Planificarea și gestionarea unui proiect – Matricea Cadru Logic
Matricea Cadru Logic (cunoscută și sub denumirea de Matricea Logică) este un instrument de planificare strategică și de gestionare a proiectelor.
Scopul planificării proiectelor este acela de a asigura realizarea acestora cu încadrarea în bugetele de cheltuieli și timp stabilite. Acest obiectiv nu este ușor de realizat și se pot întâlni multe obstacole pe durata realizării proiectului.
Matricea Cadru Logic este o metodă utilă în proiectarea, monitorizarea și evaluarea proiectelor, oferind informații clare, concise și sistematice cu privire la acestea. Deși a fost utilizată inițial în organizațiile non-profit, Matricea Cadru Logic este utilă în evaluarea și monitorizarea oricărui proiect, oferind o imagine de ansamblu asupra acestuia.
Matricea Cadru Logic – ce este?
Matricea Cadru Logic a fost dezvoltată în 1969 de către Agenția de Dezvoltare Internațională SUA și a fost utilizată în numeroase țări și organizații. Este utilizată în special pentru planificarea strategiilor la nivel macro.
Această abordare permite rezumarea concisă a principalelor elemente ale unui proiect și conferă o structură logică relației dintre scopul proiectului și input-urile preconizate, activitățile planificate și rezultatele așteptate.
Această abordare încurajează gândirea creativă și crește angajamentul tuturor părților implicate pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.
Matricea Cadru Logic combină abordarea cascadă (de sus în jos) de parcurgere a activităților într-un proiect, cu un proces riguros de evaluare a acestora.
Matricea Cadru Logic este un instrument vizual, sub formă unui tabel cu 4 coloane și 4 rânduri (Tabelul 1). Acesta etalează pe fiecare rând tipurile de evenimente desfășurate pe parcursul implementării unui proiect (Obiectivul general, Scopul proiectului, Rezultate și Activități), iar pe coloane tipul de informație utilizat în evaluarea evenimentelor (descriere, indicatori obiectivi și verificabili – OVI, modalități de verificare – MOV și Ipoteze).
| Descriere | Indicatori obiectivi | Modalități de verificare | Ipoteze |
|---|---|---|---|
| Obiectiv general | |||
| Scopul proiectului | |||
| Rezultate | |||
| Activități |
Această abordare a proiectelor este utilă deoarece:
- organizează ideile;
- oferă un cadru de definire a proiectului;
- realizează conexiuni între activități și investiții, pe de o parte, și rezultate, pe de altă parte;
- stabilește indicatori de performanță;
- asigură evaluarea planului proiectului;
- ia în considerare factorii externi ce ar putea afecta negativ activitățile proiectului;
- comunică informații utile despre proiect celor interesați, într-o formă concisă și clară.
Pași în utilizarea Matricei Cadru Logic
Completarea Matricei Cadru Logic se realizează prin parcurgerea următorilor pași:
Pasul 1 – Definirea obiectivului general care se încearcă a fi atins prin realizarea acestui proiect, alături de altele (ex.: creșterea cifrei de afaceri cu 15%).
Pasul 2 – Definirea scopului proiectului ce contribuie la realizarea obiectivului general (ex.: „atragerea unui nou segment de consumatori”, în vederea realizării obiectivului general „creșterea cifrei de afaceri cu 15%”). Scopul trebuie să fie unul singur, pentru ca eforturile să fie concentrate într-o singură direcție.
Pasul 3 – Definirea rezultatelor necesare pentru îndeplinirea scopului (ex.: „redefinirea produsului pentru a răspunde nevoilor unui nou segment de consumatori”, „campanie de promovare a produsului în noul segment de consumatori” etc., pentru a îndeplini scopul „atragerea de noi segmente de consumatori”). Rezultatele mai sunt numite „termeni de referință”, întrucât definesc ceea ce trebuie să realizeze efectiv echipa.
Pasul 4 – Definirea activităților necesare pentru îndeplinirea fiecărui rezultat (ex.: „realizarea unei cercetări pentru identificarea segmentului de public ale cărui nevoi pot fi îndeplinite cu cele mai mici modificări ale produsului” și „dezvoltarea noului produs în conformitate cu rezultatele cercetării” pentru îndeplinirea rezultatului „redefinirea produsului pentru a răspunde nevoilor unui nou segment de consumatori”).
În această etapă se prezintă pe scurt 3-7 activități a căror implementare va duce la realizarea rezultatului. Pentru a asigura desfășurarea unor activități de monitorizare și evaluare a proiectului, poate fi introdusă în matrice activitatea „Elaborarea Sistemului de management al proiectului”.
Pasul 5 – Verificarea logicii verticale cu ajutorul unei abordări Dacă-Atunci (ex.: „Dacă” scopul de a atrage noi segmente de consumatori este îndeplinit, „atunci” va fi îndeplinit și obiectivul general de a crește cifra de afaceri). Dacă matricea a fost corect realizată întotdeauna nivelul inferior va condiționa realizarea nivelului imediat superior.
Pasul 6 – Definirea ipotezelor pentru obiectivul general, scopul proiectului, rezultatele și activitățile. Ipotezele sunt afirmări ale incertitudinii, evidențiind factorii, externi sau interni proiectului, care ar putea rupe legăturile dintre nivelurile definite la pașii anteriori (ex.: dacă concurența abordează același segment de public printr-un nou produs, impactul proiectului va fi redus, iar obiectivul general, de a crește cifra de afaceri cu 15%, nu va fi îndeplinit).
Ipotezele se referă la probleme ce nu țin de activitatea echipei, ci doar de factori externi. Dacă probabilitatea ca ipoteza să se adeverească este ridicată, se va redefini proiectul în consecință sau se va renunța la el.
Pasul 7 – Definirea indicatorilor obiectivi și verificabili (OVI) pentru obiectivul general, scopul proiectului, rezultate și activități (ex.: identificarea unui segment de consumatori de cel puțin 300.000 persoane pentru a asigura o creștere de 15% a cifrei de afaceri pe parcursul unui an).
Acești indicatori măsoară performanța, demonstrând rezultatele și îndeplinirea obiectivelor. În același timp, evidențiază ceea ce este strict necesar a se îndeplini la fiecare nivel înainte de a se trece mai departe.
În elaborarea unui indicator de verificare aveți în vedere următoarele criterii:
- validitate – să măsoare rezultatele așteptate;
- încredere – consecvent de-a lungul timpului;
- sensibilitate – adaptabil schimbărilor;
- simplitate – ușor de colectat și aplicat;
- utilitate – util în procesul de elaborare a deciziilor și în furnizarea informațiilor pentru situații viitoare;
- accesibilitate – utilizabil în condiții reale, de zi cu zi.
Pasul 8 – Definirea Modalităților de Verificare (MOV), care se referă la surse de informații ce demonstrează nivelul progresului realizat (ex.: înregistrările firmei arată o creștere a cifrei de afaceri cu 5% în primele 4 luni).
Pasul 9 – Realizarea bugetului de performanță, care permite analiza cost-eficiență și presupune evaluarea costurilor necesare realizării fiecărei activități, acestea fiind comparate cu rezultatele ce se așteaptă a fi obținute. Deși bugetul de performanță nu face parte din Matricea Cadru Logic, acesta poate fi atașat.
Pasul 10 – Evaluarea matricei cadrului logic se poate realiza cu ajutorul pașilor listați mai sus, ținându-se cont în același timp de experiențele anterioare în proiectarea unor astfel de matrice.
Avantajele utilizării Matricei Cadru Logic
Printre avantajele utilizării Matricei Cadru Logic se pot enumera: îmbunătățirea calității în proiectarea proiectului/programului/sistemului, deoarece solicită clarificarea obiectivelor, utilizarea indicatorilor de performanță și evaluarea riscurilor.
O abordare analitică a planificării proiectelor va permite să:
- identificați și să prezentați toate componentele cheie ale unui proiect într-un mod clar, concis, coerent și sistematic;
- stabiliți legăturile dintre proiect și factorii externi;
- eliminați confuziile dintre diferitele componente ale unui proiect;
- stabiliți obiective clare, coerente și măsurabile;
- identificați elementele care au un impact negativ asupra procesului sau care nu funcționează;
- ajungeți la un consens între părțile interesate;
- monitorizați proiectul și progresul acestuia.
Dezavantajele utilizării Matricei Cadru Logic
Dezavantajele utilizării Matricei Cadru Logic pot apărea în cazul unui management rigid, prin limitarea creativității și inovării. Totodată, dacă nu este actualizată în timpul implementării, poate fi un instrument static care nu reflectă condițiile schimbării.
Matricea Cadru Logic prezintă și următoarele limitări:
- nu poate fi aplicată în cazul proiectelor complexe care necesită mai multe etape;
- nu are o structură flexibilă;
- nu înlocuiește alte analize tehnice, economice, sociale și de mediu.
Concluzii
Abordarea specifică Matricii Cadru Logic reprezintă o metodologie care are rolul de a clarifica obiectivele unui proiect, program sau sistem. Acest instrument ajută la identificarea linkurilor cauzale – „programul logic” sub forma rezultatelor pe următorul lanț: date de intrare, procese, livrabile pe grupuri de beneficiari, venituri și impact.
Matricea ajută, de asemenea, factorii de decizie să-și pună întrebările fundamentale și să analizeze ipotezele legate de riscuri.
Matricea Cadru Logic conduce la identificarea indicatorilor de performanță din fiecare stadiu al acestui lanț, precum și a riscurilor care ar putea împiedica atingerea obiectivelor. Matricea este un vehicul pentru implicarea partenerilor în clarificarea obiectivelor și proiectarea activităților. Totodată, Matricea Cadru Logic reprezintă un instrument util pentru urmărirea progresului și acțiunilor corective în timpul implementării unui proiect.
Matricea Cadru Logic simplifică proiectarea activităților, sprijină pregătirea planurilor operaționale detaliate, furnizează obiective legate de revizuirea, evaluarea și monitorizarea activității.
