Matricea Eisenhower
1.000 lei
Matricea Eisenhower este un cadru conceput pentru a vă ajuta să prioritizați o listă de taskuri. Aceasta clasifică activitățile în funcție de urgența și importanța lor în patru categorii:
- urgente și importante
- importante, dar nu urgente
- neimportante, dar urgente
- nici importante, nici urgente
În funcție de categoria în care se regăsește un task este recomandată o anumită abordare a acestuia:
- Urgență și importanță critică – Executare imediată
Sarcinile urgente și importante vă cer să acționați rapid. Aceste elemente au, de obicei, termene limită clare și prezintă consecințe dacă întârziați să acționați. De cele mai multe ori acestea sunt fie sarcini care v-au fost impuse de o sursă externă, fie lucruri pe care le-ați amânat până când v-ați confruntat cu un termen limită iminent. Oricum ar fi, acestea necesită un răspuns în regim de criză. De exemplu:
- îndeplinirea sarcinilor în cazul în care un angajat se îmbolnăvește
- rezolvarea unei probleme urgente a clientului
- atribuirea unui termen limită de ultim moment
Sarcinile din cadranul 1 sunt inevitabile. Chiar dacă nu amânați niciodată activitățile este posibil ca acestea să vă scape de sub control. Cu toate acestea, problema apare atunci când vă concentrați asupra acestor sarcini neașteptate sau care sunt sub presiunea unui termen limită, excluzând obiectivele pe termen lung.
Riscul de a petrece prea mult timp cu sarcinile din cadranul 1 poate duce la creșterea stresului, la epuizare și la apariția stării de burn-out, scăzându-vă rapid energia și motivația.
- Urgență redusă, importanță critică – Planificare
Sarcinile care nu sunt urgente dar sunt importante sunt activitățile care vă ajută să atingeți obiectivele pe termen lung. Este posibil ca acestea să nu aibă un termen limită sau o dată de finalizare, astfel încât este ușor să le amânați în favoarea unor sarcini mai urgente. Aceste sarcini au un efect mare asupra eficacității pe termen lung în realizarea obiectivelor. Printre acestea se numără:
- planificarea proiectelor pe termen lung și pe termen scurt
- dezvoltarea relațiilor personale
- dezvoltarea de noi abilități
- participarea la evenimente educaționale
Acesta este locul în care vă concentrați nu asupra problemelor, ci asupra oportunităților și creșterii. Cei care se regăsesc în această zonă cu adesea proactivi și prioritizează activitățile care îi ajută să-și dezvolte abilitățile care contribuie la realizarea unor obiective semnificative.
- Importanță redusă, urgență critică – Delegare
Sarcinile urgente dar neimportante sunt cele care se bazează adesea pe obiectivele stabilite de alții și nu pe cele proprii. Printre acestea se numără:
-
- întreruperile inutile din partea colegilor de muncă
- verificarea constantă a telefonului sau a e-mailului
- programarea unor ședințe
Dorința de a finaliza sarcinile din cauza unor termene limită reale sau presupuse înseamnă că vă ocupați de sarcini care nu au importanță pentru dumneavoastră. Având în vedere că sarcinile din cadranul 3 sunt urgente, dar de obicei legate de prioritățile altcuiva, dacă petreceți prea mult timp în această zonă puteți avea impresia că faceți lucruri din obligație. Concentrarea pe sarcinile din cadranul 3 vă poate face să simțiți că nu sunteți eficienți în atingerea propriilor obiective.
Este recomandat să delegați cât mai multe sarcini din cadranul 3. Identificați persoanele care s-ar putea ocupa de aceste activități suplimentare: (participarea la ședințe, automatizarea proceselor, stabilirea unui asistent sau a unui interval clar de realiza a unei sarcini).
Alocați timp sarcinilor din cadranul 3 doar atunci când dispuneți de energia necesară și aveți timp suplimentar.
- Urgență și importanță reduse – Eliminare
Sarcinile care nu sunt urgente și nici importante sunt activități care irosesc timpul și care trebuie eliminate. Aceste activități nu contribuie la progresul în atingerea obiectivelor, dar pot ajunge să acapareze timpul de care dispuneți. Acestea pot fi:
- petrecerea unui timp prea mare pe rețelele de socializare
- jocurile pe calculator (la serviciu si acasă)
Pentru a evita apariția unei situații de criză din cauza stresului generat de amânarea activităților, trebuie să găsiți un echilibru între pasiune și dezvoltare.
Modul în care vă petreceți timpul liber în afara serviciului poate influența performanța de la locul de muncă deoarece aceste activități vă pot epuiza sau demotiva. Angajații care se implică în activități de voluntariat sau care fac sport sau meditează pot fi mai calmi și mai relaxați a doua zi.
- Clasificarea sarcinilor pentru a stabili gradul de importanță și urgență
- Identificarea sarcinilor inutile și a celor care consumă mult timp
- Menținerea atenției asupra sarcinilor importante
- Stabilirea eficientă a termenelor limită
- Generarea unei imagini de ansamblu asupra structurii de îndeplinire a sarcinilor
- Urmărirea și analizarea progreselor
- Gestionarea eficientă a timpului prin stabilirea unor priorități clare și lipsite de ambiguitate
- Template interactiv, ușor de utilizat
- Secțiuni de input personalizabile, cu elemente predefinite
- Instrucțiuni și exemple de completare pentru fiecare secțiune
- Evaluări rapide prin elemente de tip drop-down, color coded
- Abordare task-uri generată automat pe baza datelor definite de utilizator
- Tablou de bord interactiv, cu opțiuni de selecție la nivel individual și de departament
- Navigare rapidă în document, meniu intuitiv
