Prima pagină » Rolul managementului de program și de proiect în transformarea afacerii

TRANSFORMAREA AFACERII

Rolul managementului de program și de proiect în transformarea afacerii

233 Views

Managementul de program urmărește susținerea implementării strategiei adoptate, în vederea obținerii beneficiilor așteptate ca urmare a transformării de afacerii. Programul este definit ca un ansamblu de proiecte înrudite, gestionate într-o manieră uniformă pentru a obține beneficiile și controlul ce nu pot fi atinse dacă acestea sunt gestionate individual.

Pe de o parte, un proiect este efort temporar realizat pentru a crea un produs, un serviciu sau un rezultat unic. Proiectele au puncte de început și de sfârșit bine definite, urmărind să genereze un rezultat predeterminat și oferind direcții de dezvoltare stabilite de la început la sfârșit. Pe de altă parte, programele există pentru a crea valoare prin îmbogățirea managementului proiectelor izolate. În mod normal programele au o viziune strategică a scopului final urmărit, dar nu și o modalitate bine definită de al atinge.

Managementul de program și de proiect se adresează în principal fazei de lansare, având, de asemenea, un rol și pe parcursul etapei de transformare pentru a asigura succesul schimbării:

🔵 Lansare: În această etapă, programele sunt stabilite și executate pentru a genera beneficiile specifice identificate de managementul valorii. În plus, programele sunt coordonate iar componentele și proiectele acestora sunt integrate. În cele din urmă, cerințele de calitate sunt identificate și este evaluată nevoia de abilități suplimentare.

🔵 Transformare: Această fază monitorizează alocarea timpului și a bugetului pentru a se asigura că acestea nu sunt depășite pe parcursul transformării afacerii. De asemenea, se are în vedere dimensiunea efortului realizat pentru a finaliza schimbarea afacerii din punct de vedere al costului și a duratei.

Rolul managementului de program și de proiect

Managementul de program și de proiect este o disciplină de susținere a managementului transformării afacerii, asigurând faptul că efortul este realizat în conformitate cu scopurile și obiectivele transformării afacerii, prin:

• planificarea și coordonarea programului;
• managementul integrării programului/proiectului;
• managementul ariei de aplicare a programului/proiectului;
• managementul timpului și costurilor programului/proiectului;
• managementul calității programului;
• managementul resurselor umane ale programului;
• managementul achizițiilor în cadrul programului;
• raportarea referitoare la program.

Deși programele generează beneficii printr-o mai bună organizare a proiectelor, acestea nu obțin obiectivele proiectelor individuale. Obiectivele fundamentale ale managementului de program și de proiect sunt:

⭐ Obiective de eficiență și eficacitate – încorporarea unei abordări integrate în aspectele particulare ale managementului transformării afacerii, includerea îmbunătățirii coordonării, îmbunătățirea gestionării dependenței, utilizarea eficientă a resurselor, transferul eficient al informațiilor.

⭐ Obiective de concentrare asupra afacerii – alinierea proiectelor cu cerințele, strategia, scopurile, factorii de influență a afacerii și cultura organizației, prin definirea unei direcții adecvate atât pentru proiectele încorporate în program cât și pentru programul ca întreg, ca urmare a unei comunicări coerente cu stakeholderii implicați.

În contextul transformării afacerii pregătirea și planificarea prealabilă insuficientă eșuează în a genera o raportare structurată, producând sindromul „garbage in – garbage out” . În consecință, problemele identificate în managementul de proiect și de program sunt adesea abordate prea târziu în cadrul transformării afacerii. Ca răspuns la această stare de lucruri, managementul de program și de proiect urmărește identificarea răspunsului la următoarele întrebări:

• Ce este graficul activităților, care sunt resursele implicate și cum trebuie corelate aceste elemente?
• Cum pot fi coordonate diferite proiecte din cadrul unui program și cum se asigură alinierea acestora cu scopurile generale ale transformării afacerii?
• Care este aria de acoperire și care sunt obiectivele programelor și proiectelor de bază?
• Cum sunt urmărite elementele de cost și de timp și cum se asigură alinierea lor cu bugetul și valoarea?
• Cum se asigură urmărirea bunelor practici din punct de vedere al calității muncii și a livrabilelor?
• Cum se asigură plasarea resurselor umane potrivite la locul și momentul potrivit.
• Cum se asigură delegarea către furnizorii externi și optimizarea capitalului investit?
• Cum se realizează monitorizarea progresului și informarea stakeholderilor?

Provocări privind managementul de program și de proiect în transformarea afacerii:

🔷 Comunicarea priorităților și responsabilităților către participanții implicați.

🔷 Despovărarea resurselor și middle managementului și întărirea concentrării asupra ceea ce contează cu adevărat.

🔷 Abordarea prealabilă a pregătirii și planificării.

Managementul de program și de proiect furnizează o metodologie cuprinzătoare pentru a face față gestionării programelor și proiectelor în transformarea afacerii, incluzând cele mai valoroase cunoștințe și experiențe, în domeniul managementului ariei de aplicare, a echipelor și a resurselor umane.

Cadrul managementului de program și de proiect

Literatura de specialitate definește un cadru al managementului de program și de proiect în transformarea afacerii ce include 8 pași/etape. Aceste etape abordează schimbările anterior menționate, referitoare la managementul transformării afacerii și a proiectelor inerente:

🔵 Coordonarea și planificarea programului – urmărește alinierea strategiilor operaționale cu viziunea transformării afacerii și definirea principiilor de coordonare care stabilesc structura programului; jucând un rol foarte important în etapa de lansare.

🔵 Managementul integrării programului și proiectului – se concentrează pe stabilirea coordonării măsurilor pentru gestionarea transformării, a componentelor acesteia și a proiectelor direcționate către scopul transformării; are un rol foarte important în etapa de lansare și are un rol important în faza de transformare.

🔵 Managementul ariei de aplicare a programului și a proiectului – asigură faptul că toți stakeholderii cheie acceptă dimensiunea efortului de transformare; joacă un rol foarte important în etapa de lansare.

🔵 Managementul costurilor și duratei programului și proiectului – definește programul și graficul activităților necesare; joacă un rol important atât în faza de lansare, cât și în faza de transformare.

🔵 Managementul calității programului – asigură cadrul de identificare și completare a cerințelor de calitate ale programului; este foarte important în etapa de lansare dar joacă un rol important și în faza de transformare.

🔵 Managementul resurselor umane ale programului – identifică persoanele cu abilitățile potrivite pentru a realiza responsabilitățile specifice și pentru livrarea valorii; are un rol foarte important în faza de lansare și un rol important în etapa de transformare.

🔵 Managementul achizițiilor în cadrul programului – evaluează necesarul suplimentării capacității și abilităților sau a externalizării anumitor activități; joacă un rol foarte important în faza de lansare și un rol important în etapa de transformare.

🔵 Raportarea referitoare la program – asigură documentarea tuturor schimbărilor, actualizărilor și performanțelor și înregistrarea acestora într-o manieră cunoscută tuturor stakeholderilor.

Planificarea și coordonarea programului

În această etapă este stabilită structura programului, aspect ce presupune definirea organizării și rolurilor în cadrul proiectului, a procedurilor și canalelor de comunicare dintre diferite entități, s.a.. Toate aceste acțiuni sunt responsabilitatea managerilor de program, al căror demers poate fi facilitat de utilizarea unei game vaste de instrumente precum: grafice de organizare a programului, roluri standard, modele ale procedurii de dezvoltare a programului și modele cadru de organizare a programului.

Abordarea acestei etape se bazează, în principal, pe experiența anterioară referitoare la managementul de proiect și de program. Livrabilele planificării programului includ:

🔵 Planul de management al programului – integrează toate planurile programelor subsidiare într-un singur plan general, de gestionare a programului;

🔵 Scopurile, beneficiile și valorile programului – structurile de coordonare asigură alinierea scopurilor și obiectivelor programului cu scopurile și obiectivele strategice ale organizației, iar prin coordonarea eficientă se asigură realizarea alinierii strategice, obținerea valorii promise și livrarea beneficiilor;

🔵 Graficul actualizărilor programului – actualizarea programului este un proces iterativ, derulat pe măsură ce sunt soluționate prioritățile, supozițiile, dependențele și limitele relevate în abordarea factorilor cheie, precum: obiectivele afacerii, livrabilele, beneficiile, costuri și durată;

🔵 Planul de coordonare – echipa de management a programului stabilește, alături de principalii stakeholderi, principiile cheie de guvernare și asigură poziționarea corectă a structurilor cheie, pentru susținerea unei coordonări adecvate și eficiente.

🔵 Graficul actualizărilor referitoare la organizare;

🔵 Definirea rolurilor și a procesului de dezvoltare.

Coordonarea programului

Coordonarea programului asigură faptul că acțiunile de luarea a deciziilor și de management al livrabilelor, respectiv abordarea riscurilor și îndeplinirea cerințelor stakeholderilor, se concentrează pe atingerea continuă a scopurilor programului.

Acțiunile de coordonare a programelor diferă de cele ale proiectelor întrucât aria de aplicare și impactul unui program sunt de obicei mai complexe, cuprind mai multe proiecte, care concurează pentru aceleași resurse, gestionează riscuri și probleme apărute între proiecte și la nivel de organizație, includ termene multianuale.

Rolul planificării programului este de a „orchestra” proiectele inerente, în aliniere cu strategia de transformare a afacerii, instrumentele utilizate pentru facilitarea derulării proiectelor multiple cuprinzând printre altele și: programul de coordonare, ghidul coordonării proiectelor multiple, managementul schimbării, marketingul de program. Elementele obiective precum costurile, graficul activităților și aria de aplicare a proiectelor necesită alinierea cu strategia de transformare a afacerii.

Managementul integrării de program și de proiect

Aceasta este o etapă foarte importantă prin faptul că asigură buna coordonare și integrare a programului, proiectelor, componentelor și a activităților acestuia, în vederea atingerii consecvente a beneficiilor așteptate. Procesul urmărește planificarea structurii de suport ce va lansa programul pe direcția atingerii cu succes a obiectivelor sale. Structura de suport a programului include:

• Gestionarea de bază a programului și a echipelor de coordonare;
• Planificarea și managementul resurselor (angajați, instrumente, utilități și resurse financiare);
• Cadrul managementului de proiect (procese selectate);
• PMO (program management office) și integrarea în structura de meta management a transformării afacerii, în special a managementului valorii.

Managementul integrării soluționează problemele și riscurile tactice, asigurând totodată abordarea problemelor care nu au putut fi soluționate la nivelul proiectelor ce alcătuiesc programul. Nesoluționarea acestor categorii de probleme poate influența semnificativ progresul general al proiectului, de aceea poate fi utilizată o serie de instrumente de urmărire a programelor, ce „catalizează” totodată acțiunile de integrare, precum:

• ghidul de start al PMO (project management office);
• registrele schimbării programului;
• cererile de schimbare a programului;
• registrele problemelor;
• managementul riscurilor programului.

Livrabilele acțiunilor specifice managementului integrării de program și de proiect includ, în general, următoarele elemente: planul de management al programului, actualizări ale graficului programului, planuri de coordonare, grafice de actualizare a organizării, definirea rolurilor și a proceselor de derulare.

Managementul de aplicare a programului și a proiectului

În etapa de lansare a transformării afacerii se realizează definirea detaliată a ariei de aplicare a programului și analiza detaliată a beneficiilor acestuia. În această etapă managementul ariei de aplicare a programului și proiectului urmărește obținerea unui consens din partea stakeholderilor cu privire la planul și beneficiile programului, cât și referitor la resursele de personal.

Sarcina esențială a definirii ariei de aplicare a programului este de asigura faptul că toți stakeholderii programului ajung la o înțelegere comună a cerințelor programului și aprobă aceste cerințe. În general, stakeholderii cheie ai programului sunt: sponsorii/finanțatorii, managerul de program, directori și viitori membri ai comisiei de coordonare a proiectului.

Această activitate generează livrabile precum aprobarea ariei de aplicare a programului (sau descrierea programului) în relație cu viziunea, scopurile și obiectivele acestuia. Descrierea programului este documentul ce rezumă conținutul programului și oferă o bază solidă pentru acesta care ajută, la rândul ei, la reducerea riscurilor și asigurarea cu succes a implementării.

Provocări privind managementul ariei de aplicare a programului și proiectului:

🔷 Formularea declarației cu privire la aria de aplicare a programului, ce va fi finalizată în descrierea programului.

🔷 Gestionarea și ajustarea în timp a ariei de aplicare a programului și a proiectelor legate de acesta.

🔷 Asigurarea faptului că toți stakeholderii cheie obțin o înțelegere comună a cerințelor programului, aprobă și se dedică respectării acestor cerințe.

Rezultatul managementului ariei de aplicare a programului și a proiectului este o descriere rezumativă a programului ce asigură o bază solidă a acestuia, contribuind la diminuarea riscurilor și la succesul implementării.

Managementul costurilor și duratei programului și proiectului

Această acțiune urmărește definirea limitelor de timp și de buget ale diferitelor componente ale programului și ale proiectelor implicate, realizarea sa având o importanță semnificativă, în special în fazele de lansare și transformare. În etapa de lansare managementul de program și de proiect este responsabil cu stabilirea și executarea programelor ce generează beneficiile specifice identificate de managementul valorii.

Pe parcursul etapei de transformare, managementul de program și de proiect este responsabil pentru respectarea bugetului și a perioadei de timp, pe parcursul procesului de schimbare a afacerii, de asemenea trebuie luat în considerare, în termeni reali, ce înseamnă transformarea afacerii în termeni de timp și de cost.

În acest context, managementul trebuie să planifice un grafic temporal de alocare a bugetelor proiectelor. Acesta va facilita atât raportarea temporală, identificarea costurilor și monitorizarea cheltuielilor de transformare a afacerii cât și planificarea bugetelor pentru fazele ulterioare. Totodată, aceste activități susțin managementul valorii prin estimarea limitelor de obținere a acesteia.

În această etapă se pot folosi instrumente de control al programului, planuri de program și proceduri de planificare a bugetului. Livrabilele procesului de management al costurilor și duratei programului și proiectului includ: planificarea capacității, proceduri de control ale programului; grafice curente și de previziune; etc.

Provocări privind managementul costurilor și duratei programelor și proiectului:

🔷 Planificarea duratei programului în vederea alocării bugetelor proiectelor.

🔷 Inițierea raportării temporale, atât identificarea costurilor și monitorizarea costurilor transformării afacerii cât și planificarea bugetelor pentru fazele ulterioare.

Cadru/Graficul temporal al proiectului facilitează raportarea perioadei de timp, identificarea costurilor și monitorizarea cheltuielilor de transformare a afacerii și contribuie la planificarea bugetelor etapelor ulterioare.

Managementul calității programului

Obiectivul managementului calității programului este de a implementa un mediu al programului ce asigură identificarea, înțelegerea și îndeplinirea cerințelor de calitate în toate secțiunile programului și la nivelul tuturor activităților de program și a proiectelor înrudite.

Astfel, managementul calității programului este procesul prin care se realizează calitatea solicitată la nivelul livrabilelor tuturor proiectelor, ce ulterior pot fi îmbinate pentru a atinge obiectivele pe termen lung ale programului. Prin urmare, activitățile managementului calității programului includ atât activitățile de la nivel de program cât și activitățile relevante din cadrul proiectelor componente.

Planificarea calității programului este procesul de identificare a standardelor de calitate ale acestuia și determinarea modului de respectare a acestor standarde la nivelul fiecărui proiect implicat în program.

Managementul calității programului implică o serie input-uri precum planul de realizare a valorii, managementul ariei de aplicare a proiectului, planul de management al stakeholderilor și planul de management al programului. Totodată acest proces generează un ansamblu de output-uri ce include: planul de management al calității, costul calității programului, planul de îmbunătățire a procesul de calitate.

Fundamentarea etapei de management al calității programului include trei elemente de bază, respectiv asigurarea calității programului, auditul calității programului și controlul managementului calității programului, detaliate în cele ce urmează.

Asigurarea calității programului

Este procesul de verificare a calității la anumite termene, considerate cheie în cadrul programului, urmărind, în principal, livrarea beneficiilor afacerii. Scopul asigurării calității este de a evalua regulat programul global de performanță, pentru a consolida conformitatea acestuia cu standardele de calitate relevante. Controlul asigurării calității analizează atât activitățile programului cât și pe cele ale proiectului pentru a asigura calitatea livrabilelor și pentru a elimina erorile din forma finală a acestora, înainte ca ele să ajungă la client.

În funcție de situațiile identificate se realizează o solicitare de schimbare, în direcții precum:

• îmbunătățirea calității – creșterea eficienței politicilor, procedurilor și proceselor pentru aportul de beneficii la nivelul stakeholderilor;
• acțiuni corective – alinierea performanței viitoare așteptate cu planul de management al programului;
• acțiuni preventive – reducerea probabilității consecințelor negative asociate riscurilor.

Auditul calității programului

Obiectivul auditului calității este de a asigura faptul că programul obține beneficiile afacerii. Acesta se aplică de la aprobarea și implementarea planurilor de îmbunătățire, ca răspuns la aspectele identificate prin audit. Zonele specifice de audit al proiectului vizează:

• eficiența managementului riscurilor, în special referitoare la riscurile de livrare a beneficiilor pe termen lung;
• interdependențele dintre proiecte și alte inițiative din cadrul organizației, ce pot concura pentru resursele limitate sau pot genera riscuri între proiecte;
• angajamentul cu stakeholderii, inclusiv considerarea proactivă a interesului acestora în program și impactul schimbării asupra acestora;
• exploatarea și utilizarea lecțiilor învățate pe parcursul proiectelor.

Controlul managementului calității programului

Este procesul prin care se asigură că activitățile programului îndeplinesc obiectivele și atributele de calitate definite. Scopul procesului este atât de a monitoriza livrabilele proiectelor specifice, pentru stabili dacă acestea îndeplinesc cerințele de calitate, cât și de a identifica rezultatele defectuoase și de a elimina cauzele performanțelor nesatisfăcătoare.

Controlul managementului calității acoperă: soluțiile și serviciile, livrabilele, rezultatele managementului de program și de proiect, performanțele de cost, grafic de execuție și arie de acoperire și obținerea valorilor definite.

Provocări privind managementul calității programului:

🔷 Realizarea auditului de calitate la termenele cheie ale programului și concentrarea pe asigurarea livrării beneficiilor afacerii.

🔷 Aprobarea și implementarea planurilor de îmbunătățire ca răspuns la situațiile identificate pe parcursul auditului.

🔷 Asigurarea faptului că activitățile programului îndeplinesc obiectivele și atributele de calitate stabilite.

În mod obișnuit proiectele componente ale unui program au propriile funcții și planuri de management al calității, activități de verificare și control, liste de verificare a livrabilelor și indicatori de calitate. Anumite elemente de management al calității pot fi delegate de la nivel de program la nivel de proiect.

Managementul achizițiilor în cadrul programului

Rolul acestei etape este atât de a evalua necesarul suplimentar de capacitate cât și de a selecta potențialii furnizori pe baza resurselor și abilităților necesare. Astfel, în această fază se evaluează zonele potențiale de externalizare și, de asemenea, se creează și se negociază contractele pentru furnizorii de bunuri și servicii.

Rezultatele demersurilor specifice acestei etape includ: contracte, estimări, verificare facturi, control program, urmărire buget.

Provocări privind managementul achizițiilor  în cadrul programului:

🔷 Comunicarea principiilor și cadrelor contractuale către managerii de proiect și solicitarea echipei pentru a urmări progresul și problemele deschise.

🔷 Gestionarea bugetului, implementarea controlului costurilor și managementul calității serviciilor și rezultatelor.

Raportarea referitoare la program

Pornind de la rezultatele proiectelor componente, raportarea referitoare la program definește și reunește rapoartele de performanță ale programului, incluzând rezultatele auditului de program și de proiect. Această raportare este necesară întrucât permite entității de coordonare a programului să evalueze progresul acestuia în raport cu planul strategic și să evidențieze orice risc potențial, problemă identificată sau solicitare de schimbare necesară la nivelul programului sau a componentelor acestuia.

Procesul de raportare urmărește gestionarea programului în conformitate cu planul de management al acestuia, pentru a asigura faptul că elementele sale componente rămân aliniate cu directivele strategice ale programului și ale unui business case.

Monitorizarea programului

Monitorizarea trebuie realizată pe parcursul ciclului de viață a programului și include atât acțiuni de colectare, măsurare și diseminare a informațiilor referitoare la performanță, cât și activități de evaluare a tendințelor globale ale programului.

Ținând cont de schimbările potențiale ale ariei de aplicare a proiectului, procesul de raportare a programului examinează impactul schimbării propuse asupra costurilor, graficului de execuție, calității, resurselor umane, comunicării, riscurilor și achizițiilor.

În această fază se pot utiliza instrumente precum: solicitarea de schimbare a programului, registrul solicitărilor de schimbare a programului și modele pentru raportul de performanță a programului. Livrabilele procesului de raportare includ: cereri de schimbare aprobate, registre ale schimbării actualizate, actualizări ale registrului de risc, actualizări ale registrului problemelor, rapoarte de performanță a programului, raportarea beneficiului/valorii.

Provocări privind raportarea referitoare la program:

🔷 Evaluarea progresului programului în raport cu planul strategic și evidențierea oricărui risc potențial, problemă identificată sau solicitare de schimbare necesară la nivelul programului sau a componentelor acestuia.

🔷 Monitorizarea programului se face pe parcursul ciclului de viață a acestuia, presupunând colectarea, măsurarea și diseminarea informațiilor de performanță și evaluarea tendințelor generale ale programului.

Bibliografie

1. Anderson, Dean; Anderson, Linda Ackerman (2001a). Beyond Change Management, Jossey-Bass / Pfeiffer, San Francisco, California, USA
2. Anderson, Linda Ackerman; Anderson, Dean (2001b). Awake at the Wheel. Moving Beyond Change Management and Conscious Change Leadership, OD Practitioner, Vol. 33, No. 3
3. Anderson, Linda Ackerman; Anderson, Dean (2010). Identifying Project Briefing Questions, www.beingfirst.com
4. Anderson, Linda Ackerman; Anderson, Dean (2010). Selecting the Best Change Process Leader to Oversee Your Transformation, www.beingfirst.com
5. Anderson, Linda Ackerman; Anderson, Dean (2010). The Change Leader’s Roadmap (2nd Ed.), Pfeiffer, San Franscisco, California, SUA
6. vom Brocke, Jan; Petry, Martin; Gonser, Thomas (2012). Business Process Management, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
7. Furneaux, Brent; Janasz, Tomasz; Schild, Thomas; Klimmek, Roberto (2012). Risk Management, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
8. Keller, Scott; Aiken, Carolyn (2009). The inconvenient truth about change management, McKinsey Quarterly, April 2009, www.mckinsey.com
9. Kohnke, Oliver; Reiche, Sebastian; Balla, Ernst (2012). Organizational Change Management, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
10. Kotter, John (1995). Leading Change – Why transformation efforts fail, Harvard Business Review, March-April 1995
11. Rosemann, Michael; Recker, Jan; Safrudin, Norizan; Marketsmueller, Ronald (2012). Program and Project Management, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
12. Stiles, Philip; Uhl, Axel; Stratil, Paul (2012). Meta Management, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
13. Uhl, Axel (2012). Introduction, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
14. Uhl, Axel; Houlder, Dominic; Schmid, Daniel; von der Horst, Michael (2012). Strategy Management, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK
15. Ward, John; Rennebaum, Thomas; Amling, Stephan (2012). Value Management, în vol. A Handbook of Business Transformation Management Methodology (Ed. Axel Uhl și Lars Alexander Gollenia), MPG Books Group, UK