Evaluarea și întărirea gradului de pregătire a organizației pentru schimbare
Evaluarea gradului de pregătire și a capacității pentru schimbare permite echipei de management să stabilească dacă organizația poate să facă ceea ce trebuie pentru a implementa cu succes procesul de schimbare dorit. Ambele elemente supuse evaluării sunt influențate de diverși factori, prezentați în continuare:
- factorii de influență a gradului de pregătire pentru schimbare;
- reziduurile emoționale rămase în urma altor procese de schimbare;
- nivelul de înțelegere al oamenilor referitor la factorii de mediu (motoarele schimbării);
- valoarea percepută a schimbării (dacă oamenii înțeleg și sunt de acord cu importanța schimbării pentru organizație);
- gradul de influență pe care simt oamenii că îl au asupra implementării schimbării, în opoziție cu percepția că schimbarea le este aplicată lor;
- credințele oamenilor privind sprijinul pe care îl primesc din partea liderilor;
- percepția oamenilor asupra capacității de conducere și credibilității liderilor schimbării;
- gradul de competență pe care oamenii cred că îl au pentru a realiza schimbarea cu succes și pentru a îndeplini cerințele acesteia;
- nivelul de frică al oamenilor față de eșecul fie în îndatoririle lor operaționale, fie în implementarea schimbării;
- credința oamenilor privind existența resurselor și abilităților adecvate pentru o schimbare de succes;
- sentimentele oamenilor privind gradul comunicat de urgență al schimbării și abilitatea lor de a răspunde eficient în graficul stabilit;
- numărul și viteza schimbărilor recente pe care oamenii le-au implementat și costul personal al acestora;
- sentimentele oamenilor privind corectitudinea deciziilor de schimbare;
- presupunerile oamenilor privind posibila pierdere a puterii în cazul implementării schimbării;
- disponibilitatea oamenilor de a ieși din zona de confort; nevoia lor pentru ordine și siguranță;
- obiectivele și prioritățile curente ale afacerii;
- numărul și viteza schimbărilor solicitate oamenilor și sarcina suplimentară creată;
- gradul de încărcare al oamenilor în prezent și nivelul până la care trebuie să preia sarcini suplimentare;
- angajamente și responsabilități curente; și abilitatea oamenilor de a le modifica;
- resursele disponibile pentru oameni;
- termenele limită operaționale curente și abilitatea oamenilor de a le ajusta;
- cum sunt evaluați și recompensați oamenii, doar pentru sarcinile operaționale sau și pentru sarcinile de schimbare?;
- gradul de înțelegere și asumare a schimbării de către lider, funcțional responsabil pentru încărcarea oamenilor;
- cum sunt gestionate greșelile și termenele ratate în organizație?;
- normele culturale referitoare la refuzuri și stabilirea limitelor.
Pentru evaluarea gradului de pregătire pentru schimbare trebuie luate în considerare și evaluate (chiar separat) toate grupurile țintă ale schimbării.
Evaluarea capacității organizației
Evaluarea gradului de pregătire și a capacității pentru schimbare ia în considerare atenția, resursele și disponibilitatea de timp a oamenilor din organizație pentru a prelua activitățile necesare schimbării (volumul de muncă suplimentar).
Atunci când oamenii acceptă din punct de vedere emoțional schimbarea propusă, ei pot prelua un volum de muncă suplimentar necesar pe perioada de implementare a procesului de schimbare.
Rezultatele obținute după evaluarea gradului pregătire vor fi utilizate pentru elaborarea de strategii pentru întărirea gradului de pregătire și a capacității organizației pentru schimbare.
Aceste strategii pot fi foarte variate, însă toate iau în considerare faptul că oamenii nu pot fi forțați să se schimbe, dar se pot crea condițiile favorabile pentru ca aceștia să-și depășească rezistența la schimbare. Printre strategiile cunoscute se numără: training, programe de schimbare a paradigmei și rezolvare a unor probleme emoționale, sesiuni de comunicare, întâlniri pentru dialog, evenimente de grup (sau ritualuri), timp liber, etc. Unele strategii pot fi implementate imediat, altele sunt de lungă durată sau pot fi implementate mai târziu.
O condiție esențială pentru progres în această etapă a procesului de schimbare este să ascultați oamenii fără să-i judecați sau să-i condamnați.
Întărirea capacității liderilor și conducerea schimbării
Metodologia CLR se bazează pe un leadership al schimbării competent și conștient, ceea ce presupune – din partea liderilor – un anumit grad de conștientizare, cunoaștere, comportament, abilități, strategii de proiectare și implementare a unui efort major de schimbare.
Prin urmare, un proces de transformare necesită înainte de toate schimbarea, mai ales la nivel personal, a liderilor schimbării. Liderii trebuie să se angajeze activ în propria transformare ca element central al transformării organizației. Printre exemplele de schimbare a paradigmei liderilor, de la varianta clasică (comandă și control) la varianta co-creativă a liderului conștient, se numără:
- de la responsabilitatea pentru o anumită arie a organizației la atenția pentru întreaga organizație;
- de la concentrarea pe probleme externe la atenția pentru aspectele interioare, în propria ființă, în cei apropriați, în organizație;
- de la îndepărtarea dezechilibrelor, prin rezolvarea problemei, la investigarea dezechilibrelor, pentru identificarea cauzelor problemelor și tiparelor operaționale disfuncționale;
- de la delegarea implementării schimbării la asumarea integrală a tuturor aspectelor și acțiunilor necesare, pentru a juca un rol semnificativ în conducerea schimbării;
- de la gestionarea și controlarea unui proces liniar și singular de schimbare la facilitarea unor procese de schimbare multiple, multi-dimensionale și interdependente, ca un efort unitar;
- de la considerarea oamenilor drept instrumente care răspund cerințelor liderilor la grija față de oameni, față de sentimentele, nevoile personale, capacitatea și alegerile lor;
- de la considerarea procesului de schimbare drept finit și discontinuu la conștientizarea faptului că schimbarea este un proces continuu care necesită sprijin formal;
- de la încercările de a rezolva problemele definitiv la construirea capacității și paradigmei organizaționale pentru schimbare continuă, corectare continuă și renaștere continuă.
Capacitatea liderilor
Evaluarea gradului de pregătire pentru schimbare ia in considerare și capacitatea leadershipului de a conduce procesul de schimbare, analizând următoarele 5 direcții de acțiune:
- succesul leadershipului (leadership breakthrough) – ia în considerare faptul că liderii trebuie să aibă un anumit grad de conștientizare, paradigmă, inteligență emoțională și comportament adecvate pentru a conduce transformarea cu succes. Se adresează felului în care liderii privesc lumea, oamenii și schimbarea și promovează un leadership conștient al schimbării;
- angajamentul și alinierea leadershipului – asigură faptul că liderii înțeleg, atât la nivel personal cât și la nivel colectiv, toate implicațiile transformării organizației, cum să o conducă și ce este necesar din partea lor pentru a asigura succesul, învingând propria rezistență la schimbare;
- educația în domeniul schimbării (cunoștințe și abilități) – educă liderii în ceea ce privește modelul responsabilității liderului conștient, modelul și metodologia CLR, respectiv abilitățile, instrumentele și modelele pentru planificare, supraveghere și aplicarea corecțiilor pentru un proces de schimbare, cu alte cuvinte, ce anume trebuie să știe și să facă un lider al schimbării;
- dezvoltarea echipelor de management și leadership al schimbării – asigură faptul că echipele cheie, de management și de schimbare, funcționează astfel încât să producă rezultate extraordinare, în timp ce simultan lucrează pentru atingerea obiectivelor și performanței operaționale;
- dezvoltarea liderilor individuali – optimizează dezvoltarea personalizată a fiecărui lider individual și poate include training suplimentar, coaching, mentoring, etc.
Odată finalizată evaluarea capacității liderilor pentru schimbare, pasul următor este asigurarea paradigmei și comportamentului dorite pentru procesul de schimbare în implementare.
În cazul în care aceste elemente nu se potrivesc cu schimbarea dorită, trebuie stabilit cum pot fi schimbate și cum pot fi sprijiniți liderii, astfel încât exemplul lor de exprimare a paradigmei și comportamentului modelează cerințele stării dorite și asigură realizarea acestei acțiuni. Aceasta este cheia devenirii conștiente a transformării în organizație.
Paradigma schimbării liderilor
Liderii schimbării trebuie să investigheze următoarele aspecte ale propriilor paradigme și comportamente:
- stilul de leadership și impactul acestuia asupra celorlalți oameni;
- propriile presupuneri în ceea ce privește motivațiile oamenilor;
- cum pot contribui paradigma și comportamentul propriu la rezolvarea provocărilor din organizație;
- cum ar trebui să se modifice paradigma și comportamentul pentru a veni în sprijinul transformării organizației, respectiv viitorului acesteia;
- abilitățile interpersonale – cum relaționează între ei și cu alte persoane, cât de bine primesc și oferă feedback constructiv;
- stilul de comunicare și convingerile personale privind schimbul de informație;
- problemele personale referitoare la putere și control, competență, incluziune, relații, siguranță, justiție și corectitudine.
Strategii de schimbare a paradigmei
Având în vedere importanța și dificultatea de schimbare a paradigmei și comportamentului, pentru evaluarea gradului de pregătire și a capacității pentru schimbare sunt propuse diferite strategii de schimbare a acestora, cum ar fi:
- programul de succes al leadershipului (leadership breakthrough) – presupune o sesiune de training de 4 zile, precedată și urmată de interviuri, coaching și instruire personalizată pentru participanți;
- promovarea ideii că schimbarea paradigmei și comportamentului reprezintă motorul principal al schimbării și includerea acesteia în aria formală de implementare a schimbării;
- identificarea culturii organizaționale, dorite drept o reflectare a noilor paradigme și a noului comportament;
- asigurarea unui nivel de angajament ridicat în revizuirea viitorului organizației (stabilirea stării dorite);
- încurajarea liderilor superiori de a discuta deschis referitor la paradigma și comportamentul proprii și cum pot fi schimbate acestea pentru succesul organizației;
- utilizarea întâlnirilor în grupuri mari pentru a proiecta starea viitoare a organizației;
- construirea unor echipe care abordează în mod deschis schimbările de paradigmă, comportament, relaționare;
- realizarea unei analize de impact prin care se compară starea dorită cu starea organizației în prezent, utilizând noua paradigmă și noul comportament.
Procesul de schimbare a paradigmei
Procesul de schimbare a paradigmei organizaționale include 5 pași:
- Stabiliți fundația și motivația pentru schimbarea paradigmei liderilor: se fundamentează schimbarea paradigmei liderilor și se asigură angajamentul lor de a realiza această schimbare într-un mod pozitiv și unificat.
- Atrageți atenția oamenilor din organizație: se stabilește, la nivel de organizație, realitatea că schimbarea paradigmei colective și a culturii este esențială pentru o transformare de succes, și se demonstrează ce va însemna schimbarea pentru oameni și întregul sistem.
- Construiți impulsul organizațional pentru a schimba paradigma: se creează o masă critică de sprijin, activitate, energie, pentru schimbările de paradigmă la nivel personal și colectiv, sprijinită activ de un program continuu de comunicare în acest sens.
- Întăriți și susțineți schimbarea în gândire și comportament: se adâncesc și se stabilizează schimbările care au loc în oameni și în organizație, prin training suplimentar, coaching, feedback la 360 grade, comunicare continuă, respectiv celebrarea rezultatelor.
- Aliniați și integrați schimbările din organizație cu noua paradigmă: se asigură că organizația poate opera în mod eficient cu noua paradigmă și cultură organizațională.
Alinierea liderilor
Lipsa alinierii liderilor la schimbarea implementată este una din cauzele majore ale eșecului inițiativelor de schimbare. Liderii trebuie să exprime și să exemplifice personal schimbarea dorită. Alinierea nu constă în exprimarea aceleiași păreri, ci din constră, perspectivele diferite sunt benefice pentru o comunicare de succes în vederea transformării, cu condiția să nu saboteze direct procesul transformării. În realitate, dacă liderii s-au angajat față de schimbarea dorită la începutul Fazei I atunci este foarte probabil că în acest moment sunt aliniați cu această schimbare.
Baza pentru asigurarea angajamentului și apoi a alinierii liderilor față de schimbare, este dialogul deschis. Orice lipsă de comunicare poate crea confuzie și îndepărtarea oamenilor față de scopul schimbării. Prin dialog fiecare persoană își exprimă adevărul personal și se ascultă reciproc, aducând astfel la lumină diferențele de înțelegere ce împiedică alinierea.
Negarea opiniilor diferite sau a celor care se opun schimbării nu este o strategie bună, fiind aplicată doar în cazul în care celelalte strategii au eșuat.
Peste 60% dintre inițiativele de schimbare eșuează, conform statisticilor. Acest lucru se datorează în mare măsură lipsei de educație a liderilor schimbării în domeniul leadershipului transformării, acesta fiind foarte diferit de leadershipul tranziției și de cel al dezvoltării.
Evaluarea gradului de pregătire și a capacității pentru schimbare ia în considerare o serie de subiecte principale de studiu în acest scop:
- Motoarele schimbării;
- Cele trei tipuri de schimbare;
- Importanța schimbării paradigmei și comportamentului și puterea exemplului personal în acest sens;
- Gândirea de proiect, gândirea de sistem, gândirea conștientă de proces; proiectarea și facilitarea conștiente de proces;
- Cum să dezvoltați o strategie de schimbare completă;
- Abilitatea de a utiliza și personaliza metodologia CLR, instrumentele și resursele acesteia pentru uzul organizației;
- Cum să definiți și să creați o infrastructură completă și condițiile potrivite de schimbare;
- Cum să generați nevoia de aplicare rapidă de corecții, precum și sistemul corespunzător și să asigurați realizarea acesteia pe toată durata de implementare a schimbării;
- Cum să schimbați cultura organizațională pentru a sprijini rezultatele dorite.
Dezvoltarea echipelor
Următorul pas în evaluarea gradului de pregătire și a capacității pentru schimbare constă în dezvoltarea echipei de management și echipei de leadership al schimbării, astfel încât să acționeze performant, aliniat cerințelor și creativ, fiind capabile să conducă schimbarea în mod unitar. Se poate realiza o evaluare a eficienței echipei, pe baza unui chestionar, stabilindu-se punctele slabe asupra cărora se poate lucra. În cazul în care echipa este la început, poate utiliza acest instrument pentru a-și stabili obiectivele.
Următoarea sarcină se adresează sprijinirii managerilor și liderilor schimbării la nivel individual, prin training și coaching personalizat. Liderii schimbării sunt instruiți și/sau mentorați în funcție de nevoile individuale, în vederea îmbunătățirii abilității lor de a conduce și exemplifica schimbarea dorită. În cazul extrem, în care unii manageri sau lideri nu reușesc să-și însușească paradigma, cunoștințele necesare, sau nu sunt dispuși să opereze schimbarea dorită și să o exemplifice la nivel personal, aceștia pot fi schimbați.
