Matricea Competențelor – Dezvoltarea skill-urilor profesionale
Matricea Competențelor este un instrument esențial în procesul de evaluare a angajaților, având scopul de a identifica nivelul de pregătire necesar pentru ocuparea unui post și de a determina candidatul cel mai potrivit. De asemenea, aceasta ajută la previzionarea necesității de instruire și dezvoltare continuă a personalului.
Competențele sunt cunoștințele și abilitățile măsurabile și observabile, necesare angajaților pentru ocuparea posturilor, ce pot fi grupate în trei categorii: funcționale (competențe tehnice, necesare pentru prestarea efectivă a muncii), manageriale (capacitatea de a lucra eficient cu alte persoane) și comportamentale (abilități de relaționare inter-umană).
Matricea Competențelor este un instrument pe care se bazează dezvoltarea abilităților și creșterea în performanța profesională.
Matricea competențelor – Ce este?
Termenul competență a apărut în 1959 (White), însă doar în 1970, Lundberg a definit conceptul în forma sa actuală. Numeroși autori au dezvoltat conceptul (McClelland, 1973; Gilbert, 1978; Klarsfeld, 2000 etc.), în prezent, competențele reprezentând cunoștințele și abilitățile măsurabile și observabile necesare angajaților pentru ocuparea posturilor.
Matricea competențelor este un model, adesea reprezentat grafic, al competențelor necesare și existente într-o organizație în general, dar și la nivelul posturilor. Aceasta este utilă în identificarea domeniilor în care angajații trebuie să își dezvolte mai departe competențe, în identificarea candidaților interni sau externi potriviți pentru ocuparea unui post de conducere, în evaluarea angajaților în vederea recompensării lor etc.
Matricea nu se va ocupa doar cu descrierea postului ori cu prezentarea abilităților tehnice necesare, ci și cu prezentarea abilităților manageriale și comportamentale. În identificarea competențelor necesare dezvoltării și implementării conceptului, pot fi avute în vedere următoarele categorii:
- meta-competențe: sunt competențe care presupun ca angajații să învețe pe cont propriu să se adapteze la schimbările din mediul intern și extern organizației.
- competențe esențiale: sunt acele competențe asociate atribuțiilor din fișa postului, ce contribuie la desfășurarea propriu-zisă a activității la nivel de post, departament și organizație;
- competențe dorite: includ competențele secundare asociate sarcinilor ce contribuie indirect la activitatea companiei (ex.: luarea deciziilor);
- competențe opționale: această categorie de competențe este necesară, însă contribuie mai puțin la activitatea de bază a companiei (ex.: propuneri de inovare, recomandări către colegi).
Dezvoltarea abilităților pentru creșterea performanței profesionale
Dezvoltarea unui cadru relevant al competențelor presupune un efort considerabil, în care sunt necesare: implicarea angajaților pentru identificarea corectă a competențelor necesare și a nivelului de însușire a acestora; comunicarea anterioară procesului realizării matricei, pentru a evita rezistența și a se asigura implementarea eficientă a cadrului; includerea competențelor relevante pentru respectivul post, departament sau organizație.
Dezvoltarea Matricei Competențelor presupune înțelegerea în profunzime a rolurilor din cadrul organizației, aspect ce se poate realiza prin: utilizarea unei liste predefinite de competențe standard și adaptarea acesteia la nevoile specifice ale companiei; apelarea la consultanți externi în vederea dezvoltării unui cadru al competenței specific organizației; crearea unui cadru general al competențelor din organizație și utilizarea acestuia ca element de bază pentru dezvoltarea cadrelor specifice unor departamente sau posturi.
Procesul de dezvoltare a Matricei Competenței implică parcurgerea unui anumit set de pași. Fiecare pas presupune derularea unor activități cheie care îi vor stimula pe angajați să accepte și să utilizeze cadrul final: unui anumit set de pasi. Fiecare pas presupune derularea unor activitati cheie care ii vor stimula pe angajati sa accepte si sa utilizeze cadrul final:
Pasul 1 – Pregătirea
Stabiliți și comunicați scopul înainte de a începe analiza posturilor din cadrul organizației și identificarea elementelor esențiale pentru asigurarea succesului. Modalitatea de utilizare a matricei trebuie să influențeze atât persoanele implicate în crearea acesteia, cât și pe cele care vor furniza informațiile necesare. De exemplu, o matrice concepută pentru ocuparea unui post vacant va fi detaliată și specifică, în timp ce un cadru de evaluare a compensatiilor va trebui să acopere o gamă mai largă de roluri.
Formarea unei echipe de dezvoltare a matricei – este esențial să includeți angajați din toate domeniile de activitate ale organizației care vor utiliza matricea. De asemenea, trebuie să aveți în vedere evoluția organizației pe termen lung și să mențineți matricea de competențe actualizată și relevantă.
Pasul 2 – Colectarea informațiilor
Este imperios necesar să aplicați tehnici adecvate pentru obținerea informațiilor, având în vedere că relevanța datelor colectate contribuie direct la precizia matricei de competențe. În acest proces, puteți utiliza următoarele metode:
- Observarea – urmăriți angajații în timpul desfășurării activităților lor, în special pentru posturile care presupun activități fizice, ușor de observat și evaluat.
- Intervievarea angajaților – realizați discuții individuale sau grupuri de interviuri. De asemenea, este recomandat să intervievați superiorii ierarhici ai postului evaluat, pentru a înțelege competențele necesare îndeplinirii eficiente a rolului respectiv.
- Realizarea unui sondaj – aplicarea unui sondaj de opinie este o metodă eficientă de colectare a datelor. Este crucial să formulați întrebări clare și să țineți cont de aspectele de fiabilitate și validitate ale acestora. Alternativ, puteți achiziționa chestionare standard de analiza posturilor, în cazul în care nu doriți să creați propriile chestionare.
- Analiza activității – examinați instrumentele, metodele și tehnicile utilizate în desfășurarea activității specifice postului pentru care este concepută matricea. În acest sens, puteți lua în considerare: planul de afaceri al organizației, strategii și obiective organizaționale, principii de guvernanță, descrierea postului, problemele de conformitate, previziunile economice sau cerințele clienților și furnizorilor.
Se recomandă utilizarea unei game variate de tehnici pentru a obține rezultate optime. De asemenea, este esențial ca informațiile colectate să fie înregistrate și să fie gestionate cu responsabilitate.
Pasul 3 – Construirea matricei
Această etapă reprezintă fundamentul procesului de dezvoltare a matricei de competențe și presupune o analiză detaliată și structurată a tuturor comportamentelor și abilităților necesare pentru fiecare poziție din cadrul organizației. În acest context va fi necesar să parcurgeți o serie de etape care vor contribui la formarea unei matrici coerente și precise, capabile să reflecte cu exactitate cerințele posturilor analizate.
- Gruparea declarațiilor – Primul pas implică o revizuire atentă a tuturor informațiilor colectate și o organizare logică a acestora. Membrii echipei vor fi instruiți să grupeze declarațiile într-o serie de categorii, cu scopul de a construi un cadru clar de competențe. Aceste categorii vor fi esențiale pentru procesul de construcție a matricei și ar putea include, de exemplu: competențe tehnice, competențe manageriale și competențe comportamentale. Gruparea eficientă a acestora va constitui baza pe care se vor construi structuri de competențe din ce în ce mai detaliate.
- Crearea subgrupelor – În cadrul fiecărei grupe de competențe, va fi necesar să se creeze subgrupe specifice, fiecare adresând comportamentele sau abilitățile relevante pentru activitatea de zi cu zi. De exemplu, subgrupurile din cadrul competențelor tehnice vor include comportamente ce reflectă aplicarea practică a cunoștințelor tehnice specifice. Astfel, matricea va deveni o reprezentare completă și detaliată a cerințelor pentru fiecare post în parte.
- Identificarea competențelor – Acesta este un pas esențial, deoarece presupune ca echipa de dezvoltare să identifice, cu precizie, competențele care sunt relevante pentru fiecare subcategorie. Fiecare competență trebuie să fie clar definită și să fie reprezentativă pentru nevoile specifice ale postului în discuție. În această etapă, nu doar competențele tehnice vor fi luate în considerare, dar și cele comportamentale sau manageriale care sunt critice pentru succesul postului respectiv.
- Stabilirea nivelului necesar pentru fiecare competență – Este imperios necesar să fie stabilite criterii clare pentru fiecare competență și subcategorie, specificând nivelul de competență necesar pentru succesul în îndeplinirea atribuțiilor postului. Aceasta presupune definirea unor nivele precise de competență, cum ar fi: începător, învățăcel, priceput și expert. Aceste niveluri vor reflecta gradul de complexitate și de responsabilitate cerut de fiecare post în parte, facilitând procesul de evaluare ulterioară.
- Revizuirea competențelor în urma feedback-ului expertului – În această etapă feedback-ul extern devine esențial. Consultarea cu experți din diferite domenii, industrii și sectoare va permite validarea și rafinarea matricii de competențe. În cadrul acestui proces, este important să răspundeți la întrebări fundamentale pentru fiecare comportament sau competență inclusă:
- Este acest comportament demonstrat de persoane care își îndeplinesc sarcinile într-un mod eficient și optim?
- Este acest tip de comportament relevant și esențial pentru performanța efectivă a postului?
- Validarea matricei competențelor – Odată ce toate etapele anterioare au fost finalizate matricea competențelor va trebui validată. Aceasta presupune o evaluare finală, care va include teste de validitate internă și externă, astfel încât să se garanteze că matricea este completă, exactă și relevantă pentru cerințele organizației.ste unul complex și dificil, însă nivelul sporit de înțelegere și corelare dintre rolurile individuale și performanța organizațională justifică efortul.
Pasul 4 – Implementarea
Faza de implementare a matricei este una fundamentală, iar succesul său depinde în mare măsură de modul în care va fi comunicat și integrat procesul în cadrul organizației. Toți angajații implicați trebuie să înțeleagă în detaliu cum a fost dezvoltată matricea, cum va fi utilizată și actualizată periodic, și care sunt beneficiile acestui instrument în gestionarea competențelor. O implementare eficientă presupune următoarele direcții principale:
- Corelarea cu obiectivele afacerii – Este esențial să realizați legătura între competențele individuale și obiectivele organizaționale. Aceste conexiuni vor asigura că matricea nu doar reflectă nevoile posturilor, ci și contribuie activ la îndeplinirea viziunii și valorilor companiei.
- Recompensarea competențelor – Verificați dacă politica organizațională și procedurile de resurse umane sunt aliniate pentru a sprijini recompensarea competențelor identificate ca fiind esențiale pentru succesul organizației. Aceasta poate include recompense financiare sau non-financiare pentru angajații care demonstrează performanță excelentă în aplicarea competențelor dorite.
- Organizarea de sesiuni de training și coaching – În vederea dezvoltării continue a competențelor, este imperios necesar să organizați sesiuni de training și coaching. Acestea vor contribui la formarea și perfecționarea continuă a angajaților, asigurându-se astfel că ei rămân la curent cu schimbările din industrie și cu cerințele postului.
- Realizarea matricei într-un format ușor de utilizat – Un aspect important al implementării este să vă asigurați că matricea este ușor accesibilă și poate fi utilizată eficient de toți utilizatorii săi. Evitați arhivarea acesteia într-un format inaccesibil, care ar putea reduce utilizarea sa practică. Matrizele trebuie să fie accesibile, clare și ușor de adaptat la nevoile dinamice ale organizației.
- Comunicarea – Implementarea trebuie să fie tratată cu seriozitate, ca orice alt proiect major de schimbare. O comunicare deschisă și transparentă va încuraja adoptarea matricei, iar implicarea activă a tuturor părților va contribui la succesul implementării. Cu cât procesul de implementare este mai bine gestionat, cu atât rezultatele vor fi mai remarcabile, iar acceptarea acestuia în cadrul organizației va fi mai rapidă și mai eficientă.
Astfel, procesul de elaborare și implementare a matricei competențelor nu doar că va facilita o mai bună gestionare a resurselor umane, dar va asigura și alinierea acestora la obiectivele strategice ale organizației, sprijinind în mod activ creșterea și succesul acesteia pe termen lung.
Legătura dintre Matricea competențelor și strategia de HR
Legătura dintre matricea competențelor și strategia de resurse umane este fundamentală în consolidarea unei organizații orientate spre performanță și dezvoltare durabilă. Matricea competențelor se constituie într-un instrument esențial care facilitează alinierea dintre nevoile de business și potențialul uman al organizației.
În cadrul strategiei de resurse umane matricea competențelor sprijină procesul de identificare și gestionare a talentelor, oferind o imagine detaliată asupra nivelului de pregătire al angajaților și asupra compatibilității acestora cu cerințele posturilor sau ale proiectelor strategice.
Prin cartografierea precisă a competențelor existente și necesare, matricea asigură o fundamentare obiectivă a proceselor de recrutare, selecție și promovare, contribuind la ocuparea optimă a pozițiilor cheie din organizație.
De asemenea, matricea devine un element central în construirea planurilor de succesiune și mobilitate internă, sprijinind identificarea angajaților cu potențial de dezvoltare pentru roluri viitoare sau pentru extinderea responsabilităților curente. Integrarea acestui instrument în politica de dezvoltare profesională permite elaborarea unor programe de formare și dezvoltare aliniate nevoilor reale ale organizației, reducând astfel riscurile asociate cu decalajele de competențe și favorizând retenția personalului.
Matricea competențelor susține și dezvoltarea unui cadru coerent pentru evaluarea performanței, întrucât facilitează stabilirea unor criterii clare și măsurabile, adaptate specificului fiecărui post și fiecărei arii de activitate. Totodată, aceasta contribuie la elaborarea unor politici echitabile de recompensare, bazate pe nivelul de competențe și contribuția adusă de angajați la atingerea obiectivelor organizaționale.
Prin urmare, integrarea matricei competențelor în strategia de resurse umane determină o corelare strânsă între performanța individuală și cea organizațională, susținând dezvoltarea unei culturi corporative centrate pe excelență, adaptabilitate și competitivitate.
Provocări frecvente în elaborarea și aplicarea matricei
Provocările frecvente în elaborarea și aplicarea matricei competențelor derivă atât din complexitatea procesului de definire și implementare a acestui instrument, cât și din specificul fiecărei organizații.
Una dintre dificultățile majore este reprezentată de rezistența la schimbare manifestată de angajați și, uneori, chiar de managementul de nivel superior. Introducerea matricei poate genera percepția unui control suplimentar sau a unei evaluări suplimentare a performanței, ceea ce poate conduce la diminuarea implicării și la scăderea deschiderii față de proces.
Succesul elaborării și aplicării matricei depinde în mare măsură de calitatea comunicării interne și de modul în care beneficiile sunt explicate și înțelese la toate nivelurile organizației.
O altă provocare semnificativă constă în definirea corectă și completă a competențelor, mai ales în cazul competențelor transversale sau comportamentale, care sunt dificil de cuantificat și de standardizat. Lipsa unor criterii precise de măsurare a competențelor soft poate afecta acuratețea matricei și poate limita valoarea sa strategică.
De asemenea, alinierea insuficientă dintre competențele identificate și obiectivele strategice ale organizației poate reduce relevanța și eficiența matricei. În absența unei corelări clare între direcțiile de dezvoltare ale companiei și competențele necesare pentru susținerea acestora, matricea poate deveni un instrument static, cu utilitate limitată.
O altă dificultate este legată de actualizarea deficitară a matricei. Într-un mediu de afaceri caracterizat prin dinamism și transformări rapide menținerea matricei la zi reprezintă un demers esențial pentru a reflecta corect cerințele fluctuante ale pieței, ale tehnologiei și ale organizației însăși.
Nu în ultimul rând, resursele limitate (timp, buget, expertiză) pot îngreuna procesul de elaborare și aplicare a matricei competențelor. Elaborarea unui instrument adaptat specificului organizațional și validarea sa necesită implicarea mai multor părți interesate și o investiție constantă în resurse umane și financiare.
Gestionarea eficientă a acestor provocări presupune o abordare integrată, bazată pe implicarea activă a tuturor actorilor organizaționali, o comunicare transparentă și un proces de adaptare continuă a matricei la realitățile interne și externe ale companiei.
Corelarea cu alte instrumente de HR
Corelarea matricei competențelor cu alte instrumente de resurse umane reprezintă o practică esențială pentru maximizarea impactului acesteia asupra proceselor decizionale și a performanței organizaționale.
Matricea competențelor nu funcționează ca un instrument izolat, ci este integrată în ansamblul mecanismelor strategice ale departamentului de resurse umane, generând sinergii importante în cadrul politicilor și proceselor interne.
- Integrarea în sistemul de evaluare a performanței: matricea competențelor oferă o bază solidă pentru stabilirea criteriilor de evaluare, facilitând aprecierea obiectivă a nivelului de pregătire profesională și a performanței individuale. Evaluările devin astfel mai precise și mai relevante pentru obiectivele organizaționale.
- Corelarea cu planurile de dezvoltare individuală (PDI): prin utilizarea matricei, organizația poate construi programe de formare personalizate, adaptate specificului fiecărui angajat și fiecărui post, sprijinind dezvoltarea continuă a competențelor critice.
- Identificarea și gestionarea gap-urilor de competențe: matricea contribuie la analiza detaliată a decalajelor dintre competențele existente și cele necesare implementării strategiei organizaționale, servind drept fundament pentru planurile de dezvoltare și intervenție.
- Optimizarea proceselor de recrutare și selecție: prin alinierea profilului candidatului cu competențele stabilite în matrice, procesul de recrutare devine mai eficient și mai bine calibrat cerințelor specifice fiecărui post.
- Suport pentru mobilitatea internă și planurile de succesiune: matricea facilitează identificarea angajaților cu potențial de creștere și a celor pregătiți pentru a prelua roluri strategice, contribuind la dezvoltarea durabilă a capitalului uman.
Corelarea matricei competențelor cu aceste instrumente asigură un cadru integrat, capabil să sprijine dezvoltarea organizațională și să optimizeze procesele de gestionare a resurselor umane.
Concluzii
Crearea unei matrice a competențelor reprezintă o metodă eficientă de evaluare, menținere și monitorizare a cunoștințelor, abilităților și caracteristicilor personalului din cadrul organizației.
Matricea facilitează măsurarea nivelurilor actuale de competență, asigurând premisele ca angajații să dețină expertiza necesară pentru a contribui la generarea de valoare adăugată organizației. Totodată, aceasta sprijină procesul decizional în ceea ce privește recrutarea de talente, retenția angajaților și definirea strategiilor de succesiune.
Identificarea comportamentelor și a abilităților specifice fiecărui rol susține procesul de bugetare și planificare a nevoilor de training și dezvoltare la nivel organizațional.
Procesul de elaborare a matricei competențelor se distinge prin complexitate și grad ridicat de dificultate. Pentru obținerea unor rezultate relevante, este recomandată implicarea persoanelor care ocupă posturile vizate, în vederea descrierii obiective a comportamentelor și competențelor existente.
Nivelul sporit de înțelegere și corelare dintre rolurile individuale și performanța organizațională validează efortul investit în dezvoltarea acestui instrument. Dispunerea unui set predefinit de competențe pentru fiecare poziție din cadrul organizației constituie un reper clar pentru personal, indicând comportamentele și standardele profesionale apreciate și susținând, astfel, un cadru propice valorificării potențialului individual.
