STRUCTURAREA UNEI PREZENTARI – alegerea formatului optim

0
structurare, strucrturarii, prezentare, prezentari, matrice, matricei, abilitati, abilitatilor, intrument, instrumentului, descrierea, dezvoltare, afaceri, obiectivele, inovare, inovarea, concept, conceputlui, abordare, abordarea, implementare, implementarea, modelului, creativitate, creativitatii, echipa, avantajele, avantaj, punctele, punctelor, puncte, forte, cunoastem, cunoaserea, dezvoltarea, abilitati, strenghtsfinder, testul,abilitatile, angajatului, angajatilor, trasaturi, persoana, personale, caracter, metoda, metodologie, metodologiei, identificarea, gestionarea, descoperirea, competitiv, competitive, practici, incurajarea, creativ, creative, doblin, originea, origine, descriere

Trebuie sa va pregatiti pentru o prezentare si nu stiti ce ar trebui sa spuneti mai intai si cum? Pentru o comunicare clara si eficienta, selectati si utilizati unul dintre modelele de structurare a prezentarii din acest material.

Fara o structura definita este posibil ca auditoriul dumneavoastra sa nu poata fi capabil sa va urmareasca prezentarea. Cand se intampla acest lucru, oportunitatea transmiterii mesajului este pierduta, comunicarea esueaza si reputatia dumneavoastra este afectata. Spre exemplu, daca va propuneti sa convingeti auditoriul, trebuie sa folositi o abordare diferita de cea utilizata in cazul in care doriti sa demonstrati cum functioneaza un produs/serviciu.

IMPORTANTA STRUCTURARII UNEI PREZENTARI

Structura unei prezentari depinde de scopul acesteia (care este scopul comunicarii? doriti sa inspirati, sa motivati, sa informati, sa convingeti sau sa distrati auditoriul?) si de nevoile si caracteristicile auditoriului (exista cunostinte de baza cu privire la subiectul abordat? care sunt aspectele dificil de inteles de catre beneficiarii prezentarii? care este contextul cultural in functie de care va fi decodificata informatia? etc.).

Exista mai multe modalitati de a structura o prezentare si o puteti selecta pe cea mai potrivita stilului personal, scopului prezentarii si caracteristicilor auditoriului.

MODALITATI DE STRUCTURARE A UNEI PREZENTARI

ABORDAREA „INTRODUCERE – CONTINUT – CONCLUZIE”

Este una dintre cele mai practice structuri ce pot fi utilizate pentru prezentari si porneste de la urmatoarele aspecte:

  • Transmiteti auditoriului ce v-ati pregatit sa le expuneti (introducerea);
  • Expuneti (continut);
  • Expuneti ce ati prezentat (concluzia).

Aceasta structura este simpla, eficienta si usor de retinut. Caracterul sau repetitiv va permite sa consolidati punctele prezentate, fiind totodata flexibil: puteti ajusta introducerea si continutul pentru a convinge, motiva, educa sau distra audienta.

Unul din dezavantajele acestei abordari este repetitia care poate plictisi auditoriul, facandu-l sa-si piarda interesul. Daca alegeti sa o utilizati, echilibrati repetitia cu lucruri interesante, imagini, anecdote cu povestiri care sa pastreze interesul audientei.

Elementele principale ale acestei abordari sunt urmatoarele:

  • Introducerea: captati atentia si prezentati auditoriului, pe scurt, subiectul abordat si beneficiile participarii la prezentare. Pentru captarea atentiei puteti folosi: o gluma, o povestire, o intrebare retorica, o scurta prezentare video, o declaratie surprinzatoare, un citat, o activitate etc. Daca planificati sa raspundeti la intrebari la finalul prezentarii, este recomandat sa mentionati acest lucru in introducere, pentru ca membrii auditoriului sa nu va intrerupa in timpul expunerii ideilor.
  • Continutul: expuneti mesajul detaliat, prezentand un numar limitat de idei (cercetarile arata ca oamenii pot retine 7 idei dintr-o prezentare) intr-o ordine logica, bine structurata. Sustineti ideile principale cu informatii din cercetari sau alte surse credibile, prezentate prin: date, cifre sau statistici; imagini sau diagrame; povestiri sau exemple; citate sau marturii ale expertilor si liderilor din industrie.
  • Concluzia: sintetizati ideile deja prezentate intrucat, de multe ori, afirmatiile din aceasta faza sunt cele care raman in memorie; specificati cum este de dorit a se actiona si impulsionati auditoriul in acest sens, printr-un citat, o povestire extraordinara, prezentarea beneficiilor principale obtinute in urma actiunii sau pericolele in cazul absentei acesteia.

Repetitivitatea face ca informatia sa fie retinuta, insa pentru a nu plictisi auditoriul trebuie sa fie prezentate imagini, anecdote, statistici care sa convinga, motiveze, educe sau distreze auditoriul.

ABORDAREA SANDWICH este o variatie a structurii „Introducere – Continut – Concluzie”, utila in influentarea si modificarea mentalitatilor, cele trei parti prezentand:

  • In loc de introducere, avantajele si beneficiile mesajului sau ideii;
  • In loc de continut, riscurile si ingrijorarile;
  • In loc de concluzie, modul in care propunerea asigura gestionarea sau eliminarea riscurilor.

Aceasta abordare este eficienta cand doriti sa convingeti membrii auditoriului sau sa le schimbati mentalitatea. De aceea, dovezile care va sustin pozitia sunt esentiale. Totusi, datele, tabelele si diagramele nu sunt foarte convingatoare. Lucrurile la care raspund ascultatorii sunt dovezile care dau viata conceptelor si argumentelor dumneavoastra.

ABORDAREA SECVENTIAL-MOTIVATIONALA A LUI MONROE convinge auditoriul in 5 pasi:

Aceasta abordare este utila cand doriti sa motivati sau sa convingeti si consta in 5 pasi:

  • Captarea atentiei – printr-o statistica ori povestire socanta.
  • Evidentierea nevoii de schimbare – convingeti auditoriul ca exista o problema, explicati cum o afecteaza si demonstrati necesitatea schimbarii. Utilizati statistici si exemple pentru a convinge.
  • Asigurarea satisfactiei – oferiti solutii viabile la nevoia evidentiata si explicati ce este de facut.
  • Vizualizarea succesului sau esecului – descrieti detaliat efectele implementarii sau neimplementarii solutiei.
  • Incurajarea actiunii – solicitati ajutorul concret al auditoriului pentru solutionarea problemei si acoperirea nevoii.

ABORDAREA DEMONSTRATIVA presupune:

  • Evidentierea avantajelor si nevoilor la care raspunde noul produs;
  • Realizarea demonstratiei – aratati modul in care se foloseste produsul, evidentiati caracteristicile esentiale ale acestuia, oferiti sugestii si prezentati rezultatul utilizarii; nu va pierdeti in detalii, prezentati doar ce este mai important;
  • Interactiunea – oferiti auditoriului posibilitatea de a pune intrebari sau de a utiliza produsul.

Nu va pierdeti prea mult in detalii, amintiti-va sa pastrati simplitatea demonstratiei. Prezentarea dumneavoastra va fi cu atat mai puternica si auditoriul va retine mai mult, daca veti evidentia doar cateva din caracteristicile importante ale produsului/serviciului. In acest mod, le veti starni apetitul si ii veti aduce in situatia sa-si doreasca sa stie mai mult.

ABORDAREA „OPORTUNITATI, BENEFICII, NUMERE” (OBN) este utila cand va adresati persoanelor cu program incarcat, fiind necesara o prezentare cat mai succinta si rapida a informatiilor. Structura sa va fi simpla, cuprinzand:

  • Sinteza oportunitatilor si a beneficiilor valorificarii acestora;
  • Prezentarea cifrelor din spatele afirmatiilor anterioare, prezentate sintetic si atractiv prin figuri si tabele.

Alegeti cu grija structura cea mai potrivita pentru fiecare prezentare, in functie de stilul personal, scopul prezentarii si caracteristicile auditoriului.

CONCLUZII

Prezentarilor carora le lipseste un flux clar sunt confuze si ineficiente. De aceea, este important sa se aleaga cu atentie structura cea mai adecvata. Structurile diferite corespund unor scopuri diferite. Inainte de a incepe, ganditi-va de ce oferiti acea prezentare. Doriti sa informati, sa convingeti, sa inspirati sau sa distrati audienta?

Structura cea mai uzuala de prezentare este „Introducere – Continut – Incheiere”. Este adesea eficienta deoarece ofera oportunitatea repetitiei aspectelor principale. Insa alte structuri pot fi mai adecvate in functie de circumstante – cand incercati sa convingeti audienta, sa demonstrati functionarea unui produs sau sa furnizati informatii in modul cel mai eficient.

BIBLIOGRAFIE

  1. Adam B. Cooper, 2009, PowerPoint Presentations That Sell, McGraw Hill eBook
  2. Cheryl Reimold, Peter Reimold, The Short Road to Great Presentations, 2003, John Wiley & Sons, New Jersey, USA
  3. Nancy Duarte, 2012, HBR Guide to Persuasive Presentations, Harvard Business Scholl Publishing Corporation, USA
  4. www.mindtools.com
  5. www.managementhelp.org

Register New Account
Reset Password
Shopping cart