Optimizarea proceselor – 6 pași pentru a imbunatati eficienta
Cuprins
Procesele pot fi formale, numite proceduri (documentate si cu un numar bine stabilit de etape), respectiv informale, create de angajati, nefiind transpuse in scris. Indiferent de structura proceselor de afaceri, acestea au in comun faptul ca sunt destinate sa eficientizeze activitatea dvs. si a echipei dvs. Atunci cand toti cei implicati urmeaza pasii stabiliti si testati, apar mult mai putine erori si decalaje, efortul este dozat corect, iar angajatii si clientii se simt mai satisfacuti. Optimizarea proceselor de afaceri presupune imbunatatirea perfomantelor organizatiei, redefinind structura proceselor de afaceri in vederea:
Procesele care nu functioneaza pot provoca numeroase probleme, asa cum sunt:
- Plangerile clientilor asupra calitatii slabe a produselor sau serviciilor;
- Frustrarea colegilor;
- Efort suplimentar pentru finalizarea procesului;
- Cresterea costurilor;
- Risipirea resurselor.
MANAGER IMBUNATATIRE PROCESE – RESPONSABILITATI
Un specialist pe partea de imbunatatire procese este o persoana care lucreaza a-si imbunatati procesele interne de afaceri, precum si bunurile si serviciile pe care le furnizeaza. Acest specialist utilizeaza o varietate de tehnici pentru a imbunatati procesele, inclusiv modelarea proceselor, identificarea si eliminarea proceselor ineficiente, analiza riscurilor si dezvoltarea de noi procese. De asemenea, acest specialist poate oferi asistenta in implementarea noilor procese si poate ajuta la monitorizarea si mentinerea lor pe termen lung.
Printre responsabilitatile unui manager de imbunatatire procese se numara:
- Monitorizarea si evaluarea eficientei proceselor operationale, inclusiv identificarea si rezolvarea problemelor legate de eficacitatea proceselor.
- Implementarea si testarea de procese noi si actualizate.
- Crearea si implementarea planurilor de imbunatatire continua a proceselor.
- Asigurarea conformitatii cu standardele si regulile interne si externe aplicabile.
- Asigurarea implementarii eficace a schimbariilor in procesele operationale.
- Monitorizarea si raportarea progreselor in implementarea planurilor de imbunatatire a proceselor.
- Colaborarea cu alte departamente pentru a crea si implementa noi procese si proceduri.
- Propunerea de solutii de imbunatatire a proceselor si procedurilor.
- Implementarea de masuri de prevenire a erorilor si a problemelor legate de procese.
- Monitorizarea si raportarea performantei proceselor si a modificarilor necesare.
PASI IN OPTIMIZAREA PROCESELOR DE AFACERI
Daca va confruntati cu problemele mentionate anterior va trebui sa alocati timp pentru a revizui si pentru a actualiza structura proceselor de afaceri relevante in cadrul companiei dumneavoastra. O analiza SWOT poate ajuta la identificarea problemelor existente in procesele actuale. Optimizarea proceselor de afaceri urmeaza pasii de mai jos:
Pasul 1 – Structurarea procesului
Odata ce ati stabilit care sunt procesele pe care doriti sa le imbunatatiti, documentati fiecare pas utilizand Diagramele Flux sau Diagrama Swim Lane. Acestea va ofera o imagine vizuala a procesului. Diagramele Swim Lane sunt mult mai complexe decat Diagramele Flux, dar sunt mai potrivite pentru procesele care implica multe persoane si activitati.
Pentru identificarea cu succes a componentelor cheie ale unui proces si optimizarea structurarii acestora, incercati sa raspundeti la urmatoarele intrebari:
- Care sunt obiectivele si livrabilele procesului?
- Care sunt momentele de incepere si finalizare ale procesului?
- Ce activitati asigura derularea procesului?
- Ce departamente si/sau persoane sunt implicate in proces?
- Ce informatii sunt transmise de la o etapa la alta a procesului?
Pasul 2 – Analizarea procesului
Utilizati Diagramele Flux sau Diagramele Swim Lane pentru a investiga problemele din cadrul procesului, pornind de la urmatoarele intrebari:
- In ce etape au existat frustrari in randul membrilor echipei sau clientilor?
- Care dintre aceste etape provoaca blocaje?
- Care dintre acesti pasi necesita mai mult timp sau provoaca mai multe decalaje?
Utilizati mai intai Analiza Cauzelor Fundamentale si Analiza Cauza-Efect, implicandu-i pe toti cei afectati de proces in identificarea cauzelor problemei. Ce considera ei ca se face gresit in cadrul procesului? Ce sugestii de imbunatatire au? Observati si activitatea altor echipe din organizatie. Ce tactici au abordat in situatii similare?
Pasul 3 – Reproiectarea procesului
Este pasul in care reganditi procesul pentru a elimina problemele identificate. Cel mai indicat este sa lucrati cu cei direct implicati in proces. Ideile acestora pot scoate la iveala noi abordari si, totodata, ei pot fi atrasi sa sustina procesul de schimbare. Parcurgeti urmatoarele activitati:
Utilizati Analiza de Impact pentru a intelege efectele ideilor emise de membrii echipei. Apoi, realizati o atenta Analiza de Risc si o Analiza a Modalitatilor de a Esua si a Efectelor, pentru a identifica posibilele riscuri si esecuri in reproiectarea procesului. In functie de strategia organizatiei dvs., puteti lua in considerare ca instrument in aceasta etapa si „Analiza Experientei Clientilor”.
Pasul 4 – Obtinerea resurselor
Alocati resursele necesare implementarii noului proces. Listati toate resursele de care aveti nevoie, comunicati-le fiecarui grup implicat si asigurati-va ca este inteles modul in care acest nou proces va aduce beneficii intregii organizatii.
Pasul 5 – Implementarea si comunicarea schimbarii
Este posibil ca imbunatatirea proceselor sa implice schimbarea sistemelor existente, a echipelor sau a structurii proceselor.
Tineti cont ca schimbarea nu este intotdeauna usoara. Personalul poate opune rezistenta, in special cand schimbarea implica un proces pe care il utilizeaza de mult timp. Puteti utiliza instrumente precum Curba Schimbarii sau Modelul de Schimbare in 8 Pasi al lui Kotter, pentru a facilita depasirea rezistentei la schimbare.
Pasul 6 – Revizuirea procesului
Dupa ce incepeti derularea noului proces, monitorizati atent functionarea sa, pentru a va asigura ca procesul se deruleaza conform asteptarilor si pentru a repera problemele chiar in momentul in care apar.
CONCLUZII
Un proces este un set de pasi si de activitati pe care dumneavoastra si echipa le utilizati repetitiv pentru a crea un produs sau serviciu, pentru a atinge un obiectiv specific sau pentru a furniza valoare unui client sau furnizor. Cand procesele functioneaza corespunzator, acestea pot asigura imbunatatirea performantelor organizatiei, atat din punct de vedere al eficientei si productivitatii, cat si sub aspectul satisfactiei clientilor.
BIBLIOGRAFIE
- Jan Stentoft Arlbjørn,2010, Business Process Optimization, Academica
- Larry Meyer, Tony Scrima, 2006, Business Process Optimization: Combining Project Management and Six Sigma Best Practices to Better Understand and Optimize Critical Business Processes, PMI Global Congress Proceedings – Seattle Washington
- www.laserfiche.com
- www.consultparagon.com
