DIAGRAMA DE FLUX – ANALIZA ETAPELOR UNUI PROCES
Cuprins
Daca doriti sa intelegeti modul de functionare a unui proces, sa explicati relatiile dintre componentele acestuia sau sa incepeti optimizarea proceselor, putei sa utilizati o Diagrama de Flux, ca instrument de analiza a proceselor de afaceri.
Diagrama de Flux explica clar procesele complexe si ajuta la planificarea si analiza activitatilor necesare, la documentarea procesului decizional si la prognozarea rezultatelor finale. Intelegerea procesului poate ajuta partile interesate sa identifice punctele slabe si potentialele riscuri ale procesului, inainte ca acestea sa apara.
CE ESTE O DIAGRAMA DE FLUX?
Diagrama de Flux, cunoscuta si sub denumirea de Harta Procesului sau Diagrama Procesului, este o reprezentare schematica vizuala, usor de inteles, ce evidentiaza succesiunea pasilor din cadrul unui proces.
Simplitatea acestora le face utile in prezentarea modului de desfasurare a unui proces (in special pentru cei implicati in proiect), precum si in documentarea modului de abordare a unei sarcini specifice. Mai mult, maparea unui proces folosind o Diagrama de Flux poate facilita intelegerea si imbunatatirea etapelor necesare. Diagramele Flux se pot utiliza pentru:
- Definirea si analiza proceselor;
- Comunicarea etapelor;
- Standardizarea procesului;
- Imbunatatirea procesului;
- Identificarea blocajelor si solutionarea acestora.
Frank Gilbreth, un inginer american, este considerat a fi prima persoana care a documentat modul de utilizare a unui flux de proces. In 1921, acesta a prezentat conceptul Societatii Americane a Inginerilor Mecanici. La momentul respectiv aceasta abordare a fost rapid adoptata in inginerie si in sectorul manufacturier, fiind ulterior implementata si de organizatii din mediul de afaceri.
Diagramele Flux sunt instrumente cu o gama larga de utilizare, fiind usor de elaborat si de inteles. De asemenea, acestea au un caracter informativ puternic, intrucat ilustreaza deciziile ce trebuie luate si pasii care trebuie parcursi in cadrul unui proces. Pot fi utile si in estimarea timpului necesar unui proces si in identificarea persoanelor implicate in luarea deciziilor.
SIMBOLURI UTILIZATE INTR-O DIAGRAMA DE FLUX
In construirea diagramelor flux se folosesc, in general, patru tipuri de simboluri:
⭐ Forme circulare alungite, ce semnifica inceputul sau sfarsitul unui proces.
⭐ Reprezentari dreptunghiulare, ce evidentiaza instructiuni sau actiuni.
⭐ Forme de romb ce marcheaza necesitatea luarii unei decizii.
⭐ Forme de paralelogram, ce evidentiaza intrari si iesiri (acestea pot face referire la materiale, servicii sau angajati implicati in proces).
Fiecare simbol trebuie etichetat corespunzator pentru a evidentia informatia la care se refera; sagetile fac legatura intre simboluri si arata fluxul procesului.
Abonament Premium Trimestrial | DISCOUNT 25%
Fiind o reprezentare grafica a unui proces, Diagrama Flux devine un mijloc eficient de comunicare obiectiva, facilitand o mai buna intelegere a procesului respectiv. Avantajele utilizarii acestui instrument deriva din caracteristicile sale, respectiv usurinta elaborarii si impactul vizual puternic, ce faciliteaza intelegerea situatiei. Cu toate acestea, o serie de riscuri insotesc procesul de elaborare a Diagramelor Flux.
Astfel, sub influenta dorintei naturale de atingere a perfectiunii exista riscul construirii unei Diagrame Flux supra-detaliate, ce complica procesul mai mult decat este nevoie. In plus, exista riscul unui consum inutil de timp, motiv pentru care este importanta respectarea pasilor specifici procesului de elaborare.
DIAGRAMA DE FLUX IN ANALIZA PROCESELOR DE AFACERI
In elaborarea si implementarea unei Diagrame Flux ca instrument de analiza a proceselor de afaceri, se recomanda a se avea in vedere parcurgerea urmatoarelor etape:
🔵 Pasul 1: Identificarea sarcinilor presupune enumerarea tuturor sarcinilor implicate in proces in ordine cronologica. Puteti adresa intrebari precum: Ce se intampla in continuare in proces?; Este necesar a se lua o decizie inainte de urmatorul pas?; Ce aprobari sunt necesare pentru a trece la urmatorul pas? In elaborarea diagramei, tineti cont de punctul de vedere al celor ce utilizeaza procesul.
Conținut rezervat membrilor
Creați un cont GRATUIT pentru a accesa restul informatiilor!
Dacă aveți deja cont folosiți formularul de mai jos pentru a vă loga.
