Rolurile și responsabilitățile managerilor de program și de proiect
Cuprins
Diferențele dintre managementul de program și cel de proiect nu sunt doar unele de scară, ci se regăsesc la nivel de proces. Managementul de program, ca ansamblu al proiectelor interconectate, urmărește obținerea obiectivelor definite ale afacerii, astfel responsabilitatea managerului de program este de a echilibra alocarea resurselor între proiecte în vederea optimizării beneficiului livrat al programului.
Managementul de proiect include un ansamblu de activități corelate pentru a atinge obiectivele afacerii. Astfel, responsabilitățile managerilor de proiect includ trei scopuri diferite pentru proiectele derulate, respectiv calitate, cost și timp.
Rolul managerului de program
Managerul de program este punctul central al managementului, la intersecția dintre organizație și partenerul acesteia în implementarea soluției pe toată perioada transformării afacerii și peste procesele și soluțiile proiectelor multiple ale afacerii.
Din acest punct de vedere, managerul de program conduce programul pe durata de viață a acestuia, inițiind proiecte de atingere a obiectivelor și beneficiilor aprobate în planul de management al programului. Astfel, managementul programului implică furnizarea direcțiilor și principiilor de acțiune către managerii de proiect, care sunt responsabili cu dezvoltarea produselor și/sau serviciilor și implementarea soluțiilor ce vor genera beneficiile programului.
Pe parcursul acestor faze, managerul de program este responsabil pentru următoarele acțiuni:
- Conducerea programului și arbitrarea conflictelor cu conducerea ierarhică (line management).
- Asigurarea integrării complete și a actualității tuturor activităților.
- Asigurarea implementării la timp și respectarea bugetului.
- Identificarea și susținerea resurselor solicitate și aprobarea formării echipei în aliniere cu managerul de proiect.
- Gestionarea schimbării, clarificarea și deblocarea cererilor de schimbare, dacă este necesar și cu implicarea sponsorului/directorului executiv.
- Conservarea ariei de aplicare a proiectului și analiza decalajelor.
- Furnizarea metodologiei și susținerea abordării managementului de proiect.
- Coordonarea planificării și executării proiectului.
- Asigurarea coordonării cu proiectele și cu echipele de bază.
- Organizarea și participarea în cadrul auditului, revizuirilor și interviurilor.
Provocări privind rolul managerului de program:
🔷 Gestionarea interdependențelor proiectelor în cadrul programului și în cadrul altor programe din organizație.
🔷 Conducerea programului pe parcursul ciclului de viață a acestuia, inițierea proiectelor pentru obținerea obiectivelor și a beneficiilor aprobate în planul de management al programului.
🔷 Gestionarea interdependențelor proiectelor din cadrul programului și a altor programe din organizație.
Managerul de program este punctul central al managementului, situat la intersecția dintre organizație și partenerul acesteia în implementarea soluției pe toată perioada transformării afacerii și peste procesele și soluțiile proiectelor multiple ale afacerii.
Rolul managerului de proiect
Managerul de proiect răspunde în fața managerului de program, în special în ceea ce privește managementul general al planificării, implementării, direcționării și susținerii proiectului pe durata ciclului de viața a acestuia, de la inițiere până la finalizare.
Managerul de proiect este conducătorul echipei de proiect și este responsabil atât cu implementarea, calitatea, termenele limită și costurilor proiectului, cât și cu planificarea, organizarea, coordonarea și direcționarea proiectului, inclusiv a managementului riscurilor acestuia.
Responsabilitățile cheie ale unui manager de proiect sunt următoarele:
- Definirea organizării proiectului de comun acord cu managerul de program.
- Planificarea, organizarea, coordonarea și direcționarea proiectului.
- Funcționarea, implementarea, rezultatele, structura, calitatea, termenele, costurile și valorile proiectului.
- Clarificarea și deblocarea cererilor de schimbare, daca este necesar cu implicarea managerului de program.
- Definirea și verificarea pachetelor de activități alături de liderii echipelor.
- Transmiterea timpurie a problemelor către managementul programului.
- Managementul și diminuarea riscurilor.
- Managementul liderilor echipelor.
- Definirea și controlul standardelor și performanței și asigurarea conformității.
Provocări privind rolul managerului de proiect:
🔷 Planificarea, organizarea, coordonarea și direcționarea unui proiect, inclusiv a managementului riscurilor.
🔷 Clarificarea și deblocarea cererilor de schimbare, dacă este necesar cu implicarea managerului de program.
Managerul de proiect răspunde în fața managerului de program, în special în ceea ce privește managementul general al planificării, implementării, direcționării și susținerii proiectului pe durata ciclului de viața al acestuia, de la inițiere la finalizare.
Aptitudinile managerilor de program și de proiect
Potrivit cercetărilor în domeniu, principalele abilități atât ale managerilor de program, cât și cele ale managerilor de proiect prezintă asemănări și deosebiri. Astfel, din punct de vedere al aptitudinilor necesare ambele categorii de manageri au nevoie de:
🔵 Experiență de conducere tranzacțională (transactional leadership experience) – experiența deținută la nivel organizațional în coordonarea eficientă a unui proiect sau a unor părți din cadrul unui proiect mai mare, în vederea atingerii obiectivul transformării generale a afacerii.
🔵 Abilități de conducere a transformării (transformational leadership skills) – leadership, abilități interpersonale, abilități de comunicare, prezentare și negociere, capacitate de ascultare activă și abilitatea de a influența personalul angajat.
🔵 Experiență în domenii conexe managementului (collaborating in cross-functional management disciplines) – experiență în domenii precum IT, resurse umane, financiar, managementul schimbării, managementul riscurilor; comunicarea și colaborarea pe orizontală și pe verticală cu diferite nivele de management.
🔵 Abilități individuale ce răspund cerințelor transformării afacerii – disponibilitatea de a călători, aptitudini creative și analitice, o etică a muncii care să respecte valorile organizației, s.a.
Principala diferență între abilitățile managerilor de proiect și cele ale managerilor de program se referă la faptul că, pe de o parte, aceștia din urmă trebuie să prezinte cunoștințele, aptitudinile și capacitatea de a gestiona relația cu stakeholderii, astfel încât să poate fi generată valoare în direcția transformării afacerii, aspect corelat cu obiectivul managementului de program și de proiect, cel de concentrare asupra afacerii.
Pe de altă parte, managerul de proiect trebuie să dețină competențe pentru aplicarea metodologiei specifice managementului de proiect, conducerea proiectelor și utilizarea instrumentelor managementului de proiect, aspecte corespunzătoare obiectivului de eficiență și eficacitate.
Abilitățile managerului de program
Rolul managerului de program este de a gestiona aria de aplicare a programului, bugetul și calitatea transformării afacerii. Managerii de program trebuie să aibă capacitatea de a transforma o direcție strategică a afacerii într-o „hartă” de proiecte pentru obținerea valorii dorite. Această abordare necesită experiență (de minim cinci, zece ani) și abilitatea de a evalua probleme ample ale afacerii prin gândire strategică și rezolvarea analitică a problemelor.
Soluționarea problemelor
Managerul de program trebuie să aibă capacitatea de a identifica soluții simple, pentru a rezolva probleme complexe, de a genera idei creative și inovatoare prin dezvoltarea și conducerea evaluărilor analitice de testare și rafinare a diferitelor strategii. De asemenea, managerul de program trebuie să cunoască tehnici de soluționare eficientă a conflictelor, să aibă capacitatea de a construi relații și de a comunica deschis și direct în toate situațiile, atât cu auditoriul tehnic cât și cu cel de business. Astfel, managerul de program este o persoană carismatică, un bun comunicator, capabil să transmită cu încredere idei, informații și rezultate către managementul senior.
Menținerea relațiilor
Managementul stakeholderilor este esențial în asigurarea unei bune relații cu clienții, iar în această situație managerul de program trebuie să dețină o experiență temeinică în identificarea și satisfacerea nevoilor clienților, incluzând: dezvoltarea și menținerea unor relații puternice cu clienții, prin abilități de negociere și persuasiune, pentru identificarea și introducerea de noi oportunități de furnizare de servicii; pregătirea și prezentarea materialelor complexe, scrise și verbale; definirea necesarului de resurse, a fluxului de lucru din cadrul proiectului, a bugetelor și a necesităților de facturare și colectare. Astfel, abilități financiare și de analiză sunt necesare atât la nivel strategic cât și la nivel funcțional, pentru ca managerii să poată lua decizii de calitate și să poată realiza acțiuni decisive.
Coordonarea echipei
Managerul de program trebuie să posede o înțelegere solidă a modului în care oamenii trec prin procesul de transformare. Această abilitate contribuie la coordonarea echipelor în direcția generării viziunii, stabilirea direcției de acțiune și motivarea personalului, crearea unei atmosfere de încredere, echilibrarea diferitelor viziuni, pregătirea angajaților și încurajarea îmbunătățirii și inovării. Totodată, managerii de program trebuie să prezinte abilități creative pentru a defini abordări ale activităților programului sau pentru a depăși obstacolele de pe parcursul executării programului.
Managerul de program trebuie să fie capabil să acționeze eficient într-un mediu nestructurat, să posede abilități de management al timpului și de derulare simultană a mai multor sarcini, să gestioneze schimbările cerințelor afacerii și să definească prioritățile în cadrul proiectelor multiple.
Dată fiind complexitatea sporită a transformării afacerii, managerul de program trebuie să aibă un grad ridicat de inițiativă și voință, să fie motivat, independent și să fie dispus să lucreze într-un mediu dinamic și orientat către rezultate.
Provocări privind abilitățile managerului de program:
🔷 Transformarea unei direcții strategice a afacerii într-o „hartă” de proiecte pentru obținerea valorii dorite.
🔷 Stabilirea caracteristicilor generate de echipa de proiect, ținând cont de limitele de timp, personal și calitate.
🔷 Înțelegerea modului în care oamenii trec prin transformare și prin procesul de tranziție.
🔷 Coordonarea echipelor pentru generarea viziunii, stabilirea direcției de acțiune și motivarea angajaților.
🔷 Crearea unei atmosfere de încredere, echilibrarea viziunilor distincte, pregătirea personalului și încurajarea îmbunătățirii și inovării.
🔷 Gestionarea schimbărilor în cerințele afacerii și stabilirea priorităților în cadrul proiectelor multiple.
O foarte bună înțelegere a afacerii, abilități excepționale de gestionare a proiectelor și de multitasking și capacitatea de interacțiune și implicare la toate nivelele sunt factori cheie de succes.
Abilitățile managerului de proiect
Managerii de proiect trebuie să fie capabili să lucreze cu clienții și cu echipele interne pentru a gestiona și livra proiectele de transformare la timp, respectând bugetul și generând un nivel ridicat de satisfacere a clienților. Prin urmare, un manager de proiect trebuie să posede abilitățile specifice acestei funcții, să aibă experiența coordonări cu succes a unui proiect (minim trei, cinci ani în domeniu) și să înțeleagă în profunzime bunele practici ale managementului de proiect sau a metodologiilor, tehnicilor, instrumentelor și a ciclului de viață a proiectului.
Abilitatea de a conduce inițiative
Managerii de proiect sunt agenți ai schimbării ce conduc organizația prin procesul de transformare, având capacitatea de a influența și de a obține alinierea cu toate persoanele implicate la toate nivelele din organizație. Acestea necesită abilități de conducere a inițiativelor cheie de la faza de concept la cea de livrare și de executare, în cadrul proiectelor a planurilor de tranziție.
De asemenea, managerii de proiect trebuie să fie dispuși să lucreze într-un mediu în continuă schimbare, să aibă abilitatea de a se confrunta cu ambiguități, de a stimula acțiuni constructive și de a influența fără să aibă autoritate directă, cunoscând când să depășească limitele pentru a asigura alinierea și finalizarea la timp a proiectelor. Astfel,
Abilitatea de multitasking
Capacitatea de multitasking într-un mediu dinamic, intensiv și bazat pe termene este esențială, la fel este și abilitatea de a anticipa obstacole și de a planifica elementele neprevăzute. Acestea necesită bune abilități de rezolvare a problemelor pentru a formula abordări ale problemelor într-o manieră rațională, folosind strategii ce asigură o înțelegere vastă și o rezoluție eficientă.
Capacitatea de a evalua procesul
Managerii de proiect trebuie să posede cunoștințe aprofundate referitoare la procesele de control ale proiectului precum, controlul schimbării, managementul riscurilor și al problemelor, managementul resurselor, controlul documentelor și tehnicile de măsurare a progresului.
De asemenea, managerii de proiect trebuie să aibă cunoștințe de planificare și programare a proceselor și capacitatea de a defini, implementa și menține procesul de ghidare a proiectului. Acestea necesită, la rândul lor, abilități de documentare și evaluare a proceselor pentru a identifica neajunsurile.
Capacitatea de a comunica
Managerii de proiect trebuie, de asemenea, să aibă abilitatea demonstrată de a instrui și de a comunica eficient, inclusiv de a pregăti și îndruma membrii echipei în vedere finalizării cu succes a acțiunilor. O abilitate solicitată de această funcție este și aceea de a conduce echipe multiple ce lucrează în diferite proiecte de transformare, fiind totodată implicați în planificarea și dezvoltarea forței de muncă.
Capacitatea de a comunica probleme tehnice într-o manieră clară și concisă este o abilitate cheie a managerilor de proiect, jucând un rol esențial în exprimarea eficientă a conceptelor complexe la toate nivelele din organizație. Managerii de proiect trebuie să aibă capacitatea demonstrată de a lua decizii dificile și de a furniza parametrii de livrare.
Managerul de proiect va colabora eficient cu alte persoane implicate pentru asigura împărțirea angajamentului obținerii rezultatului benefic, construirea relațiilor executive orientate către afacere, la ce mai înalt nivel de urmărire a alianțelor ce vor dezvolta sau proteja interesele companiei.
Provocări privind abilitățile managerului de proiect:
🔷 Furnizarea răspunsului și a rezoluției unei probleme pe parcursul proiectului, oferirea unei remedieri a riscurilor pe baza analizei cauză-efect.
🔷 Furnizarea instruirii timpurii, a ghidării și feedback-ului pentru ai ajuta pe alții să exceleze în activitatea pe care o desfășoară și să-și realizează responsabilitățile.
🔷 Influențarea și alinierea cu persoanele de la toate nivelele din organizație, stabilirea parteneriatelor cu colegii și membrii echipei și demonstrarea unei activități de echipă eficientă.
🔷 Dezvoltarea unui plan propriu de comunicare a tranziției, pentru a asigura înțelegerea consecventă a progresului tranziției la nivelul stakeholderilor.
🔷 Colaborarea eficientă cu alte persoane pentru a asigura împărțirea angajamentului unui rezultat benefic.
🔷 Construirea relațiilor executive orientate către afacere, la ce mai înalt nivel de urmărire a alianțelor, ce vor dezvolta sau proteja interesele companiei.
Managerii de proiect apreciază rolul capitalului uman și luptă pentru dezvoltarea optimă a acestei resurse în beneficiul companiei, fiind totodată flexibili cu prioritățile în schimbare.
Concluzii
🟢 Acțiuni recomandate:
- Asigurarea unui sponsor / finanțator puternic
- Deținerea unei singure locații a proiectul (la un anumit moment)
- Definirea clară a obiectivelor comune
- Înțelegerea politicilor
- Echilibrarea ariei de acțiune, a resurselor și a încadrării în timp
- Planificarea revizuirilor „continue” de asigurare a calității în gestionarea riscurilor
- Folosirea celor mai noi instrumente (de management al proiectelor, de testare și documentare etc.)
- Planificarea comitetului director (pentru validarea timpurie a deciziilor)
- Definirea clară a procedurilor de schimbare a ariei de aplicare
- Definirea beneficiilor afacerii și a valorilor ce urmează a fi obținute
🔴 Acțiuni nerecomandate:
- Acceptarea termenelor non-estimate
- Efectuarea de compromisuri privind calitatea
- Tratarea superficială a proiectelor IT de transformare a afacerii
- Încercarea de a atinge perfecțiunea
- Depășirea bugetului
- Neactualizarea business case-ului afacerii
- Amânarea repetată a termenelor
Bibliografie
- Anderson, Dean; Anderson, Linda Ackerman (2001a). Beyond Change Management, Jossey-Bass / Pfeiffer, San Francisco, California, USA
- Anderson, Linda Ackerman; Anderson, Dean (2001b). Awake at the Wheel. Moving Beyond Change Management and Conscious Change Leadership, OD Practitioner, Vol. 33, No. 3
- Anderson, Linda Ackerman; Anderson, Dean (2010). Identifying Project Briefing Questions, www.beingfirst.com
- Anderson, Linda Ackerman; Anderson, Dean (2010). Selecting the Best Change Process Leader to Oversee Your Transformation, www.beingfirst.com
- Anderson, Linda Ackerman; Anderson, Dean (2010). The Change Leader’s Roadmap (2nd Ed.), Pfeiffer, San Franscisco, California, SUA
- vom Brocke, Jan; Petry, Martin; Gonser, Thomas (2012). Business Process Management, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
- Furneaux, Brent; Janasz, Tomasz; Schild, Thomas; Klimmek, Roberto (2012). Risk Management, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
- Keller, Scott; Aiken, Carolyn (2009). The inconvenient truth about change management, McKinsey Quarterly, April 2009, www.mckinsey.com
- Kohnke, Oliver; Reiche, Sebastian; Balla, Ernst (2012). Organizational Change Management, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
- Kotter, John (1995). Leading Change – Why transformation efforts fail, Harvard Business Review, March-April 1995
- Rosemann, Michael; Recker, Jan; Safrudin, Norizan; Marketsmueller, Ronald (2012). Program and Project Management, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
- Stiles, Philip; Uhl, Axel; Stratil, Paul (2012). Meta Management, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
- Uhl, Axel (2012). Introduction, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
- Uhl, Axel; Houlder, Dominic; Schmid, Daniel; von der Horst, Michael (2012). Strategy Management, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
- Ward, John; Rennebaum, Thomas; Amling, Stephan (2012). Value Management, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
