CADRUL STRATEGIC AL COMUNICARII – abordarea holistica a comunicarii
Pentru a comunica eficient, atat verbal, cat si in scris, atat online, cat si offline, tinand cont de contextul cultural si strategic al organizatiei, utilizati acest Cadru Strategic al Comunicarii (strategie de comunicare).
Organizatiile sunt create, organizate si mentinute prin comunicare. Comunicarea este posibila doar intr-un context cultural organizational, utilizat si in vederea interpretarii comunicarii. In cadrul firmelor, comunicarea trebuie sa fie strategica, definita de obiective, analize, sinteze si implementare, oferind in acelasi timp un avantaj competitiv.
Abordarea holistica a comunicarii, din perspectiva lui Rouse&Rouse (2002), presupune realizarea a patru strategii (Figura 1): strategia comunicatorului (formularea si codificarea mesajului); strategia auditoriului (decodificare si interpretarea mesajului); strategia mesajului (transmiterea efectiva a acestuia); strategia canalului de comunicare (selectarea canalului si interactiunile mesajului). Intreg procesul trebuie gandit si inteles in contextul cultural si strategic specific.
Figura 1. Strategii de abordare holistica a comunicarii, dupa Rouse&Rouse (2002)
ORIGINEA CONCEPTULUI – Strategie de comunicare
Michael si Sandra Rouse au dezvoltat si publicat in anul 2002, in cartea „Business Communications: A Cultural and Strategic Approach”, un Cadru Strategic al Comunicarii Holistice, care orienteaza utilizatorii in procesul planificarii mesajelor si evitarii barierelor de comunicare, facilitand obtinerea unui raspuns din partea auditoriului.
MOD DE ABORDARE IN APLICAREA CONCEPTULUI – Strategie de comunicare
O strategie de comunicare presupune:
- Identificarea motivului pentru care este necesara comunicarea, incluzand rezultatele dorite;
- Evaluarea credibilitatii comunicatorului si identificarea modalitatilor in care increderea auditoriului in comunicator si mesaj poate fi imbunatatita;
- Evaluarea valorilor culturale si ideilor auditoriului, in vederea adaptarii mesajului la contextul cultural; asigurati-va ca intelegeti cultura organizationala si nationala si ca va completati abilitatile de comunicare interculturala;
- Stabilirea obiectivelor comunicarii, atat generale, cat si specifice; examinati cu grija obiectivul comunicarii, deoarece acesta va determina eficienta urmatoarelor trei elemente ale Cadrului Strategic al Comunicarii Holistice; scrieti o declaratie simpla si directa care sa defineasca scopul sau obiectivul comunicarii dumneavoastra.
Strategia auditoriului presupune:
- Cunoasterea profilului auditoriului: a nevoilor, educatiei si nivelului abilitatilor membrilor acesteia; a existentei sub-grupurilor cu nevoi diferite; a cunostintelor lor cu privire la comunicator si subiectul mesajului; a aspectelor ce ii motiveaza; astfel, se va elabora un mesaj potrivit intereselor, asteptarilor si intelegerii acesteia;
- Motivarea auditoriului in vederea actiunii in conformitate cu mesajul transmis.
Privind din perspectiva audientei, trebuie sa luati in considerare dorintele, nevoile, educatia si nivelul abilitatilor membrilor acesteia. In acest fel, puteti elabora un mesaj care sa se potriveasca intereselor, asteptarilor si intelegerii lor. Ganditi-va cum va puteti adresa nevoilor distincte ale diferitelor grupuri din auditoriul dumneavoastra, bazandu-va pe instrumente de segmentare a pietei. Luati in considerare ce anume doresc membrii auditoriului de la dumneavoastra si cum vor beneficia de aceste lucruri din comunicarea cu dumneavoastra.
Strategia mesajului presupune:
- Stabilirea stilului mesajului: de persuasiune, de informare sau de consultare; formal, informal sau mixt; prezentarea ideii sau a argumentelor mai intai; modalitati de indemn la actiune;
- Stabilirea structurii mesajului si a elementelor ce vor fi accentuate in mesaj.
Cand va ganditi la mesaj, trebuie sa tineti cont si de reactia probabila a publicului dumneavoastra. Credeti ca audienta va fi de acord cu ceea ce spuneti? Daca membrii audientei sunt persoane ocupate, ati putea sa aveti o abordare directa. Pentru aceasta, comunicati intai ideea principala, iar apoi continuati cu argumente de sustinere.
Este posibil ca membrii auditoriului dumneavoastra sa dezaprobe ceea ce veti spune; dispun de timp pentru a asculta sau a citi o comunicare lunga? Daca da, ati putea sa utilizati o abordare mai putin directa pentru mesajul dumneavoastra. Includeti intai argumentele de suport, urmate de scopul principal al comunicarii.
Cand va elaborati mesajul, ganditi-va cum puteti face audienta sa stie ce sa retina din ceea ce citeste si asigurati-va ca ati terminat comunicarea cu o motivatie clara care indeamna la actiune.
Strategia canalului de comunicare presupune identificarea celor mai eficiente canale de transmitere a mesajului in functie de particularitatile auditoriului si ale mesajului: preferinta auditoriului pentru online sau offline, cultura auditoriului cu privire la modalitatile de comunicare, necesitatea existentei unei inregistrari a comunicarii (posibila prin e-mail, imposibila prin telefon sau fata in fata), cadrul temporal si financiar al transmiterii mesajului, complexitatea mesajului, necesitatea feedback-ului etc. Daca mesajul este complex sau exista posibilitatea sa fie inteles gresit de unele persoane, alegeti canalul care va permite sa monitorizati intelegerea mesajului si necesitatea masurilor corective.
Tineti minte ca acel canal ales poate determina in mod direct cat de bine a inteles audienta mesajul dumneavoastra. Daca mesajul este complex sau exista posibilitatea sa fie inteles gresit de unele persoane, alegeti canalul care va permite sa monitorizati daca membrii audientei au inteles mesajul si, daca este necesar, sa luati masuri corective.
CONCLUZII – Strategie de comunicare
Acest cadru al Strategiei de comunicare ghideaza utilizatorii prin procesul planificarii si organizarii mesajelor, ajutand la evitarea barierelor de comunicare, crescand intelegerea mesajelor transmise si facilitand obtinerea raspunsului din partea audientei.
Cadrul poate fi utilizat in planificarea diferitelor tipuri de comunicare, cum ar fi apelurile telefonice, rapoartele, email-urile si prezentarile.
In concluzie, putem spune ca, in orice aspect legat de activitatea unei organizatii, comunicarea este esentiala. Ea reprezinta cheia pentru optimizarea cooperarii si intelegerii. Printr-o comunicare eficienta, orice echipa poate atinge adevarate performante si poate veni cu solutii inovative care sa ofere un avantaj competitiv companiei din care face parte. Drept urmare, comunicarea eficienta si imbunatatirea continua a abilitatilor de comunicare trebuie incurajate in orice organizatie.
BIBLIOGRAFIE
- Michael J. Rouse, Sandra Rouse (2002). Business Communications: A Cultural and Strategic Approach. Thomson Learning
- www.slideshare.net/engelby/service-and-communication-introduction
- www.mindtools.com
- Thomas Means, Business Communication, Cengage Learning, 2009
- Richard Blundel, Effective Business Communication: Principles and Practice for the Information Age, Prentice Hall, 1998
- Sampat Mukherjee, Organisation & Management And Business Communication, New Age International, 2005
- Mary Ellen Guffey, Richard Almonte, Essentials of Business Communication, Cengage Learning, 2009
