REDACTAREA UNUI BUSINESS CASE PENTRU UN NOU PROIECT
Cuprins
Proiectele necesita nu doar bani, ci si timp si efort, astfel că intrebarea cheie la care trebuie sa raspunda un business case este: merita acest proiect?
In afaceri resursele sunt limitate, iar oportunitatile pot fi costisitoare. Pentru a atinge performanta dorita organizatiile isi pun in permanenta mai multe intrebari: In ce proiecte ar trebui să investim? Ce produse sau servicii ar trebui să oferim? Cum putem utiliza cel mai bine resursele? Raspunsurile nu sunt simple si trebuie sa fie sustinute de cercetari, fapte si cifre. Pentru a facilita procesul toate aceste informatii care faciliteaza procesul decizional sunt prezentate sub forma unui business case.
JUSTIFICAREA PROIECTULUI PRINTR-UN BUSINESS CASE
Un Business Case (Justificarea proiectului) devine fundatia pe care se construieste proiectul, descriind detaliile si motivele pentru derularea acestuia si beneficiile sale principale.
Sub forma sa initiala, un Business Case pentru justificarea proiectului in managementul de proiect este pregatit de catre persoana care doreste sa initieze un proiect (Sponsor).
In functie de anvergura proiectului dorit, Sponsorul poate nominaliza o echipa specializata care sa finalizeze Business Case-ul. Acesta va fi apoi supus aprobarii companiei care initiaza proiectul si, in urma acestei aprobari, va deveni „certificatul de nastere al proiectului”.
SCOPUL UNUI BUSINESS CASE
Chiar daca la prima vedere sunt utile, multe dintre proiectele demarate atat in sectorul public, cat si in cel privat sunt demarate din motive gresite, iar astfel de proiecte sunt sortite inevitabil esecului, pentru ca in acele cazuri nu exista de fapt justificarea proiectului in mod real, iar acest lucru se va manifesta, mai devreme sau mai tarziu, prin respingerea proiectului de catre organizatie (in cazul disparitiei sau caderii in dizgratie a Sponsorului) sau prin respingerea de catre utilizatori (in cazul solutiei promovata pe criterii tehnice, intern sau extern).
Toate aceste probleme pot fi evitate de catre managementul de proiect prin implementarea unui mecanism coerent si competent de elaborare, prioritizare si aprobare a Business Case-urilor in cadrul organizatiilor care deruleaza proiecte.
Iar daca in sectorul privat acest lucru in general se intampla, fiind generat in primul rand de presiunea financiara, in sectorul public procesul este profund deficitar.
Un Business Case elaborat corect pentru justificarea proiectului ajuta la evitarea problemelor prezentate mai sus, prin:
🟢 documentarea motivatiei pentru realizarea unui proiect, pe baza costurilor estimate pentru implementare si a beneficiilor anticipate;
🟢 prezentarea justificarii bugetului necesar, din perspectiva efortului si a duratei estimate de realizare (se ia in considerare inclusiv optiunea de a nu face nimic);
🟢 oferirea posibilitatii de monitorizare in permanenta a Business Case-ului de catre organizatie, pe intreaga durata a derularii proiectului, de catre echipa responsabila cu managementul de proiect.
La randul sau, monitorizarea Business Case-ului in managementul de proiect are avantajul de a permite:
🟢 verificarea viabilitatii Business Case-ului (mai exista nevoia care a dus la demararea proiectului?);
🟢 reconfirmarea faptului ca proiectul va atinge obiectivele stabilite ajuta la justificarea proiectului.
CONTINUTUL UNUI BUSINESS CASE
Justificarea propunerii proiectului are rolul de a motiva lansarea proiectului si descrie:
- Problema/oportunitatea care exista in prezent in organizatie;
- Optiunile alternative pentru livrarea solutiei de rezolvare a problemei;
- Beneficiile si costurile asociate fiecarei solutii alternative;
- Solutia recomandata pentru aprobare.
Justificarea proiectului devine fundatia pe care se construieste proiectul si descrie in detaliu proiectul, motivele pentru derularea acestuia si beneficiile principale produse de proiect.
Este fundamental ca justificarea unui proiect de catre responsabilii cu managementul de proiect sa nu fie una tehnica, ci sa plece de la o problema functionala si sa identifice cea mai buna metoda tehnica de rezolvare a acestei probleme.
Astfel, un Business Case trebuie sa contina:
🔷 Istoricul proiectului si contextul acestuia (alinierea la strategiile generale ale companiei);
🔷 Beneficiile care vor fi realizate (value proposition);
🔷 Modalitatea de realizare a beneficiilor (evaluarea optiunilor, justificarea alegerii finale, riscuri);
🔷 Fazele, etapele, planificarea si activitatile critice;
🔷 Livrabilele;
🔷 Influentele (stakeholders);
🔷 Evaluarea financiara a investitiei;
🔷 Necesarul de resurse pentru supervizare strategica, project management, executie, finantare.
REDACTAREA UNUI BUSINESS CASE
Pentru a fi util, un Business Case trebuie sa fie orientat catre aspectele economice si mai putin catre cele tehnice, trebuie sa cuprinda toate elementele relevante pentru o evaluare completa, trebuie sa prezinte beneficii masurabile si sa arate modul in care investitia se va recupera (Return of Investment).
Actiunile pe care le implica elaborarea Justificarii propunerii de proiect, in cadrul procesului de management de proiect, sunt:
Documentul reprezentand Justificarea propunerii de proiect va fi prezentata Sponsorului de proiect pentru aprobare. Sponsorul de proiect este cel care supravegheaza proiectul la nivel strategic:
- Autorizeaza lansarea proiectului;
- Aloca fonduri pentru buget;
- Se asigura ca obiectivele proiectului sunt indeplinite, participand la Revizuire.
Abonament Premium Trimestrial | DISCOUNT 25%
ACTIUNEA 1 – Identificarea problemei de business
🟠 Identificarea cauzei fundamentale prin analizarea mediului/contextului in care a aparut aceasta.
🟠 Descrierea problemei:
- Motivele pentru care a aparut problema;
- Elementele care au creat problema (umane, procese, tehnologie, etc.);
- Impactul problemei in activitatea organizatiei (financiar, cultural, operational, etc.);
- Intervalul de timp pana la care trebuie rezolvata problema.
🟠 Descrierea oportunitatii:
- Descrierea oportunitatii in detaliu;
- Identificarea a motivului si a modului in care a aparut oportunitatea;
- Intervalul de timp in care va exista oportunitatea;
- Definirea impactului pe care valorificarea oportunitatii il poate avea asupra afacerii.
ACTIUNEA 2 – Identificarea solutiilor alternative
Conținut rezervat membrilor
Creați un cont GRATUIT pentru a accesa restul informatiilor!
Dacă aveți deja cont folosiți formularul de mai jos pentru a vă loga.
