Ce responsabilități are managerul de proiect? – Rol și abilități
Ce termeni definesc managerul de proiect? Stres? Muncă peste program? Micromanagement? Organizare?
Din dorința de a avea o performanță de invidiat și de a se diferenția pe o piață competitivă organizațiile identifică problemele, definesc obiective clare, planifică activități, alocă resurse și urmăresc atingerea unor rezultate cât mai bune. Cu toate acestea, în realitate, sunt proiecte care au succes și proiecte care eșuează.
Pe lângă aspecte legate de contextul ales, de riscurile manifestate, de corectitudinea estimărilor și analizelor, unul dintre factorii importanți care fac diferența dintre reușita sau eșecul unui proiect este reprezentat de managerul de proiect.
Managerul de proiect este persoana desemnată să coordoneze, verifice, coreleze activitatea întregii echipe de proiect în cadrul tuturor activităților desfășurate, pe toată perioada de implementare și chiar în perioada de după finalizarea proiectului.
Cum este ales managerul de proiect?
În procesul de implementare a unui nou proiect va fi necesară delegarea unui manager de proiect. Alegerea persoanei potrivite rămâne la latitudinea top managementului.
Unii manageri de proiect pot fi aleși pe baza studiilor efectuate în domeniul managementului sau a certificărilor obținute, în timp ce alții devin „accidental” manageri de proiect după ce au preluat treptat mai multe responsabilități în timpul rolurilor actuale, reușind să dobândească noi abilități.
Oricare ar fi rolul pe care aveți în prezent – marketer, designer, programator etc., cu siguranță datorită experienței ați putut să învățați modul în care este gestionat un proiect. Managementul proiectelor nu se limitează la calificările și diplomele obținute, ci constă în buna gestionare a proiectelor, asigurându-se că acestea sunt livrate la timp și în limitele bugetului.
Responsabilitățile unui manager de proiect
Principalele atribuții pe care și le asumă managerul de proiect sunt următoarele: să planifice, să organizeze, să coordoneze, să controleze, să conducă. Sunt cele 5 funcții ale managementului care trebuie aplicate în orice proiect, indiferent de anvergură, de valoare, de durată.
Fiind responsabili de supravegherea proiectelor complexe de la început și până la finalizare, managerii de proiect au puterea de a modela traiectoria unei organizații, contribuind la reducerea costurilor, la maximizarea eficienței companiei și la creșterea veniturilor.
Atribuțiile exacte ale unui manager de proiect vor depinde de sectorul de activitate, de organizație și de tipurile de proiecte pe care un project manager este însărcinat să le supravegheze. Dar în general toți managerii de proiect au responsabilități comune în ceea ce privește „ciclul de viață al proiectului”, care constă în cinci faze (sau procese):
- Conducerea – vizează mult mai mult decât suma celorlalte 4 funcții prezentate anterior. Un manager de proiect trebuie să utilizeze mecanisme de motivare a echipei corelate cu instrumente de control și responsabilizare, trebuie să își asume leadership-ul proiectului și al echipei, să își asume responsabilitatea atingerii scopului proiectului și să aloce toate resursele sale acestui scop. Funcția de conducere aduce la un loc atribuțiile managerului de proiect, aptitudinile și know-how-ul său și poate influența decisiv calitatea implementării unui proiect.siv calitatea implementarii unui proiect.
- Planificarea – presupune utilizarea unor metode cât mai realiste și mai clare de estimare a activităților, a duratei lor, a interdependenței dintre activități, de alocare a resurselor necesare etc. Dintre metodele de planificare disponibile, putem enunța Metoda PERT, Metoda Structurii pe Bază de Elemente (Work Breakdown Structure), Graficul GANTT.
- Organizarea – implică o planificare bună și capacitatea managerului de proiect să își construiască o echipă de proiect eficientă, să identifice persoanele cele mai potrivite pentru a lucra în proiect, să distribuie sarcini în mod optim, să aloce resursele materiale și financiare în mod eficient, astfel încât să se asigure că își atinge obiectivele în termenul stabilit și cu standardele de calitate definite anterior.
- Coordonarea – presupune delegarea de atribuții, organizând întâlniri de lucru constante cu echipa și alte persoane implicate în implementarea proiectului, stabilind un mecanism de monitorizare periodică foarte bine pus la punct, oferind și primind feedback permanent referitor la stadiul proiectului.
- Controlul – se realizează stabilind un sistem clar și coerent de raportare și monitorizare, alocând responsabilități individuale și de grup, aplicând un sistem echilibrat de urmărire a proiectului.
Sarcinile definitorii pentru managerul de proiect vor varia substanțial în funcție de fazele ciclului de viață în care se află proiectele lor. Acestea fiind spuse, există o serie de sarcini generale pe care orice bun manager de proiect se poate aștepta să le îndeplinească zilnic.
Pe lângă responsabilitățile enunțate mai sus, managerul de proiect trebuie să urmărească:
- stabilirea sau însușirea obiectivelor și direcțiilor generale de acțiune, interpretarea acestora și identificarea reacției la modificarea lor;
- clarificarea problemelor și delimitarea zonelor problematice;
- udentificarea resurselor, negocierea pentru obținerea lor, păstrarea lor și gestionarea lor în vederea unei utilizări eficiente;
- clarificarea și modificarea rolurilor proprii și ale celorlalți membri în echipa de proiect;
- efectuarea unor acțiuni specifice și asumarea riscurilor necesare pentru bunul mers al proiectului;
- răspunderea în fața superiorilor pentru succesul sau eșecul proiectului.
Rolul unui manager de proiect
Rolurile funcționale ale managerului de proiect sunt:
- dezvoltarea și coordonarea echipei;
- dezvoltarea individuală a membrilor echipei;
- realizarea sarcinilor proprii și ale membrilor echipei.
În ceea ce privește rolurile interpersonale managerul de proiect trebuie să fie capabil:
- să rezolve disputele din echipă;
- să trateze eficient oameni cu diferite nivele de pregătire;
- să creeze unitatea echipei;
- să focalizeze și să motiveze membrii echipei pentru atingerea obiectivelor;
- să construiască relații pozitive interpersonale.
Managerul de proiect trebuie să își asume și roluri informaționale în scopul de a menține informați participanții la proiect. Managerul de proiect trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
- să programeze și să conducă ședințele echipei;
- să elaboreze și să actualizeze graficele de lucru pentru membrii echipei;
- să comunice conducerii superioare sau deținătorilor de interese viziunea asupra proiectului;
- să răspundă prin acțiuni/indicații/actualizări ale planului la informațiile primite privind rezultatele și calitatea livrabilelor proiectului.
Pe parcursul desfășurării lor proiectele implică luarea a nenumărate decizii. Când este nevoie de un rol decizional managerul de proiect trebuie să ia următoarele măsuri, ținând cont de beneficiarii afectați de alegerile făcute:
- să facă o distincție între caracteristici și beneficii;
- să aloce în mod adecvat resurse dacă proiectul este în întârziere;
- să mențină un echilibru între costuri, timp și rezultate;
- să prevină „alunecări” ale scopului (când proiectele devin din ce în ce mai mari și mai complexe) și depășiri ale bugetului (când resursele financiare devin insuficiente).
Managerul de proiect este un „părinte” al proiectului. Având această calitate trebuie să își asume toate responsabilitățile și să aplice toate instrumentele necesare pentru atingerea obiectivelor.
Abilitățile și aptitudinile unui manager de proiect
Pentru a putea coordona echipa de proiect, pentru a putea asigura desfășurarea activităților conform planului de acțiune stabilit, pentru a putea evalua, controla, corela și corecta activitatea celorlalți membri ai echipei, un bun manager de proiect trebuie să aibă aptitudini de lider.
Managerul de proiect ar trebui să fie instruit în mod corespunzător în ceea ce privește tehnicile și procesele de gestionare a proiectului.
Capacitatea de a studia echipa și de a evalua activitatea acesteia face din el un bun manager al echipei. El trebuie să soluționeze eventualele probleme ce pot apărea, fără a afecta desfășurarea în bune condiții a proiectului. Pe scurt, managerul de proiect trebuie să îndeplinească următoarele condiții:
- să aibă cunoștințe tehnice;
- să prezinte entuziasm pentru proiect
- să fie adeptul acțiunii;să fie un constructor și conducător de echipă;
- să fie capabil să învețe de la alții;să fie un bun negociator;
- să aibă aptitudini pentru comunicare;
- să fie competent în planificarea și organizarea bugetului;
- să fie orientat către beneficiar;
- să aibă capacitatea de a influența și de a convinge;
- să aibă abilitatea de a delega;să aibă rezistență la stres;
- să dețină o putere mare de muncă;
- să aibă capacitatea de control și corecție a planului de implementare;
- să aibă o pregătire solidă în mecanismele financiar-contabile.
Pe lângă cele de mai sus, un manager de proiect de succes trebuie să aibă o viziune de ansamblu asupra proiectului, să dețină capacitatea de a corobora și intercala informații care vin din domenii de activitate principial diferite și, nu în ultimul rând, de a menține permanent cursul proiectului către obiectivul final.
Se poate afirma că reușita conceperii, derulării și finalizării unui proiect depinde în cea mai mare parte de abilitățile managerului de proiect de a organiza cât mai atent și adecvat activitățile corespunzătoare fiecărei etape.
Ce face un manager de proiect?
Ce face un manager de proiect în fiecare zi? Cunoaștem descrierea de bază a postului de manager de proiect și responsabilitățile sale. Dar cum arată o zi din viața unui manager de proiect?
În funcție de faza în care se află fiecare proiect îndatoririle și responsabilitățile zilnice ale unui manager de proiect pot include:
- întâlniri cu top-managementul pentru a decide domeniul de aplicare al unui proiect viitor;
- susținerea unor prezentări către departamentul financiar pentru mărirea bugetului;
- crearea unui raport de evaluare a riscurilor;raportarea progresului;întâlniri cu echipa;
- actualizarea calendarului;
- gestionarea și realocarea sarcinilor.
Pe lângă aceste activități un manager de proiect trebuie să fie pregătit să rezolve probleme neprevăzute, să mențină moralul echipei ridicat și să asigure o comunicare eficientă între toate părțile implicate în proiect.
Autoritatea unui manager de proiect
În unele organizații, managerul de proiect este răspunzător pentru succesul proiectului, dar nu are nivelul potrivit de autoritate. De asemenea, poate descoperi că abilitatea sa de a rezolva problemele este diminuată, deoarece nu ocupă o poziție suficient de înaltă în ierarhia organizației și trebuie să se bazeze pe ajutorul managementului.
În alte cazuri, capacitatea sa de a fi inovativ și flexibil este restrânsă de politici organizaționale și inerție. Toate aceste situații pot duce la frustrare. O modalitate de a le gestiona este definirea clară a rolurilor și responsabilităților ca parte a Definiției Proiectului. Aceasta ajută la stabilirea și gestionarea așteptărilor.
De exemplu, dacă managerul nu are autoritatea de aprobare a cheltuielilor sau bugetului, acest lucru trebuie specificat de la început, împreună cu procesul necesar pentru aprobare. În acest fel dacă apare o problemă toată lumea va ști cine are autoritatea pentru a o rezolva.
Pentru majoritatea managerilor de proiect frustrarea nu provine atât din lipsa de putere, cât din ambiguitatea rolului lor. Dacă managerul de proiect nu are autoritate este esențial să știe cine o deține și care sunt procesele necesare pentru a demara acțiunile.
Managerul de proiect nu este un simplu executant; el trebuie să înțeleagă obiectivele strategice care au generat proiectul pentru a lua decizii relevante în fiecare etapă. Experiența arată că o abordare strict tehnică a managementului de proiect poate duce, în cel mai bun caz, la realizarea unor produse sau servicii performante, dar care nu respectă strategia de afaceri a organizației.
Așa-numitul „business awareness” (conștientizarea afacerii) devine un criteriu esențial în selecția unui manager de proiect. Din acest motiv toate abordările moderne subliniază necesitatea ca managerul de proiect să dețină cunoștințe și abilități în managementul general al afacerilor.
Concluzii
Un manager de proiect este rezultatul combinării abilităților menționate anterior. O parte dintre aceste competențe sunt înnăscute, iar altele se învață și se exersează.
Un manager de proiect, prin experiența sa, devine excelent tocmai pentru că reușește să acumuleze suficiente cunoștințe astfel încât să finalizeze un proiect cu succes, indiferent de timp, resurse sau obiective. În același timp trebuie să ținem cont că fiecare proiect este unic. Oricât de bun sau experimentat ar fi un manager, fiecare proiect vine cu propriul context, riscuri și obstacole. Rolul managerului de proiect devine vizibil încă din primele zile ale unui proiect. Fie că vorbim despre grupuri formale sau informale, în momentul derulării unui proiect, managerul trebuie să știe să răspundă atât nevoilor echipei, cât și obiectivelor stabilite.
