Pregătirea Schimbării Organizaționale și rolurile de leadership
Pregătirea Schimbării Organizaționale are drept scop stabilirea unei intenții de schimbare clară și comună, respectiv a unei strategii pentru o transformare de succes. Procesul de schimbare începe în momentul în care se înregistrează un semnal de alarmă, iar factorii de decizie din organizație decid că este necesară schimbarea.
Faza I a procesului de schimbare are o importanță majoră și acoperă aprox. 50-60% din deciziile care pregătesc strategia și planul viitor.
Obiectivele procesului de implementare
Procesul de implementare a schimbării este esențial pentru succesul oricărei transformări organizaționale. Pentru a asigura o tranziție eficientă, este necesar un plan clar care să abordeze atât aspectele strategice, cât și cele operaționale ale schimbării. Fiecare obiectiv trebuie să fie bine definit, iar resursele alocate trebuie să susțină o implementare fluidă.
Urmând pașii menționați mai jos, organizația poate maximiza șansele de succes și poate asigura o schimbare sustenabilă, aliniată la valorile și obiectivele sale strategice:
- Identificarea rolurilor de leadership al schimbării și tipul schimbării, respectiv alocarea resurselor umane necesare;
- Fundamentarea procesului de schimbare și identificarea rezultatelor inițiale dorite, în vederea comunicării și asigurării sprijinului angajaților;
- Evaluarea gradului de pregătire și a capacității pentru schimbare ale organizației, luând în considerare toate condițiile externe;
- Asigurarea succesului implementării procesului de schimbare prin creșterea capacității individuale și colective a liderilor pentru înțelegerea procesului de schimbare, asigurarea angajamentului față de inițiativa de schimbare, încurajarea comportamentului corespunzător stării dorite în organizație;
- Stabilirea strategiei generale pentru schimbare;
- Proiectarea condițiilor și structurilor optime pentru asigurarea succesului schimbării.
Semnalul de alarmă
Semnalul de alarmă care declanșează un proces de schimbare este de obicei un moment în care în organizație devine evidentă necesitatea operării unei schimbări.
În funcție de gravitatea sa, semnalul de alarmă poate varia de la un eveniment important, chiar dramatic pentru organizație (cum ar fi succesul semnificativ al concurenței pe piață în detrimentul propriei organizații), până la indicatori mărunți care în timp, cumulativ, semnalează necesitatea schimbării (cum ar fi evoluția tehnologiei în domeniul de activitate).
Evidențierea necesității pentru schimbare nu este specifică managementului, ci poate să apară în orice parte a organizației. Atenția față de aceste momente semnificative, ce se dovedesc în final semnale de alarmă, poate face diferența între succesul și eșecul organizației.
Alocarea resurselor necesare
Odată ce semnalul de alarmă este conștientizat de factorii de decizie iar decizia pentru schimbare este luată, primul pas în pregătirea implementării procesului de schimbare este obținerea unei descrieri/definiții a proiectului de schimbare.
Descrierea proiectului reprezintă sinteza observațiilor tuturor celor care contribuie la decizia pentru schimbare. O descriere clară la începutul procesului permite reunirea viziunilor tuturor stakeholderilor și orientarea efortului într-o singură direcție.
Descrierea proiectului de schimbare permite liderilor să-și formeze o imagine clară asupra a ceea ce se cunoaște la momentul prezent, care sunt persoanele implicate și în ce fel sunt implicate, respectiv care sunt reacțiile față de situația curentă. Astfel, se poate asigura, chiar și în acest stadiu incipient, angajamentul față de procesul de schimbare și controlul progresului, minimizând incidența surprizelor mai târziu.
Persoana responsabilă pentru elaborarea descrierii proiectului de schimbare poate pleca de la un set de întrebări alese, astfel încât să ofere o imagine cât mai cuprinzătoare și clară în ceea ce privește istoricul și contextul inițiativei de schimbare, problemele legate de personal, dinamica politicii interne, așteptările legate de rezultate, etc.
Descrierea proiectului se obține prin chestionarea tuturor persoanelor care au o putere de decizie, stakeholderilor, experților din organizație – toate persoanele care pot oferi informațiile necesare privind inițiativa de schimbare.
Stabilirea rolurilor de leadership
Pasul următor după obținerea descrierii proiectului de schimbare este identificarea și alocarea rolurilor de leadership al schimbării.
Au fost identificate următoarele 6 roluri principale de leadership posibile în cadrul organizațiilor:
- Inițiatorul (sponsor) – persoana cu cel mai ridicat nivel de autoritate asupra efortului de schimbare, responsabilă pentru obținerea următoarelor rezultate în cadrul inițiativei de schimbare:
- Atingerea obiectivelor strategiei de business prin crearea și supravegherea strategiei și inițiativelor de schimbare, respectiv condițiilor necesare pentru obținerea rezultatelor dorite la nivel organizațional precum și a celor vizate de schimbare;
- Mobilizarea și alinierea întregii organizații pentru schimbare;
- Direcție clară, respectiv așteptări clare pentru rezultatele schimbării;
- Menținerea unei stări generale bune în organizație în timpul și după implementarea schimbării;
- Exemplificarea personală a schimbării de paradigmă, comportament și cultură necesare pentru o transformare de succes.
- Echipa de management (executive team) – managementul organizației, diviziei, departamentului, etc. în care este inițiată schimbarea, responsabilă pentru obținerea următoarelor rezultate în cadrul inițiativei de schimbare:
- Așteptări clare pentru rezultatele procesului de schimbare;
- Management operațional eficient pe durata implementării schimbării;
- Exemplificarea schimbării de paradigmă, comportament și cultură necesare pentru o transformare de succes.
- Echipa de leadership al schimbării (change leadership team) – liderii, indiferent de poziția în organizație, delegați pentru elaborarea strategiei de schimbare – , responsabilă pentru obținerea următoarelor rezultate în cadrul inițiativei de schimbare:
- O strategie și un plan al procesului de schimbare care vor duce la rezultatele dorite;
- Supravegherea și realinierea continue ale strategiei, inițiativelor și procesului de schimbare, astfel încât să se întâmpine nevoile emergente ale inițiativei de schimbare în timpul efortului operațional obișnuit al organizației;
- Integrarea și alinierea cu succes a tuturor inițiativelor de schimbare;
- Asigurarea resurselor necesare și dozarea efortului de schimbare;
- Exemplificarea schimbării de paradigmă, comportament și cultură necesare pentru o transformare de succes.
- Liderul procesului de schimbare (change process leader) – persoana delegată să conducă efortul de schimbare, responsabilă pentru obținerea următoarelor rezultate în cadrul inițiativei de schimbare:
- O strategie și un plan al procesului de schimbare care vor duce la rezultatele dorite;
- Crearea condițiilor pentru o transformare de succes;
- Supravegherea și realinierea continue ale strategiei, inițiativelor și procesului de schimbare astfel încât să se întâmpine nevoile emergente ale inițiativei de schimbare în timpul efortului operațional obișnuit al organizației
- Integrarea și alinierea cu succes a tuturor inițiativelor de schimbare;
- Crearea unei mase critice de sprijin pentru schimbare prin asigurarea angajamentului oamenilor;
- Exemplificarea schimbării de paradigmă, comportament și cultură necesare pentru o transformare de succes.
- Liderul inițiativei de schimbare (change initiative lead) – persoana delegată să conducă o anumită inițiativă în cadrul efortului general de schimbare, responsabil pentru obținerea următoarelor rezultate în cadrul inițiativei de schimbare:
- O strategie și un plan al procesului de schimbare care vor duce la rezultatele dorite
- Supravegherea și realinierea continue a strategiei, inițiativelor și procesului de schimbare astfel încât să se întâmpine nevoile efortului general de schimbare
- Integrarea și alinierea cu succes a acestei inițative cu alte inițiative de schimbare și evenimente
- Exemplificarea schimbării de paradigmă, comportament și cultură necesare pentru o transformare de succes.
- Consultantul schimbării (change consultant) – expert sau coach al schimbării, desemnat să ghideze și să sprijine efortul de schimbare, responsabil pentru obținerea următoarelor rezultate în cadrul inițiativei de schimbare:
- Asigurarea sprijinului în elaborarea unei strategii și a unui plan al procesului de schimbare, care va duce la rezultatele dorite;
- Asigurarea sprijinului pentru integrarea cu succes a inițiativelor de schimbare;
- Asigurarea transferului de abilități și cunoaștere către organizație, în ceea ce privește leadershipul eficient și conștient al schimbării;
- Aplicarea corecțiilor necesare în timp util;
- Exemplificarea schimbării de paradigmă, comportament și cultură necesare pentru o transformare de succes.
Importanța rolurilor de leadership
Cel mai important rol dintre cele descrise mai sus îl deține liderul procesului de schimbare (change process lead). Selecția celei mai potrivite persoane pentru acest rol este de o importanță capitală pentru succesul inițiativei de schimbare.
Printre cele mai importante atribute personale ale liderului procesului de schimbare se numără încrederea și respectul de care se bucură în organizație, buna cunoaștere a metodologiei CLR și o abordare conștientă a procesului de schimbare.
Pentru a exemplifica complexitatea acestui rol și importanța sa pentru succesul procesului de schimbare, prezentăm mai jos o „fișă a postului”, o listă a responsabilităților liderului procesului de schimbare:
- împreună cu inițiatorul schimbării, definește aria de acțiune a schimbării, rezultatele, livrabilele și obiectivele;
- conduce echipa de leadership al schimbării și echipele de proiect ale schimbării;
- facilitează activitatea de fundamentare a schimbării, a rezultatelor și a inițiativelor majore;
- facilitează proiectarea și implementarea unei strategii, a conduceri și infrastructurii de schimbare integrate, precum și a graficului de activități pentru schimbare;
- stabilește utilizarea optimă a activităților și sarcinilor clr pentru a gestiona transformarea și inițiativele acesteia;
- selectează, împreună cu inițiatorul schimbării, liderii pentru fiecare inițiativă majoră și asigură competența acestora pentru leadershipul schimbării;
- supraveghează și optimizează proiectarea și execuția fiecărei faze și activități a procesului general de schimbare, respectiv a fiecărei inițiative cheie și creează un master plan pentru implementare;
- identifică harta comunității proiectului, mobilizează și angajează toți stakeholderii pentru a sprijini schimbarea;
- susține și promovează condițiile reale și potrivite pentru asigurarea succesului, colaborează strâns cu inițiatorul schimbării pentru a le crea;
- facilitează integrarea tuturor inițiativelor, atât organizaționale/tehnice, cât și culturale/umane și coordonează toți liderii de proiect în cadrul inițiativei generale de schimbare;
- stabilește nevoile de resurse și utilizarea acestora și asigură angajamentul managerilor pentru furnizarea de resurse adecvate pe durata de implementare a procesului de schimbare;
- dezvoltă capacitatea liderilor și angajaților de a conduce inițiativa de schimbare curentă și pe cea viitoare, prin asigurarea condițiilor pentru învățare și dezvoltare la momentul prezent;
- supraveghează crearea unei strategii de comunicare multidirecțională și angajamentul oamenilor;
- asigură capacitatea organizației pentru a implementa procesul de schimbare;
- contribuie la proiectarea și implementarea unui proces continuu de corecție;
- se angajează într-un proces de dezvoltare personală și asumare conștientă a paradigmei și comportamentului, necesare pentru implementarea schimbării și se asigură că același proces este preluat de către inițiatorul schimbării, lideri și angajați;
- monitorizează și gestionează răspunsurile emoționale și gradul de pregătire pentru schimbare al grupurilor țintă;
- interacționează cu și coordonează toți consultanții implicați în procesul de schimbare.
Gestionarea conflictului dintre roluri
Una dintre problemele care apare în această etapă este generată de confuzia resimțită de persoanele selectate, din cauza conflictului ce poate să apară între cele două roluri pe care le îndeplinește simultan, respectiv operațional și de leadership al schimbării. De obicei conflictul se rezolvă prin asumarea responsabilității pentru obținerea rezultatelor în cele mai bune condiții pentru organizație.
Odată ce rolurile de leadership sunt stabilite iar resursele umane potrivite sunt alocate, atenția se întoarce către stabilirea unor relații de muncă optime în cadrul organizației, între toți liderii schimbării, precum și între aceștia și consultanții pentru schimbare.
Având în vedere că rolurile de leadership al schimbării sunt temporare și nu corespund neapărat cu pozițiile ierarhice din organizație, trebuie definite foarte clar relațiile de muncă între noile roluri, astfel încât procesul de schimbare să se desfășoare în mod optim.
Îmbunătățirea relațiilor în cadrul organizației
Relația dintre echipa de management și echipa de leadership al schimbării trebuie să fie foarte clară, deoarece de aceasta depinde continuarea funcționării operaționale optime a organizației. O altă zonă de risc pentru succesul implementării schimbării este reprezentată de consultanții externi, care nu cunosc bine organizația și mai ales aspectele informale ale relațiilor.
Pentru a construi masa critică din organizație, necesară pentru implementarea cu succes a procesului de schimbare, este important să se identifice comunitatea proiectului – toate persoanele implicate sau afectate de schimbare.
Comunitatea proiectului poate fi reprezentată sub forma unei hărți în care se evidențiază atât rolurile persoanelor cât și relațiile între diversele poziții. Pe lângă rolurile de leadership al schimbării, harta poate cuprinde următoarele poziții: consiliul de administrație, managerii de diferite nivele, grupuri de angajați, stakeholderi, sindicate, furnizori, clienți, etc.
Harta stakeholderilor
„Harta stakeholderilor” identifică în principal persoanele/grupurile rezistente la schimbare, însă în modelul CLR se numește „harta comunității de proiect”, pentru a evidenția necesitatea și avantajele unei viziuni comune asupra inițiativei de schimbare.
Prin construirea acestei hărți/scheme nu se urmărește crearea unei noi structuri în cadrul organizației, pe lângă structura ierarhică de bază, însă se pot defini și gestiona mai bine relațiile între noile roluri asumate în cadrul inițiativei de schimbare.
De asemenea, harta facilitează comunicarea cu toate părțile implicate și conducerea eficientă a procesului de schimbare, printre strategiile propuse numărându-se:
- informarea actualizată a oamenilor din comunitatea proiectului asupra stadiului de implementare a procesului de schimbare;
- alocarea de roluri și sarcini în cadrul inițiativelor de schimbare;
- stabilirea așteptărilor comune în ceea ce privește contribuția oamenilor la efortul schimbării și crearea unei mase critice de sprijin a viziunii, în vederea obținerii rezultatelor dorite;
- adaptarea strategiei de asigurare a angajamentului oamenilor pe durata implementării procesului de schimbare; chestionarea persoanelor cheie în vederea obținerii/transmiterii de informații relevante;
- identificarea în avans a dinamicii politicii interne și a rezistenței la schimbare;
- instruirea oamenilor în ceea ce privește paradigma și comportamentul în noua stare dorită;
- poziționarea oamenilor, astfel încât să devină promotori ai inițiativei de schimbare.
