Multitasking – Mitul productivității
Deși majoritatea persoanelor își doresc să fie capabile să facă mai multe lucruri simultan, multe studii au demonstrat că multitasking-ul generează de fapt pierderea a 20-40% din timp, în funcție de cât de multe sarcini se dorește a se realiza simultan. Principalul motiv pentru care multitasking-ul nu funcționează este faptul că oamenii nu se pot concentra suficient de mult pe mai multe sarcini deodată.
Cea mai mare problemă a multitasking-ului este faptul că reduce calitatea muncii. În momentul schimbării sarcinilor, mintea se reorientează pentru a face față noilor informații, iar dacă acest lucru se produce rapid, nu se poate obține concentrarea maximă la fiecare reorientare, calitatea muncii având de suferit. Un alt aspect negativ al multitasking-ului este influența asupra nivelului de stres. Prin acest articol ne propunem să prezentăm elemente care pot ajuta profesioniștii firmelor de servicii profesionale să reducă tendința de multitasking și să-și gestioneze timpul mai eficient, eliminând stresul și concentrându-se pe activitățile care aduc valoare reală clienților.
Identificarea tendinței de multitasking
Multitasking-ul este o practică din ce în ce mai frecvent întâlnită, în special în mediul de lucru, unde se presupune că gestionarea simultană a mai multor sarcini poate spori productivitatea.
Acest fenomen este adesea o iluzie a eficienței. Identificarea semnelor care indică o tendință de multitasking poate ajuta la conștientizarea și gestionarea mai bună a acestui comportament.
Semnale-cheie în identificarea multitasking-ului:
- Multe ferestre/pagini deschise în același timp pe ecranul computerului – O persoană care este implicată în multitasking va avea adesea mai multe aplicații deschise simultan: emailuri, documente, foi de calcul, website-uri web etc. Această gestionare haotică poate duce la pierderi de concentrare și la o scădere a eficienței, deoarece mintea se mișcă rapid între diferite sarcini, fără a oferi timp pentru o concentrare profundă pe fiecare activitate în parte.
- Lipsa de atracție față de sarcinile curente – Dacă un proiect nu este suficient de stimulant sau interesant, poate apărea tentația de a face altceva, chiar și de a înlocui activitățile esențiale cu distrageri. De exemplu, realizarea unui raport de analiză care nu este atractiv poate duce la verificarea constantă a emailului sau la navigarea pe internet. Aceasta este o formă de multitasking, deoarece se înlocuiesc sarcinile importante cu activități mai ușor de realizat, dar mai puțin valoroase, care creează o senzație falsă de productivitate.
- Întreruperi frecvente – Întreuperile externe sau solicitările din partea colegilor pot stimula multitasking-ul. De exemplu, atunci când lucrezi la un buget al departamentului, iar un coleg vine cu o întrebare urgentă, este posibil să te oprești din activitatea ta pentru a răspunde, iar apoi să încerci să reiei sarcina de la punctul unde ai lăsat-o. Aceste întreruperi pot duce la un proces continuu de schimbare a atenției între sarcini, ceea ce face dificilă obținerea unui nivel înalt de performanță pentru fiecare în parte.
Sistarea multitasking-ului
Eliminarea multitasking-ului se poate realiza printr-o serie de acțiuni precum:
- planificarea structurată a zilei de lucru – stabilirea timpului specific pentru returnarea apelurilor telefonice, răspunderea la emailuri și pentru efectuarea sarcinilor curente (cercetări, analize, rapoarte);
- managementul întreruperilor – realizarea unui jurnal al persoanelor care întrerup cel mai mult și a urgenței solicitărilor. Ulterior colectării datelor referitoare la întreruperi, se abordează colegii respectivi, politicos dar convingător, în vederea gestionării și reducerii numărului întreruperilor;
- educarea modului de îmbunătățire a atenției – pentru a vă putea concentra pe o singură sarcină, într-un anumit interval de timp.
- rezistența la factorii de deturnare a atenției – de fiecare dată când doriți să răspundeți la un email sau să dați un telefon și de fapt trebuie să realizați altceva, rezistați tentației și concentrați-vă atenția asupra sarcinii pe care o aveați de realizat.
- dezvoltarea unor metode simple de protejare a atenției – dacă aveți un semnal sonor ce vă avertizează atunci când primiți un email, opriți-l! Astfel puteți rezista tentației de a vă verifica Inbox-ul de fiecare dată când primiți un nou email.
- practicarea pauzelor de reconcentrare – de fiecare dată când realizați că faceți multitasking, opriți-vă! Faceți o pauză de cinci minute pentru a vă recăpăta concentrarea și a reduce nivelul de stres.
- disciplina întreruperilor – sunt momente în care elementele urgente necesită rezolvare, iar întreruperile nu pot fi evitate. În această situație, în loc să încercați să le rezolvați pe toate deodată, opriți și marcați sarcina curentă, înregistrați modul în care urma să mergeți mai departe și apoi ocupați-vă de noua sarcină.
- recunoașterea poziției deconcentrate – dacă vă pierdeți concentrarea și vă gândiți la altceva, ghidați-vă gândurile și concentrați-vă atenția asupra sarcinii curente. Adesea, conștientizarea momentului vă poate ajuta să vă concentrați.
Prioritizarea sarcinilor la locul de muncă
Angajații, instituțiile și companiile sunt atât de preocupate să lucreze încât de multe ori nu-și dau seama că merg în direcția greșită. Ne concentrăm atât de profund asupra activităților stringente încât omitem prioritățile și direcția corectă. Măsurarea timpului are un rezultat util, dacă aduce valoare, dar numai după ce ne-am ales corect direcțiile de acțiune, căutând să avem în vedere permanent următoarele aspecte:
- Cât timp vă ia să faceți fiecare lucru pe care îl aveți de făcut?
- Cât timp alocați utilizării emailului?
- Cât timp vorbiți la telefon?
- Ce rezultat are fiecare lucru pe care îl faceți?
- Care sunt sarcinile care vă consumă timp?
- Câte lucruri neprevăzute apar într-o zi?
- Cât timp vă ia să faceți aceste lucruri?
- Care sunt lucrurile pe care le faceți foarte repede?
- Cât timp vă ocupă sarcinile importante?
- Aveți sarcini fixe care se repetă în fiecare zi?
- Cât timp vă consumă acestea?
Prioritizarea este abilitatea cheie de valorificare organizată și eficientă a eforturilor proprii și a eforturilor echipei. Prioritizarea poate fi realizată pe baza termenelor limită, a profitabilității/beneficiului sarcinii de realizat ori pe baza presiunii de realizare a respectivei sarcini:
- Prioritizarea pe baza valorii proiectului sau a profitabilității sunt probabil cele mai frecvente categorii de prioritizare.
- Termenele limită sunt importante atunci când alte persoane depind de îndeplinirea adecvată a sarcinii și, în special, atunci când sarcina este esențială într-un proiect important.
Instrumente pentru prioritizarea sarcinilor
Deși aceste abordări ale prioritizării sunt adecvate în multe situații, există o serie de situații speciale când pot fi utilizate eficient instrumente de management al timpului, precum:
- Analiza comparativă în perechi – este eficientă în situațiile în care criteriile de decizie sunt vagi, subiective sau inconsistente. Această metodă ajută la prioritizarea opțiunilor prin compararea fiecăreia cu celelalte.
- Matricea analizei deciziilor – ajută la prioritizarea sarcinilor atunci când există un ansamblu de factori ce trebuie luați în considerare.
- Matricea priorităților de acțiune – este o diagramă ce permite compararea valorii sarcinii cu efortul pe care aceasta îl necesită. Astfel, se pot identifica „victoriile rapide” și se pot evita „sarcinile dificile” ce consumă mult timp și generează efecte minime.
- Matricea Urgență vs Importanță – această tehnică permite identificarea sarcinilor urgente vs importanța acestora, făcând distincția între acestea pe baza unor cadrane de prioritate.
- Matricea Ansoff și Matricea BCG – Matricea Ansoff permite prioritizarea oportunităților prin intermediul analizei riscurilor. Matricea BCG ajută la prioritizarea oportunităților pe baza atractivității pieței și a abilității companiei de a valorifica avantaje.
- Analiza Pareto – ajută la identificarea celor mai importante schimbări ce trebuie realizate, presupunând prioritizarea celor mai întâlnite tipuri de probleme pentru care sunt necesare eforturi de rezolvare.
Matricea celor 4 cadrane ale priorităților
Pe lângă metodele enumerate, cel mai des utilizat instrument de gestionare a timpului este Matricea celor 4 cadrane ale priorităților, creată de Stephen Covey.
Matricea priorităților constituie o metodă care dezvoltă abilitățile necesare unei abordări critice, presupunând selectarea și clasificarea competențelor vizate pentru o etapă de activitate propusă. Metoda realizează un feedback între tendință și situația reală de la un moment dat. Pentru a o putea utiliza, se împarte o pagină în patru cadrane numerotate, urmând ca în fiecare să fie notate activitățile impuse fie de tema zilei, fie de o perioadă mai mare.
Se pot identifica patru cadrane ale matricei temporale:
Cadranul I conține activități care sunt atât urgente, cât și importante. Acesta este cadranul necesității care ne solicită frecvent, dar dacă vă axați doar pe cadranul I, acesta se extinde, vă acaparează și epuizează.
În Cadranul III activitățile sunt urgente, dar neimportante, chiar activități înșelătoare de multe ori. De cele mai multe ori pot fi probleme și solicitări minore / piste false ale celorlalți. Feriți-vă de cadranul III, căci este domeniul care vă poate falimenta.
Cadranul IV este neimportant și neurgent. El include domeniul risipei și al exceselor, al actelor de evadare. Oamenii care evadează în cadranul IV sunt, în general, epuizați și pentru că activează în cadranele I și III prea des, aceștia depind de urgențe și plătesc pentru asta.
Cadranul II include activități neurgente și importante. Aici suntem frecvent activi, planificăm și ne pregătim pentru viitor, imaginăm, intuim sau gândim preventiv, construim relații, creștem prin experiență și prin dezvoltarea de abilități. Cadranul II este cadranul eficienței.
Cu cât petreceți mai mult timp în cadranul II pregătind, planificând și prevenind, cu atât veți fi mai puțin forțat(ă) să petreceți timp în cadranul I, gestionând crizele.
O bună prioritizare (un management atent și o reprioritizare a sarcinilor) poate aduce ordine în haos, reducând semnificativ stresul și generând rezultate eficiente.
Concluzii
În concluzie, multitasking-ul, deși adesea perceput ca o abilitate valoroasă, nu este o strategie eficientă pentru îmbunătățirea productivității. Studiile arată că acesta duce la pierderi semnificative de timp și scăderea calității muncii, întrucât nu putem acorda atenție maximă mai multor sarcini simultan. Mai mult, multitasking-ul poate duce la un nivel crescut de stres și la o performanță scăzută.
Pentru a combate multitasking-ul este esențial să identificăm semnele acestui comportament și să implementăm strategii eficiente de gestionare a timpului. Planificarea clară a zilei de lucru, limitarea întreruperilor și concentrându-ne pe o singură sarcină la un moment dat sunt metode prin care putem crește eficiența și reduce presiunea cotidiană.
În plus, prioritizarea corectă a sarcinilor este fundamentală pentru a aloca timpul în mod eficient. Instrumentele de management al timpului, precum matricea celor 4 cadrane ale priorităților, ajută la o mai bună organizare a activităților și la evitarea pierderii de timp pe sarcini nesemnificative.
Prin adoptarea unor tehnici de prioritizare și gestionare a timpului, putem obține un echilibru mai bun între sarcinile importante și cele mai puțin urgente, generând astfel rezultate de calitate superioară și reducând nivelul de stres.
