Cum se redactează un business case – Conținut, etape și exemple
Proiectele nu necesită doar bani, ci și timp și efort, astfel că întrebarea-cheie la care trebuie să răspundă un business case este: merită acest proiect? Pentru a justifica o inițiativă este esențial să existe o analiză clară a beneficiilor și costurilor implicate.
În mediul de afaceri resursele sunt limitate, iar oportunitățile pot fi costisitoare. Pentru a atinge performanța dorită organizațiile își pun în permanență mai multe întrebări: În ce proiecte ar trebui să investim? Ce produse sau servicii ar trebui să oferim? Cum putem utiliza cel mai bine resursele disponibile? Răspunsurile nu sunt simple și trebuie să fie susținute de cercetări riguroase, date concrete și prognoze financiare solide.
Un business case oferă un cadru structurat pentru a analiza fezabilitatea unui proiect și pentru a sprijini luarea deciziilor strategice. Acesta include informații detaliate despre obiectivele propunerii, beneficiile anticipate, riscurile asociate și costurile aferente. Procesul decizional este fundamentat pe date verificabile, minimizând incertitudinile și maximizând eficiența alocării resurselor.
În managementul proiectului un business case bine redactat devine un instrument esențial pentru obținerea aprobării factorilor de decizie. Documentul nu doar justifică necesitatea inițiativei, ci și asigură transparența și claritatea în ceea ce privește alocarea resurselor și rezultatele așteptate.
Justificarea proiectului printr-un business case
Un business case devine fundația pe care se construiește proiectul, descriind în detaliu motivele pentru derularea acestuia și beneficiile sale principale. Acesta reprezintă un instrument strategic esențial în managementul proiectului, fiind utilizat pentru a demonstra fezabilitatea unei inițiative și pentru a susține alocarea resurselor necesare.
Sub forma sa inițială, un Business Case pentru justificarea proiectului în managementul proiectului este pregătit de către persoana care dorește să inițieze un proiect (Sponsor). În funcție de anvergura și complexitatea proiectului dorit, Sponsorul poate nominaliza o echipă specializată care să finalizeze Business Case-ul.
Acest document va fi apoi supus aprobării companiei care inițiază proiectul și în urma acestei aprobări va deveni „certificatul de naștere al proiectului”, oferind legitimitate și direcție clară pentru implementare.
Scopul unui business case
Chiar dacă la prima vedere multe inițiative par utile, numeroase proiecte demarate atât în sectorul public, cât și în cel privat sunt inițiate din motive eronate. Astfel de proiecte sunt în mod inevitabil sortite eșecului, deoarece nu au o justificare solidă și documentată.
În astfel de cazuri lipsa unui business case bine structurat se va reflecta, mai devreme sau mai târziu, fie prin respingerea proiectului de către organizație (în cazul dispariției sau pierderii influenței Sponsorului), fie prin refuzul utilizatorilor finali (dacă soluția promovată nu este relevantă pentru nevoile acestora).
Toate aceste probleme pot fi evitate printr-un mecanism coerent și bine definit de elaborare, prioritizare și aprobare a Business Case-urilor în cadrul organizațiilor care derulează proiecte.
În mediul privat acest proces este în general mai bine reglementat datorită presiunii financiare și necesității unui randament investițional clar. În schimb, în sectorul public, unde deciziile sunt influențate și de factori politici sau birocratici, acest mecanism este adesea deficitar.
Un Business Case elaborat corect pentru justificarea proiectului contribuie semnificativ la reducerea riscurilor și optimizarea resurselor prin:
- documentarea motivației pentru realizarea unui proiect, pe baza costurilor estimate pentru implementare și a beneficiilor anticipate.
- prezentarea justificării bugetului necesar, incluzând atât efortul financiar, cât și durata estimată de realizare. Se analizează inclusiv varianta de a nu implementa proiectul, pentru a înțelege impactul acestei decizii.
- crearea unui cadru clar de monitorizare a Business Case-ului pe întreaga durată a proiectului, asigurând astfel transparență și responsabilitate în managementul proiectului.
Conținutul lui business case
Un business case reprezintă documentul esențial pentru justificarea unui proiect, având rolul de a clarifica, în mod detaliat, motivele pentru care proiectul propus trebuie să fie derulat, soluțiile alternative disponibile și avantajele și dezavantajele fiecărei opțiuni.
Acesta oferă o bază solidă pentru luarea deciziilor strategice și financiare și ajută la înțelegerea profunzimii și necesității intervenției în cadrul unei organizații. Business case-ul este un argument care susține investițiile într-un proiect, având la bază raționamente clare și factuale.
1. Istoricul proiectului și contextul acestuia
Începutul unui Business Case se fundamentează pe clarificarea istoricului proiectului și al contextului în care acesta apare. Este esențial să se stabilească de ce acest proiect este relevant pentru organizație, având în vedere trendurile și schimbările economice, tehnologice sau de reglementare din industrie sau piață.
De asemenea, se va detalia alinierea proiectului la obiectivele strategice ale companiei, subliniind modul în care acesta contribuie la viziunea pe termen lung a organizației. Istoricul va evidenția nu doar contextul în care se naște nevoia acestui proiect, ci și motivațiile din spatele acestuia, precum îmbunătățirea competitivității, adaptarea la schimbările pieței, alinierea la noi reglementări sau optimizarea proceselor interne.
2. Beneficiile care vor fi realizate (value proposition)
Un Business Case nu este complet fără o prezentare detaliată a beneficiilor pe care proiectul le va aduce organizației. Acestea nu se limitează doar la beneficii financiare, ci includ și avantajele operaționale, strategice și reputaționale. Beneficiile trebuie să fie specifice și cuantificabile, atunci când este posibil, și să fie descrise astfel încât să reflecte clar valoarea pe care proiectul o va adăuga.
Acestea pot include economii de costuri, creșterea eficienței, îmbunătățirea experienței clienților, reducerea riscurilor sau optimizarea utilizării resurselor.
Value proposition-ul proiectului trebuie să răspundă întrebării fundamentale: „Cum va schimba acest proiect modul în care organizația se raportează la nevoile sale interne și externe?”. Argumentele trebuie să fie susținute de date concrete, cercetări de piață sau analize interne care să valideze impactul acestor beneficii.
3. Modalitatea de realizare a beneficiilor
Odată identificate beneficiile este necesar să se detalieze cum vor fi realizate acestea. Acest proces implică analiza opțiunilor alternative pentru implementarea soluției și justificarea alegerii celei mai bune dintre ele. În această secțiune, se vor evalua mai multe abordări posibile și vor fi comparate pe baza unor criterii clare: costuri, beneficii pe termen lung, riscuri asociate, compatibilitatea cu infrastructura existentă și fezabilitatea implementării.
Este esențial ca decizia finală să fie bazată pe o evaluare profundă a riscurilor și oportunităților fiecărei soluții alternative. Riscurile trebuie să fie analizate din multiple perspective: tehnică, operațională, financiară și de mediu. De asemenea, este important ca soluția aleasă să fie viabilă din punct de vedere al capacității organizației de a o implementa eficient, ținând cont de resursele disponibile și de termenii de livrare.
4. Fazele, etapele, planificarea și activitățile critice
Planificarea detaliată a proiectului este esențială pentru succesul acestuia. Un business case va include o descriere detaliată a fazelor și etapelor care vor fi parcurse în cadrul implementării. Acestea trebuie să fie structurate în mod logic, astfel încât să asigure progresul constant al proiectului. De asemenea, vor fi identificate activitățile critice, care pot influența succesul final al proiectului și dependențele dintre acestea.
Este esențial să se stabilească termene clare pentru fiecare etapă, să se aloce resursele necesare și să se implementeze măsuri de control al progresului pentru a garanta realizarea obiectivelor stabilite.
5. Livrabilele
În cadrul unui Business Case este esențial să se definească cu claritate livrabilele proiectului. Acestea reprezintă rezultatele tangibile și măsurabile ale implementării, precum produsele finalizate, procesele îmbunătățite sau sistemele dezvoltate. Livrabilele trebuie să fie specifice, cuantificabile și să aibă un impact direct asupra organizației.
Fiecare livrabil trebuie însoțit de criterii clare de succes, care vor fi folosite pentru a evalua finalizarea și acceptarea acestora de către părțile interesate.
6. Influențele (stakeholders)
O parte esențială a business case-ului este identificarea părților interesate (stakeholders), adică a celor care vor fi afectați direct sau indirect de implementarea proiectului. Aceștia pot include managementul organizației, echipele de lucru interne, clienți, furnizori, autorități de reglementare și alte entități externe.
Este important să se analizeze influențele fiecărei părți interesate asupra proiectului, precum și a modului în care proiectul va răspunde nevoilor și așteptărilor acestora. Planul de gestionare a părților interesate trebuie să includă strategii de comunicare, implicare și negociere pentru a minimiza conflictele și a maximiza colaborarea.
7. Evaluarea financiară a investiției
Unul dintre pilonii fundamentali ai business case-ului este evaluarea financiară a proiectului. Aceasta trebuie să includă estimarea costurilor totale ale proiectului (atât investiții inițiale, cât și costuri operaționale pe termen lung), precum și analiza beneficiilor financiare (de exemplu, economii, creșteri ale veniturilor, reducerea cheltuielilor).
Evaluarea financiară va implica, de asemenea, calcule ale rentabilității investiției (ROI), timpul necesar recuperării investiției (payback period) și analiza costului total de proprietate (TCO). O proiecție detaliată a fluxurilor financiare va ajuta la identificarea impactului economic al proiectului și la asigurarea că investiția este justificată din punct de vedere financiar.
8. Necesarul de resurse pentru supervizare strategică, project management, execuție, finanțare
Un business case de succes va detalia și resursele necesare pentru implementarea proiectului. Aceste resurse se împart în mai multe categorii: resurse umane (echipe de proiect, manageri de proiect, experți tehnici), resurse financiare (bugetul total al proiectului, surse de finanțare), resurse de infrastructură (echipamente, tehnologii necesare) și resurse organizaționale (sprijin din partea managementului de top, alinierea cu obiectivele strategice ale companiei).
În plus se va analiza și capacitatea organizației de a susține aceste resurse pe termen lung, pentru a garanta succesul proiectului și sustenabilitatea acestuia.
În concluzie, un Business Case este un instrument esențial pentru fundamentarea deciziilor referitoare la lansarea și derularea unui proiect, asigurându-se că toate aspectele relevante sunt analizate și prezentate în mod detaliat, astfel încât să se obțină o imagine clară asupra impactului și viabilității proiectului. Acesta trebuie să fie argumentat logic și să răspundă la toate întrebările fundamentale legate de necesitatea și rentabilitatea acestuia.
Pași pentru redactarea unui business case
Un business case bine structurat trebuie să fie concentrat pe aspectele economice și să includă toate elementele relevante care permit o evaluare completă a fezabilității, a costurilor și a beneficiilor. Acesta trebuie să furnizeze argumente clare referitoare la recuperarea investiției (Return on Investment – ROI) și la impactul pe termen lung asupra organizației.
Pasul 1 – Identificarea problemei de business
Identificarea corectă a problemei de business sau a oportunității este esențială pentru justificarea unui proiect. Fără o înțelegere clară a contextului în care apare necesitatea proiectului, acesta nu poate fi fundamentat solid.
A. Identificarea cauzei fundamentale – Înainte de a propune o soluție trebuie să se analizeze mediul în care problema a apărut. Aceasta poate include factori externi, cum ar fi modificările din piață, reglementările noi, schimbările tehnologice, sau factori interni, cum ar fi procesele ineficiente sau lipsa de competențe în rândul angajaților. O evaluare detaliată a contextului va ajuta la înțelegerea completă a rădăcinilor problemei.
B. Descrierea problemei:
- Motivele pentru care a apărut problema: Este esențial să se explice originile problemei, identificând sursa principală, fie că este vorba de procese interne ineficiente, tehnologie învechită sau lipsa unui plan strategic bine definit.
- Elementele care au creat problema: Detalierea factorilor implicați, inclusiv resursele umane, procesele de lucru, tehnologia utilizată, sau chiar cultura organizațională care poate fi un factor contribuitor.
- Impactul asupra organizației: Analiza efectelor negative pe care această problemă le are asupra performanței organizației, inclusiv aspecte financiare (pierderi de venituri, creșterea costurilor), operaționale (întârzieri, erori), sau culturale (moral scăzut, reticență la schimbare).
- Termenul pentru rezolvarea problemei: Stabilirea unui interval de timp în care problema trebuie rezolvată, pentru a preveni ca aceasta să devină mai gravă sau mai costisitoare pe termen lung.
C. Descrierea oportunității:
- Oportunitatea: Este esențial să se clarifice ce oportunități sunt disponibile pentru organizație și cum ar putea proiectul să răspundă acestei nevoi. Oportunitatea poate veni dintr-o tendință de piață, o tehnologie emergentă sau o schimbare în preferințele clienților.
- Motivul pentru care a apărut oportunitatea: Înțelegerea contextului care a creat această oportunitate va ajuta la valorificarea ei corectă. Aceasta poate include condiții favorabile din piață sau avansuri tehnologice.
- Impactul valorificării oportunității: Se va evalua modul în care valorificarea acestei oportunități poate aduce beneficii semnificative, cum ar fi creșterea veniturilor, îmbunătățirea imaginii de brand sau eficiența operațională.
- Perioada de timp a oportunității: Se va stabili un interval de timp în care oportunitatea este valabilă și va fi luată în considerare înainte ca aceasta să dispară sau să devină mai dificil de exploatat.
Pasul 2 – Identificarea solutiilor alternative
După ce problema și oportunitatea au fost clarificate următorul pas este identificarea soluțiilor alternative care pot rezolva problema sau valorifica oportunitatea. Este important ca acest proces să fie exhaustiv și să includă cel puțin trei soluții diferite.
A. Cuantificarea beneficiilor – Pentru fiecare soluție alternativă trebuie să fie listate beneficiile, atât financiare (ex. economii de costuri, creșterea veniturilor) cât și non-financiare (ex. îmbunătățirea imaginii companiei, satisfacția angajaților).
B. Estimarea costurilor – Este necesar să se estimeze toate cheltuielile implicate în implementarea fiecărei soluții, inclusiv costuri directe (investiții inițiale, achiziții de echipamente, salarii) și indirecte (costuri de operare, formare, modificarea proceselor existente).
C. Evaluarea fezabilității – Se va analiza fiecare soluție pentru a determina dacă este fezabilă din punct de vedere tehnic, economic și operațional. Acest lucru include evaluarea capacității organizației de a implementa soluția respectivă în termenul stabilit și cu resursele disponibile.
D. Identificarea riscurilor – Pentru fiecare soluție trebuie să se identifice riscurile asociate, inclusiv riscuri financiare, operaționale și tehnice. Aceste riscuri trebuie evaluate în termeni de probabilitate și impact, iar pentru fiecare risc trebuie stabilite măsuri de atenuare.
E. Documentarea problemelor – Se vor lista problemele posibile care ar putea apărea în timpul implementării fiecărei soluții, precum întârzieri, conflicte interne sau lipsa resurselor.
F. Identificarea ipotezelor – Fiecare soluție trebuie să fie descrisă împreună cu ipotezele pe care se bazează implementarea sa. Aceste ipoteze sunt esențiale pentru evaluarea riscurilor și pentru crearea unui plan de acțiune.
Pasul 3 – Propunerea soluției preferate
După evaluarea soluțiilor alternative se va propune soluția preferată, care va fi susținută de argumente clare și rationale.
A. Identificarea soluției recomandate – Soluția cu cel mai mare scor va fi recomandată și descrisă în detaliu în Business Case, evidențiind motivele principale pentru care aceasta a fost aleasă în fața celorlalte opțiuni.
B. Clasificarea soluțiilor alternative – Fiecare soluție trebuie evaluată pe baza unor criterii stabilite, iar fiecare criteriu va fi notat pentru a ajunge la o soluție optimă. Criteriile pot include costuri, eficiență, fezabilitate, riscuri, etc.
Pasul 4 – Descrierea abordării pentru implementarea soluției
Este esențial ca soluția aleasă să fie implementată într-un mod planificat și eficient. În această secțiune se va detalia modul în care proiectul va fi gestionat pe parcursul întregului ciclu de viață, de la inițiere până la închiderea proiectului.
| Initierea | Descrierea pașilor necesari pentru inițierea proiectului, inclusiv aprobarea și definirea scopului proiectului, stabilirea echipei de proiect și definirea manualului de proiect. |
| Planificarea | Detalierea pașilor de planificare a proiectului, inclusiv elaborarea planului detaliat de proiect, crearea unui calendar, stabilirea obiectivelor și indicatorilor de performanță, și identificarea strategiilor de comunicare și monitorizare. |
| Executarea | Descrierea modului în care proiectul va fi implementat efectiv, inclusiv procesele necesare pentru realizarea livrabilelor și obținerea acceptanței pentru acestea. |
| Inchiderea | Activitățile necesare pentru închiderea proiectului, care includ predarea rezultatului final beneficiarilor și efectuarea unei revizuiri post-implementare. |
| Management | Descrierea modului în care vor fi gestionate aspectele cheie ale proiectului, inclusiv managementul timpului, costurilor, riscurilor, calității și schimbărilor, precum și gestionarea achizițiilor și a comunicării. |
Concluzii
Business Case-ul în managementul de proiect reprezintă un document esențial, elaborat la începutul proiectului, care trebuie menținut și actualizat pe întreaga durată a acestuia. Acesta este revizuit și evaluat constant, de fiecare dată când sunt efectuate evaluări de etapă de către echipa de conducere a proiectului. În acest proces, beneficiile stabilite inițial sunt confirmate și actualizate pe măsură ce se materializează, iar orice modificare semnificativă în cadrul proiectului poate impune ajustarea Business Case-ului.
În anumite situații, proiectul poate fi inițiat pe baza unui Business Case preexistent, elaborat de conducerea companiei. În acest caz, documentul inițial va suferi o îmbunătățire și ajustare în etapa de inițiere a proiectului, sub coordonarea echipei responsabile cu managementul de proiect. Acest lucru asigură că Business Case-ul reflectă în mod corect realitățile și condițiile specifice ale proiectului respectiv, pe măsură ce acesta se dezvoltă.
Scopul principal al Business Case-ului în managementul de proiect este de a stabili mecanismele necesare pentru evaluarea continuă a viabilității și fezabilității proiectului. Aceste mecanisme permit evaluarea dacă proiectul rămâne fezabil și dacă poate atinge obiectivele stabilite în condițiile în care se află. În plus, Business Case-ul joacă un rol crucial în procesul decizional referitor la nivelul de investiție necesar pentru continuarea proiectului, asigurându-se astfel că resursele sunt alocate în mod eficient și că proiectul continuă să fie justificat din punct de vedere economic.
Un principiu esențial în metodologia managementului de proiect este ideea că un proiect trebuie să aibă justificare continuă pe parcursul implementării sale. Justificarea reprezintă motivul fundamental pentru care proiectul există și trebuie realizat. Fără o justificare validă, un proiect nu poate începe sau, în cazul în care justificarea se pierde în timpul derulării acestuia, proiectul trebuie reconsiderat și, eventual, oprit sau modificat. Acest principiu garantează că fiecare proiect este susținut de motive solide și că nu se alocă resurse pentru inițiative care nu au un impact clar asupra obiectivelor organizaționale.
În Business Case sunt detaliate motivele care susțin existența proiectului, fundamentate pe analize clare de costuri estimate, riscuri și beneficii. Aceste analize trebuie să fie suficient de riguroase pentru a demonstra că proiectul este o investiție rentabilă și că va produce rezultate semnificative pentru organizație. Este esențial ca motivele de demarare a unui proiect să fie clare și convingătoare, întrucât acestea vor ghida întregul proces decizional din managementul de proiect.
Atunci când un proiect se confruntă cu schimbări semnificative sau riscuri noi, este necesar ca impactul acestora să fie evaluat și reflectat în Business Case. Modificările care apar pe parcursul derulării proiectului trebuie să fie corect documentate și analizate în contextul justificării inițiale. Astfel, analiza continuă a costurilor, beneficiilor și riscurilor este crucială, iar decizia cu privire la continuarea proiectului trebuie să fie fundamentată pe aceste considerații. Proiectul nu trebuie să fie văzut ca un scop în sine, ci ca un mijloc pentru a atinge rezultate concrete și beneficii tangibile.
Decizia continuă referitoare la Business Case în managementul de proiect este dacă proiectul poate fi justificat în continuare, având în vedere considerentele economice și operaționale actuale. Acesta trebuie să fie evaluat constant pentru a determina dacă rămâne viabil, adică dacă poate livra rezultatele dorite, și dacă aceste rezultate vor aduce beneficiile anticipate. Acest proces continuu de evaluare asigură că proiectul rămâne aliniat cu obiectivele strategice ale organizației și că resursele investite sunt utilizate eficient.
