Cum implementăm traininguri pentru angajați și cum le evaluăm eficiența?
În întreaga lume formarea și dezvoltarea angajaților se află pe un loc secund în prioritățile organizațiilor, deși reprezintă un factor esențial în creșterea performanței acestora. Bugetele alocate unor programe de training sunt printre primele care sunt reduse atunci când situația economică este precară, ceea ce poate afecta pe termen lung competitivitatea și eficiența companiilor. Într-un mediu de afaceri aflat într-o continuă transformare, o serie de traininguri pentru angajați devin o necesitate strategică, nu doar un beneficiu opțional.
Companiile de training și departamentele de formare profesională din cadrul firmelor sunt supuse unor presiuni puternice de schimbare ca răspuns la modificările din mediul actual. Colapsurile financiare, avansarea tehnologiei și accentuarea competiției continuă să remodeleze peisajul de afaceri, impunând necesitatea unor metode eficiente de pregătire a personalului.
În acest context companiile trebuie să investească în programe de training structurate și bine planificate, care să asigure adaptabilitatea forței de muncă la noile cerințe profesionale.
Formarea constituie un concept de bază în dezvoltarea resurselor umane, având un rol crucial în creșterea competențelor și abilităților angajaților. Aceasta se referă la dezvoltarea unei anumite aptitudini până la un standard dorit prin intermediul unor programe de training și prin practică intensivă.
Un program eficient de pregătire profesională contribuie la integrarea angajatului în structura organizațională și îl ajută să își îndeplinească sarcinile într-un mod corect, eficient și conștiincios. Investiția în training nu este doar o cheltuială, ci un mijloc prin care organizațiile pot obține rezultate mai bune, îmbunătățind atât productivitatea, cât și retenția personalului.
Măsurarea eficienței programelor de instruire a angajaților consumă timp și resurse în cadrul companiilor, însă multe programe de training eșuează în a livra beneficiile așteptate. Unul dintre motivele principale este lipsa unui sistem clar de evaluare a impactului instruirii asupra performanței angajaților și a organizației în ansamblu.
Doar un sistem foarte bine structurat de măsurare a efectelor acestor programe poate ajuta organizațiile să identifice cauzele ineficienței și să implementeze îmbunătățiri semnificative.
Managerii de resurse umane care sunt capabili să elaboreze programe de training ce produc beneficii reale și semnificative vor atrage mai multe resurse din partea factorilor de decizie pentru continuarea și optimizarea procesului de pregătire a personalului. Succesul unei organizații depinde nu doar de existența unui program de training, ci și de eficacitatea acestuia, măsurată prin rezultate concrete și sustenabile.
În elaborarea strategiilor pentru pregătirea personalului organizațiile trebuie să ia în considerare faptul că mediul de afaceri este în continuă schimbare, fiind influențat de factori precum evoluția competitorilor, dezvoltarea resurselor tehnologice, modificările legislative și reglementările specifice domeniului de activitate. Un program de training care a dat rezultate în trecut poate deveni, în timp, ineficient din punct de vedere al costurilor și al rezultatelor obținute.
Capacitatea unei organizații de a măsura aceste rezultate influențează în mod direct abilitatea sa de a se adapta la natura dinamică a mediului de afaceri. Implementarea unui sistem robust de evaluare a unor traininguri pentru angajați este esențială pentru optimizarea procesului de instruire și pentru asigurarea unei creșteri sustenabile a organizației.
Cele patru niveluri ale Modelului Kirkpatrick aplicate în traininguri pentru angați
Formarea profesională se referă la activitățile de predare și învățare desfășurate cu scopul principal de a ajuta membrii unei organizații să dobândească și să aplice cunoștințele, competențele, abilitățile și atitudinile necesare pentru un anumit loc de muncă. Într-un mediu de afaceri competitiv o serie de traininguri pentru angajați sunt esențiale pentru creșterea productivității și adaptabilității acestora.
Prin implementarea unor metode eficiente de pregătire a personalului, organizațiile pot asigura dezvoltarea continuă a resurselor umane și menținerea unui avantaj competitiv pe piață.
Donald Kirkpatrick a dezvoltat acest model de evaluare a programelor de training în anii 1950, oferind o metodologie clară pentru analiza eficienței proceselor de formare profesională. Modelul a fost publicat inițial în 1959 în „Journal of American Society of Training Directors” și ulterior prezentat în cartea sa, Evaluating Training Programs, în 1975.
Acest model a devenit un reper fundamental în industria Resurselor Umane, fiind utilizat la scară largă pentru măsurarea impactului programelor de training asupra angajaților și asupra performanței organizaționale.
Donald Kirkpatrick a fost președintele American Society for Training and Development (ASTD) în 1975 și a scris o serie de lucrări de referință despre training și evaluare, colaborând ca expert consultant pentru numeroase corporații de nivel global.
Modelul celor patru niveluri (Fig. 1) este cea mai recunoscută metodă de evaluare a eficienței programelor de training și învățare folosită de organizații, oferind un cadru solid pentru optimizarea proceselor de pregătire a personalului.
Nivelul 1 – Reacția
Acest nivel presupune colectarea opiniilor participanților despre experiența de învățare în urma unui training sau curs. Întrebările specifice acestui nivel vizează gradul de satisfacție al cursanților, măsura în care s-au simțit implicați și relevanța informațiilor primite.
Feedback-ul primit la acest nivel este crucial pentru îmbunătățirea programelor viitoare de training pentru angajați, întrucât oferă informații valoroase despre eficiența livrării și despre posibilele ajustări necesare.
Organizațiile de training utilizează această formă de evaluare pentru a identifica punctele forte și aspectele care necesită îmbunătățiri, optimizând astfel atât conținutul, cât și metoda de predare.
De asemenea, justificarea investițiilor în formarea profesională se poate baza pe datele colectate în acest stadiu, permițând companiilor să alinieze programele de pregătire a personalului cu obiectivele strategice ale organizației.
Nivelul 2 – Învățarea
Acest nivel măsoară gradul în care participanții și-au însușit cunoștințele, abilitățile și mentalitățile care au fost proiectate a fi transmise prin programul de training. Trainerii și managerii departamentului de pregătire a personalului utilizează acest nivel pentru a determina dacă obiectivele de învățare au fost atinse și pentru a evalua eficiența metodelor de instruire utilizate.
Măsurarea rezultatelor învățării se poate realiza prin teste de cunoștințe, studii de caz, simulări sau evaluări practice, oferind o imagine clară asupra progresului fiecărui participant.
În lipsa unui sistem de măsurare bine definit, organizațiile riscă să nu identifice discrepanțele dintre așteptări și realitate, ceea ce poate duce la investiții ineficiente în traininguri pentru angajați. Prin urmare, este esențial ca acest nivel să fie implementat riguros pentru a asigura îmbunătățirea continuă a programelor de instruire.
Nivelul 3 – Comportamentul
Acest nivel analizează impactul trainingului asupra comportamentului angajaților și măsoară în ce măsură aceștia aplică în mod efectiv cunoștințele și abilitățile dobândite în activitatea lor profesională. Pentru a avea un impact real asupra performanței organizaționale trainingurile pentru angajați trebuie să conducă la schimbări concrete în modul de lucru și în eficiența acestora.
Monitorizarea comportamentului angajaților înainte și după training este esențială pentru a determina eficacitatea programului de pregătire a personalului. De exemplu, esecul în aplicarea noilor cunoștințe poate fi cauzat de factori precum lipsa suportului din partea managementului, rezistența la schimbare sau incompatibilitatea noilor metode cu procesele organizaționale existente.
Evaluarea acestui nivel necesită o analiză atentă și poate implica feedback din partea managerilor, evaluări ale performanței individuale sau studii de caz relevante pentru activitatea desfășurată.
Nivelul 4 – Rezultatele
La acest nivel organizațiile urmăresc să determine rezultatele tangibile ale trainingului, evaluând impactul acestuia asupra performanței generale a companiei. Indicatorii cheie de performanță analizați includ reducerea costurilor operaționale, îmbunătățirea calității și eficienței muncii, creșterea productivității, retenția angajaților, creșterea vânzărilor și îmbunătățirea moralului echipei. Una dintre provocările majore ale acestui nivel constă în determinarea exactă a relației cauzale dintre programele de training și rezultatele organizaționale. De exemplu, o creștere a vânzărilor poate fi influențată de mai mulți factori, iar atribuirea directă a acestui succes programului de instruire necesită o analiză detaliată. Astfel, măsurarea obiectivelor de training în raport cu efectele instruirii trebuie realizată atât înainte, cât și după desfășurarea cursurilor pentru a obține o perspectivă clară asupra impactului.
Evaluarea finală
O evaluare bine structurată a fiecărui nivel asigură îndeplinirea cerințelor fundamentale ale programului de formare. Toate nivelurile Modelului Kirkpatrick sunt interconectate și esențiale pentru succesul unui program de training eficient.
Acest model oferă un sistem de control și de diagnosticare a problemelor aferente fiecărui nivel, facilitând astfel îmbunătățirea continuă a procesului de pregătire a personalului.
Dacă participanții nu și-au însușit cunoștințele predate (Nivel 2), acest lucru poate fi influențat de experiența avută la Nivelul 1, unde lipsa implicării sau a clarității informațiilor poate crea bariere în procesul de învățare.
De asemenea, dacă angajații nu aplică abilitățile dobândite după finalizarea trainingului, este posibil ca acestea să nu fi fost corect asimilate (Nivel 2) sau să existe factori organizaționali care împiedică schimbarea comportamentală (Nivel 3).
Complexitatea și costurile evaluării cresc odată cu trecerea la nivelurile superioare, ceea ce impune o abordare strategică în selectarea metodelor de măsurare. De exemplu, companiile pot decide să aplice evaluarea Nivelului 1 (Reacția) pentru toate programele de training, să utilizeze Nivelul 2 (Învățarea) pentru dezvoltarea abilităților tehnice (hard-skills), să implementeze Nivelul 3 (Comportamentul) pentru programele strategice și să efectueze evaluări la Nivelul 4 (Rezultatele) doar pentru trainingurile care implică investiții semnificative.
Astfel, înainte de a începe o evaluare, organizațiile trebuie să definească clar obiectivele urmărite și să alinieze procesul de măsurare la nevoile și resursele disponibile.
Aplicarea Modelului Kirkpatrick
Implementarea unui proces riguros de evaluare a unor traininguri pentru angajați este esențială pentru optimizarea programelor de formare profesională și pentru maximizarea impactului acestora asupra performanței organizaționale.
Modelul Kirkpatrick oferă un cadru metodologic clar, structurat pe patru niveluri, facilitând analiza eficienței procesului de pregătire a personalului. Prin utilizarea acestui model companiile pot asigura alinierea trainingului cu obiectivele strategice și pot îmbunătăți constant calitatea instruirii oferite angajaților.
Nivel 1 (Reacția)
Acest prim nivel se concentrează pe măsurarea experienței participanților în cadrul trainingului, oferind informații esențiale despre percepția acestora asupra conținutului și metodelor de instruire utilizate. Feedback-ul obținut la acest nivel este crucial pentru ajustarea și îmbunătățirea continuă a programelor de pregătire a personalului.
Metodele principale de colectare a datelor includ:
- finalizarea chestionarului de feedback pentru participanți;
- colectarea de comentarii informale de la participanți, oferind o perspectivă directă asupra relevanței și utilității trainingului pentru angajați;
- realizarea de sesiuni de discuții pe diferite teme, facilitând schimbul de idei și identificarea punctelor forte și a celor ce necesită îmbunătățire.
Nivel 2 (Învățarea)
Acest nivel evaluează gradul în care participanții și-au însușit cunoștințele, abilitățile și competențele predate în cadrul programului de training. Pentru ca formarea profesională să fie eficientă, este esențial ca informațiile transmise să fie asimilate și să poată fi aplicate în activitatea profesională.
Pentru a măsura învățarea, pot fi utilizate următoarele metode:
- elaborarea scorurilor de evaluare pre și post-eveniment (curs, training, program), permițând compararea nivelului de cunoștințe înainte și după instruire;
- evaluarea în activitatea profesională, prin aplicarea unor sarcini practice ce reflectă utilizarea cunoștințelor dobândite în training;
- elaborarea raportului supervizorilor, care pot furniza o perspectivă obiectivă asupra progresului înregistrat de participanți.
Nivel 3 (Comportamentul)
Evaluarea acestui nivel se axează pe analiza modului în care angajații își modifică și îmbunătățesc comportamentul profesional în urma trainingului. Întrucât scopul final al pregătirii personalului este aplicarea cunoștințelor în activitatea zilnică este esențial să se monitorizeze impactul real asupra performanței individuale și organizaționale.
Principalele metode de evaluare la acest nivel includ:
- finalizarea chestionarului de autoevaluare, prin care participanții își analizează propria evoluție și aplicarea competențelor dobândite;
- observarea comportamentului în echipă, evaluând modul în care noile cunoștințe sunt integrate în activitatea de zi cu zi;
- colectarea rapoartelor de la clienți, colegi și managerii participanților evaluați, oferind o perspectivă obiectivă asupra schimbărilor produse ca urmare a trainingului.
Nivel 4 (Rezultatele)
Acest ultim nivel măsoară impactul trainingului asupra rezultatelor organizaționale și eficienței generale a companiei. Evaluarea rezultatelor oferă informații relevante despre beneficiile tangibile și intangibile ale programelor de training pentru angajați, permițând ajustarea strategiilor de pregătire a personalului pentru a maximiza randamentul investiției.
Metodele de măsurare includ:
- evaluarea rapoartelor financiare, pentru a analiza impactul trainingului asupra costurilor operaționale și eficienței generale;
- realizarea de inspecții de calitate, pentru a observa îmbunătățirile în procesele de producție și livrare a serviciilor;
- intervievarea managerilor de vânzări, care pot furniza date despre creșterea productivității, îmbunătățirea relației cu clienții și impactul asupra veniturilor companiei.
Selectarea surselor de informații pentru evaluare
Pentru o analiză precisă a impactului programelor de training, este esențial să selectați surse de date relevante, luând în considerare raportul dintre costurile și timpul necesar colectării informațiilor și acuratețea acestora.
Este important să stabiliți dacă sursele existente oferă suficiente informații sau dacă este necesară colectarea unor date suplimentare pentru o evaluare corectă.
Sursele pot include:
- rapoarte online de cercetare cantitativă, oferind date comparative despre eficiența programelor de training pentru angajați la nivel de industrie;
- înregistrări din activitatea profesională, reflectând modul în care participanții aplică noile cunoștințe în sarcinile zilnice;
- interviuri cu participanți, manageri, colegi, clienți, furnizori, autorități de reglementare etc., pentru o perspectivă amplă asupra impactului instruirii;
- teste și liste de verificare, utilizate pentru măsurarea progresului individual și colectiv;
- observare directă, analizând în timp real comportamentul și modul de aplicare a competențelor dobândite;
- chestionare și evaluări multiple, furnizând date cantitative și calitative despre percepția și eficiența trainingului;
- sesiuni de discuții, facilitând schimbul de opinii și experiențe între participanți și traineri.
Diseminarea rezultatelor și îmbunătățirea procesului de evaluare
Odată ce evaluarea a fost finalizată, este esențial să comunicați rezultatele către persoanele relevante din organizație. Transmiterea acestor informații către factori de decizie, manageri și echipe de resurse umane permite ajustarea strategiilor de training și îmbunătățirea viitoarelor programe de pregătire a personalului.
Analiza datelor obținute trebuie utilizată pentru a învăța din experiențele anterioare și pentru a implementa modificări care să crească eficiența programelor de training pentru angajați. Astfel, organizațiile pot dezvolta programe mai bine adaptate nevoilor specifice ale angajaților și pot asigura un impact pozitiv pe termen lung asupra performanței acestora.
Aplicarea Modelului Kirkpatrick în evaluarea trainingurilor pentru angajați reprezintă o metodă esențială pentru măsurarea și optimizarea impactului programelor de formare profesională. Prin utilizarea celor patru niveluri de evaluare, companiile pot obține o imagine clară asupra eficienței trainingului, pot identifica punctele forte și pot implementa îmbunătățiri pentru maximizarea beneficiilor aduse angajaților și organizației în ansamblu.
Un proces de evaluare bine structurat asigură că investițiile în pregătirea personalului generează rezultate reale, contribuind la creșterea competitivității și succesului pe termen lung al companiei.
Concluzii
Odată cu apariția concurenței acerbe din mediul extern, a complexității crescute a muncii și a progreselor tehnologice inovatoare, precum și a incertitudinii unei societăți turbulente, implementarea unor programe de traininguri pentru angajați devine o necesitate strategică pentru toate organizațiile, fie ele publice sau private.
Scopul principal al acestor inițiative este de a reduce decalajul dintre cunoștințele actuale ale angajaților și cele necesare pentru a răspunde eficient cerințelor pieței și schimbărilor din industrie.
Implementarea unor programe de training contribuie semnificativ la creșterea angajamentului organizațional, îmbunătățirea performanței profesionale a angajaților și dezvoltarea unui mediu de lucru motivant și productiv. Acestea au un impact direct asupra moralului angajaților, dezvoltă abilități esențiale de rezolvare a problemelor și sporesc încrederea acestora în propriile competențe.
Din aceste motive numeroase organizații alocă resurse considerabile pentru pregătirea personalului, având convingerea că investiția în dezvoltarea capitalului uman generează beneficii pe termen lung, atât la nivel individual, cât și la nivel organizațional.
Pentru a maximiza eficiența programelor de training, Modelul Kirkpatrick trebuie utilizat nu doar ca un instrument de evaluare finală, ci și ca un cadru de pre-evaluare menit să asigure o structură solidă pentru instruirea profesională. Acest model oferă o metodologie clară pentru clarificarea, verificarea și validarea cerințelor asociate cu pregătirea personalului. Ca evaluare finală, Modelul Kirkpatrick analizează reacțiile cursanților, nivelul de învățare atins și modificările comportamentale care contribuie la atingerea rezultatelor dorite.
Ca pre-evaluare, abordarea trebuie să înceapă de la rezultatele așteptate și să continue cu identificarea modalităților prin care comportamentul angajaților poate fi schimbat și îmbunătățit în urma trainingului. Modelul Kirkpatrick devine o pârghie strategică în avantajul companiei sau echipei dumneavoastră, facilitând luarea deciziilor informate privind optimizarea programelor de formare profesională.
Cu toate acestea, o limită semnificativă a modelului, care afectează abilitatea evaluatorilor de traininguri pentru angajați de a livra beneficii tangibile și de a capta interesul organizațiilor-client, este caracterul său relativ incomplet.
Modelul Kirkpatrick oferă o perspectivă simplificată asupra eficienței trainingului, fără a lua în considerare influențele contextuale care pot afecta impactul real al instruirii. Factori precum cultura organizațională, obiectivele strategice ale companiei, abordarea schimbării, facilitarea transferului de cunoștințe în mediul de lucru și caracteristicile individuale ale cursanților nu sunt integrați în mod explicit în acest model.
Pentru a depăși aceste limitări organizațiile trebuie să adopte o abordare holistică în pregătirea personalului, combinând Modelul Kirkpatrick cu alte metode de evaluare și integrare a competențelor.
Luarea în considerare a contextului organizațional și a nevoilor specifice ale angajaților poate îmbunătăți considerabil eficiența programelor de training și poate contribui la crearea unui mediu de lucru favorabil dezvoltării continue a competențelor. În acest fel, organizațiile pot transforma investiția în traininguri pentru angajați într-un factor cheie al succesului lor pe termen lung.
