Managementul de proiect în domeniul juridic
Managementul de proiect reprezintă o abordare bine definită a gestionării și controlului introducerii de noi inițiative de dezvoltare a companiei (biroului) de avocatură sau de schimbare organizațională. Controlul proiectelor necesită resurse semnificative de timp, abilități bine definite și o mare atenție la detalii, managerii de proiect având sarcina și responsabilitatea de a transforma un eveniment potențial, nesigur, într-o situație concretă, palpabilă, respectând un anumit cadru de timp și de resurse.
Ce reprezintă managementul de proiect în domeniul juridic
Managementul de proiect este un instrument integrat în activitatea corporațiilor și a devenit important la nivelul firmelor de avocatură, în contextul creșterii așteptărilor/exigențelor clienților și a rolului avocatilor in-house. În mediul de afaceri actual clienții solicită mai mult decât servicii juridice; aceștia solicită consiliere pe mai multe paliere ale activității. În acest context, managementul de proiect sprijină firmele de avocatură să îndeplinească acest rol mai amplu, întrucât presupune o planificare mai eficientă, controlul costurilor și alocarea adecvată a resurselor.
Managementul de proiect în domeniul juridic reprezintă aplicarea conceptelor de management de proiect la cazurile juridice, abordând mecanismele practicării dreptului și nu practicarea dreptului în sine.
Conceptul reprezintă o succesiune logică de activități prin care o firmă de avocatură și clientul său colaborează pentru a conveni asupra unor obiective, a defini valoarea serviciului furnizat, a aloca resursele, a crea un buget realist și ușor de înțeles, folosind procese de comunicare transparente.
Managementul de proiect în serviciile juridice permite tuturor persoanelor implicate cunoașterea termenelor limită, a atribuțiilor care le revin și a obiectivelor proiectului, reprezentând soluția pentru eficientizarea muncii în echipă în mediul juridic.
Identificarea managerului de proiect
Având în vedere restricțiile impuse de domeniul de activitate și nivelul ridicat de specializare necesar, managementul proiectului în domeniul juridic intră de multe ori în atribuțiile avocatilor și nu ale managerilor de proiect, în firmele de avocatură majoritatea proiectelor fiind coordonate de avocați.
Managerul de proiect în cadrul unei firme de avocatură colaborează cu avocați din toate ariile de practică și pune în aplicare instrumente de management pentru a se asigura că problemele sunt rezolvate în mod eficient și în limitele bugetului alocat, urmărindu-se realizarea obiectivului stabilit cu clientul.
Procesul de identificare a managerilor de proiect nu este unul facil, având în vedere reticența avocatilor în a-și asuma acest rol. Astfel, cei mai mulți consideră că:
- Managementul proiectului în serviciile juridice reprezintă o sarcină suplimentară în activitate – un management de proiect eficient în acest domeniu organizează activitatea în cadrul unui cabinet de avocatură prin aplicarea principiilor managementului de proiect tradițional la mediul juridic. În fapt, avocații sunt deja manageri de proiect pentru că:
- gestionează cazurile și construiesc strategia acestora, derulând întâlniri cu clienții;
- discută problemele financiare;
- au termene și materiale de livrat.
- Ar putea arăta / s-ar putea simți incompetenți – pentru a depăși acest aspect, avocații trebuie sprijiniți în acest domeniu, printr-un proces continuu de pregătire și îndrumare.
Pornind de la aceste considerente, principalele abilități necesare unui manager de proiect sunt următoarele:
- Spiritul de echipă – un manager de proiect eficient știe să motiveze echipa, în ansamblu, și pe fiecare membru al acesteia; astfel poate să obțină maximum de performanță de la fiecare membru al echipei.
- Simțul riscului – managerul de proiect trebuie să fie capabil să evalueze riscurile, nu să le ignore; a fi manager de proiect este un risc în sine – acela de a încerca ceva nou.
- Capacitatea de comunicare – un manager de proiect trebuie să știe cum să prezinte o situație nefavorabilă sau cum să refuze în anumite circumstanțe.
- Modestie – poziția de manager de proiect nu trebuie privită ca fiind una de șef. O atitudine autoritară nu va genera efecte pozitive pe termen lung, mai ales în cazul proiectelor care presupun compromisuri.
- Capacitate de adaptare – în cadrul unui proiect apar elemente neprevăzute (impuse de client sau de diferite situații). Managerul de proiect trebuie să se adapteze rapid acestor situații.
- Orientare către client – scopul clientului este prioritar pentru un proiect. Toate celelalte obiective care apar în cadrul unui proiect trebuie privite ca părți ale unui puzzle, rolul managerului fiind acela de a privi situația în ansamblu și de a urmări realizarea interesului clientului, în condiții de eficiență.
Scopul principal al managerului de proiect este de a furniza servicii juridice clienților și valoare adăugată pentru aceștia și pentru propriul cabinet. În managementul proiectelor juridice valoarea nu este livrată numai clienților, ci și ariei de practică. Astfel, managerul de proiect va lucra pentru a dezvolta cursuri de formare și instrumente strategice cu privire la activitatea desfășurată.ata si va contribui la diseminarea bunelor practici in gestionarea proiectelor juridice.
Etape și factori cheie de succes în managementul de proiect
Implementarea managementului de proiect – în cadrul unei arii de practică sau a unui proiect în derulare – reprezintă un proiect în sine. Succesul managementului de proiect în domeniul juridic depinde de răspunsurile la câteva întrebări esențiale:
- De ce ar trebui un avocat să fie interesat de managementul de proiect? Ce își propune să rezolve managementul de proiect și care este scopul acestuia?
- Ce este managementul de proiect în domeniul juridic (MPJ)? Care este diferența între managementul de proiect (MP) și MPJ și care este importanța acestuia pentru firmele de avocatură și departamentele juridice din cadrul companiilor?
- Unde se derulează proiectul? Care este aria de practică?
- Cine ar trebui să fie implicat în implementarea managementului de proiect? Cine va avea inițiativa în demararea proiectului?
- Când ar trebui implementat MPJ? Cât durează proiectul și ce economie de timp și bani se realizează?
- Cum gestionați activitatea pe care o presupune?
Succesul în managementul proiectelor juridice depinde de următorii 3 factori:
- atitudine orientată către managementul de proiect – concentrare, abilități de comunicare, încredere, simțul umorului;
- atitudine proactivă în acceptarea provocărilor;
- mediu propice de implementare – furnizarea de cursuri de formare și pregătire profesională și înțelegerea faptului că nu orice demers al unui manager de proiect începător este obligatoriu reușit.
Implementarea MPJ în cadrul unei firme de avocatură necesită timp, procesul presupunând parcurgerea a 5 etape care se aplică în majoritatea situațiilor în care se implementează un nou stil de lucru:
- Negare – prima reacție la introducerea unui nou stil de lucru este de negare: de ce avem nevoie de MPJ?
- Supărare – în această etapă implementarea MPJ trebuie tratată ca oricare altă problemă de afaceri.
- Negociere – „adopt/mă pregătesc etc. numai dacă …..”.
- Depresie – implementarea unui nou sistem presupune întotdeauna un interval mai mare de timp. În această etapă productivitatea scade datorită timpului alocat pentru dobândirea abilităților necesare în MPJ.
- Acceptare – este etapa în care și alte persoane din firmă pot dobândi abilități în domeniul MPJ, consolidând rezultatele obținute. În această etapă apar primele rezultate ale MPJ.
Avantajele implementării MPJ în cadrul firmelor de avocatură:
- simplifică și consolidează aspectele de business ale domeniului juridic – timp alocat, bani cheltuiți și valoare furnizată clienților;
- furnizează cadrul pentru îmbunătățirea comunicării cu clienții, inclusiv abordarea unor subiecte delicate sau a clienților dificili;
- reprezintă opțiunea perfectă pentru modificările pe care le parcurge domeniul juridic.
Clienții aleg firmele de avocatură în funcție de capacitatea acestora de a aplica o abordare sistematică și disciplinată în managementul proiectului, care oferă mai multă valoare într-un interval mai scurt de timp. În acest context, implementarea managementului de proiect în cadrul firmelor de avocatură devine o necesitate.
Implementat de o manieră eficientă, managementul de proiect juridic poate produce schimbări semnificative în creșterea calității serviciilor furnizate, permițând firmei/cabinetului: creșterea numărului de clienți, îmbunătățirea comunicării cu clienții, sporirea gradului de retenție a clienților, creșterea profitabilității, minimizarea riscurilor și sporirea valorii furnizate clienților.lientilor.
Instrumente pentru managementul de proiect în domeniul juridic
În ultimii ani tehnologia a transformat semnificativ modul în care firmele de avocatură gestionează proiectele și cazurile juridice. Instrumentele moderne de management al proiectelor ajută avocații și echipele lor să îmbunătățească eficiența, să reducă erorile și să livreze servicii mai rapide și mai precise clienților. În continuare, vom explora câteva dintre cele mai utilizate instrumente și tehnologii de management al proiectelor în domeniul juridic.
Software de management al cazurilor
Aceste platforme sunt esențiale pentru organizarea și gestionarea eficientă a cazurilor legale. Ele permit urmărirea progresului cazurilor, gestionarea documentelor și stocarea dovezilor, dar și comunicarea între avocați și clienți. Unele dintre cele mai populare software-uri pentru managementul cazurilor includ:
- Clio – O platformă completă care oferă instrumente pentru gestionarea cazurilor, facturarea, urmărirea timpului și raportarea. Clio permite avocaților să gestioneze toate aspectele unui caz într-un singur loc.
- PracticePanther – Un alt instrument de management al cazurilor care permite gestionarea documentelor, urmărirea termenelor și facturarea. PracticePanther se integrează cu multe alte aplicații populare, cum ar fi Gmail și QuickBooks.
Platforme de colaborare și comunicare
Un proiect juridic implică adesea colaborarea între avocați, clienți, experți și alți profesioniști. Platformele de colaborare sunt esențiale pentru comunicarea eficientă și gestionarea documentelor în timp real. Aceste platforme permit echipelor juridice să partajeze documente, să discute și să colaboreze în mod sigur.
- Microsoft Teams – O aplicație de colaborare care permite comunicarea instantanee, partajarea fișierelor și organizarea întâlnirilor video. Este utilă pentru echipele de avocați care trebuie să lucreze împreună pe proiecte complexe.
- Slack – O altă platformă de comunicare și colaborare care poate fi integrată cu diverse instrumente de gestionare a proiectelor și documentelor. Slack permite discuții rapide, organizarea canalelor pe teme specifice și partajarea fișierelor în mod eficient.
Instrumente pentru managementul timpului și urmărirea termenelor
Gestionarea timpului este crucială în domeniul juridic, având în vedere termenele stricte și complexitatea cazurilor. Instrumentele de urmărire a timpului ajută avocații să înregistreze timpul lucrat, să gestioneze termenele și să aloce resursele corespunzător.
- TimeSolv – Un software care permite urmărirea timpului și facturarea pentru avocați. TimeSolv ajută echipele să urmărească orele lucrate pe fiecare caz, să genereze facturi precise și să analizeze performanța echipei.
- Toggl – Un instrument ușor de utilizat pentru urmărirea timpului care poate fi utilizat pentru a monitoriza orele lucrate pe cazuri și pentru a ajuta echipele să rămână eficiente și să îndeplinească termenele limită.
Sisteme de management al documentelor
Firmele de avocatură gestionează volume mari de documente legale, de la contracte și rapoarte până la dovezi și corespondență. Un sistem eficient de management al documentelor ajută la organizarea, stocarea și accesarea rapidă a acestora.
- NetDocuments – O platformă de management al documentelor care oferă stocare securizată în cloud și permite colaborarea în timp real. NetDocuments ajută firmele de avocatură să își organizeze documentele într-un mod eficient și să le acceseze rapid atunci când este nevoie.
- Worldox – Un sistem de management al documentelor care ajută la organizarea fișierelor și la optimizarea fluxului de lucru. Worldox este utilizat pe scară largă în industria juridică pentru gestionarea documentelor și căutarea rapidă a informațiilor.
Concluzii
Managementul de proiect în domeniul juridic reprezintă un pilon esențial pentru succesul firmelor de avocatură, având un impact direct asupra eficienței, calității și timpului de livrare al serviciilor juridice. Prin implementarea unui cadru bine definit, care include planificarea, gestionarea resurselor și controlul termenelor, avocații și managerii de proiect pot răspunde cu succes cerințelor clienților și pot optimiza procesele interne. Aceasta ajută nu doar la îmbunătățirea performanței interne, dar și la satisfacția clienților, care sunt din ce în ce mai exigenți în ceea ce privește valoarea adusă de serviciile legale.
Un aspect crucial al implementării managementului de proiect este alegerea și pregătirea unui manager de proiect competent. În multe cazuri avocații sunt deja implicați în gestionarea proiectelor, însă este esențial ca aceștia să își dezvolte abilități suplimentare în managementul proiectelor pentru a maximiza rezultatele. Adaptarea continuă și investițiile în formare profesională sunt elemente cheie pentru depășirea provocărilor întâmpinate în procesul de implementare.
În ceea ce privește tehnologia, instrumentele moderne de management al proiectelor sunt indispensabile în domeniul juridic. Software-urile de management al cazurilor, platformele de colaborare, și instrumentele de urmărire a timpului sunt doar câteva dintre tehnologiile care ajută echipele de avocatură să își optimizeze activitatea, să reducă erorile și să livreze servicii mai rapide și mai eficiente. Aceste tehnologii facilitează comunicarea între echipele juridice și clienți, gestionarea documentelor și urmărirea progresului cazurilor.
În concluzie, managementul de proiect în domeniul juridic nu este doar un instrument pentru îmbunătățirea activităților interne ale firmelor de avocatură, ci și un factor important în creșterea competitivității acestora. Investițiile în formare continuă, adoptarea tehnologiilor moderne și aplicarea principiilor de management eficient pot duce la obținerea unor rezultate semnificative, precum creșterea satisfacției clienților, îmbunătățirea comunicării interne și sporirea rentabilității.
