Diagrama SIPOC – Elemente cheie intr-un management eficient de proiect
Cuprins
Cu doar cateva decenii in urma, in anii 1950, conceptul de management de proiect a fost examinat pentru prima data ca disciplina individuala in cadrul domeniului stiintelor economice. Proiecte de succes au existat dintotdeauna, de exemplu, constructia apeductelor in epoca romana sau constructia Marelui Zid Chinezesc, dar acestea era gestionate mai degraba ad-hoc, folosind tehnici si instrumente informale.
In zilele noastre, un management eficient de proiect este considerat ca fiind o prioritate mare, deoarece toate companiile, fie ele mici sau mari, sunt la un moment dat nevoite sa dezvolte noi produse sau sa implementeze noi inovatii sau schimbari – pe scurt, noi proiecte de succes!
Pentru a va asigura ca obtineti cele mai bune rezultate este nevoie sa vizualizati procesele implicate in activitatea firmei sau sa asigurati imbunatatirea unui proiect din perspectiva procesuala, astfel ca trebuie sa utilizati un bun instrument de management de proiect, precum Diagrama SIPOC.
Valoarea si beneficiile Diagramei SIPOC sunt cunoscute si acceptate pe scara larga in disciplinele de management al calitatii pentru ca este capabila sa ofere o imagine de ansamblu simpla si usor de inteles a unui proces si a componentelor sale dependente.
IN CE CONSTA UN BUN MANAGEMENT DE PROIECT?
Conform Institutului de Management al Proiectelor (PMI), „managementul proiectelor consta in aplicarea cunostintelor, abilitatilor, instrumentelor si tehnicilor potrivite pentru activitatile proiectului pentru a satisface anumite nevoile”.
Utilizarea acestor competente, instrumente si tehnici permite planificarea si gestionarea proiectelor de la inceput pana la finalizare. De asemenea, ajuta la rezolvarea problemelor intr-un mod mai rapid si faciliteaza finalizarea sarcinilor prin respectarea termenelor limita intr-un timp prestabilit.
Obiectivele sale cheie sunt:
- optimizarea proceselor de productie
- utilizarea eficienta a resurselor disponibile
- identificarea metodelor de lucru productive
Unul dintre principalele motive pentru care proiectele esueaza este faptul ca analistii nu apreciaza sau nu sunt familiarizati cu instrumentele si tehnicile utilizate pentru analiza si proiectarea sistemelor. La aceasta se adauga si posibilitatea unui management si a unei conduceri de proiect deficitare. In plus, exista o serie de factori care ar putea avea un impact asupra pragului de evaluare a unui sistem, printre care se numara urmatorii:
- nevoi nesatisfacute sau neidentificate
- modificarea necontrolata a domeniului de aplicare a proiectului
- depasirea costurilor
- intarzieri in livrare
Desi acesti factori pot juca un rol major in esecul unui proiect, ei sunt de obicei insotiti de alte tipuri de deficiente. Aceste erori prezente intr-un management de proiect deficitar determina ratarea cerintelor, depasirea termenelor de livrare sau cresterea repetata a costurilor.
DIAGRAMA SIPOC CA INSTRUMENT DE MANAGEMENT DE PROIECT
Pe langa provocarile externe, echipele de proiect sunt fortate la nivel macro sa ofere rezultate satisfacatoare pentru clientii interni sau externi si sa se incadreze in limitele de buget, timp si resurse.
Diagrama SIPOC (acronim: Suppliers – Furnizori, Inputs – Contributii, Process – Proces, Outputs – Livrabile, Customers – Clienti) este un instrument de reprezentare vizuala si structurare a elementelor relevante dintr-un proces, inainte ca acesta sa fie imbunatatit. Diagrama este folosita in special in metodologiile Six Sigma.
Diagramele SIPOC faciliteaza realizarea unui traseu clar de la situatia curenta la o stare viitoare, dorita. Diagramele SIPOC reprezinta instrumente utile atat in managementul de proiect, cat si in managementul schimbarii. Aceste diagrame contribuie la imortalizarea situatiei precedente si celei ulterioare realizarii schimbarii, pentru a putea efectua o comparatie intre cele doua stari si a identifica nivelul de imbunatatire.
O diagrama SIPOC completa furnizeaza o imagine concreta a proceselor curente si identifica clar elementele afectate sau care afecteaza procesul, astfel incat acestea sa primeasca atentia cuvenita atunci cand procesul este revizuit. Astfel, puteti intelege situatia curenta, cine este implicat in proces si care sunt beneficiile realizarii sale.
Mai mult, diagramele SIPOC ajuta la certificarea faptului ca noile procese produc rezultatele adecvate pentru persoanele potrivite, in mod corespunzator si inca de la inceput.
Pentru a construi o Diagrama SIPOC este bine sa apelati la brainstorming, pentru a nu uita anumite elemente importante. In completarea diagramei SIPOC se are in vedere fluxul procesului (Figura 1) pentru care se doreste imbunatatirea, aceasta completare realizandu-se prin parcurgerea a cinci pasi specifici:
🟢 Pasul 1. Oferiti imaginea de ansamblu asupra problematicii si asupra conceptului de Diagrama SIPOC echipei de lucru implicata in brainstorming.
🟢 Pasul 2. Selectati un template pentru a construi Diagrama SIPOC; desi se poate realiza si in format scris, utilizarea unui template special sau unui Flowchart va poata usura procesul.
🟢 Pasul 3. Construiti diagrama (Figura 1), clarificand fiecare componenta a procesului:
- Procesul este reprezentat printr-o harta cu 4-7 pasi care descriu activitatile majore, intr-o forma succinta: „Aloca resurse”, „Livreaza bunurile” etc.;
- Livrabilele (Outputs) pot fi un produs, un serviciu, un raport etc., adica ceea ce rezulta din procesul analizat;
- Clientii sunt persoanele care beneficieaza de Livrabile – clientii pentru livrabile –, produs sau serviciu, managerii pentru livrabilele de tip raport etc.;
- Contributiile sunt elementele necesare pentru a crea Livrabilele, care initiaza procesul si sunt, adesea, tangibile; puteti face brainstorming pentru a va asigura ca ati inclus toate intrarile relevante;
- Furnizorii (Suppliers) de Contributii pot fi persoane pentru forta de munca si expertiza, sisteme pentru structura, alte procese etc.
ELEMENTE CHEIE INTR-UN PROIECT
In completarea diagramei SIPOC se are in vedere fluxul procesului (Figura 1) pentru care se doreste imbunatatirea, aceasta completare realizandu-se prin parcurgerea a cinci pasi specifici:
🔵 Pasul 1: Enumerarea elementelor principale ale procesului (Proces) – in construirea digramei SIPOC incepeti cu elementele din centrul procesului examinat, intrucat aici aveti cel mai mare control. Identificati principalii pasi ai procesului curent. Definiti in termeni simpli cum se primesc instructiunile si cum sunt transformate in livrabile (completand fluxul procesului din Figura 1).
🔵 Pasul 2: Identificarea livrabilelor (Livrabile) – care sunt livrabilele ce rezulta din acest proces?; ce produs creeaza procesul analizat?; Livrabile trebuie sa raspunda nevoilor clientilor. Lucrati impreuna cu echipa proiectului pentru a enumera fiecare element produs in cadrul procesului.
🔵 Pasul 3: Definirea clientilor (Clienti) – cine sunt clientii procesului? Aflati mai multe despre clienti si despre ceea ce isi doresc acestia. Un client este cel care beneficiaza de rezultat. Pot exista atat clienti interni, cat si externi. De asemenea, ar trebui sa determinati impactul pe care il are clientul asupra procesului dumneavoastra.
🔵 Pasul 4: Stabilirea resurselor (Contributii) – ce materiale sunt necesare pentru desfasurarea procesului? Aceste materiale pot face referire la persoane, informatii, conditii necesare si resurse.
🔵 Pasul 5: Prezentarea furnizorilor (Furnizori) – cine sunt furnizorii?
In dezvoltarea diagramei SIPOC alocati timpul necesar elaborarii. Atunci cand sunteti convinsi ca diagrama SIPOC este pe cat se poate de comprehensiva, puteti demara elaborarea noului proces.
Acest instrument este recomandat sa se utilizeze in urmatoarele situatii:
⭐ Cand se defineste scopul unui proiect. Daca proiectul se refera la imbunatatirea unui proces, maparea acestuia conform diagramei SIPOC ajuta la clarificarea utilitatii procesului;
⭐ In timpul documentarii/evaluarii unui proces existent, inainte de implementarea optimizarilor. Construirea unei diagrame SIPOC presupune idei si in ce criterii nu este atinsa performanta;
⭐ In cazul elaborarii unui proces nou (de la zero).
BUNE PRACTICI PENTRU UN MANAGEMENT DE PROIECT EFICIENT
Diagramele SIPOC ajuta la eficientizarea si gestionarea proiectelor. Un bun management de proiect trebuie sa tina cont de toate componentele care pot avea un impact favorabil sau negativ asupra proceselor, evitand o posibila incetinire a proiectului.
Pentru a profita la maximum de beneficiile aduse de Diagramele SIPOC si pentru a asigura o buna gestionare a proiectului trebuie sa:
⭐ Utilizati date exacte: Evitati formulari precum: „vom avea nevoie de suficient X pentru a obtine Y”. Fiti specifici cu privire la cantitatile de care aveti nevoie in procesele de productie. Gestionarea corecta a Input-urilor este esentiala, astfel ca nu trebuie sa utilati formulari ambigue care ar putea afecta proiectul, prin impunerea unor costuri mai mari sau risipirea banilor. De exemplu: „Pentru a construi X avem nevoie de o cantitate de Y unitati”.
⭐ Stabiliti publicul tinta si nevoile lui: Managementul de proiect trebuie sa se concentreze pe client. Identificati clientul tinta, ce preocupari are si ce probleme incearca sa rezolve. Cunoasterea acestor date si va va permite sa creati produse inovatoare, care se vor plia pe asteptarile clientilor.
⭐ Monitorizati progresul: Chiar daca nu reusiti sa realizati o Analiza SIPOC inca de la inceputul proiectului, inregistrati-va progresul dupa fiecare intalnire cu echipa de proiect. Documentati fiecare pas pe care l-ati facut, identificand numerele si persoanele cheie pe care le-ati identificat ca parte a noului proces.
⭐ Obtineti feedback: Odata ce ati realizat o Diagrama SIPOC trebuie sa implicati toti factorii de decizie cheie care ar putea avea un cuvant de spus, chiar daca nu vor lua decizii in proces.
CONCLUZII
Diagramele SIPOC pot fi utilizate cu succes in orice industrie, organizatie sau departament. Diagrama SIPOC este un instrument de gestionare a proceselor utilizat pentru a identifica si documenta principalele elemente ale unui proces. Aceasta consta din sase elemente: furnizori, intrari, proces, iesiri, clienti si indicatori cheie de performanta. Diagrama SIPOC este utilizata pentru a descrie procesele intr-un mod clar si concis, permitand managerilor si altor parti interesate sa inteleaga mai bine procesul si sa determine unde sunt necesare imbunatatiri.
Diagramele SIPOC evidentiaza relatiile dintre Furnizori, Contributii, Procese, Livrabile si Clienti, realizand o analiza a acestor elemente, asigurandu-va astfel ca nu sunt omise in procesul de schimbare.
In construirea diagramei se recomanda acordarea unei atentii considerabile tuturor elementelor specifice procesului. Aceasta tehnica asigura posibilitatea de a intelege imaginea de ansamblu inainte de a demara implementarea unui proiect de schimbare.
Printre principalele beneficii ale Diagramelor SIPOC se numara:
- Este un template util pentru definirea unui proces, inainte de a incepe maparea, masurarea sau optimizarea acestuia;
- Ofera o reprezentare vizuala a problemei, analizand atat cauzele cat si efectele acesteia;
- Este un mod structurat de a gandi procesul si de a ajunge la un consens in timpul unei intalniri;
- Ajuta la reducerea costurilor, deoarece identifica inca din etapa de planificare eventualele erori;
- Furnizeaza o structura care faciliteaza discutiile intr-o intalnire cu parteneri de afaceri.
O limitare a acestui instrument de management de proiect consta in faptul ca reprezinta doar o perspectiva de nivel general a unui proces. Organizatiile au nevoie de o mapare detaliata a proceselor, fiind totodata importanta si identificarea proceselor cu care cele analizate sunt in corelatie.
BIBLIOGRAFIE
www.projectmanager.com
www.techtarget.com
