacă au evoluat odată cu evoluția transformării.
- Revizuirea business case-ului transformării, în cazul în care schimbări semnificative ale beneficiilor, riscurilor sau costurilor anulează justificările existente ale investiției.
- Identificarea beneficiilor neașteptate ce au apărut și înțelegerea modului de apariție al acestora precum și a motivelor de a nu fi obținute.
Motivul nelivrării unui beneficiu poate fi din cauza erorilor de judecată sau lipsei de cunoștințe în pregătirea planului beneficiilor, problemelor apărute pe parcursul execuției schimbării ori a schimbărilor externe transformării, ce au făcut beneficiile nerealizabile.
Stabilirea potențialului de îmbunătățire
După finalizarea transformării afacerii, fie că este vorba despre o schimbare la scară largă sau despre modificări semnificative într-o parte a acesteia, este esențial să se realizeze o revizuire a acțiunilor derulate. Această revizuire nu trebuie să fie văzută doar ca o evaluare a progresului obținut, ci și ca o oportunitate de a identifica posibilitățile de îmbunătățire continuă. Un proces de transformare eficient nu se încheie la momentul implementării schimbării, ci necesită o monitorizare constantă pentru a se asigura că noile procese, strategii și structuri continuă să aducă valoare pe termen lung.
Unul dintre principalele motive pentru care evaluarea post-transformare este esențială este pentru a măsura impactul real al schimbării asupra performanței organizaționale. Este important să compari performanțele atinse după transformare cu obiectivele inițiale stabilite înainte de începutul procesului de schimbare. Aceasta se poate face prin analiza indicatorilor cheie de performanță (KPI) care au fost setați pentru a măsura succesul transformării.
De exemplu, în cazul unei schimbări în procesul de producție, evaluarea poate include măsurarea timpilor de livrare, costurilor de producție, eficienței resurselor și satisfacției clienților. În alte cazuri, cum ar fi implementarea unui nou sistem ERP, evaluarea va viza îmbunătățirea acurateței datelor, viteza de procesare a tranzacțiilor și eficiența operativă.
Evaluarea acestor indicatori poate revela succesul schimbării, dar și zonele care nu au atins nivelurile așteptate de performanță, indicând astfel direcțiile în care organizația trebuie să facă ajustări pentru a maximiza beneficiile transformării.
O revizuire detaliată a acțiunilor derulate ajută la identificarea posibilităților de îmbunătățire continuă. Chiar dacă transformarea a fost considerată un succes, există întotdeauna oportunități de a optimiza procesele și de a le adapta la noile condiții de piață și tehnologii emergente.
Aceste îmbunătățiri pot include ajustarea fluxurilor de lucru, optimizarea utilizării resurselor, îmbunătățirea colaborării între echipe sau integrarea unor tehnologii suplimentare care pot adăuga valoare procesului de afaceri. De exemplu, un sistem ERP nou implementat poate beneficia de module suplimentare pentru a acoperi noi nevoi, sau se pot îmbunătăți procesele de formare pentru angajați, pentru a crește adoptarea și utilizarea optimă a tehnologiilor implementate.
În plus, este important să se solicite feedback constant din partea angajaților și a părților interesate pentru a înțelege cum percep aceștia schimbarea și care sunt aspectele care pot fi îmbunătățite. Îmbunătățirea continuă nu înseamnă doar aplicarea de ajustări tehnice, ci și de ajustări culturale și organizaționale, care să asigure o adaptare constantă la schimbările externe și interne.
Identificarea beneficiilor ulterioare
Este un proces creativ de valorificare a cunoștințelor dobândite, pentru a identifica noi oportunități și beneficiile pe care le oferă, beneficii ce pot fi dobândite prin schimbări de business suplimentare sau prin investiții în tehnologie.
La acest proces iau parte principalii stakeholderi și orice persoană ce poate aduce o contribuție creativă. Pentru orice oportunitate valoroasă din punct de vedere al beneficiului generat se demarează acțiunile de justificare a necesității unui business case pentru investiții viitoare.
Identificarea beneficiilor trebuie să fie un proces continuu, atât pentru valorificarea maximă a procesului de transformare, cât și pentru identificarea altor proiecte de schimbări benefice.
Monitorizarea continuă a beneficiilor
Asigurarea susținerii beneficiilor ca urmare a implementării transformării este parte integrantă a etapei de optimizare, iar monitorizarea continuă a nivelelor de performanță este necesară a se realiza pentru o perioadă de până la 12 luni, în anumite cazuri. O astfel de abordare este necesară întrucât, în majoritatea cazurilor, revizuirea și evaluarea beneficiilor potențiale ulterioare nu sunt procese singulare, din moment ce generează acțiuni de recuperare a beneficiilor sau de realizare a altora noi, iar aceste acțiuni necesită câteva luni după implementare pentru a fi finalizate. Totodată, anumite beneficii pot intra în declin după implementare, în special dacă revin vechile practici sau apar probleme noi.
În cazul transformărilor de mari dimensiuni este oportună descrierea valorilor anuale a beneficiilor așteptate și ulterior revizuirea beneficiilor propriu-zise livrate în anul respectiv. Abordarea este importantă, în special, în cazul beneficiilor financiare ce au fost incluse în bugetele anilor viitori. În anumite organizații, aceasta se realizează la nivelul portofoliului de proiect sau de program pentru a evalua cât de bine sunt realizate procesele de luare a deciziilor și de cele de implementare.
Provocări privind constatarea potențialului pentru beneficii viitoare
- Identificarea îmbunătățirilor ulterioare posibile a se realiza pe baza noilor nivele de performanță de business obținute.
- Monitorizarea continuă a beneficiilor obținute pentru a asigura susținerea lor în timp.
Pentru transformările de mari dimensiuni este oportună descrierea valorilor anuale a beneficiilor așteptate și ulterior revizuirea beneficiilor propriu-zise, livrate în anul respectiv.
Managementul valorii
Managementul valorii este un proces continuu, derulat pe parcursul ciclului de viață a transformării, iar literatura de specialitate indică faptul că succesul obținerii de valoare din proiecte și transformări ale afacerii poate fi sporit prin:
- realizarea unui business case riguros;
- adoptarea unui proces de management al afacerii ce include un plan de realizare a beneficiilor;
- corelarea beneficiilor cu schimbările specifice, necesare livrării acestora;
- stabilirea responsabililor cu beneficiile și schimbările;
- derularea revizuirilor post-implementare a beneficiilor obținute.
Valoarea nu este un aspect de natură exclusiv financiară, ci include toate îmbunătățirile percepute ca fiind benefice de către stakeholderii interni și externi. Anumite beneficii pot fi estimate în avans din punct de vedere al gradului de îmbunătățire obținut în urma realizării schimbărilor dorite.
Acest proces se bazează pe cunoașterea unei valori de bază la începutul transformării și pe dovezile justificatoare ale estimărilor viitoarelor nivele de realizare. Alte beneficii nu pot fi previzionate, dar este importantă măsurarea lor după ce s-au realizat schimbările, întrucât se stabilește astfel o rigoare organizațională ce încurajează formularea și implementarea planului de realizare a beneficiilor.
