Analiza zonelor de risc și planul de răspuns la riscuri
Evaluarea unui business case al schimbării este un proces esențial care ajută organizațiile să înțeleagă pe deplin impactul potențial al schimbărilor propuse. Această evaluare implică o analiză detaliată a riscurilor și a provocărilor care pot apărea pe parcursul implementării unei inițiative de schimbare. O componentă cheie a acestui proces este analiza profundă a zonelor de risc identificate în faza de lansare a schimbării, precum și evaluarea riscurilor operaționale specifice care ar putea afecta succesul proiectului.
Analiza zonelor de risc nu doar că ajută la identificarea potențialelor capcane, dar oferă și o înțelegere clară și obiectivă asupra provocărilor care trebuie gestionate pentru a asigura o tranziție lină și de succes. Acest proces este esențial pentru a preveni eșecurile majore, care pot rezulta dintr-o gestionare ineficientă a riscurilor, și pentru a construi o strategie de schimbare mai robustă.
Identificarea riscurilor
Complexitatea, noutatea și numărul mare de riscuri specifice proiectelor de transformare sporesc dificultatea procesul de identificare și clasificare a riscurilor. În acest context, eficiența procesul de identificare presupune orientarea eforturilor către:
- încorporarea diversității perspectivelor și concentrarea exclusivă asupra procesului de identificare;
- amânarea proceselor de analiză, evaluare și dezvoltare a răspunsurilor la risc pentru a evita eforturile suplimentare nejustificate;
- integrarea proceselor de identificare, analiză și evaluare a riscurilor într-un singur efort de evaluare, dacă disponibilitatea participanților cheie este limitată.
Totodată, în procesul de identificare a riscurilor este necesară luarea în considerare a riscurilor semnificative pentru transformarea afacerii și identificarea tuturor riscurile cheie ce ar putea afecta beneficiile așteptate.
Procesul de identificare a riscurilor nu este un efort singular, iar eficiența sa poate fi sporită prin numirea de „campioni ai transformării”, respectiv a acelor specialiști ce lucrează la o inițiativă de transformare. Aceste persoane pot oferi o perspectivă unică, prin faptul că sunt implicați în transformarea afaceri și sunt astfel familiarizați cu obiectivele acesteia.
Specialiștii oferă o perspectivă a afacerii bazată pe expertiza funcțională specifică și înțeleg factorii de influență a riscurilor transformării și modul în care aceștia influențează afacerea.
Pe lângă expertiza oferită de „campionii transformării”, procesul de identificare a riscurilor poate fi optimizat și în același timp făcut mai dinamic pe baza unui proces iterativ, ce se derulează ciclic și repetitiv între perspectivele de sus în jos (top-down) și de jos în sus (bottom-up).
Clasificarea riscurilor
Rezultatul procesului de identificare a riscurilor este un cadru de clasificare al acestora sau o structură de clasificare, valorificate în principal în identificarea riscurilor operaționale, asigurând totodată faptul că s-a realizat o examinare amănunțită a tuturor riscurilor cu care s-ar putea confrunta proiectul de transformare. Totodată, structura de clasificare a riscurilor reprezintă echivalentul operațional al hărții riscurilor strategice.
Structurile de clasificare a riscurilor pot fi utilizate în două direcții cheie. Pe de o parte, se pot utiliza ca punct de pornire în efortul de identificare a riscurilor sau ulterior, a altor eforturi de identificare a riscurilor ca mijloc de verificare a faptului că nu au fost omise categorii importante de riscuri.
În identificarea riscurilor la nivel operațional este importantă recunoașterea faptului că aceste riscuri se pot extinde dincolo de proiectul de transformare și includ probleme precum eșecuri operaționale, șocuri economice sau dezastre naturale.
În mod similar, impactul riscurilor poate afecta aspecte dincolo de aria de acoperire a efortului de schimbare, incluzând elemente precum: afectarea reputației corporației sau a brandului, incapacitatea de a obține produse cheie.
Tehnici pentru identificarea riscurilor
Susținerea procesului de identificare a riscurilor se realizează printr-un număr variat de tehnici formale, dintre acestea o tehnică imparțială este metoda Delphi, folosită pentru obținerea consensului între grupuri de specialiști cu privire la riscurile cheie ale afacerii. De asemenea, metoda de diagnosticare a riscurilor este folosită pentru a extrage riscurile din proiecte sau programe de transformare.
În cadrul acestei metode se utilizează o procedură prin care se asigură că stakeholderii proiectului/programului scot în evidență riscurile, indiferent de implicațiile acestora asupra inițiativei de schimbare sau a dinamicii politice a organizației. Metoda de diagnosticare a riscurilor este folosită în culturile organizaționale mai puțin deschise dezbaterilor și criticilor publice.
Evaluarea riscurilor
Procesul de analiză și evaluare se realizează cu scopul de a înțelege semnificația riscurilor identificate în faza anterioară.
În contextul managementului riscurilor strategice, acest efort ajută la evidențierea transformărilor de care este cel mai mult nevoie și a compatibilității transformărilor planificate cu circumstanțele viitoare. În ceea ce privește managementul operațional, procesul de analiză și evaluare a riscurilor scoate în evidență acele riscuri necesare planificării răspunsului la risc.
Analiza și evaluarea riscurilor se realizează de către specialiști cu o expertiză adecvată și, în funcție de circumstanțele organizaționale, se pot efectua cu un singur efort de apreciere.
Evaluarea riscurilor este un proces alcătuit din două etape:
- determinarea probabilității de apariție a riscurilor;
- evaluarea impactului potențial al riscurilor.
În determinarea probabilității și impactului riscurilor se pot utiliza atât metode calitative cât și metode cantitative, în ambele cazuri fiind frecventă utilizarea valorilor categorice de tipul risc redus, mediu sau ridicat.
Indiferent de tehnica de evaluare folosită este important ca toate scalele de măsurare să fie clar definite în cadrul de management al riscurilor, asigurându-se astfel că acestea sunt înțelese și folosite constant de către toți stakeholderii, pe parcursul unei inițiative de transformare.
Deși apariția riscurilor are implicații în multe aspecte privind transformarea afacerii, este importantă luarea în considerare, în special, a acelor implicații asupra costurilor, graficului de realizare și livrabilelor transformării.
Impactul riscurilor
După evaluarea probabilității de apariție și a impactului riscurilor, stabilirea riscurilor prioritare se realizează prin construirea matricei riscurilor, în care riscurile din secțiunile de culoare „închisă” (de obicei roșii) sunt mai importante și necesită o mai mare atenție, atât în procesul de planificare a răspunsurilor la risc cât și în perioada de monitorizare și raportare.
Pentru fiecare din dimensiunile de cost, grafic al activităților și livrabile impactul riscurilor este evaluat pe baza unei matrice distincte, exceptând situațiile în care impacturile sunt cuantificate pe baza unei unități de măsură comune. Astfel, se preferă adesea exprimarea tuturor impacturilor riscurilor în valori monetare.
Un aspect esențial în evaluarea riscurilor transformării constă în necesitatea agregării analizelor precedente pentru a înțelege riscul global al unei inițiative de transformare și pentru a evalua exhaustiv interdependențele dintre evenimentele de risc.
În general, evaluarea riscurilor se poate realiza prin stabilirea limitelor inferioare și superioare ale inițiativei de transformare apreciate a reflecta toate riscurile identificate. Astfel de limitări ale estimărilor individuale pot fi agregate pentru a determina limitele generale inferioare și superioare.
Pe lângă această abordare relativ simplă, în evaluarea riscurilor se utilizează și tehnici avansate, precum simularea Monte Carlo ce permite stabilirea statistică a intervalului de încredere a estimărilor și evaluarea implicațiilor interdependențelor.
Definirea planului de răspuns la risc
Răspunsurile la riscuri sunt realizate pentru acele riscuri considerate semnificative și în concordanță cu politica de management a riscurilor.
Un plan de răspuns la riscuri sau un registru al riscurilor include: descrierea riscurilor specifice, identificarea probabilității de apariție a fiecărui risc, stabilirea persoanelor responsabile cu monitorizarea și generarea răspunsurilor la evenimentele de risc și evidențierea soluțiilor corespunzătoare fiecărui eveniment de risc.
Dezvoltarea și implementarea unui plan eficient de răspuns la riscuri necesită obținerea angajamentului stakeholderilor cheie pentru a se asigura demararea timpurie a acțiunilor în cazul apariției unui eveniment de risc și asigurarea disponibilității resurselor necesare susținerii acestor acțiuni.
Este important de avut în vedere faptul că scopul dezvoltării răspunsurilor la riscuri nu este de a elimina integral acele riscuri, din moment ce acest lucru este evident imposibil. Mai degrabă, scopul este pregătirea abordării celor mai importante riscuri din proiectul de transformare și soluționarea acelor riscuri întâlnite efectiv. Astfel, înainte de formularea răspunsului la risc trebuie determinat nivelul minim de prioritate a riscurilor ce garantează faptul că trebuie dezvoltat un răspuns.
În general, se folosesc patru tipuri de abordări pentru a răspunde la riscuri, respectiv: prevenire, transfer, diminuare, acceptare.
Prevenirea riscurilor (evitarea)
Include orice acțiune ce urmărește eliminarea riscurilor potențiale. O astfel de abordare este răspunsul preferat pentru riscurile cu prioritate ridicată, deși evitarea riscurilor din această categorie este dificil de realizat în practică. Cu toate acestea, este posibilă, spre exemplu, evitarea schimbării ariei de acoperire a proiectului de transformare pentru a elimina utilizarea tehnologiei netestate în favoarea uneia deja utilizate.
Transferul riscurilor
Acest tip de răspuns la riscuri implică transferul responsabilității impactului către o terță parte. În cele mai multe cazuri transferul riscurilor este o abordare costisitoare implicând achiziția de asigurări sau includerea unor clauze suplimentare în certificatul de garanție, ce necesită totodată costuri mai mari. Cu toate acestea, anumite riscuri nu se pot transfera.
Diminuarea riscurilor
Reducerea riscurilor implică manipularea semnificației unui eveniment de risc de la nivelul inițiativei de schimbare. Diminuarea riscurilor este adesea metoda preferată de abordare a riscurilor notabile, ce nu pot fi evitate. Eforturile de reducere pot include schimbarea probabilității de apariție a unui risc, modificarea impactului riscului sau creșterea șanselor de detectare a apariției riscului înainte ca acesta să devină o amenințare serioasă.
Acceptarea riscurilor
Acceptarea riscurilor implică acceptarea pierderii sau a beneficiului ce ar putea să apară în cazul manifestării riscului. Din moment ce nu este posibilă eliminarea tuturor riscurilor, cele acceptate vor juca un rol semnificativ într-un proiect, chiar dacă aceste riscuri sunt neimportante în mod independent. Acceptarea riscurilor conferă potențial de valorificare a oportunităților.
Planificarea răspunsului la riscuri
Planificarea răspunsului la risc nu se finalizează odată cu dezvoltarea planului de răspuns la risc. Un aspect semnificativ al procesului de planificare este de a asigura atribuirea responsabilității riscurilor. Responsabilitatea pentru cele mai semnificative riscuri este atribuită nivelelor superioare de autoritate din organizație, dată fiind valoare sporită riscată și complexitatea resurselor necesare abordării riscurilor.
Înainte de aplicarea planurilor de răspuns la riscuri este necesară evaluarea acestora pentru a se asigura că sunt fezabile din punct de vedere tehnic, justificate din punct de vedere financiar și pot fi implementate în circumstanțele în care vor fi implementate. Evaluarea planurilor de răspuns la riscuri poate fi susținută prin utilizarea analizei cost-beneficiu, ce determină compatibilitatea planurilor în relație cu dimensiunea amenințărilor.
În procesul de planificare și executare a răspunsurilor la risc trebuie avută în vedere valoarea de business a transformări astfel încât aceasta să nu fie subminată de efortul de răspuns la risc.
| Numărul și nivelul riscului | Descrierea riscului | Posesorul riscului | Responsabilitate |
| 1: Moderat | Remunerarea angajaților | Coordonator de program | HR |
| 2: Major | Integrare IT | Managerul transformării | CIO |
| 3: Moderat | Brand/reputație | Coordonator de program | Marketing |
| 4: Major | Drepturi de proprietate și răspunderea generală | Managerul transformării | Juridic |
| 5: Minor | Resurse | Coordonator de proiect | Achiziții |
Provocări privind analiza riscurilor și planul de răspuns la risc:
- Identificarea campionilor transformării.
- Aplicarea structurii de clasificare a riscurilor utilizate în special în identificarea riscurilor operaționale.
- Stabilirea riscurilor prioritare prin construirea matricei riscurilor, ținând cont de dimensiunea costurilor, a perioadei și a livrabilelor.
- Determinarea nivelului minim de prioritate a riscurilor.
- Obținerea angajamentului stakeholderilor cheie pentru a asigura faptul că resursele necesare susțin acțiunile solicitate.
Un element esențial în evaluarea riscurilor transformării îl reprezintă nevoia de agregare a analizelor pentru a înțelege riscurile generale ale transformării afacerii și pentru a evalua complet interdependențele dintre evenimentele de risc.
Realizarea planului de răspuns la riscuri
Planul de răspuns la riscuri și monitorizarea riscurilor se realizează în faza de transformare. Pe parcursul transformării afacerii este esențială realizarea de întâlniri de revizuire regulată a riscurilor. Aceasta vizează monitorizarea apariției evenimentelor de risc, închiderea riscurilor ce nu mai sunt relevante, identificarea de noi riscuri și oportunități potențiale și evaluarea progresului și eficienței răspunsurilor la risc inițiate.
Conducerea ședințelor de revizuire a riscurilor implică actualizarea permanentă a planului de management al riscurilor și includerea în acesta a feedback-ului obținut referitor la riscurile inițiativei de transformare. Un rezumat al ședințelor de revizuire a riscurilor trebuie furnizat sub forma unui raport de stare comisiei de coordonare a programului. Acest rezumat oferă, de asemenea, un mecanism avantajos de comunicare ce ajută corelarea riscurilor de la nivel operațional cu cele de nivel strategic.
Monitorizarea riscurilor
Folosirea sistemului de indicatori cheie ai riscurilor (KRI) este esențială în gestionarea cu succes a riscurilor schimbării. Dată fiind natura riscurilor, aceleași instrumente folosite pentru monitorizarea progresului transformării pot fi folosite și pentru monitorizarea riscurilor (analiza cauză-efect, analiza cost-beneficiu).
Un avantaj important al monitorizării și raportării continue a riscurilor pe parcursul transformării afacerii este potențialul creat pentru identificarea rapidă și valorificarea oportunităților apărute. De asemenea, procesul de monitorizare și raportare a riscurilor reprezintă o formă de verificare a „sănătății” programului de transformare cât și a proiectelor de susținere a acestuia. Atât progresul cât și viabilitatea transformării pot fi revizuite pe baza mediului de dezvoltare a riscurilor evidențiat pe parcursul acestei verificări.
Cu toate acestea, schimbarea dinamică pe care o generează efortul de monitorizare și de revizuire contribuie la evidențierea importanței corelării riscurilor strategice și operaționale cu procesele de management al schimbării organizaționale și managementul competențelor și pregătirii.
Provocări privind planul de răspuns la riscuri și monitorizarea riscurilor:
- Schimbarea probabilității de apariție a riscurilor înainte ca acesta să reprezinte o amenințare.
- Identificarea sistemul indicatorilor cheie (KRI) pentru a determina când a fost actualizat riscul.
- Realizarea ședințelor de revizuire a riscurilor.
Beneficiile importante ale monitorizării și raportării continue a riscurilor pe parcursul transformării afacerii mențin riscurile actualizate, generând feedback continuu și creând potențial pentru identificarea rapidă și valorificarea oportunităților apărute.
Revizuirea și evaluarea riscurilor
Ultima fază a cadrului de management al riscurilor este cea de revizuire și de îmbunătățire a gestionării acestora, ce se derulează în etapa de optimizare. Revizuirea riscurilor este un proces continuu realizat pentru a determina schimbarea riscurilor și pentru a identifica noi oportunități ce generează schimbări în metodologia afacerii.
Revizuirea riscurilor este facilitată de următoarele procese:
- Sesiuni ale lecțiilor învățate: lecția învățată la finalul fiecărui ciclu oferă repere în revizuirea riscurilor.
- Rezultate financiare: analiza rezultatelor financiare precum analiza fluxului de numerar, a profitabilității, a volatilității și a altor indicatori contribuie la evaluarea eficienței răspunsurilor la risc.
- Auditări: auditul intern și extern întărește procesul de gestionare al riscurilor și minimizează expunerea.
- Estimări independente: estimările independente ale calendarului, costului și calității oferă informații de comparație a deviațiilor planificate de la programul de transformare.
- Angajamentul executivilor: obținerea angajamentului directorilor este un aspect important al procesului de revizuire.
Provocări privind revizuirea și evaluarea riscurilor:
- Identificarea de noi oportunități ce generează schimbări în metodologia afacerii.
- Crearea atitudinii de identificare a oportunităților la nivelul întregii organizații.
Revizuirea și evaluarea riscurilor este un proces iterativ, continuu.
