Planificarea realizării beneficiilor în procesul transformării afacerii
Procesul de planificare a realizării beneficiilor joacă un rol esențial în succesul oricărei transformări organizaționale. Acesta este un pas critic în faza de lansare a schimbării, având ca scop asigurarea că beneficiile anticipate ale transformării sunt nu doar identificate, dar și implementate eficient.
Derularea acestui proces presupune parcurgerea unor activități cheie care stabilesc baza pentru realizarea și monitorizarea acestor beneficii pe termen lung.
Stabilirea responsabililor și obținerea beneficiilor
Acțiunea presupune identificarea acelor persoane ce acceptă responsabilitatea de a face tot ce le stă în putință pentru a realiza cu succes schimbarea sau de a lucra cu cei ce fac schimbări pentru a asigura obținerea beneficiilor.
Rolul responsabilului pentru realizarea schimbării și obținerea unui anumit beneficiu include și descrierea, în business case, a respectivului beneficiu, a modului în care acesta va fi măsurat, a valorii inițiale (de bază) a acestuia și luarea deciziei de cuantificare și valorizare în avans a acestuia.
Prezentarea grafică a rețelei beneficiilor dependente facilitează alocarea responsabililor pentru obținerea lor, evidențiind atât relațiile dintre aceștia cât și rolurile și responsabilitățile managerilor pe parcursul fazei de transformare.
Analiza valorii de bază
Analiza valorii inițiale identifică nivelele de performanță actuale, cu scopul de a demonstra că îmbunătățirea potențială este realizabilă și poate fi cuantificată. Acest proces presupune parcurgerea următoarelor etape:
- verificarea existenței unui sistem de indicatori care să furnizeze datele necesare analizei și dacă acest sistem nu există, verificarea posibilității de instituire a acestor indicatori la un cost acceptabil.
- identificarea posibilităților organizației de a folosi benchmark-ul (evaluarea comparativă) sau alte instrumente pentru a compara nivelul său de performanță cu cel al altor organizații, astfel încât să înțeleagă nivelul de îmbunătățire ce poate fi obținut în mod rezonabil și dacă schimbările propuse pot livra acest nivel de îmbunătățire.
O analiză a valorii de bază realizată cu acuratețe permite identificarea zonele prioritare pentru realizarea îmbunătățirilor, sporește încrederea stakeholderilor în inițiativa de transformare și stimulează implicarea și susținerea acestora pe parcursul etapei de lansare a schimbării.
Detalierea unui business case
Scopul principal al unui business case detaliat al afacerii este de a formula beneficiile inițiativei de transformare în termeni financiari. Cercetările evidențiază faptul că motivul de bază al realizării business case-urilor este de a obține finanțare, în timp ce stimularea organizației pentru a obține beneficiile prezentate în studiu se situează printre ultimele cauze ale construirii acestuia.
După identificarea beneficiilor ce pot fi obținute ca urmare a inițiativei de transformare, natura și valoarea acestora poate fi analizată folosind o abordare schematică.
| Nivel de transparență (explicitare) | A face lucruri noi |
| Beneficii financiare | Valoarea financiară poate fi calculată prin aplicarea la un beneficiu cuantificabil a unei valori financiare viabile. |
| Beneficii cuantificabile | Există informații suficiente pentru a previziona gradul de îmbunătățire sau valoarea rezultată în urma schimbării. |
| Beneficii măsurabile | Acest element de performanță este măsurat la momentul actual sau poate avea implementată o măsură adecvată. Nu este posibil, însă, să se estimeze cu cât se va îmbunătăți performanța la momentul finalizării schimbărilor. |
| Beneficii observabile | Prin utilizarea criteriilor stabilite, anumite grupuri/persoane vor decide, pe baza experienței și a rațiunii lor, până la ce nivel a fost realizat beneficiul. |
Această abordare clasifică beneficiile pe baza a două criterii: categoria schimbării care generează beneficiul și cât de mult se cunoaște sau se poate afla despre beneficiul respectiv, înainte de realizarea investiției – nivelul de transparență (explicitare).
Cadrul de structurare a beneficiilor
Prima faza a construirii cadrului de structurare a beneficiilor presupune clasarea fiecărui beneficiu așteptat, în funcție de tipul schimbării necesare obținerii acestuia și ținând cont de faptul că generarea beneficiilor este cauzată de următoarele situații:
- organizația, angajații sau partenerii de afaceri pot face lucruri noi sau își pot derula activitățile în noi moduri, care nu erau posibile înainte de schimbare; sau
- organizația își poate îmbunătăți performanța activităților și trebuie să continue să facă lucrurile mai bine; sau
- organizația poate să nu mai desfășoare activități care nu mai sunt necesare, pentru a derula cu succes afacerea.
După încadrarea beneficiilor pe coloane, pasul următor este de încadra beneficiile pe rând. Un aspect important al acestei operațiuni este furnizarea de dovezi. Orice beneficiu poate fi încadrat inițial în coloana „beneficii observabile” și ulterior, în funcție de informațiile furnizate de persoana responsabilă cu obținerea beneficiului, acesta poate fi mutat pe rândurile superioare, ce reprezintă nivele crescute de transparență și cunoaștere a valorii beneficiului.
Beneficii observabile
Sunt acele beneficii descrise ca intangibile sau calitative, ce pot fi „măsurate” prin opiniile sau judecățile persoanelor calificate. Deși judecățile subiective sunt acceptate este totuși necesară stabilirea clară a criteriilor de evaluare a realizărilor și a persoanelor adecvate pentru realizarea aprecierilor. Cu toate că obiectivele intangibile nu sunt suficiente pentru a justifica schimbările ele nu trebuie ignorate sau trivializate. Acestea se pot acumula la nivelul unui număr mare de stakeholderi, a căror schimbare de comportament este esențială pentru realizarea beneficiilor substanțiale la nivelul organizației.
Beneficii măsurabile
Pentru aceste beneficii există deja un sistem de măsurare definit sau este ușor de stabilit unul, cu toate acestea nu există posibilitatea aprecierii în avans a gradului de îmbunătățire a performanței, ca urmare a finalizării transformării. Obținerea beneficiului ca parte integrantă a realizării strategiei de business se asigură prin valorificarea sistemului de măsurare a performanței existent la nivelul organizației sau a sistemului KPI (indicatori cheie de performanță). Dacă nu există un sistem de măsurare deja definit în cadrul organizației sau este dificilă ori costisitoare stabilirea unuia, atunci beneficiul este transferat în categoria beneficii observabile și se identifică criteriile subiective de evaluare.
Beneficii cuantificabile
Sunt acele beneficii pentru care este posibilă atât măsurarea performanței înainte și după investiție cât și estimarea credibilă a magnitudinii îmbunătățirii. Lipsa dovezilor concrete de susținere a ipotezelor de estimare a beneficiilor afectează posibilitatea de calcul realistic al valorii financiare. În acest context, trecerea de la beneficiile măsurabile la cele cuantificabile reprezintă elementul esențial în formularea unui business case solid pentru realizarea investiției.
Beneficii financiare
Sunt beneficii exprimate în termeni financiari, bazate pe dovezi concrete, suficiente, ce evidențiază faptul că valoarea stabilită poate fi obținută. Beneficiile financiare pot fi utilizate pentru a calcula valoarea economică generală a transformării, iar în combinație cu costurile așteptate se poate calcula rata de rentabilitate. Viabilitatea beneficiilor financiare depinde de corectitudinea și verificabilitatea calculelor financiare realizate.
Date istorice și modelare sau simulare
Dacă un beneficiu este rezultatul stopării unei activități atunci dimensiunea beneficiului așteptat poate fi estimată pe baza datelor interne existente, fiind necesară eșantionarea datelor pentru a identifica suficiente informații reprezentative din care valoarea generală a beneficiului poate fi extrasă și extrapolată. Acest proces poate să nu fie suficient pentru a determina modul în care va fi îmbunătățită performanța, atunci când noile capacități și schimbările asociate au fost implementate. În acest context, este necesară simularea sau modelarea.
Benchmark și site-uri de referință
Benchmark-ul este o abordare valoroasă în cuantificarea beneficiilor prin raportare la „bunele practici” din industrie sau prin comparare cu procesele din alte industrii. Deși benchmark-ul este util în identificarea îmbunătățirilor potențiale pentru a stabili procese și practici, acesta este mai puțin util în încercarea de a cuantifica beneficiile obținute în urma inovațiilor.
În aceste condiții, dacă inovațiile nu sunt absolut noi, se pot obține informații de referință de pe site-urile organizațiilor unde au fost realizate schimbări similare. Cu toate acestea, pentru a cuantifica beneficiile obținute ca urmare a inovării este important să se cunoască de unde a pornit organizația, în termeni de performanță, pentru a putea evalua relevanța și fezabilitatea îmbunătățirii obținute.
Proiecte pilot
Pot fi folosite pentru a identifica, confirma și evalua beneficiile ce pot fi obținute din modele noi de business sau de desfășurare a activității. Pentru a oferi dovezi concludente este recomandată studierea și compararea cu un grup de control ce aplica metodele tradiționale de business.
Pe lângă beneficii, un business case trebuie să includă toate costurile inițiativei de transformare și o evaluare a riscurilor asociate. Este importantă atât includerea costurilor recurente asociate rezultatului transformării, cât și a costurilor punctuale asociate noii tehnologii și realizării schimbării.
În general costurile asociate tehnologiilor și facilităților sunt ușor de estimat dar dificil de controlat pe parcursul implementării, în timp ce costurile asociate schimbării organizaționale sau de business sunt mai puțin previzibile și adesea subestimate sau omise.
Evaluarea riscurilor
În ceea ce privește evaluarea riscurilor investiției, pentru aceasta există tehnici bine definite de estimare a riscurilor tehnice și financiare, însă obținerea beneficiilor schimbării depinde de disponibilitatea și capacitatea angajaților de a implementa schimbările.
În acest context rețeaua beneficiilor dependente oferă un mijloc de evaluare a fiecărui risc în relație cu beneficiul asociat. Având în vedere dificultatea realizării schimbării necesare obținerii unui anumit beneficiu, riscul nerealizării unui business case detaliat poate fi evaluat. Valoarea beneficiului riscat sugerează importanța acțiunilor de evitare sau diminuare a riscurilor.
Un business case relevă ce se așteaptă a se realiza și de ce, prezentând factorii de influență strategici ce conduc la realizarea obiectivelor schimbării și ulterior a beneficiilor detaliate, a schimbărilor majore implicate și a costurilor așteptate. De asemenea, studiul evidențiază o înțelegere a riscurilor ce trebuie gestionate pentru a evita ca rezultatele transformării să fie cele așteptate.
Planificarea realizării beneficiilor
Susținerea unui business case detaliat se realizează printr-un plan de realizare a beneficiilor ce explică atât activitățile, responsabilitățile, perioada de timp și resursele necesare, cât și relațiile și interdependențele dintre schimbări și beneficii. Planul de realizare a beneficiilor conține următoarele elemente:
- o descriere completă a fiecărui beneficiu și a fiecărei schimbări, a responsabilităților și acțiunilor necesare obținerii acestora;
- un sistem de măsurare a tuturor beneficiilor și, dacă este cazul, estimarea valorii așteptate a fiecărui beneficiu la final transformării și momentul în care beneficiul va fi obținut;
- indicatori de determinare a valorii de bază de la începutul investiției;
- responsabili cu schimbările și acțiunile realizate în vederea soluționării problemelor stakeholderilor, care ar putea influența obținerea schimbărilor;
- dovezi sau criterii folosite pentru a evalua dacă fiecare schimbare a fost realizată cu succes;
- o rețea a beneficiilor dependente exhaustiv documentată ce evidențiază toate relațiile beneficiu-schimbare.
Realizarea planului pornește de la analiza rețelei beneficiilor dependente, descrierea activităților din rețea și a relațiilor dintre acestea și analiza fluxului beneficiilor, respectiv a acelui set de schimbări și beneficii ce pot fi planificate și realizate fără a depinde de alte schimbări, astfel încât să se poată obține „victorii rapide”.
Optimizarea acestui proces presupune divizarea schimbărilor pentru a crea oportunități de realizare timpurie a anumitor beneficii. Ansamblul schimbărilor și beneficiilor interdependente poate deveni o fază discretă a proiectului sau chiar un subproiect în cadrul schimbării.
Conținutul planului
Conținutul planului de realizare a beneficiilor este stabilit, dezvoltat și finalizat în etapa de lansare. Totodată sunt agreați indicatorii de evaluare și criteriile de succes, sunt alocate resursele necesare și sunt realizate aranjamentele între stakeholderii implicați, specialiștii tehnici și alți experți și specialiști.
Fiecare schimbare sau beneficiu incluse în plan ar trebui să prezinte, dacă este cazul, punctele de reper necesare în procesul de revizuire a obținerii acestora, fie ca urmare a necesității validările presupunerilor, fie pe fondul testării ipotezei conform căreia schimbările intenționate sunt de succes.
Anumite schimbări vor fi proiecte de sine stătătoare care produc beneficii înainte de realizarea transformării globale. Realizarea acestora poate sugera modalități mai bune de realizare a schimbărilor ulterioare și poate majora sau diminua valoarea potențială a beneficiilor posterioare.
Provocări privind planificarea realizării beneficiilor
- Stabilirea responsabililor pentru fiecare schimbare și pentru fiecare beneficiu, în cadrul rețelei beneficiilor dependente.
- Stabilirea indicatorilor de măsurare și a criteriilor de succes, pentru toate beneficiile și schimbările, acțiunile și resursele solicitate pentru implementarea lor.
- Cuantificarea și determinarea valorii beneficiilor pornind de la valoarea de bază actuală și din surse precum date istorice, benchmark și site-uri de referință.
- Analiza posibilității implementării unui proiect pilot pentru a testa viabilitatea schimbării și potențialul de a genera beneficii (opțional).
- Identificarea tuturor costurilor și riscurilor și pregătirea unui business case detaliat, susținut de un plan de realizare a beneficiilor, aprobat de principalii stakeholderi.
Unele schimbări sunt probabil proiecte majore, de sine stătătoare, ce generează anumite beneficii înainte de transformarea generală. Realizarea acestora poate sugera modalități mai bune de realizare a schimbărilor ulterioare și poate majora sau diminua valoarea potențială a beneficiilor posterioare.
