Structura unei prezentări de succes – Tipuri de abordări
Pregătirea corespunzătoare a unei prezentări este esențială, iar stabilirea modului de început poate ridica dificultăți. Pentru a asigura o comunicare clară și eficientă se recomandă alegerea și aplicarea unui model de structurare a prezentării.
Lipsa unei structuri bine definite poate duce la dificultăți în urmărirea prezentării de către audiență. În astfel de cazuri, transmiterea mesajului poate eșua, comunicarea devine ineficientă, iar imaginea vorbitorului poate avea de suferit. Atunci când obiectivul este convingerea audienței este necesară o strategie diferită față de situația în care se urmărește explicarea funcționării unui produs sau serviciu.
Importanța structurării unei prezentări
Structura unei prezentări depinde de scopul acesteia (care este scopul comunicării?; doriți să inspirați, să motivați, să informați, să convingeți sau să distrați auditoriul?) și de nevoile și caracteristicile auditoriului (există cunoștințe de bază cu privire la subiectul abordat?; care sunt aspectele dificil de înțeles de către beneficiarii prezentării?; care este contextul cultural în funcție de care va fi decodificată informația? etc.).
Există mai multe modalități de a structura o prezentare și o puteți selecta pe cea mai potrivită stilului personal, scopului prezentării și caracteristicilor auditoriului.
Modalități de structurare a unei prezentări
Alegerea unei structuri adecvate pentru o prezentare reprezintă un element esențial în maximizarea eficienței comunicării și atingerea obiectivelor propuse
O prezentare bine organizată contribuie nu doar la facilitarea înțelegerii, ci și la consolidarea credibilității vorbitorului și la stimularea angajamentului din partea audienței.
Printre cele mai utilizate și eficiente modalități de structurare se regăsesc:
- Structura clasică Introducere – Conținut – Concluzie – Această formă liniară este potrivită pentru majoritatea tipurilor de prezentări și se bazează pe claritatea expunerii. Introducerea captează atenția și definește scopul; conținutul dezvoltă ideile esențiale într-o succesiune logică; concluzia sintetizează și lasă o impresie memorabilă.
- Structura secvențial-motivațională – Utilizată în contexte persuasive, această abordare include pași precum captarea atenției, identificarea nevoii, propunerea soluției, proiecția efectelor și apelul la acțiune. Este ideală pentru prezentări care urmăresc mobilizarea publicului sau modificarea atitudinilor.
- Structura demonstrativă – Această metodă presupune demonstrarea directă a beneficiilor unui produs sau serviciu. Este potrivită pentru prezentări comerciale și expoziții, unde impactul vizual și funcțional este esențial. Demonstrațiile trebuie să fie clare, concise și susținute de interacțiune cu audiența.
- Structura OBN (Oportunități – Beneficii – Numere) – Destinată factorilor de decizie cu timp limitat, această abordare sintetizează valoarea propunerii într-un mod eficient: identifică oportunitățile, evidențiază beneficiile și oferă date cantitative care susțin afirmațiile. Este ideală pentru prezentări executive sau pentru pitching.
Abordarea „introducere – conținut – concluzie”
Este una dintre cele mai practice structuri ce pot fi utilizate pentru prezentări și pornește de la următoarele aspecte:
- Transmiteți auditoriului ce v-ați pregătit să le expuneți (introducerea);
- Expuneți materialul (conținut);
- Expuneți ce ați prezentat (concluzia).
Această structură este simplă, eficientă și ușor de reținut. Caracterul său repetitiv vă permite să consolidați punctele prezentate, fiind totodată flexibil: puteți ajusta introducerea și conținutul pentru a convinge, motiva, educa sau distra audiența.
Unul din dezavantajele acestei abordări este repetiția care poate plictisi auditoriul, făcându-l să-și piardă interesul. Dacă alegeți să o utilizați, echilibrați repetiția cu lucruri interesante, imagini, anecdote sau povestiri care să păstreze interesul audienței.
Elementele principale ale acestei abordări sunt următoarele:
- Introducerea: captați atenția și prezentați auditoriului, pe scurt, subiectul abordat și beneficiile participării la prezentare. Pentru captarea atenției puteți folosi: o glumă, o povestire, o întrebare retorică, o scurtă prezentare video, o declarație surprinzătoare, un citat, o activitate etc. Dacă planificați să răspundeți la întrebări la finalul prezentării, este recomandat să menționați acest lucru în introducere, pentru ca membrii auditoriului să nu vă întrerupă în timpul expunerii ideilor.
- Conținutul: expuneți mesajul detaliat, prezentând un număr limitat de idei (cercetările arată că oamenii pot reține 7 idei dintr-o prezentare) într-o ordine logică, bine structurată. Susțineți ideile principale cu informații din cercetări sau alte surse credibile, prezentate prin: date, cifre sau statistici; imagini sau diagrame; povestiri sau exemple; citate sau mărturii ale experților și liderilor din industrie.
- Concluzia: sintetizați ideile deja prezentate întrucât, de multe ori, afirmațiile din această fază sunt cele care rămân în memorie; specificați cum este de dorit a se acționa și impulsionați auditoriul în acest sens, printr-un citat, o povestire extraordinară, prezentarea beneficiilor principale obținute în urma acțiunii sau pericolele în cazul absenței acesteia.
Repetitivitatea face ca informația să fie reținută, însă pentru a nu plictisi auditoriul trebuie să introduceți imagini, anecdote, statistici care să convingă, motiveze, educe sau distreze auditoriul.
Abordarea Sandwich
Abordarea de tip sandwich este o variație a structurii „Introducere – Conținut – Concluzie”, utilă în influențarea și modificarea mentalităților, cele trei părți prezentând:
- în loc de introducere, avantajele și beneficiile mesajului sau ideii;
- în loc de conținut, riscurile și îngrijorările;
- în loc de concluzie, modul în care propunerea asigură gestionarea sau eliminarea riscurilor.
Această abordare este eficientă când doriți să convingeți membrii auditoriului sau să le schimbați mentalitatea. De aceea dovezile care vă susțin poziția sunt esențiale. Totuși, datele, tabelele și diagramele nu sunt foarte convingătoare. Lucrurile la care răspund ascultătorii sunt dovezile care dau viață conceptelor și argumentelor dumneavoastră.
Abordarea secvențial-motivațională a lui Monroe
Această abordare este utilă când doriți să motivați sau să convingeți și constă în 5 pași:
- captarea atenției – printr-o statistică ori povestire șocantă.
- evidențierea nevoii de schimbare – convingeți auditoriul că există o problemă, explicați cum o afectează și demonstrați necesitatea schimbării. Utilizați statistici și exemple pentru a convinge.
- asigurarea satisfacției – oferiți soluții viabile la nevoia evidențiată și explicați ce este de făcut.
- vizualizarea succesului sau eșecului – descrieți detaliat efectele implementării sau neimplementării soluției.
- încurajarea acțiunii – solicitați ajutorul concret al auditoriului pentru soluționarea problemei și acoperirea nevoii.
Abordarea demonstrativă
Abordarea demonstrativă reprezintă o metodă eficientă și convingătoare de structurare a unei prezentări, în special în cadrul studiilor de piață, lansărilor comerciale sau sesiunilor de promovare a produselor și serviciilor. Prin focalizarea pe experiența directă, această strategie permite audienței să observe în mod concret valoarea și aplicabilitatea soluției propuse.
Această abordare presupune:
- evidențierea avantajelor și a nevoilor pe care produsul le satisface – se realizează printr-o introducere clară, contextualizată în funcție de tendințele pieței, obiceiurile de consum și cerințele publicului-țintă. Acest pas urmărește alinierea propunerii de valoare cu așteptările utilizatorilor și identificarea diferențiatorilor competitivi;
- realizarea demonstrației – se prezintă modul de utilizare al produsului, fiind subliniate caracteristicile esențiale și funcționalitățile cheie. În acest cadru, se recomandă utilizarea unei structuri vizuale coerente (ex. pași numerotați, imagini, clipuri video), care să permită o asimilare rapidă a informațiilor. Se pot include sugestii de utilizare în scenarii reale, astfel încât beneficiile să fie ușor de extrapolat;
- interacțiunea cu audiența – este un element crucial în consolidarea mesajului. Se oferă oportunitatea de a pune întrebări, de a solicita clarificări sau, în anumite cazuri, de a testa produsul. Acest tip de implicare activează memoria afectivă și rațională a publicului și crește nivelul de încredere în produs.
Pentru a asigura eficiența comunicării se recomandă evitarea supraîncărcării cu informații tehnice și concentrarea pe aspectele care aduc valoare directă utilizatorului. Structura unei prezentări demonstrative ar trebui să fie clară, succintă și susținută de exemple relevante din practică.
Abordarea „oportunități, beneficii, numere” (OBN)
Această abordare este eficientă în contexte în care timpul de expunere este limitat, iar obiectivele comunicării presupun transmiterea rapidă și convingătoare a informațiilor esențiale. Utilizarea acestei structuri este recomandată în special în mediile de afaceri, în cadrul întâlnirilor executive, al prezentărilor către investitori sau în sesiunile de pitching, unde comunicarea trebuie să fie concisă, strategică și orientată spre impact imediat.
Structura sa presupune:
- sinteza oportunităților – prezentarea clară și argumentată a contextului favorabil, identificarea tendințelor de piață și a nevoilor nesatisfăcute care pot fi valorificate;
- evidențierea beneficiilor – demonstrarea valorii adăugate pe care o aduce soluția propusă, accentuând rezultatele tangibile pentru stakeholderi (ex. creșterea profitabilității, eficientizarea proceselor, extinderea cotei de piață etc.);
- prezentarea numerelor – susținerea afirmațiilor anterioare prin date cantitative relevante, prezentate într-un format sintetic (figuri, grafice, tabele) care facilitează înțelegerea rapidă și susține credibilitatea mesajului.
Prin utilizarea acestei metode se asigură alinierea comunicării la nevoile publicului-țintă, în special în cazurile în care factorii decizionali solicită o argumentație succintă și bazată pe rezultate cuantificabile. Această abordare contribuie la creșterea impactului mesajului și facilitează procesul de luare a deciziilor.
Concluzii
Structura unei prezentări reprezintă fundamentul unei comunicări eficiente, mai ales în contextul profesional sau al unui studiu de piață, unde claritatea, concizia și impactul informațional sunt esențiale. Alegerea unui model de structurare adecvat trebuie să țină cont de obiectivele comunicării, de specificul audienței și de natura conținutului prezentat.
Modelele prezentate – de la structura clasică Introducere–Conținut–Concluzie, până la abordările secvențial-motivaționale, demonstrative sau sintetice (OBN) – oferă flexibilitate și adaptabilitate, permițând conturarea unui discurs coerent, argumentat și convingător.
Utilizarea acestor structuri contribuie la:
- maximizarea impactului mesajului;
- creșterea retenției informației de către audiență;
- stimularea luării deciziilor sau a acțiunii;
- consolidarea credibilității prezentatorului.
În concluzie, o structură bine aleasă nu doar organizează conținutul, ci îl potențează, transformând o simplă expunere într-un instrument de influență strategică.
