Redactarea unui business case pentru un nou proiect
Cuprins
Proiectele necesita nu doar bani, ci si timp si efort, astfel că intrebarea cheie la care trebuie sa raspunda un business case este: merita acest proiect?
In afaceri resursele sunt limitate, iar oportunitatile pot fi costisitoare. Pentru a atinge performanta dorita organizatiile isi pun in permanenta mai multe intrebari: In ce proiecte ar trebui să investim? Ce produse sau servicii ar trebui să oferim? Cum putem utiliza cel mai bine resursele? Raspunsurile nu sunt simple si trebuie sa fie sustinute de cercetari, fapte si cifre. Pentru a facilita procesul toate aceste informatii care faciliteaza procesul decizional sunt prezentate sub forma unui business case.
JUSTIFICAREA PROIECTULUI PRINTR-UN BUSINESS CASE
Un Business Case (Justificarea proiectului) devine fundatia pe care se construieste proiectul, descriind detaliile si motivele pentru derularea acestuia si beneficiile sale principale.
Sub forma sa initiala, un Business Case pentru justificarea proiectului in managementul de proiect este pregatit de catre persoana care doreste sa initieze un proiect (Sponsor).
In functie de anvergura proiectului dorit, Sponsorul poate nominaliza o echipa specializata care sa finalizeze Business Case-ul. Acesta va fi apoi supus aprobarii companiei care initiaza proiectul si, in urma acestei aprobari, va deveni „certificatul de nastere al proiectului”.
SCOPUL UNUI BUSINESS CASE
Chiar daca la prima vedere sunt utile, multe dintre proiectele demarate atat in sectorul public, cat si in cel privat sunt demarate din motive gresite, iar astfel de proiecte sunt sortite inevitabil esecului, pentru ca in acele cazuri nu exista de fapt justificarea proiectului in mod real, iar acest lucru se va manifesta, mai devreme sau mai tarziu, prin respingerea proiectului de catre organizatie (in cazul disparitiei sau caderii in dizgratie a Sponsorului) sau prin respingerea de catre utilizatori (in cazul solutiei promovata pe criterii tehnice, intern sau extern).
Toate aceste probleme pot fi evitate de catre managementul de proiect prin implementarea unui mecanism coerent si competent de elaborare, prioritizare si aprobare a Business Case-urilor in cadrul organizatiilor care deruleaza proiecte.
Iar daca in sectorul privat acest lucru in general se intampla, fiind generat in primul rand de presiunea financiara, in sectorul public procesul este profund deficitar.
Un Business Case elaborat corect pentru justificarea proiectului ajuta la evitarea problemelor prezentate mai sus, prin:
🟢 documentarea motivatiei pentru realizarea unui proiect, pe baza costurilor estimate pentru implementare si a beneficiilor anticipate;
🟢 prezentarea justificarii bugetului necesar, din perspectiva efortului si a duratei estimate de realizare (se ia in considerare inclusiv optiunea de a nu face nimic);
🟢 oferirea posibilitatii de monitorizare in permanenta a Business Case-ului de catre organizatie, pe intreaga durata a derularii proiectului, de catre echipa responsabila cu managementul de proiect.
La randul sau, monitorizarea Business Case-ului in managementul de proiect are avantajul de a permite:
🟢 verificarea viabilitatii Business Case-ului (mai exista nevoia care a dus la demararea proiectului?);
🟢 reconfirmarea faptului ca proiectul va atinge obiectivele stabilite ajuta la justificarea proiectului.
CONTINUTUL UNUI BUSINESS CASE
Justificarea propunerii proiectului are rolul de a motiva lansarea proiectului si descrie:
- Problema/oportunitatea care exista in prezent in organizatie;
- Optiunile alternative pentru livrarea solutiei de rezolvare a problemei;
- Beneficiile si costurile asociate fiecarei solutii alternative;
- Solutia recomandata pentru aprobare.
Justificarea proiectului devine fundatia pe care se construieste proiectul si descrie in detaliu proiectul, motivele pentru derularea acestuia si beneficiile principale produse de proiect.
Este fundamental ca justificarea unui proiect de catre responsabilii cu managementul de proiect sa nu fie una tehnica, ci sa plece de la o problema functionala si sa identifice cea mai buna metoda tehnica de rezolvare a acestei probleme.
Astfel, un Business Case trebuie sa contina:
🔷 Istoricul proiectului si contextul acestuia (alinierea la strategiile generale ale companiei);
🔷 Beneficiile care vor fi realizate (value proposition);
🔷 Modalitatea de realizare a beneficiilor (evaluarea optiunilor, justificarea alegerii finale, riscuri);
🔷 Fazele, etapele, planificarea si activitatile critice;
🔷 Livrabilele;
🔷 Influentele (stakeholders);
🔷 Evaluarea financiara a investitiei;
🔷 Necesarul de resurse pentru supervizare strategica, project management, executie, finantare.
REDACTAREA UNUI BUSINESS CASE
Pentru a fi util, un Business Case trebuie sa fie orientat catre aspectele economice si mai putin catre cele tehnice, trebuie sa cuprinda toate elementele relevante pentru o evaluare completa, trebuie sa prezinte beneficii masurabile si sa arate modul in care investitia se va recupera (Return of Investment).
Actiunile pe care le implica elaborarea Justificarii propunerii de proiect, in cadrul procesului de management de proiect, sunt:
Documentul reprezentand Justificarea propunerii de proiect va fi prezentata Sponsorului de proiect pentru aprobare. Sponsorul de proiect este cel care supravegheaza proiectul la nivel strategic:
- Autorizeaza lansarea proiectului;
- Aloca fonduri pentru buget;
- Se asigura ca obiectivele proiectului sunt indeplinite, participand la Revizuire.
ACTIUNEA 1 – Identificarea problemei de business
🟠 Identificarea cauzei fundamentale prin analizarea mediului/contextului in care a aparut aceasta.
🟠 Descrierea problemei:
- Motivele pentru care a aparut problema;
- Elementele care au creat problema (umane, procese, tehnologie, etc.);
- Impactul problemei in activitatea organizatiei (financiar, cultural, operational, etc.);
- Intervalul de timp pana la care trebuie rezolvata problema.
🟠 Descrierea oportunitatii:
- Descrierea oportunitatii in detaliu;
- Identificarea a motivului si a modului in care a aparut oportunitatea;
- Intervalul de timp in care va exista oportunitatea;
- Definirea impactului pe care valorificarea oportunitatii il poate avea asupra afacerii.
ACTIUNEA 2 – Identificarea solutiilor alternative
Pentru a exista asigurarea ca s-a ales solutia cea mai buna pentru acea problema/oportunitate, se aloca timp suficient pentru identificarea a cel putin 3 solutii alternative solide, apoi se declara fiecare solutie alternativa prin descrierea elementelor sale de baza (ex.: angajati, procese, organizatie, tehnologie) si rolul fiecarui element in cadrul solutiei.
Urmeaza completarea urmatorilor pasi pentru fiecare dintre solutii, in cadrul procesului de management de proiect:
🔵 Cuantificarea beneficiilor: Listarea beneficiilor financiare si non-financiare care pot fi dobandite prin implementarea fiecarei solutii alternative.
🔵 Estimarea costurilor: Descrierea cheltuielilor tangibile si intangibile implicate in implementarea solutiei; cuantificarea costului impactului produs prin realizarea proiectului asupra rezultatelor afacerii.
🔵 Evaluarea fezabilitatii: Evaluarea fezabilitatii fiecarei solutii, stabilind daca este posibila rezolvarea problemei/valorificarea oportunitatii.
🔵 Identificarea riscurilor: Riscul unui proiect este definit in managementul de proiect ca fiind orice eveniment care poate afecta negativ capacitatea solutiei de a produce rezultatele dorite. Pentru fiecare solutie alternativa se listeaza cele mai evidente riscuri asociate cu implementarea solutiei, apoi pentru fiecare risc se asociaza actiuni de diminuare pentru a reduce probabilitatea aparitiei riscului si a impactului asupra proiectului.
🔵 Documentarea problemelor: O problema este definita in managementul de proiect ca orice eveniment care afecteaza in prezent capacitatea solutiei de a produce rezultatele dorite. Se identifica orice probleme legate de fiecare solutie alternativa si se prioritizeaza problemele in baza efectului asupra proiectului.
🔵 Listarea oricaror ipoteze care pot descrie fiecare solutie alternativa.
ACTIUNEA 3 – Propunerea solutiei preferate
🟢 Clasificarea solutiilor alternative: Fiecarui criteriu de evaluare stabilit i se atribuie in managementul de proiect un scor pe o scara stabilita
🟢 Identificarea solutiei recomandate: Solutia cu scorul cel mai ridicat va fi cea recomandata, care se va introduce in Justificarea propunerii de proiect, precizandu-se motivele principale pentru care a fost aleasa, comparativ cu celelalte solutii.
ACTIUNEA 4 – Descrierea abordarii in implementarea solutiei
Este necesar sa se castige increderea Sponsorilor proiectului in solutia aleasa, demonstrand ca implementarea acesteia a fost bine gandita. Aceasta se poate realiza in managementul de proiect descriind in detaliu modul in care proiectul va fi initiat, planificat, executat si inchis in mod eficient.
| Initierea | Enumerarea pasilor implicati in initierea proiectului, precum si definirea Manualului de proiect; modul de alegere a echipei si stabilitea sediului de desfasurare. |
| Planificarea | Descrierea procedurilor de urmat in planificarea detaliata a proiectului, de la elaborarea Planului de proiect pana la planurile de monitorizare si comunicare in cadrul proiectului. |
| Executarea | Conturarea abordarii care se va adopta in managementul de proiect pentru realizarea efectiva a livrabilelor si obtinerea acceptantei pentru fiecare livrabil produs. |
| Inchiderea | Identificarea activitatilor necesare pentru predarea rezultatului final catre beneficiar si efectuarea Revizuirii Post Implementare. |
| Management | Descrierea pe scurt a modului cum vor fi implementate: Managementul timpului, Managementul costurilor, Managementul calitatii, Managementul schimbarii, Managementul riscurilor, Managementul problemelor, Managementul achizitiilor, Managementul comunicarii. |
CONCLUZII
Business Case-ul in managementul de proiect este elaborat la inceputul proiectului si este mentinut pe tot parcursul acestuia, fiind verificat la fiecare evaluare de etapa de proiect de catre Conducerea Proiectului, cand beneficiile incep sa fie confirmate, pe masura ce acestea incep sa se acumuleze.
⭐ In unele cazuri, proiectul poate fi initiat si prin prisma unui Business Case pre-existent, furnizat direct de catre conducerea companiei, caz in care Business Case-ul ajunge sa fie imbunatatit in etapa de initiere a proiectului de catre echipa responsabila in managementul de proiect.
Scopul Business Case-ului in managementul de proiect este de a:
- stabili mecanismele care evalueaza daca proiectul este si are toate sansele sa ramana viabil si realizabil;
- ajuta in procesul de decizie ce priveste nivelul de investitie (continua) in proiect.
Principiul metodologiei managementului de proiect este ca un proiect trebuie sa aiba justificare continua. Justificarea reprezinta motivul proiectului. Fara aceasta justificare, proiectul nu poate incepe. Daca justificarea este valida la inceput de proiect, dar dispare pe parcursul derularii acestuia, atunci proiectul trebuie oprit sau schimbat.
Justificarea proiectului este foarte bine documentata in Business Case, in care sunt descrise motivele pentru care exista proiectul (bazate pe costuri estimate, risc si beneficii).
⭐ Motivele de demarare a proiectului trebuie sa conduca procesul de luare a deciziilor in managementul de proiect. Atunci cand proiectele se confrunta cu schimbari si riscuri, impactul analizei trebuie sa fie facut asupra Business Case-ului, tinand tot timpul cont de faptul ca proiectul exista pentru a produce un rezultat, proiectul nefiind in sine un rezultat.
Decizia mereu prezenta in ceea ce priveste Business Case-ul in managementul de proiect este daca proiectul poate fi (inca) justificat in baza considerentelor ce tin de cost, beneficii si risc, daca este viabil (poate sau nu proiectul sa livreze rezultatul dorit?) si daca rezultatul proiectului poate oferi beneficiile dorite.
Reprezentantul utilizatorilor este responsabil cu specificarea beneficiilor si trebuie sa se asigure ca, prin utilizarea rezultatului proiectului, beneficiile sunt realizate.
⭐ Tot in cadrul managementului de proiect, executivul este responsabil sa se asigure ca beneficiile specificate de Reprezentantul Utilizatorilor aduc valoare in raport cu investitia asumata, dar si ca beneficiile produse de rezultatul proiectului sunt aliniate la obiectivele companiei.
BIBLIOGRAFIE
***pmi.org
***A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK Guide, Project Management Institute, 2013
***Terry Schmidt, Strategic Project Management Made Simple: Practical Tools for Leaders and Teams, John Wiley & Sons, 2009
***Neal Whitten, Neal Whitten’s No-Nonsense Advice for Successful Projects, Management Concepts Inc., 2004
***Tom DeMarco, The deadline: a novel about project management, Dorset House Pub., 1997
***Harold Kerzner, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, 11th Edition, John Wiley & Sons, 2013
***Todd C. Williams, Tom Kendrick, Rescue the Problem Project: A Complete Guide to Identifying, Preventing, and Recovering from Project Failure, AMACOM Div American Mgmt Assn, 2011
