O PREZENTARE SPECTACULOASA – eficienta comunicarii prin continut

0
structura unei prezentari; pregatirea prezentarii; eficienta comunicarii

Atunci cand informatia pe care o prezentati este importanta pentru dumneavoastra si doriti sa aratati ca sunteti o persoana capabila, de incredere si competenta, alocati timp planificarii si pregatirii prezentarii, astfel veti putea livra o prezentare de impact. Structura unei prezentari si alocarea timpului pentru pregatirea prezentarii reprezinta factori cheie de succes in eficientizarea comunicarii.

Pregatirea unei prezentari de succes necesita planificarea atenta a acesteia, tinand cont de cateva principii de baza, specifice fiecarei din cele trei etape de realizare a prezentarii:

  • Etapa 1 – Conceperea prezentarii: in acesta faza este important sa va cunoasteti auditoriul si sa dezvoltati un mesaj, al carui continut sa fie persuasiv si sa faciliteze stimularea empatiei. Este recomandat sa valorificati tehnici de prezentare (povestire) care sa favorizeze implicarea auditoriului, utilizand totodata si cele mai bune canale de transmitere a mesajului, optime pentru prezentarea in cauza.
  • Etapa 2 Vizualizarea: in construirea prezentarii folositi elemente grafice (slide-uri) de impact, prin care sa simplificati si sa rezumati volumul de informatie pe care doriti sa il transmiteti.
  • Etapa 3 Prezentarea propriu-zisa: livrati prezentarea in mod autentic si asigurati-va ca masurati impactul pe care l-ati avut asupra publicului, solicitand feedback din partea acestuia.

PRINCIPII DE BAZA IN REALIZAREA UNEI PREZENTARI DE SUCCES: Pregatirea prezentarii si structura unei prezentari

  1. Cunoasterea auditoriului. Acest principiu este vital. Daca nu cunoasteti auditoriul, atunci riscati sa pregatiti o prezentare buna, dar irelevanta pentru ascultatori. Pentru a cunoaste auditoriul trebuie sa aflati:
  • Profilul auditoriului – Cine sunt persoanele care va asculta? Ce au in comun?
  • Nevoile auditoriului – De ce participa la prezentare? Ce au nevoie sa afle din prezentare?
  • Dorintele auditoriului – Ce doresc sa obtina in urma prezentarii: sa isi imbunatateasca cunostintele? sa invete ceva nou? sa se distreze? Cum puteti conecta interesele lor cu mesajul pe care doriti sa il transmiteti?
  • Asteptarile auditoriului – La ce se asteapta ascultatorii in raport cu dimensiunea si continutul prezentarii?
  • Nivelul de cunoastere al subiectului prezentarii – Ce cunostinte au despre subiectul abordat? Cat de multe explicatii este necesar sa le furnizati?
  1. In pregatirea prezentarii trebuie sa se tina cont de o serie de aspecte legate de continut:
  • Nu incercati sa acoperiti intreg subiectul. Prezentarile de succes stimuleaza gandirea, intrebarile si discutiile.
  • Incepeti prezentarea cu o ancora care sa angajeze pe deplin publicul. Asigurati-va ca relevanta celor prezentate este evidenta inca de la inceput.
  • Nu lasati auditoriul sa astepte concluziile. Prezentati de la inceput premisele si scopul prezentarii. Astfel, le veti cuceri atentia si veti creste eficienta comunicarii.
  • Spuneti o poveste, faceti comparatii si utilizati multe exemple pentru a stimula interesul ascultatorilor. Asigurati-va ca utilizati mixul potrivit continutului prezentarii.
  • Prezentati ideile logic, folosind documente justificative cand este necesar.
  • Conturati pasii si actiunile care trebuie sa urmeze in continuare.
  • In pregatirea prezentarii, alegeti o incheiere de impact, care va consolida eficienta comunicarii. Includeti un rezumat, legati concluziile de nevoile auditoriului si de ancora utilizata la inceputul prezentarii.
  1. Inspirati incredere prin modul in care este construita prezentarea.

Designul slide-urilor trebuie sa atraga atentia si sa evidentieze ideile, insa daca este prea incarcat poate distrage atentia auditoriului de la ceea ce spuneti. In realizarea designului slide-urilor, luati in considerare urmatorii factori cheie:

  • Sa fie simple si usor de inteles;
  • Prezentati la inceput conceptul general si apoi detaliile;
  • Informatiile din slide-uri ar trebui sa adauge valoare prezentarii orale sau sa o sintetizeze;
  • Asigurati-va ca ancora, hartile sau tabelele sunt usor de citit si de inteles;
  • Folositi imagini cu moderatie, asigurandu-va ca sunt utile prezentarii;
  • Utilizati game de culori placute, cu contrast ridicat si fonturi simple.

Stilul de prezentare – vorbiti cu incredere si autoritate pentru ca auditoriul sa fie atent si sa reactioneze. Luati in consideratie urmatoarele aspecte:

  • Tot ceea ce faceti trebuie sa aiba un scop;
  • Faceti pauze dupa ideile principale sau dupa prezentarea unui element vizual, pentru a le mari efectul;
  • Asigurati-va ca va conectati cu auditoriul si ca aveti control asupra dispozitivului de schimbare a slide-urilor;
  • Vorbiti suficient de tare pentru ca persoanele din spatele salii sa va poata auzi;
  • Demonstrati pasiune pentru subiect;
  • Fiti natural(a);
  • Transformati-va nervozitatea in energie creativa si entuziasm.
  1. Controlul mediului – pregatiti un plan pentru reducerea riscurilor care pot sa apara in timpul prezentarii:
  • Exersati prezentarea, asigurandu-va ca sunteti stapan pe materialul pe care trebuie sa il livrati. Secretul este sa pareti ca faceti prezentarea fara efort, astfel incat auditoriul sa se concentreze pe ceea ce spuneti, nu pe modul in care vorbiti.
  • Trebuie sa aveti intotdeauna un plan de rezerva pentru situatiile neprevazute.
  • Anuntati din start cand se vor putea pune intrebari si raspundeti politicos la acestea.
  • Terminati la timp, de fiecare data. Ultima impresie este la fel de importanta ca si prima pentru realizarea unei prezentari de impact.

CONCLUZII

Pentru a dezvolta structura unei prezentari de impact este nevoie de timp si multa practica. Puteti alege sa fiti prezentatori de nivel mediu, imitand pur si simplu ceea ce fac alti prezentatori, sau puteti realiza prezentari spectaculoase, interesante de la inceput pana la final, lasand publicului un mesaj puternic, de care sa-si aminteasca. Realizarea si structura unei prezentari de succes se invata, astfel incat eficienta comunicarii sa atinga un nivel ridicat.

BIBLIOGRAFIE

  1. Chris Anderson, 2013, How to Give a Killer Presentation, Harvard Business Review, www.hbr.org
  2. David Booth, Deborah Shames, Peter Desberg, 2010, Own the Room: Business Presentations that Persuade, Engage, and Get Results, McGraw-Hill eBooks
  3. Jerry Wistrom, 2005, 7 Easy Steps to Great Business Presentations, All Out Coaching LLC, Windsor
  4. Martin John Yate, Peter Sander, 2003, The Ultimate Business Presentations Book: Make a Great Impression Every Time, Kogan Page Limited, London
  5. Nancy Duarte,  2012, HBR Guide to Persuasive Presentations, Harvard Business Review Press, Boston, Massachusetts;
  6. www.quora.com
  7. www.mindtools.com

Register New Account
Reset Password
Shopping cart