Managementul achizițiilor

• Descriere
• Beneficii
• Avantaje

Managementul achizițiilor este procesul de cumpărare a unor elemente de la un furnizor extern. Constă în gestionarea achizițiilor, a primirii, revizuirii și aprobării comenzilor de achiziție. Managementul achizițiilor include, de asemenea, gestionarea relației cu furnizorul. Pe parcursul ciclului de achiziție companiile trebuie să-și stabilească cerințele, să cerceteze furnizorii, să analizeze valoarea pe care o vor genera, să monitorizeze și să evalueze comanda.

Există șapte pași care trebuie urmați în procesul de achiziție.

1. Crearea unei cereri de achiziție

Cererea de achiziție este un document intern utilizat pentru a achiziționa bunuri sau servicii. Aceasta poate fi concepută pentru operațiuni suport (non-producție) sau de producție. Cererea de achiziție include numele și departamentul persoanei care solicită bunurile sau serviciile, data solicitării, produsele sau serviciile solicitate, descrierea acestora, cantitatea și prețul.

2. Aprobarea bugetului

Bugetul reprezintă banii alocați pentru achiziționarea de bunuri sau servicii și indică dacă există suficienți bani pentru bunul respectiv. După calcularea bugetului pentru achiziție, acesta trebuie prezentat managerilor care au autoritatea de a aproba achiziția.

3. Stabilirea unei oferte

Cererea de ofertă descrie activitatea organizației și solicită propuneri din partea furnizorilor legate de bunurile sau serviciile cerute. Nu toate procesele de gestionare a achizițiilor necesită o cerere de ofertă, dar acestea sunt o modalitate bună prin care puteți standardiza relația cu furnizorii și puteți obține cel mai bun preț pentru cea mai bună calitate.

4. Selectarea furnizorilor

După ce primiți înapoi cererile de ofertă va trebui să selectați un furnizor. Pentru alegerea celui mai bun furnizor stabiliți anumite criterii-cheie precum caracteristicile, alinierea strategică, politicile de afaceri și orice constrângeri care v-ar putea influența decizia. Odată ce alegeți un furnizor potrivit care corespunde criteriilor identificate puteți avansa în etapa de negociere.

5. Întocmirea comenzii de achiziție

Odată ce aveți un furnizor care este de acord cu condițiile impuse este timpul să creați o comandă fermă. Comanda este un document obligatoriu pe care cumpărătorii trebuie să-l redacteze. Compania se angajează să facă o achiziție de la furnizor, așa cum este descris în comanda de achiziție.

6. Aprobarea facturii

După ce ați verificat ordinul de achiziție pentru a vă asigura că se potrivește cu cererea de ofertă și cu orice alte documente legate de achiziție, cum ar fi cererile de achiziție, și ați definit orice excepție pentru a vă asigura că nu lipsesc informații vitale, puteți trimite cererea de achiziție și factura către conducere pentru a obține aprobările necesare.

7. Aprobarea contractului

Un contract cu un furnizor poate fi pe termen lung sau pentru un anumit număr de elemente. În orice caz, trebuie să revizuiți contractul și să vă asigurați că toate părțile sunt de acord cu termenii stabiliți. Cel mai bine este să aveți un contract standardizat pentru a simplifica acest proces. Înainte de a-l aproba, revizuiți-l cu atenție, deoarece, odată semnat, acesta devine un document obligatoriu din punct de vedere juridic.

• Costuri mai mici: Reducerea cheltuielilor sunt cel mai mare beneficiu pe care o companie îl poate obține din gestionarea achizițiilor. Acest lucru include gestionarea mai eficientă a departamentului de achiziții prin obținerea celor mai bune prețuri și condiții. De asemenea, departamentul de achiziții poate profita de garanții și reduceri care, altfel, ar putea scăpa din vedere.
• Riscuri reduse: Gestionarea achizițiilor poate reduce riscurile și vă poate menține lanțul de aprovizionare în siguranță. Riscurile sunt partajate cu furnizorii și ați putea, eventual, să mutați riscurile către furnizorii care le pot gestiona. Departamentul de achiziții poate, de asemenea, să identifice livrările cheie și să se asigure că lanțul de aprovizionare este sigur.
• Managementul lanțului de aprovizionare: Managementul lanțului de aprovizionare ajută companiile să își raționalizeze activitățile din partea aprovizionării pentru a contribui la oferirea celei mai mari valori pentru clienți. Acest lucru le permite să obțină un avantaj competitiv pe piață, ceea ce duce la o afacere mai performantă.
• Gestionarea stocurilor: Managementul stocurilor se referă la controlul și supravegherea achizițiilor unei companii. Gestionarea achizițiilor vă ajută să nuanțați și customizați aprobările, pentru a optimiza stocurile, prin eficientizarea proceselor de control.
• Gestionarea relațiilor cu furnizorii: Relațiile sunt esențiale pentru gestionarea achizițiilor. Este o modalitate prin care puteți găsi beneficii atât pentru companie, cât și pentru furnizori. Atunci când există o colaborare între furnizori și cumpărători, ambele părți ies în câștig. Prin urmare, gestionarea acestor relații este esențială. Sistemele de gestionare a achizițiilor îmbunătățesc relațiile cu furnizorii prin urmărirea și conectarea companiei la informații în timp real privind stocurile.
• Managementul calității: Prin stabilirea unor niveluri țintă de performanță pentru calitate și urmărirea acestora puteți să vă asigurați că acestea sunt îndeplinite. Măsurători precum durabilitatea și promptitudinea livrării pot îmbunătăți calitatea percepută a produselor.

• Template interactiv, gata de utilizat
• Secțiuni de input personalizabile, cu elemente predefinite
• Instrucțiuni și exemple de completare pentru fiecare secțiune
• Populare automata prin selecții de tip drop-down
• Dashboard ușor de urmărit, cu reprezentări grafice la nivel general și individual
• Navigare rapidă în document