Activitatea unui manager de resurse umane este foarte complexă și variază în funcție de caracteristicile companiei în care este angajat. Dimensiunea companiei, sectorul în care activează, diferitele tipuri de angajați, diferitele contracte care stabilesc drepturile și obligațiile angajatorului și ale angajatului sunt doar câteva dintre variabilele care determină sarcinile zilnice ale unui manager de resurse umane.
Cunoștințe și abilități pe care le deține un manager de resurse umane
Rolul unui specialist de resurse umane a devenit tot mai complex din cauza pieței muncii din ce în ce mai exigente. Gestionarea afacerilor și a personalului necesită nu numai competențe specifice, ci și așa-numitele competențe transversale (cunoscute și sub denumirea de soft-skills), care sunt esențiale pentru toți specialiștii din domeniul resurselor umane.
Printre cele mai importante abilități se numără:
Abilități de comunicare
Un specialist HR trebuie să se exprime clar atât verbal, cât și în scris. Departamentul de resurse umane pune accentul pe comunicare, deoarece echipa care se ocupă de angajarea unor noi candidați este nevoită să treacă prin numeroase interviuri. În plus, managerul de resurse umane trebuie să interacționeze des cu multe persoane, ascultând problemele lor legate sau nu de muncă. Prin aceste interacțiuni se câștigă încrederea angajaților.
Competențe organizatorice
Resursele umane implică multe activități, inclusiv recrutarea, formarea, evaluarea performanțelor, dezvoltarea unor planuri de dezvoltare personală și îmbunătățirea relațiilor dintre angajați. Un manager de resurse umane supraveghează toate aceste funcții și trebuie să aibă un mod sistemic de a parcurge toate procesele. Având în vedere toate procesele și activitățile administrative implicate, organizarea corectă a sarcinilor va contribui la creșterea eficienței, sporind chiar și capacitatea de multitasking.
Abilități de luare a deciziilor
Există multe decizii care trebuie să fie luate în domeniul resurselor umane. Un exemplu este procesul de recrutare, în care este necesar să se stabilească dacă un candidat este sau nu potrivit pentru rolul respectiv. Recunoașterea talentelor bune nu este ceva ce se poate învăța cu ușurință, ci necesită strategie, experiență și intuiție. O altă situație în care un manager de resurse umane trebuie să aibă o bună abilitate de luare a deciziilor este aceea în care compania impune reducerea personalului. Managerul de resurse umane trebuie să gestioneze corect o astfel de criză și să facă alegeri în cunoștință de cauză.
Competențe de formare și dezvoltare
Managerii de resurse umane trebuie să identifice și să ofere oportunități de dezvoltare angajaților pentru a maximiza performanța și pentru a stimula gradul de satisfacție a acestora în raport cu organizația. Planificarea și implementarea unor sesiuni de formare va oferi angajaților să-și diversifice competențele și le va îmbunătăți parcursul profesional.
Competențe bugetare
Un manager de resurse umane trebuie să revizuiască planurile de remunerare și alte beneficii financiare ce sunt alocate angajaților. Aceste activități trebuie să fie integrate în planificarea strategică și în bugetarea organizației. Rolul principal al managerului de resurse umane este de a limita cheltuielile și de a nu aloca resurse financiar pe activități neimportante.
Empatia
Echipa de resurse umane intră în contact cu multe persoane, ascultând preocupările acestora privind de la volumul de muncă, cerințele salariale și chiar conflicte la locul de muncă. În calitate de manager de resurse umane aveți nevoie de abilități empatice pentru a înțelege cu adevărat persoana cu care comunicați.
Rezolvarea problemelor
Această abilitate vizează, de exemplu, îmbunătățirea performanțelor angajaților, eliminarea obstacolelor care afectează negativ capacitatea de cooperare a lucrătorilor, ducând la conflicte interne, gestionarea turelor pentru a maximiza productivitatea, îmbunătățirea condițiilor de siguranță sau formarea personalului ca răspuns la noile tendințe de pe piață;
Ce responsabilități are un manager de resurse umane?
Coordonarea angajaților din companie în vederea atingerii obiectivelor definite în planurile companiei aduce cu sine acest set variat de activități.
Managerul de resurse umane îndeplinește mai multe activități, printre care:
- gestionarea procesul de căutare și selecție a personalului potrivit pentru o poziție în cadrul organizației, ocupându-se de procesul de recrutare, de parcurgerea CV-urilor, de interviuri. În unele cazuri managerul de resurse umane poate delega acest sarcini unor subalterni
- stabilirea acordurilor contractuale înainte de angajare și gestionarea procesului de recrutarea din punct de vedere birocratic
- supravegherea aspectelor interne: avansări în carieră, relații de muncă, concedieri, modificări salariale, beneficii etc.
- organizarea sesiunilor de formare pentru noii angajați, oferind abilitățile necesare pentru postul ocupat
- monitorizarea și evaluarea performanței angajaților (util pentru acest proces este un instrument pentru managementul performanței angajaților), oferind un feedback constructiv
- gestionarea relațiilor cu angajații, asigurându-se că nu există conflicte interne și că mediul de lucru este unul pozitiv
- respectarea reglementărilor în vigoare privind drepturile și obligațiile angajaților la locul de muncă, adoptând cele mai bune metode prin care personalul poate fi tratat în mod echitabil și legal
Pe lângă aceste sarcini-cheie echipa de management al resurselor umane trebuie să se ocupe de întreg ciclul de viață a personalului în cadrul organizației. Această călătorie a angajaților implică următoarele etape de care un managerul de resurse umane trebuie să se ocupe:
Angajarea
În timpul procesului de angajare, managerul de resurse umane se concentrează asupra creării unor politici și a unor planuri solide menite să identifice candidații care sunt calificați pentru anumite roluri. Această responsabilitate poate fi împărțită în patru domenii distincte:
- Dezvoltarea planului de recrutare a personalului: Pentru a stabili nevoile de personal ale companiei managerul de resurse umane va dezvolta un profil care punctează aptitudinile de care o companie are nevoie pentru a-și satisface nevoile și a-și atinge obiectivele.
- Elaborarea politicilor de recrutare: Managerul de resurse umane trebuie să acorde o atenție sporită politicilor de recrutare, adoptând o viziune care pune accent pe egalitate de șanse și eliminarea concepțiilor legate de gen, etnie, rasă sau orientări politice sau religioase.
- Recrutarea: Procesul de identificarea, atragere și intervievare face, de asemenea, parte din responsabilitatea departamentului HR. Găsirea persoanelor potrivite pentru a ocupa posturile vacante poate implica echipe de recrutori, un singur recrutor sau chiar recrutori externi.
- Selecția: Negocierea contractului și angajarea unui candidat reprezintă ultima etapă a procesului de recrutare în cadrul managementului resurselor umane.
Onboarding
Nu este suficientă angajarea unor persoane calificate pentru a crea o forță de muncă eficientă. După selectarea și angajarea unei noi persoane managerul de resurse umane trebuie să intervină pentru a facilita adaptarea acestuia la cerințele locului de muncă. Responsabilitățile de integrare includ:
- Orientarea noilor angajați: Primul pas pentru ca un nou angajat să se obișnuiască cu noul mediu este prin orientarea acestuia. Acest proces oferă angajatului informații de bază despre organizație și îi pregătește pentru rolul lor în cadrul companiei.
- Formarea și dezvoltarea angajaților: Majoritatea angajaților, în ciuda abilităților și a experienței anterioare, necesită o pregătire suplimentară la locul de muncă pentru a-și îndeplini noile funcții și pentru a înțelege modul de operare a companiei. Responsabilitatea departamentului de HR se extinde dincolo de simpla educare a noilor angajați cu privire la proceduri și așteptări, ci trebuie să furnizeze și alte oportunități de dezvoltare profesională.
- Remunerarea: Managerul de resurse umane trebuie să se asigure că remunerația este atractivă și că respectă standardele industriei. În plus față de stabilirea salariului unui angajat responsabilitățile privind remunerarea pot include oferirea unor abonamente medicale, planuri de pensii, zile libere extra, bonusuri și orice alte avantaje în schimbul muncii angajatului.
Managementul programelor de trainingTemplate de lucru
Retenția angajaților
Managerul de resurse umane este responsabil pentru menținerea angajaților în cadrul organizației. Chiar dacă plata și salariile joacă un rol semnificativ în decizia angajaților de a se alătura sau de a părăsi o companie, există și alți factori care trebuie luați în considerare, cum ar fi cultura companiei, structura organizațională, relațiile interpersonale sau aspecte legate de locul de muncă. Responsabilitățile departamentului de management al resurselor umane pentru îmbunătățirea retenției angajaților includ:
- Evaluarea angajaților: Analiza performanțelor angajaților și oferirea unui feedback constructiv poate contribui la asigurarea faptului că angajații pot da cel mai bun randament, eliminând anumite frustrări. În același timp solicitarea unui feedback din partea angajaților oferă posibilitatea de a evalua compania și de a identifica gradul de satisfacție a acestora în raport cu modul de operare intern. Matricea potențialului angajaților este un instrument care poate identifica punctele forte și punctele slabe ale personalului.
- Comunicarea: Un manager de resurse umane trebuie să se asigure că toate canalele de comunicare sunt disponibile și accesibile tuturor angajaților. Acesta trebuie să le ofere angajaților posibilitatea de a-și exprima nemulțumirile și de a găsi soluții la probleme înainte ca acestea să escaladeze.
Offboarding
Fie în urma unei demisii, a unei concedieri sau pensionării angajatului se poate ajunge la un punct în care relația dintre acesta și companie este întreruptă. Un offboarding eficient trebuie să fie făcut în mod corespunzător, legal și fără a lăsa lucruri nerezolvate. Responsabilitățile de offboarding ale unui manager de resurse umane includ:
- Interviuri de plecare: Organizațiile și angajații folosesc interviurile de plecare ca ultima ocazie oficială de a face schimb de informații înainte de a se despărți. Mangerul de resurse umane este responsabil pentru stabilirea unor întâlniri individuale sau oferirea unui chestionar pentru a permite o comunicare sinceră și deschisă. Un interviu de plecare bine gestionat poate contribui la generarea unui feedback precis cu privire la modul de îmbunătățire a proceselor unei organizații și va permite companiei și angajatului să se despartă pe cale amiabilă.
- Documente necesare: Managerul de resurse umane trebuie să se asigure că actele sunt potrivite și respectă standardele legale.
- Coordonarea cu departamentul IT: Atunci când angajații părăsesc o organizație, accesul lor la instrumentele și resursele IT ale companiei trebuie să fie revocat. Managerul de resurse umane colaborează cu departamentul IT pentru a se asigura că acest proces este finalizat și că toate instrumentele deținute de companie sunt recuperate.
- Plăți finale: Managerul de resurse umane trebuie să se asigure că că foștii angajați primesc plata pentru orice muncă neefectuată.
Studii necesare pentru a deveni un manager de resurse umane
Departamentul HR reprezintă o resursă valoroasă pentru companii. Un management de succes al resurselor umane necesită personal intern calificat care să gestioneze, să dezvolte și să motiveze potențialii candidați.
Rolul unui manager de resurse umane cuprinde o gamă largă de competențe, de la cunoștințe juridice (gestionarea relațiilor de muncă și a relațiilor cu sindicatele), la expertiză economică (gestionarea resurselor financiare) și până la competențe interpersonale (selectarea candidaților, menținerea angajaților). Un potențial manager de resurse umane urmează de obicei diverse trasee academice precum:
- Drept
- Economie
- Psihologie
- Științe umane
- Științe politice
- Filosofie
Cu toate acestea una dintre aceste diplome nu poate garanta o pregătire specifică în domeniul resurselor umane. De cele mai multe ori este necesară dobândirea experienței prin intermediul unui stagiu de practică sau internship.
Importanța managementului resurselor umane
Managerul de resurse umane este un intermediat între angajat și companie. Indiferent de mărimea organizației gestionarea resurselor umane este crucială, deoarece angajații reprezintă cea mai valoroasă resursă pentru o afacere. Identificarea și menținerea angajaților potriviți se traduc imediat în beneficii pentru companie, indiferent dacă este vorba de o mică afacere sau de o multinațională.
O companie poate întâmpina probleme sau decalaje atunci când anumite roluri nu sunt acoperite din cauza fluctuației constante de personal. Pentru o organizație pierderea unui angajat ar putea fi costisitoare, deoarece este necesară demararea unui nou proces de recrutare care impune promovarea rolului pe diferite platforme de angajare, stabilirea unor interviuri și implementarea de noi cursuri de formare. De asemenea, pierderea unui angajat cu experiență poate duce la o scădere temporară a productivității, ceea ce ar putea avea un impact financiar negativ.
Fluctuațiile de personal pot duce la o scădere a moralului celorlalți angajați, deoarece pot apărea îngrijorări cu privire la siguranța locului de muncă sau frustrări din cauza unui volum muncă suplimentar. Noii angajați vor necesita timp pentru a se adapta la cultura și modul de lucru al organizației, ceea ce poate duce la o încetinire la proceselor.
Plecarea unui angajat sau lipsa de motivație pot avea un impact negativ atât asupra performanței generale a organizației (prin nerespectarea termenelor limite sau oferirea unor livrabile de calitate slabă), cât și asupra situației financiare. Un bun management al resurselor umane este esențial pentru a asigura o cultură organizațională armonioasă, care să stimuleze motivația angajaților și să prevină fluctuațiile de personal.
Matricea potentialului angajatilorTemplate de lucru
Instrumente pentru gestionarea resurselor umane
Companiile și managementul resurselor umane trebuie să se bazeze pe sisteme digitale pentru a face mai ușoare și mai eficiente operațiunile zilnice care caracterizează această activitate. Acest lucru este necesar pentru un management modern al resurselor umane. Din fericire, sunt disponibile programe specifice pentru fiecare activitate implicată în managementul angajaților.
De exemplu, se poate utiliza un software care permite managerilor de resurse umane să:
- înregistreze prezența angajaților în companie sau remote
- monitorizeze timpul și a numărul de ore lucrate
- stocheze documentele care trebuie partajate cu alte departamente
- gestioneze cheltuielile necesare
- organizeze eficient turele pentru a nu exista blocaje
- gestioneze teleworkingul