Ce este managementul proceselor?
Managementul proceselor este o abordare integrată de management prin care se urmărește dezvoltarea capacității organizaționale de facilitare a excelenței și inovării în afaceri, acoperind o gamă largă de aplicații.
În esență, procesele sunt ceea ce fac organizațiile sau cum se desfășoară activitatea organizațională. În acest context, se poate spune că transformarea organizațională înseamnă de fapt transformarea proceselor.
O altă perspectivă asupra proceselor, într-o orientare spre clienți, definește procesul drept un set de activități care împreună produc valoare pentru clienți. Abordarea activității organizaționale prin prisma proceselor permite utilizarea caracterului integrativ al acestora și alinierea diverselor elemente, în special cele legate de sarcini, tehnologie și personal.
Alinierea proceselor operaționale
Un exemplu relevant al acestui caracter integrativ al abordării prin procese a activității operaționale este alinierea acesteia cu sistemele IT. Procesele operaționalizează nevoile afacerii, furnizând astfel un set de cerințe pentru implementarea tehnică. În acest caz, elementul de legătură dintre cele două arii este reprezentat de oamenii care le înțeleg pe ambele și sunt capabili să creeze valoare.
| Element | Scop | Definiție | Exemple |
| Scop și obiective | De ce sunt folosite procesele? | Scopul final al existenței proceselor | Livrarea produselor potrivite către clienții potriviți la momentul potrivit, pe baza unor comenzi existente |
| Reguli de afaceri (business rules) | Ce reguli guvernează afacerea? | Descrierea caracteristicilor operaționale ale afacerii | Prioritizarea procedurilor, procese de decizie |
| Indicatori de performanță (KPI – key performance indicators) | Cum se măsoară performanța proceselor? | Definiția unor indicatori măsurabili pentru a verifica dacă obiectivele proceselor au fost atinse | Numărul comenzilor înregistrate, durata ciclului de proces |
| Responsabilul de proces | Cine este responsabil pentru proces? | Manageri cu responsabilitate integrală asupra proceselor | – |
| Roluri | Ce roluri trebuie să contribuie la execuția procesului? | Definiția tuturor resurselor implicate în derularea procesului | Managerul responsabil pentru angajări, specialistul în recrutări, partenerul de afaceri HR |
| Unități organizaționale (departamente/secții) | Care unități organizaționale sunt responsabile pentru proces? | Procesele sunt derulate de către una sau mai multe unități organizaționale | Departamentul de dezvoltare a afacerilor, HR, departamentul de monitorizare și control |
| Fluxul proceselor | Ce procese precedă și urmează? | Definiția secvenței proceselor și interfețelor proceselor, intrări și ieșiri | Primirea comenzilor, verificarea disponibilității, confirmarea datei de livrare |
| Mediul de interacțiune | Prin ce mediu interacționează procesele? | Mijloacele de comunicare utilizate | Documente tipărite, fax, email |
| Tehnologia | Ce tipuri de tehnologie facilitează execuția proceselor? | Sisteme, instrumente și hardware utilizate | SAP SRM |
| Obiecte | Ce obiecte sunt utilizate, modificate și produse? | Procesele presupun manipularea fizică sau informațională a obiectelor | Comenzi, facturi |
Alinierea aspectelor operaționale cu sistemele IT se asigură prin intermediul modelelor de proces. De exemplu, în cadrul abordării transformării organizaționale prin EA (Enterprise Architecture), rolul proceselor în activitatea organizațională este prezentat schematic sub forma piramidei proceselor a lui Harmon, care evidențiază următoarele nivele:
- Nivelul organizațional (vârful piramidei): procesele sunt coordonate la nivelul întregii organizații, se aliniază procesele cu strategia generală a afacerii, se definește sistemul de conducere în cadrul managementului proceselor;
- Nivelul proceselor: organizația experimentează diverse abordări în ceea ce privește analiza de proces, iar acestea sunt reproiectate astfel încât să sprijine strategia organizațională;
- Nivelul de implementare: sunt implementate proiecte destinate dezvoltării de resurse;
- Nivelul resurselor fizice utilizate.
Modelarea proceselor este un aspect important, însă nu trebuie pierdut din vedere faptul că aceasta se adresează organizației per ansamblu. De fapt, cercetările recente indică șase elemente de bază ce trebuie luate în considerare pentru asigurarea succesului în Managementul Proceselor: metodele, sistemele IT, conducerea, alinierea strategică, oamenii și cultura. Aceste elemente pot fi utilizate în evaluarea gradului de maturitate al organizației și dezvoltarea de strategii pentru creșterea acestui grad de maturitate.
Provocări privind managementul proceselor
- Construirea competențelor potrivite pentru implementarea mai eficientă a proceselor;
- Descrierea proceselor organizaționale și a eforturilor de schimbare pe nivele, luând în considerare diverși factori, simultan;
- Aplicarea unei abordări orientate spre valoare a managementului proceselor, care reflectă atât consecințele economice ale acțiunilor singulare, cât și asigurarea unui ROI pozitiv al transformării afacerii.
Studiile recente arată că în managementul proceselor există șase elemente de bază ce trebuie investigate: metodele, sistemele IT, conducerea, alinierea strategică, oamenii și cultura. Organizațiile de succes își îmbunătățesc constant capacitatea în toate cele șase zone.
Managementul proceselor în cadrul transformării organizaționale
În cadrul metodologiei BTM, Managementul Proceselor are un rol facilitator între disciplinele Managementul Riscurilor, Managementul Strategic și Managementul Valorii, care asigură cadrul și direcția transformării, și Managementul de Proiect și Program, Managementul Transformării IT, Managementul Schimbării Organizaționale și Managementul Competențelor și Instruirii, care asigură suportul derulării activității de proces din organizație, astfel:
- Managementul Strategic: definește scopurile și obiectivele transformării;
- Managementul Valorii: descrie obiective și constrângeri ale transformării;
- Managementul Riscurilor: identifică riscurile și elementele de măsură ale transformării;
- Managementul Proceselor: imaginează și specifică noi procese;
- Managementul de Program și Proiect: gestionează implementarea noilor procese;
- Managementul Schimbării Organizaționale: implementează schimbarea organizațională pentru noile procese;
- Managementul Transformării IT: implementează infrastructura noilor procese;
- Managementul Competențelor și Instruirii: implementează competențele pentru noile procese.
Managementul proceselor reprezintă un aspect esențial al transformării organizaționale, având ca obiectiv principal proiectarea și implementarea de noi procese care să sprijine implementarea unor noi practici de afaceri. Acesta nu se limitează doar la optimizarea proceselor existente, ci presupune crearea unor structuri noi, inovative, care să răspundă nevoilor afacerii într-un mod eficient și sustenabil. Astfel, managementul proceselor este un factor cheie în asigurarea competitivității și sustenabilității organizației pe termen lung.
În contextul metodologiei Business Transformation Management (BTM), managementul proceselor joacă un rol crucial. Această metodologie este o abordare integrată care vizează schimbarea radicală a modului în care o organizație își desfășoară activitățile, iar managementul proceselor este una dintre piesele fundamentale ale acestui puzzle. Prin urmare, în cadrul BTM, managementul proceselor nu este tratat ca o entitate separată, ci ca o parte integrantă a unui proces mai larg de transformare organizațională.
Managementul proceselor ca parte integrantă a Metodologiei BTM
Metodologia BTM este o abordare holistică a transformării afacerii, care presupune redefinirea și implementarea unor noi modele de business, tehnologii și procese organizaționale. În această abordare, managementul proceselor nu este un obiectiv izolat, ci se află în centrul strategiei de transformare. Managementul proceselor trebuie să fie aliniat cu viziunea generală a afacerii și cu obiectivele strategice, având ca scop nu doar îmbunătățirea performanței interne, dar și adaptarea rapidă la schimbările din piață.
Abordarea BTM promovează integrarea tuturor funcțiunilor organizației, inclusiv procesele de afaceri, tehnologia și cultura organizațională. Managementul proceselor devine un element cheie în acest cadru integrat, asigurându-se că procesele de afaceri sunt concepute și implementate într-un mod coerent și eficient cu restul activităților organizației. Acest lucru permite organizației să adopte schimbări semnificative în mod continuu, fără a crea disfuncționalități interne sau a compromite performanța.
Abordarea BTM și Mediul ERP: Modelul SAP
Un alt aspect esențial în abordarea BTM este integrarea tehnologică, în special mediul ERP (Enterprise Resource Planning), care permite organizarea și automatizarea proceselor de afaceri. În acest context modelul SAP (Systems, Applications, and Products) joacă un rol central în implementarea sistemelor ERP în cadrul organizației.
SAP este unul dintre cele mai utilizate sisteme ERP la nivel global, iar integrarea sa în metodologia BTM este crucială pentru asigurarea unei implementări eficiente a noilor procese. Modelul SAP oferă o platformă robustă care poate sprijini managementul proceselor prin centralizarea datelor și automatizarea fluxurilor de informații, facilitând astfel luarea deciziilor strategice și îmbunătățirea performanței proceselor.
Implementarea unui sistem ERP precum SAP în cadrul unei inițiative BTM presupune o adaptare a proceselor organizaționale la cerințele specifice ale software-ului. SAP oferă un cadru integrat care ajută organizațiile să gestioneze resursele, să optimizeze procesele de producție, să monitorizeze performanța și să analizeze datele în timp real. De asemenea, SAP permite personalizarea proceselor pentru a răspunde nevoilor particulare ale fiecărei organizații, iar acest lucru se aliniază perfect cu scopul metodologiei BTM, de a sprijini transformarea afacerilor prin soluții tehnologice avansate.
