Obiectivele comunicării – Planificarea și transmiterea corectă a mesajelor
Planificarea comunicării depinde de strategia organizației sau a departamentului, de obiectivele comunicării, elemente ce determină informațiile care trebuie transmise, dar depinde și de caracteristicile auditoriului: cunoștințele și abilitățile existente, interesele și factorii ce îl motivează, modul preferat de recepție a mesajelor (față în față sau online, individual sau în ședințe etc.), valorile și influențele culturale ale celor ce trebuie să modeleze mesajul etc.
Planificarea trebuie să pornească de la obiectivele comunicării și de la stabilirea publicului țintă, continuându-se cu creionarea mesajului, selectarea canalelor de comunicare, soluționarea eventualelor interferențe și stabilirea perioadei campaniei de comunicare. Indiferent dacă trebuie să transmiteți informații curente sau de importanță majoră, comunicarea eficientă începe cu o bună planificare.
Obiectivele și planificarea comunicării
Stabilirea obiectivelor comunicării reprezintă un proces esențial în construcția unui cadru strategic coerent, menit să ghideze acțiunile informaționale în interiorul și în exteriorul unei organizații. În absența unor obiective clar definite comunicarea riscă să devină fragmentată, ineficientă și lipsită de relevanță pentru publicurile țintă vizate.
Pasul 1: Planificarea comunicării
Planificarea comunicării constituie un proces fundamental în definirea și implementarea strategiilor organizaționale, având drept scop alinierea mesajelor transmise la obiectivele comunicării. În cadrul unui studiu de piață, această etapă are un rol esențial în identificarea direcțiilor de acțiune, precum și în optimizarea interacțiunii cu segmentele țintă.
Este imperativ ca procesul de planificare să fie riguros structurat, pornind de la o analiză detaliată a contextului organizațional, a mediului extern și a profilului publicului-țintă. În acest sens, se recomandă integrarea unor instrumente precum analiza SWOT, mapping-ul părților interesate (stakeholder mapping), precum și evaluarea climatului informațional existent.
Formularea clară a obiectivelor comunicării este punctul de plecare în construcția oricărui plan coerent. Aceste obiective trebuie să fie specifice, măsurabile, accesibile, relevante și încadrate în timp (criteriile SMART). Ele pot varia de la creșterea notorietății brandului, la susținerea unui proces de schimbare internă sau la consolidarea relațiilor cu partenerii externi.
O comunicare eficientă nu poate fi realizată în absența unei segmentări riguroase a audienței. În acest sens, este necesară o delimitare precisă a categoriilor de interlocutori, corelată cu o analiză comportamentală și psihosocială a acestora. Nivelul de acces la informație, preferințele de comunicare, canalele de informare uzuale și sensibilitățile culturale trebuie luate în considerare în elaborarea mesajului.
De asemenea, selecția canalelor de comunicare presupune o abordare strategică, bazată pe criterii de eficiență, relevanță și impact. Utilizarea unor mijloace tradiționale (e-mail, conferințe, ședințe) trebuie completată cu platforme digitale moderne (webinarii, podcasturi, rețele sociale), adaptate specificului fiecărui grup-țintă.
În scopul maximizării eficienței se recomandă anticiparea posibilelor bariere de comunicare (de ordin semantic, perceptiv sau logistic) și dezvoltarea unor mecanisme proactive de remediere. De exemplu, testarea mesajelor în focus grupuri înaintea lansării oficiale poate contribui semnificativ la ajustarea conținutului și a formei acestora.
În concluzie, planificarea comunicării reprezintă un demers strategic complex, care trebuie să răspundă în mod direct obiectivelor comunicării stabilite, să reflecte valorile organizaționale și să faciliteze construirea unui dialog eficient și coerent cu toți actorii implicați.
Pasul 2: Implementarea planului de comunicare
Implementarea planului de comunicare reprezintă etapa operațională în care direcțiile strategice formulate anterior sunt transpuse în acțiuni concrete. Această fază presupune mobilizarea resurselor umane, financiare și tehnologice necesare pentru atingerea obiectivelor comunicării, în conformitate cu liniile trasate în etapa de planificare.
Pentru ca procesul de comunicare să își dovedească eficiența este imperativ ca fiecare activitate să fie corect secvențiată, responsabilitățile să fie clar definite, iar termenele să fie stabilite realist și riguros respectate.
Coordonarea echipei de comunicare devine un factor critic, fiind necesară menținerea unei coerențe operaționale pe întreg parcursul derulării campaniei.
Implementarea presupune, de asemenea, gestionarea dinamică a canalelor de comunicare, în acord cu particularitățile audienței vizate. Se recomandă utilizarea unor mecanisme de comunicare multicanal, care să combine abordările formale și informale, sincrone și asincrone, online și offline. Alegerea acestor canale trebuie fundamentată pe cercetări de piață anterioare și pe profilul comportamental al publicului-țintă, pentru a asigura o penetrare optimă a mesajului.
Un alt aspect esențial îl constituie menținerea consistenței mesajului în toate punctele de contact. Toți comunicatorii implicați trebuie să fie instruiți corespunzător, astfel încât informația transmisă să fie unitară, precisă și adaptată în funcție de nivelul de înțelegere al receptorului.
Lipsa acestei coerențe poate genera confuzie, erodând încrederea și afectând negativ atingerea obiectivelor comunicării.
În procesul de implementare trebuie monitorizată în timp real receptivitatea publicului, prin intermediul unor instrumente precum chestionare de feedback, analiza traficului digital sau participarea în focus grupuri. Aceste date permit ajustarea rapidă a mesajului sau a canalelor utilizate, prevenind astfel eventualele deviații de la scopurile propuse.
Implementarea necesită o gestionare eficientă a riscurilor asociate comunicării, inclusiv a eventualelor situații de criză sau neînțelegeri publice. Se recomandă elaborarea unor protocoale de răspuns rapid, bazate pe scenarii anticipate, pentru a menține controlul asupra percepției publice.
În concluzie, implementarea planului de comunicare implică o succesiune de acțiuni deliberate, atent corelate, menite să transforme strategia într-un demers coerent și eficient. Doar printr-o execuție riguroasă și adaptabilă se pot atinge, în mod sustenabil, obiectivele comunicării și se poate asigura un impact pozitiv asupra imaginii organizaționale.
Pasul 3: Obținerea feedbackului și adaptarea comunicării
Etapa de evaluare continuă și adaptare a procesului de comunicare constituie un pilon esențial în asigurarea alinierii dintre mesajele transmise și obiectivele comunicării. Această fază are un caracter bidirecțional și implică atât colectarea de reacții din partea publicului-țintă, cât și ajustarea în timp real a strategiilor de comunicare, în funcție de datele obținute.
Feedbackul nu reprezintă doar o reacție punctuală, ci o sursă valoroasă de informații calitative și cantitative privind eficiența campaniei.
Acesta poate fi obținut prin metode variate, precum chestionare structurate, interviuri în profunzime, grupuri de discuție (focus grupuri), analiza comportamentului online (engagement, rată de click, timp de vizualizare) sau instrumente avansate de monitorizare a percepției publice.
Pentru ca procesul de feedback să fie relevant și acționabil, este necesară stabilirea unor indicatori de performanță (KPIs) care să reflecte în mod direct gradul de atingere al obiectivelor comunicării.
Printre acești indicatori se pot regăsi: nivelul de reținere a mesajului, rata de conversie, nivelul de satisfacție al publicului, nivelul de încredere sau modificarea atitudinilor și comportamentelor.
Pe baza acestor date este posibilă recalibrarea planului de comunicare, fie prin revizuirea conținutului mesajului, fie prin ajustarea canalelor utilizate ori prin modificarea frecvenței transmisiunilor.
Flexibilitatea în abordare devine astfel o condiție esențială pentru menținerea relevanței și eficienței comunicării pe termen mediu și lung.
De asemenea, adaptarea comunicării presupune și capacitatea organizației de a răspunde proactiv eventualelor disfuncționalități identificate în etapa de implementare. Lipsa receptivității, confuziile semantice sau distorsionările de mesaj trebuie corectate cu promptitudine, pentru a evita propagarea unor percepții negative sau inconsistente în rândul publicului.
Este important ca procesul de feedback și adaptare să nu fie perceput ca o acțiune de închidere a ciclului de comunicare, ci ca un mecanism de învățare organizațională continuă. Rezultatele evaluării trebuie documentate și integrate în bunele practici ale organizației, pentru a optimiza viitoarele inițiative de comunicare.
În concluzie, obținerea feedbackului și adaptarea comunicării reprezintă o componentă strategică, indispensabilă în procesul de atingere a obiectivelor comunicării. Printr-o evaluare sistematică și o reacție adaptivă, organizația își consolidează capacitatea de a comunica eficient, relevant și sustenabil într-un mediu concurențial în continuă schimbare.
Tipuri de comunicare în cadrul organizației
Finalizarea cu succes a unui proiect complex necesită o bună comunicare între membrii echipei. Astfel, putem defini comunicări sincrone (când procesul de comunicare are loc în același timp pentru toate părțile implicate), precum și comunicări asincrone (când părțile implicate nu sunt prezente în același timp în procesul de comunicare).
Testarea abilităților de comunicare într-o organizație poate ajuta la identificarea punctelor slabe și la îmbunătățirea acestora pentru eficientizarea comunicării între angajați, clienți și superiori.
Dacă membrii echipei lucrează în aceeași clădire, ei pot stabili întâlniri regulate pentru a discuta fizic, obținând răspunsuri mai rapide.
Multe proiecte sunt realizate de echipe care interacționează în primul rând prin intermediul comunicării electronice și, prin urmare, sunt numite echipe virtuale. Pentru a evita o comunicare greșită care poate dăuna încrederii și pentru a include membrii echipei într-o cultură a proiectului, echipa de proiect are nevoie de un plan astfel încât să comunice în mod eficient și în timp util.
Comunicare sincronă
Dacă toate părțile implicate în procesul de comunicare participă în același timp, comunicarea este sincronă. Un apel telefonic sau pe Skype este un exemplu de comunicare sincronă. Următoarele sunt exemple de comunicații sincron:
- Întâlnire live: adunarea membrilor echipei în aceeași locație
- Apel de conferință: un apel telefonic la care participă mai multe persoane
- Conferință audio: ca un apel de conferință, dar desfășurat online folosind diverse softuri precum Skype, Teams
- Conferință asistată de calculator: conferință audio cu o conexiune între computere care poate afișa un document sau o foaie de calcul care poate fi editată de ambele părți
- Videoconferință: similar cu o conferință audio, dar cu videoclipuri live ale participanților. Unele laptopuri au camere încorporate pentru a facilita videoconferințele
- IM (mesaje instant): schimb de mesaje text sau vocale folosind ferestre pop-up de pe ecranele computerului participanților
- Trimitere text: schimb de mesaje text între telefoane mobile, pagere sau asistenți digitali personali (PDA) – dispozitive care dețin un calendar, o listă de contacte, o listă de activități și alte programe de asistență
Comunicare asincronă
A reuni o echipă în același timp poate fi o provocare, mai ales dacă membrii acesteia își desfășoară activitatea în țări sau continente diferite, existând astfel și o diferență de fus orar.
Cu toate acestea, în măsura în care sunt stabilite obiectivele comunicării și o planificare în acest sens, proiectul se poate desfășura în condiții foarte bune fără a fi necesar neapărat ca părțile să fie prezente în același timp. Acest tip de comunicare este asincron. Există mai multe opțiuni de comunicare asincronă.
- Corespondența prin poștă/curier. Multe companii preferă ca documentele fiscale – precum contracte, anexe, acte adiționale – să fie semnate personal de către un reprezentant autorizat al fiecărei părți din contract. Dacă sunt necesare mai multe semnături, acest lucru poate dura săptămâni întregi pentru a obține semnăturile de la toate persoanele implicate. Cu toate acestea pentru a reduce timpul puteți opta pentru o livrare a corespondenței în sistem de urgență, astfel încât coletul să fie livrat către destinatar cel târziu a doua zi.
- Fax. Faxurile există de mult timp și se bucură de un nivel ridicat de încredere pentru transmiterea documentelor cu acuratețe. Deși poate părea arhaică trimiterea documentelor prin fax, în multe dintre țări un contract semnat primit prin fax este legal, dar o imagine scanată primită pe e-mail nu este la fel de legală.
- E-mail. Poșta electronică (e-mailul) este utilizată pe scară largă pentru a coordona proiecte și pentru a comunica cu membrii echipei. Are mai multe avantaje, printre care: informațiile pot fi trimise unei liste de membri ai echipei; mesajele pot fi salvate pentru a documenta procesul în caz de neînțelegere sau comunicare greșită; fișierele pot fi atașate și distribuite.
- Blogul proiectului. Un blog este un jurnal online care poate fi privat, partajat prin invitație sau pus la dispoziția publicului larg.
- Jurnal de business. Unii manageri de proiect țin un jurnal în care rezumă provocările, victoriile și deciziile pe care le-au luat. Ei revin la acest jurnal la o dată ulterioară pentru a-și revizui procesul de luare a deciziilor, după ce rezultatele acestor decizii sunt cunoscute, pentru a vedea dacă pot învăța din greșelile lor. Multe decizii în managementul de proiect sunt luate când se cunosc informații incomplete despre proiect, iar reflectarea asupra deciziilor anterioare este importantă pentru dezvoltarea ca manager de proiect.
Comunicare prin diverse noi tehnologii
Noile tehnologii de comunicare electronică apar cu o frecvență tot mai mare. Utilizarea unei noi tehnologii necunoscute echipei crește complexitatea tehnologiei, ceea ce poate cauza întârzieri și crește costurile. Pentru a decide dacă o nouă tehnologie ar trebui inclusă într-un plan de comunicare, căutați răspunsuri la următoarele întrebări:
- Oferă noua tehnologie de comunicare un avantaj competitiv pentru proiect prin reducerea costurilor, economisirea timpului sau prevenirea greșelilor?
- Are echipa de proiect expertiza pentru a învăța rapid noua tehnologie?
- Oferă compania asistență, cum ar fi un birou de asistență și servicii de echipamente pentru noua tehnologie de comunicare?
- Care este costul instruirii și implementării în termeni de timp și bani?
Beneficiile unui plan de comunicare
Un plan de comunicare bine realizat vă poate ajuta să transmiteți informațiile potrivite părților interesate de proiect. Părțile interesate executive nu trebuie să fie notificate despre fiecare detaliu al proiectului – în mod similar, fiecare membru al echipei de proiect ar putea să nu fie necesar să participe la o conferință telefonică cu partenerii dumneavoastră externi.
Mai puțină comutare între aplicații
Conform unui studiu în care au fost intervievați peste 13.000 de lucrători la nivel mondial, s-a constatat că un lucrător mediu schimbă chiar și 10 aplicații de până la 25 de ori pe zi.
În loc să se concentreze pe munca de mare impact sau chiar să colaboreze eficient cu membrii echipei lor, lucrătorii își petrec ore întregi în încercarea pur și simplu de a-și da seama unde ar trebui să comunice, ori comunică aceeași informație prin mai multe aplicații, întrucât nu primesc feedback-ul necesar de la început.
Un plan de comunicare poate elimina acest lanț de incertitudine. De exemplu, dacă echipa dumneavoastră știe că veți comunica despre muncă doar într-un instrument de gestionare a muncii, ei pot căuta informații-cheie acolo, în loc să caute prin dosare de documente, mesaje Slack și mai multe lanțuri de e-mail.
Atunci când știți că un membru al echipei lucrează doar tangențial la proiect – și este conectat doar în timpul rapoartelor de nivel înalt – nu îl veți deranja cu o întrebare despre momentul în care urmează să fie livrat următorul proiect.
Colaborarea în echipă
Colaborarea în echipă nu este un proces fără efort care se întâmplă de la sine – este o abilitate pe care dumneavoastră și echipa trebuie să o construiți. Ca parte a unei colaborări eficiente cu echipa dumneavoastră, este important să clarificați aspectele neclare, să stabiliți obiectivele comunicării și să creați o planificare în acest sens, care va ajuta membrii echipei, în special pe cei care lucrează la distanță.
Dacă echipa nu se simte sigură deoarece încă încearcă să-și dea seama cum sau unde să comunice, este important să le transmiteți modul de comunicare pentru o mai bună relaționare.
Planul de comunicare este o șansă de a clarifica unde ar trebui să comunice membrii echipei. În funcție de nivelul de detaliu, puteți include, de asemenea, când membrii echipei ar trebui să comunice și să clarificați convențiile echipei cu privire la setarea modului „Nu deranja” sau amânarea notificărilor.
Prin furnizarea acestor îndrumări, eliminați în mod eficient una dintre cele mai mari bariere în calea comunicării și colaborării ușoare între membrii echipei. Atunci când membrii echipei știu unde să comunice și, la fel de important, unde să nu comunice, pot fi siguri că trimit mesajul potrivit la momentul potrivit.
Mai puține activități secundare și repetitive
În prezent, conform studiului efectuat în urma sondajului, persoanele care lucrează preponderent la calculator își petrec 60% din timp realizând diverse activități secundare.
Acest tip de activități se referă în special la: căutarea de documente în format online sau print, urmărirea aprobărilor fizice sau în diverse aplicații, comutarea între aplicații, urmărirea stării proiectelor, realizarea constantă de rapoarte detaliate solicitate de management – în general, făcând lucruri care iau timp de la munca de impact.
O parte dintre aceste activități secundare ar putea fi diminuată dacă se creează încă de la început un plan de comunicare, luându-se în considerare și obiectivele comunicării pentru obținerea unor rezultate eficiente la nivel de proiect. De aceea, un bun management al activităților este esențial.
Dacă membrii echipei nu au o idee clară despre locul unde sunt partajate informațiile – lucruri precum planul proiectului sau calendarul proiectului – atunci vor trebui să caute mai multe instrumente sau să solicite altor membri ai echipei pentru a obține informațiile potrivite, fără a se pierde timp prea mult cu căutarea acestora.
A nu crea un plan de comunicare poate conduce la mai multă muncă, sarcini repetitive, neclaritate, iar în unele situații – posibil muncă duplicativă, dacă mai multe persoane din cadrul echipei lucrează la același task fără să discute în prealabil între ele.
Importanța comunicării în cadrul unei companii
Importanța comunicării în cadrul unei companii este dată de faptul că facilitează desfășurarea activității și atingerea obiectivelor, contribuind la: informare, concentrarea și coordonarea eforturilor, asumarea obiectivelor, consolidarea culturii organizaționale, optimizarea comunicării organizaționale etc.
O bună comunicare se aseamănă unui bun plan de marketing: dispuneți de un mesaj (produs) pe care trebuie să îl transmiteți (vindeți) auditoriului (clienților), într-o manieră atractivă și prin mijloace corespunzătoare, astfel încât beneficiile aduse să surclaseze punctele slabe (preț vs. beneficii).
Concluzii
Comunicarea reprezintă un pilon esențial în arhitectura oricărui proiect sau demers organizațional. Concluziile desprinse evidențiază faptul că un plan de comunicare bine structurat contribuie direct la atingerea obiectivelor generale ale proiectului, facilitând alinierea între așteptările părților implicate și direcțiile strategice ale organizației. Planificarea atentă, care include definirea clară a obiectivelor comunicării, identificarea publicului-țintă și selecția riguroasă a canalelor, creează cadrul necesar pentru o comunicare coerentă și eficientă.
Implementarea riguroasă a acestui plan, susținută de o coordonare operațională bine condusă, asigură transpunerea fidelă a intențiilor comunicate și permite un control activ asupra mesajelor transmise. Consistența, adaptabilitatea și coerența în execuție sunt condiții indispensabile pentru succesul oricărui proces comunicațional.
Comunicarea eficientă presupune o evaluare constantă și o disponibilitate reală de ajustare în funcție de reacțiile și nevoile audienței. Colectarea de feedback și capacitatea de adaptare devin astfel elemente strategice care transformă comunicarea într-un proces dinamic, participativ și orientat spre rezultate.
În contextul actual, în care tehnologia redefinește modalitățile de lucru, alegerea instrumentelor potrivite de comunicare – sincrone sau asincrone – trebuie să fie rezultatul unei analize atente a complexității proiectului, a disponibilității resurselor și a profilului echipei.
Noile tehnologii oferă oportunități semnificative de optimizare, dar implică și riscuri legate de curba de învățare, costuri și nivelul de suport tehnic disponibil.
