Management prin Obiective (MPO) – Maximizarea performanței
Toate organizațiile au un anumit scop, iar pentru a-l atinge, top-managementul stabilește un set de obiective comune întregii companii. Cel mai important instrument de care un manager poate dispune în stabilirea și realizarea obiectivelor de viitor este reprezentat de oameni. Pentru a obține rezultate cu acest „instrument”, managerul trebuie, în primul rând, să fie capabil să insufle subalternilor un sentiment de angajament și dorință de a contribui la obiectivele organizației. Dar pentru ca acest lucru să fie posibil managerii trebuie să cunoască și să analizeze setul de obiective personale ale fiecărui angajat.
Un manager eficient alocă mult timp pentru a pune în valoare și a folosi cele mai bune abilități și cunoștințe ale angajaților săi, făcându-i totodată să lucreze ca o echipă unită pentru realizarea obiectivelor comune. Pentru aceasta este nevoie de o abordare conform căreia diferitele ierarhii din cadrul companiei trebuie integrate, pentru ca angajații să își pună în valoare cel mai înalt nivel al abilităților și cunoștințelor de care dispun, de implicare, asumarea responsabilității și maturitate.
Managementul prin Obiective reprezintă un ghid cu ajutorul căruia toate acestea pot fi puse în aplicare. Prin această metodă, managerii pot alinia obiectivele organizaționale cu cele individuale, asigurând astfel o direcție clară și o motivație crescută în rândul angajaților.
Un sistem eficient de management trebuie să se bazeze pe comunicare deschisă, stabilirea unor obiective clare și măsurabile, precum și pe evaluarea constantă a progresului realizat. Astfel, managementul devine un proces dinamic, orientat către performanță și dezvoltare continuă, atât la nivel individual, cât și la nivel de echipă.
Ce este managementul?
Prin definiție, managementul este procesul de planificare, organizare, conducere și control al resurselor dintr-o organizație în vederea atingerii obiectivelor acesteia. Acesta presupune coordonarea și utilizarea resurselor (umane, financiare și tehnologice) pentru a obține rezultatele dorite. În plus, managementul implică luarea de decizii, rezolvarea problemelor și crearea unui mediu care să favorizeze inovația și creativitatea.
Incorporarea unui sistem de management elimină confuzia și problemele legate de rolurile și responsabilitățile fiecărui angajat, maximizând în același timp eforturile pentru atingerea obiectivelor prestabilite. În consecință, prezența unei echipe de management care poate coordona toate activitățile și departamentele implicate în cadrul companiei este crucială. Un management eficient asigură nu doar o mai bună organizare a resurselor, ci și o creștere a productivității și a competitivității pe piață.
Managementul prin obiective personale și organizaționale
În speranța de a crește performanța organizației managerii au recurs la diverse abordări pentru ca angajații să aibă o contribuție și un angajament mai mare în raport cu activitatea lor. Unii manageri au făcut presiuni financiare și au implementat sisteme de recompensare. Alții au introdus sisteme de training pentru a dezvolta abilitățile actuale ale angajaților și pentru a-i ajuta să dobândească noi competențe. Alți manageri au încercat să creeze o atmosferă cât mai prietenoasă la locul de muncă, sperând că un nou mediu va crește gradul de implicare.
Toate aceste abordări au avut un oarecare succes, dar niciuna nu a reușit în totalitate să insufle suficient de mult din acel element de vitalitate și adaptabilitate în viața organizațională pentru a-i permite să prospere și să rămână viabilă în această epocă a schimbărilor.
Ideea de Management prin Obiective (MPO) a fost dezvoltată de Peter Drucker în 1954, în cartea sa The Practice of Management, și reprezintă o tehnică de management prin care managerii și angajații lucrează împreună pentru stabilirea, realizarea și monitorizarea obiectivelor într-o perioadă de timp clar definită.
Prin această tehnică obiectivele organizaționale și planificarea de sus în jos în cadrul organizației sunt transpuse în obiective personale la nivelul membrilor acesteia. Managementul prin Obiective oferă o abordare clară și bine structurată pentru a alinia viziunea companiei cu dezvoltarea individuală a angajaților.
Prin punerea în aplicare a teoriei lui Drucker privind managementul centrat pe oameni, antreprenorii și managerii de afaceri pot crea un mediu de lucru solid, care să aducă beneficii dezvoltării, obiectivelor și creșterii pe termen lung a companiei.
Un bun Management prin Obiective definește rolurile și responsabilitățile angajaților și îi ajută să-și schițeze cursul viitor al acțiunilor lor în cadrul organizației. Este un proces prin care managementul și angajații agreează și stabilesc împreună obiectivele. Acest proces nu doar că îmbunătățește claritatea așteptărilor și performanței individuale, dar și contribuie la succesul general al companiei.
Drucker a încurajat managementul creativ, în defavoarea celui birocratic, și a insistat asupra faptului că managerii ar trebui să fie, mai presus de orice, lideri. În loc să stabilească un calendar strict și să descurajeze inovația, el a optat pentru o abordare mai flexibilă, bazată pe colaborare. Această strategie modernă de management pune accent pe rezultate, implicare activă și dezvoltare continuă, oferind astfel un avantaj competitiv organizațiilor care o implementează eficient.
Implementarea managementului prin obiective
Conceptul de bază al Managementului prin Obiective (MPO) este planificarea, ceea ce presupune că organizația și angajații ei nu reacționează pur și simplu la evenimentele și problemele care se produc, ci adoptă o abordare proactivă. Pentru aplicarea MPO este necesar ca angajații să-și fixeze obiective personale, pe baza celor stabilite la nivel organizațional.
MPO reprezintă procesul prin care toate obiectivele individuale sunt integrate și gestionate astfel încât să conducă la atingerea obiectivelor organizației, într-o manieră similară cu potrivirea pieselor unui puzzle.
Managerii propun un set de obiective organizaționale fiecărui subaltern, care, la rândul său, își prezintă setul de obiective personale pe care le consideră adecvate sau care contribuie la performanța activității sale. Împreună, ei dezvoltă un grup de obiective specifice și stabilesc termene-limită până la care subordonatul se angajează să le realizeze.
Subordonatul este apoi considerat responsabil pentru îndeplinirea obiectivelor. Managerul și subalternul pot analiza ocazional progresul, însă, la sfârșitul perioadei stabilite, subordonatul este evaluat în funcție de rezultatele pe care le-a obținut.
Dacă obiectivele sunt atinse cu succes subordonatul poate fi recompensat printr-o promovare sau printr-o mărire de salariu. În caz contrar, acesta poate fi transferat la un loc de muncă unde va beneficia de un program de training adecvat sau, în situații extreme, poate fi concediat.
Indiferent de rezultat evaluarea performanței se bazează pe obiectivele stabilite de comun acord, ceea ce oferă angajaților un sentiment de implicare și responsabilitate în cadrul organizației. Managementul prin Obiective nu doar că aliniază obiectivele individuale cu cele organizaționale, dar și stimulează angajații să fie mai motivați, mai implicați și mai productivi.
Stabilirea setului de obiective personale și organizaționale
Într-un proces de Management prin Obiective (MPO), obiectivele trebuie să fie SMART, adică să îndeplinească următoarele condiții:
1. Specific – să ofere informații clare despre caracteristicile specifice unui anumit obiectiv. Obiectivul indică exact ceea ce se dorește să se obțină și nu lasă loc de interpretări. Pentru a verifica dacă un obiectiv este specific, se pot folosi întrebări precum:
- Cine este implicat?
- Ce anume dorim să obținem?
- Când trebuie realizat?
- Unde va fi implementat?
- Care sunt cerințele și limitările?
- De ce este necesar acest obiectiv? (nu este obligatoriu ca un obiectiv să răspundă la toate întrebările în același timp)
2. Măsurabil – să prezinte aspecte cantitative și calitative ale unui obiectiv, care pot fi evaluate folosind unități de măsură cunoscute. Cifrele sunt indicatori esențiali pentru monitorizarea progresului și a performanței. Pentru verificare, se pot folosi întrebări precum:
- Cât de mult?
- Cum voi ști că obiectivul a fost îndeplinit?
3. Accesibil – un obiectiv trebuie să fie realizabil cu resursele și capacitățile disponibile. Uneori, mai ales în companiile mici, managerii își stabilesc obiective nerealizabile din cauza costurilor, timpului sau limitărilor manageriale. Stabilirea unor astfel de obiective poate avea un impact negativ asupra echipei și poate reduce motivația angajaților.
4. Relevant – obiectivul trebuie să fie aliniat cu obiectivele generale ale organizației și să contribuie la succesul acesteia. Pentru a verifica relevanța, este important să ne întrebăm:
- Cum contribuie acest obiectiv la atingerea scopului organizației?
- Ce impact va avea realizarea acestui obiectiv?
5. Încadrat în timp – orice obiectiv trebuie să aibă un termen-limită clar stabilit pentru a asigura respectarea planificării.
Importanța Managementului prin Obiective (MPO)
MPO este unul dintre cele mai utilizate sisteme de conducere, având la bază premisa că eficacitatea unei organizații depinde de alinierea obiectivelor generale cu obiectivele fiecărui departament și angajat. Aceasta implică o legătură directă între obiective – rezultate – recompense/sancțiuni.
Un program de Management prin Obiective cuprinde întreaga activitate a companiei și are o structură complexă, formată din șase componente principale:
- Sistemul de obiective al organizației – include obiective fundamentale, derivate, specifice și individuale.
- Programele de acțiune – sunt stabilite pentru fiecare subdiviziune organizatorică (centre de cheltuieli și profit).
- Calendarele de timp – sunt elaborate pornind de la termenele finale, folosind principiul numărării inverse, pentru a asigura sincronizarea temporală.
- Bugetele de venituri și cheltuieli – sunt realizate pentru fiecare subdiviziune organizatorică, determinând resursele utilizate și rezultatele obținute, contribuind la o diferențiere corectă a recompenselor și sancțiunilor.
- Suportul logistic – reprezintă metodele și tehnicile utilizate atât în coordonare, cât și în execuție. Selectarea acestora se face în funcție de caracteristicile obiectivelor.
- Instrucțiunile – reflectă viziunea conducerii asupra modului de realizare a obiectivelor, sintetizând atât experiența firmei, cât și cerințele legale.
Managerii de la fiecare nivel al organizației participă activ la planificarea strategică și la dezvoltarea sistemelor de performanță, asigurând implementarea eficientă a strategiilor.
Un sistem de Management prin Obiective implică toate nivelurile ierarhice, fiecare manager identificând obiective specifice în funcție de responsabilitățile sale. Abordarea este orientată spre viitor, presupunând monitorizarea constantă a progresului și o evaluare finală pentru a analiza în ce măsură au fost îndeplinite obiectivele personale și organizaționale. Prin aplicarea corectă a Managementului prin Obiective organizațiile pot obține o mai bună alocare a resurselor, o implicare mai mare a angajaților și rezultate de impact pe termen lung.
Relația dintre manageri și angajați
Un alt aspect important al Managementului prin Obiective (MPO) este acordul dintre angajați și manageri privind criteriile de performanță care urmează să fie evaluate. Principiul fundamental al acestui proces este că, atunci când angajații sunt implicați în stabilirea obiectivelor și își asumă direcția de urmat, sunt mult mai motivați și responsabili în îndeplinirea acestora. Există astfel o legătură directă între obiectivele organizației și țintele de performanță ale fiecărui angajat.
Procesul de Management prin Obiective se desfășoară în mai multe etape esențiale:
A. Stabilirea preliminară a obiectivelor la nivelul conducerii organizației – presupune definirea scopului, misiunii și a obiectivelor strategice ale organizației pentru arii cheie de performanță. Peter Drucker a identificat opt astfel de arii:
- profitabilitatea;
- poziția pe piață și competitivitatea;
- inovarea;
- productivitatea muncii;
- performanțele angajaților;
- performanța și pregătirea managerilor;
- resursele și materialele;
- relațiile cu publicul.
Aceste obiective constituie un punct de plecare și pot fi ajustate pe parcursul procesului de implementare.
B. Stabilirea obiectivelor derivate, specifice și individuale – odată definite obiectivele fundamentale, se trece la detalierea acestora în funcție de departamente și niveluri ierarhice. De regulă, procesul începe cu departamentele de vânzări și producție, apoi continuă cu celelalte activități ale firmei. În acest proces se ține cont de:
- ierarhia obiectivelor;
- potențialul personalului disponibil;
- resursele existente.
C. Adaptarea subsistemelor decizional-informațional și structural – pentru ca obiectivele să fie realizabile, structura organizației trebuie ajustată corespunzător:
- decizional – stabilirea principalelor decizii strategice pentru fiecare centru de venituri și cheltuieli, împreună cu delegarea sarcinilor, competențelor și responsabilităților;
- structural – adaptarea posturilor și funcțiilor în conformitate cu obiectivele, ceea ce poate duce la modificări în fișele de post, regulamentele interne (ROF) și organigrama;
- informațional – reorganizarea fluxului de informații pentru a identifica și corecta abaterile semnificative în timp util.
D. Monitorizarea permanentă a obiectivelor – evaluarea progresului se realizează printr-un mecanism de feedback continuu, bazat pe analiza abaterilor semnificative detectate în etapa anterioară.
E. Evaluarea finală și recompensarea angajaților – această etapă este esențială din punct de vedere motivațional, deoarece asigură implicarea continuă a angajaților în procesul MPO. Evaluarea poate avea următoarele rezultate:
- recompensarea angajaților pentru atingerea obiectivelor (bonusuri, promovări, recunoaștere profesională);
- identificarea nevoilor de îmbunătățire și stabilirea unor planuri de dezvoltare pentru performanțe mai bune în viitor.
Implementarea unui program de Management prin Obiective este un proces complex și necesită o perioadă de minim 5 ani pentru a-și demonstra pe deplin eficiența, conform unor specialiști. În această perioadă, organizația trebuie să-și ajusteze constant strategiile, să monitorizeze performanțele angajaților și să asigure un mediu motivațional, unde fiecare angajat își poate alinia obiectivele personale cu cele ale companiei.
Avantajele sistemului de management prin obiective
Sistemul Managementului prin Obiective (MPO) oferă un cadru clar și structurat pentru identificarea obiectivelor, planificarea strategiilor și evaluarea progresului. Fără obiective bine definite, atingerea rezultatelor dorite devine dificilă.
În plus organizațiile pot crește eficiența, economisi resurse și ridica moralul angajaților, cu condiția ca obiectivele să fie corect stabilite și gestionate.
Principalele avantaje ale Managementului prin Obiective
- discutarea obiectivelor – oferă claritate și evitând neînțelegerile.
- participarea colectivă la: fixarea obiectivelor, stabilirea direcției de acțiune, luarea deciziilor.
- creșterea motivației și a satisfacției profesionale – angajații se simt implicați și valorizați.
- îmbunătățirea relațiilor dintre manageri și angajați – colaborarea devine mai eficientă.
- comunicarea și coordonarea în cadrul organizației – evitarea blocajelor și a confuziilor.
- alinierea obiectivelor individuale la cele ale organizației – fiecare angajat înțelege cum contribuie la succesul companiei.
- flexibilitate la toate nivelurile ierarhice și în toate departamentele – obiectivele pot fi adaptate în funcție de specificul fiecărei funcțiuni.
- autonomie sporită – angajații se autocoordonează, reducând nevoia de supraveghere constantă din partea superiorilor.
- obiective mai realiste – fiind stabilite pe baza unei analize detaliate a resurselor disponibile.
- creșterea motivației personalului – prin clarificarea responsabilităților și a așteptărilor.
- stimularea creativității – angajații sunt încurajați să găsească soluții inovatoare pentru atingerea obiectivelor.
- optimizarea timpului managerilor – datorită autocontrolului promovat în rândul angajaților.
- creșterea responsabilității atât pentru manageri, cât și pentru executanți.
- recompense financiare corelate cu rezultatele obținute – încurajând performanța și implicarea.
- creșterea eficienței la nivelul companiei – obiectivele bine definite și controlul adecvat contribuie la maximizarea productivității.
Prin aplicarea sistemului Managementului prin Obiective, companiile pot beneficia de o direcție clară, o mai bună coordonare și o cultură organizațională bazată pe performanță și responsabilitate. Această metodă asigură implicarea angajaților, motivarea continuă și creșterea eficienței generale a organizației.
Dezavantajele sistemului de management prin obiective
Deși Managementul prin Obiective (MPO) oferă numeroase beneficii, implementarea sa poate fi însoțită de provocări și limite. Principala dificultate constă în schimbarea mentalității angajaților și a comportamentului acestora, ceea ce poate necesita timp și efort considerabil.
Principalele dezavantaje ale MPO:
- Necesită aplicare sistematică – fără un proces structurat, rezultatele pot fi incoerente.
- Se pune mai mult accent pe fixarea obiectivelor decât pe rezultate – poate duce la o abordare rigidă, unde procesul devine mai important decât progresul real.
- Poate necesita eforturi mari – dacă angajații nu sunt motivați să colaboreze și să susțină echipa, MPO poate deveni un proces fragmentat.
- Nu ia în considerare suficient contextul intern și extern – stabilirea obiectivelor nu ține întotdeauna cont de resurse, beneficiari, concurență sau schimbările pieței.
- Lipsa stimulării inovației – concentrarea excesivă pe obiective fixe poate reduce creativitatea și flexibilitatea.
- Poate crea așteptări nerealiste – managerii pot avea tendința să evalueze angajații pe baza unui model ideal care nu reflectă realitatea.
- Obiectivele pot fi greșit definite – fie stabilite prea jos (ceea ce duce la stagnare), fie prea sus, făcându-le imposibil de atins.
- Implementarea este consumatoare de timp – necesită planificare detaliată, monitorizare constantă și ajustare continuă.
- Dificultăți în identificarea corectă a obiectivelor – în unele cazuri, obiectivele pot fi dificil de cuantificat sau de prioritizat, ceea ce afectează întregul sistem.
Managementul prin Obiective este un instrument valoros, dar succesul său depinde de modul în care este aplicat și adaptat la specificul organizației. Pentru a evita aceste dezavantaje, este important ca MPO să fie flexibil, realist și orientat spre rezultate concrete, nu doar spre procesul de stabilire a obiectivelor.
Fixarea unor obiective care să conțină oportunități și provocări, dar să fie în același timp și posibile de atins, motivează în mod semnificativ angajații.
Concluzii
Peter Drucker a enunțat o serie de condiții care sunt necesare pentru facilitarea utilizării Managementului prin Obiective:
- obiectivele trebuie să fie definite împreună cu angajații;
- obiectivele trebuie să fie formulate atât la nivel calitativ, cât și cantitativ;
- obiectivele trebuie să furnizeze provocări și motivație;
- obiectivele trebuie să furnizeze provocări și motivație;
- feedback-ul zilnic trebuie să urmărească statusul actual al atingerii obiectivelor, prin rapoarte de management;
- recompensele trebuie să fie oferite pentru atingerea obiectivelor dorite.
În centrul sistemului MPO stă o colaborare (bazată pe încredere!) între manager și subalterni. Managerul motivează astfel angajații și le oferă un grad ridicat de autonomie pentru realizarea sarcinilor. La rândul său, subalternii capătă un sentiment de responsabilitate față de activitatea sa și se simt implicați în întregul sistem.
Mesajul din spatele conceptului de Management prin Obiective este identificarea de comun acord între manageri și angajați a obiectivelor, metodelor de atingere a lor și a modalităților de recompensare. Este foarte important să se facă evaluări corecte și echitabile în compararea rezultatelor cu obiectivele măsurabile stabilite.
Managementul prin Obiective contribuie semnificativ la îmbunătățirea performanței organizaționale, întrucât ajută la alinierea obiectivelor personale ale angajaților cu obiectivele organizaționale.
Prin stabilirea clară a obiectivelor, managementul se concentrează pe dezvoltarea unui mediu în care atât indivizii, cât și organizația pot evolua în mod eficient. În plus, acest tip de management susține transparența și responsabilitatea, fiind esențial pentru construirea unui climat organizațional pozitiv și productiv. Scopul final al MPO este de a echilibra setul de obiective personale și setul de obiective organizaționale, pentru a asigura o bună funcționare a companiei și pentru a asigura satisfacția la locul de muncă a angajaților.
