Structura defalcata a activitatilor – Organizarea activitatilor intr-un proiect
Daca nu stiti de unde sa incepeti lucrul la un proiect, daca doriti sa defalcati proiectul in sectiuni usor de inteles si realizat, care sa permita o buna organizare in timp si buget, utilizati instrumentul numit Structura defalcata a Activitatilor. Structura Defalcata a Activitatilor (Work Breakdown Structures/WBS) ajuta la organizarea activitatilor intr-un proiect prin structurarea livrabilelor generale ale proiectului in sectiuni usor de gestionat, in vederea elaborarii calendarului de lucru, identificarii resurselor necesare si estimarii costurilor aferente.
Structura WBS furnizeaza managerului de proiect si echipei cadrul detaliat al actiunilor necesare pentru crearea bugetului detaliat al costurilor si calendarului de timp. Elaborarea unei structuri WBS nu este usoara, poate implica un proces minutios si presupune alocarea unui timp suficient. Realizarea unui WBS presupune un transfer de cunostinte si un exercitiu de gandire. Cu cat aria proiectului va fi mai larga, cu atat WBS va fi mai complexa.
STRUCTURA DEFALCATA A ACTIVITATILOR – DESCRIERE CONCEPT
Indiferent de marimea si complexitatea proiectului, una din primele provocari in planificare este de a diviza livrabilele generale in parti usor de gestionat, structura obtinuta servind la elaborarea calendarului de lucru, identificarea resurselor necesare si estimarea costurilor aferente fiecarui element.
Una din cele mai utilizate modalitati in realizarea acestui lucru este structura activitatilor defalcate, cu acronimul WBS – WORK BREAKDOWN STRUCTURES. Aceasta tehnica este folosita atat in proiectele complexe, de catre managerii de proiect, ca metodologie de planificare, cat si in proiectele mici si mai putin formale, cum ar fi campaniile de marketing, organizarea unui eveniment, etc.
Structura Activitatilor Defalcate este un mijloc simplu si metodic de organizare si de intelegere a domeniului de aplicare a unui proiect. Abordarea permite companiilor sa priveasca de sus in jos un proiect si sa il imparta in sarcini mai mici si subtask-uri care vor ajuta la finalizarea proiectului.
Structura Activitatilor Defalcate consta intr-o lista detaliata a tuturor elementelor care trebuie livrate si a activitatilor care trebuie indeplinite pentru finalizarea integrala a proiectului. Asa cum se ilustreaza in fig. 1, este reprezentata ca o structura arborescenta, cu fiecare livrabil sau activitate defalcate in sub-componente.
Exista cateva abordari diferite care pot fi utilizate in construirea structurii WBS:
- Orientarea pe procese sau activitati – implica defalcarea proiectului in activitati distincte, cum ar fi: management, analize, achizitie, testare, instalare, training;
- Orientarea pe rezultate – implica defalcarea obiectivelor generale ale proiectului in rezultate, cum ar fi: a avea utilizatori bine antrenati, acceptarea unui sistem dupa efectuarea testelor;
- Orientarea pe functiune sau produs: implica defalcarea proiectului in functie de diferitele elemente ale produsului final, precum: hardware, software, baze de date, elemente de service.
Abordarile diferite se aleg in functie de circumstante. Astfel, orientarea pe rezultate este utila deoarece ajuta la mentinerea concentrarii pe ce anume trebuie facut, pentru a contribui la livrabilul general al proiectului. Abordarea orientarii pe functiuni este folositoare in situatiile in care membrii echipei au abilitati diferite si este necesara organizarea lucrului astfel incat sa fie utilizate avantajele setului de abilitati diferite. O structura construita tinand cont de procese va permite sa defalcati proiectul in elemente conceptuale simple, care pot fi abordate pe rand. De asemenea, exista situatii in care este utilizat un mix al acestor 3 categorii de abordari.
STRUCTURAREA LIVRABILELOR INTR-UN PROIECT
Pentru organizarea activitatilor intr-un proiect prin folosirea Structurii Defalcate a Activitatilor, este necesar sa parcurgeti urmatoarele etape:
- Alegeti abordarea dorita pentru WBS: procese/activitati, rezultate, orientarea pe functiuni/produse, o alta abordare sau o combinatie intre acestea.
- Defalcati proiectul conform abordarii stabilite: Continuati defalcarea pana cand cel mai de jos nivel arata elementele de lucru in mod clar definit si realizabil. Ultimul nivel de detaliu pana la care veti merge va depinde de natura activitatilor si de experienta persoanelor alocate activitatilor. Insa se recomanda sa incercati sa evitati intrarea in prea multe detalii, asigurandu-va totusi ca structura WBS va cuprinde toate elementele necesare.
- Cat de detaliat trebuie facuta defalcarea? Ceea ce face WBS este divizarea proiectului in elemente usor de gestionat, carora le vor fi alocate resurse si costuri. Prin urmare, incercati impartirea pana la un nivel la care intelegeti sarcinile foarte clar si puteti estima resursele necesare intr-un grad rezonabil de precis (in cazul unui proiect de anvergura, defalcati-l cat mai mult in proiecte distincte pe care apreciati ca le puteti delega).
- Feriti-va de epuizare – In timpul defalcarii, va puteti pierde usor concentrarea, insemnand ca puteti uita sarcini importante si puteti sari peste elemente necunoscute fara sa observati. Asigurati-va ca ati validat structura cu principalele parti interesate pentru a fi sigur ca este completa. Daca utilizati instrumentul cu persoane, fiti atent la detalii, mai ales daca lucrati cu termene limita si cu bugete reduse.
- Atentie la angajamente – Structura WBS este o abordare de sus in jos in identificarea elementelor proiectului. Cea mai mare probabilitate de aparitie a problemelor este data de utilizarea metodologiei cand se lucreaza cu elemente necunoscute (sarcinile pe care nu le-ati identificat pe deplin si specificul acestora – simple sau complexe, costisitoare si consumatoare de timp). In astfel de cazuri, marcati sarcinile necunoscute si asigurati-va ca, inainte de realizarea calendarului de lucru, le veti investiga si clarifica, iar apoi veti comunica beneficiarilor aceste elemente necunoscute, precum si riscurile in cadrul proiectului.
- Daca proiectul este mai complex, marcati fiecare element sau activitate folosind un sistem ierarhic de numerotare. Acesta va permite clarificarea pentru toate persoanele implicate a activitatilor sau reperelor la care se face referire in rapoartele proiectului.
BENEFICIILE STRUCTURILOR DEFALCATE
- Imbunatatirea preciziei: Structura Activitatilor Defalcate ofera o reprezentare clara si precisa a proiectului, ceea ce poate reduce neintelegerile si erorile.
- Imbunatatirea planificarii: Structura Activitatilor Defalcate ajuta la definirea si planificarea fiecarui element al unui proiect, asigurandu-se ca toate sarcinile si obiectivele sunt identificate si contabilizate.
- Monitorizarea costurilor: Structura Activitatilor Defalcate ajuta la identificarea tuturor costurilor proiectului, permitand o estimare mai precisa a costurilor si un control mai bun al cheltuielilor proiectului.
- Gestionarea timpului: Structura Activitatilor Defalcate ajuta la stabilirea unor termene realiste pentru finalizarea proiectului, permitand o mai buna gestionare a timpului.
- Imbunatatirea comunicarii in echipa: Structura Activitatilor Defalcate faciliteaza intelegerea de catre echipe a responsabilitatilor lor si a modului in care acestea contribuie la atingerea obiectivelor.
- Alocarea resurselor: Structura Activitatilor Defalcate ofera o mai buna intelegere a resurselor necesare pentru fiecare element al proiectului.
CONCLUZII
O buna planificare este vitala pentru succesul oricarui proiect. Crearea unei Structuri de Defalcare a Activitatilor (WBS) in timpul fazei de planificare este o buna modalitate de a identifica sarcinile care trebuie finalizate. Totodata, a avea o imagine clara a sferei de aplicare a proiectului este un element esential pentru succesul acestuia. Structura defalcata a activitatilor proiectului este un instrument care aduce claritate si o gestionare eficienta a proiectului.
Structura WBS reprezinta elementul fundamental in managementul de proiect. Fiecare componenta majora planificata in cadrul proiectului demareaza cu defalcarea activitatilor implicate. De aceea, abilitatea de a elabora o structura WBS completa este o trasatura esentiala a managerului de proiect, deoarece prin perfectionarea ei veti putea sa:
- Realizati structura WBS completa si clara, reducand riscul probabilitati de omitere a unei activitati importante din cadrul proiectului;
- Divizarea cu acuratete a proiectului in activitati mici, usurand astfel gestionarea sarcinilor de catre membrii echipei de proiect si clarificand mai precis etapele proiectului;
- Utilizati modul cel mai benefic de dezvoltare, comunicare si prezentare a WBS catre toti cei implicati;
- Implicati membrii proiectului in dezvoltarea WBS; de asemenea, veti putea sa clarificati ambiguitatile si incertitudinile; sa identificati ipotezele corecte si incorecte; sa delimitati si sa definiti aria de implementare a proiectului; sa va concentrati pe problemele importante in stadiu incipient al aparitiei acestora.
Cresterea nivelului de participare la pregatirea WBS va genera sarcini mai bine definite, va permite o mai buna alocare a resurselor pe actiunile specifice si va genera responsabilitate si angajament din partea membrilor echipei.
BIBLIOGRAFIE
- Eric S. Norman, Shelly A. Brotherton, Robert T. Fried, Work Breakdown Structures: The Foundation for Project Management Excellence, John Wiley & Sons, 2010
- Dennis P. Miller, Building a Project Work Breakdown Structure: Visualizing Objectives, Deliverables, Activities, and Schedules, CRC Press, 2008
- Gregory T. Haugan, Effective Work Breakdown Structures, Management Concepts Inc., 2002
- Albert Hamilton, Handbook of Project Management Procedures, Thomas Telford, 2004
- Gary Lister, Mastering Project, Program, and Portfolio Management: Models for Structuring and Executing the Project Hierarchy, FT Press, 2014
