CICLUL PDCA – IMBUNATATIREA PROCESELOR ORGANIZATIONALE
Cuprins
Nevoile pietei se schimba zilnic, ceea ce inseamna ca si serviciile sau produsele trebuie sa fie adaptate rapid. Indiferent de nivelul de agilitate, stabilirea unor linii directoare clare in cadrul unui proces poate fi utila pentru a aborda astfel de nevoi cu un anumit nivel de profesionalism. Un instrument care sprijina eforturile de imbunatatire a proceselor sau produselor este Ciclul PDCA.
Ciclul PDCA, cunoscut si sub denumirea de Metoda Deming, este un instrument util in optimizarea proceselor operationale, in luarea deciziilor si rezolvarea problemelor, dar si in procesul de invatare la nivel organizational.
CE REPREZINTA CICLUL PDCA?
Ciclul de imbunatatire continua a fost propus si definit initial de catre Walter Shewhart in 1939, in cartea „Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control”. Ulterior, Ciclul PDCA a fost popularizat de W. Edwards Deming, un pionier in managementul calitatii, in anii ’50. Acesta este recunoscut, de asemenea, pentru introducerea tehnicilor statistice de control al proceselor de productie, fiind cel care a pus bazele managementului calitatii totale. Potrivit convingerilor sale, un element cheie in controlul calitatii produselor consta in a avea procese clar definite si repetitive.
Metoda de management pentru controlul si imbunatatirea continua a calitatii produselor si proceselor consta intr-o secventa de patru actiuni (Figura 1):
⭐ Plan (planifica): presupune identificarea si analiza problemei, precum si stabilirea obiectivelor;
⭐ Do (dezvolta): implica dezvoltarea si testarea solutiei potentiale, precum si colectarea informatiilor necesare in urmatoarele etape;
⭐ Check (verifica): presupune masurarea si testarea eficientei solutiei, precum si identificarea optiunilor de imbunatatire;
⭐ Act (accelereaza): implica implementarea solutiei imbunatatite, care devine noul standard.
ETAPELE CICLULUI PDCA
Ciclul PDCA este un model dinamic, circular, care defineste un proces continuu de imbunatatire; practic, odata ce o etapa de imbunatatire a fost realizata, ciclul se reia pornind de la planificarea unei imbunatatiri viitoare.
Cliclul PDCA implica o abordare metodica in rezolvarea problemelor si implementarea solutiilor. Ciclul PDCA este structurat in 4 pasi:
Pasul 1 – Planificarea
Identificati cu exactitate problema si asociati acesteia informatii necesare gasirii de solutii. Acesta etapa presupune colectarea de informatii necesare evaluarii situatiei curente si dezvoltarii planului de imbunatatire.
In functie de dimensiunea proiectului planificarea poate necesita un grad ridicat de implicare din partea echipei dumneavoastra.
In aceasta etapa trebuie sa raspundeti la urmatoarele intrebari-cheie:
- Care este problema centrala pe care doriti sa o rezolvati?
- De ce resurse aveti nevoie?
- De ce resurse dispuneti momentan?
- Care este cea mai buna solutie pentru rezolvarea problemei?
- In ce conditii planul va fi considerat un succes?
Obiectivele strategice ale companiei, precum si asteptarile clientului trebuie sa fie aliniate pentru a indeplini urmatoarele criterii.
⭐ Realizati un diagnostic pentru a identifica problemele existente, a defini prioritatile in raport cu imbunatatirile dorite sau pentru a detecta noi oportunitati;
⭐ Stabiliti un set de obiective realiste si tangibile;
⭐ Reuniti echipa pentru a crea un plan de actiune, care sa includa toate sarcinile necesare atingerii obiectivelor. Stabiliti termenele limita pentru fiecare sarcina, un calendar si persoanele responsabile;
⭐ Definiti indicatorii cheie de performanta (KPI) pe care ii veti masura in etapa urmatoare.
Retineti ca planul trebuie revizuit constant pentru a va asigura ca nu au survenit modificari de-a lungul procesului.
Pasul 2 – Dezvoltarea
In aceasta etapa trebuie sa realizati anumite activitati cheie, precum generarea solutiilor posibile si selectarea celei mai bune optiuni pentru a atinge succesul.
Dupa ce ati identificat o solutie potentiala testati-o prin intermediul unui proiect pilot la scara mica (pe un grup restrans, intr-o arie geografica limitata etc.). Implementarea unui proiect pilot va indica daca actiunile propuse vor obtine rezultatul dorit, fara a avea un impact negativ crescut asupra organitiei. De exemplu, ați putea organiza un test în cadrul unui departament, într-o zonă geografică limitată sau cu un anumit grup demografic.
Pe masura ce derulati proiectul pilot colectati date care pot indica daca schimbarea a functionat sau nu.
Pasul 3 – Verificarea
Aceasta este cea mai importanta etapa a Ciclului PDCA. Daca doriti sa va clarificati planul, sa evitati greselile recurente si va imbunatatiti continuu procesele trebuie sa acordați suficienta atentie etapei de verificare.
Evaluati eficienta proiectului pilot si stabiliti zonele care necesita imbunatatiri. In functie de succesul proiectului pilot, de imbunatatirile necesare identificate si aria de aplicare a intregii initiative, exista sansa sa fiti nevoiti sa repetati primele etape ale Ciclului PDCA, cu incorporarea modificarilor suplimentare.
Pasul 4 – Actiunea
In aceasta etapa trebuie sa implementati integral solutia.
De asemenea, litera „A” se refera si la ajustarea actiunilor care trebuie implementate pentru a corecta esecurile detectate in etapa anterioara. In acest moment puteti indica solutii la problemele aparute, iar apoi puteti modifica planul in functie de noile rezultate.
In aceasta etapa pot fi identificate doua rezultate diferite:
- Daca rezultatul asteptat a fost atins, acesta poate servi drept referinta pentru alte procese sau pentru alte unitati ale companiei.
- Daca rezultatul a fost sub asteptari, acesta trebuie analizat pentru a gasi noi solutii.
Este important de mentionat ca piata este foarte dinamica, astfel ca un model care a functionat intr-o anumita perioada este definitiv.
Ciclul PDCA nu se opreste aici, etapele se reiau, intrucat initiativele de imbunatatire reprezinta un proces continuu.
Ciclul PDCATemplate de lucru
Ciclul PDCA
+ Identificarea riscurilor
+ Evaluarea performanței și a progresului
+ Implementarea soluțiilor
+ Luarea deciziilor bazate pe date
BENEFICIILE CICLULUI PDCA
Metoda PDCA este un proces util si controlat de solutionare a problemelor, fiind eficient pentru:
⭐ Implementarea abordarilor Kaizen sau de Imbunatatire continua, pe masura ce ciclul se repeta si noi arii de imbunatatire apar si sunt solutionate;
⭐ Identificarea de noi solutii si imbunatatirea proceselor repetate frecvent;
⭐ Explorarea unei game extinse de noi solutii posibile, testarea acestora si imbunatatirea lor intr-o maniera controlata;
⭐ Evitarea pierderilor de resurse specifice implementarii unei solutii slabe sau mediocre.
Ciclul PDCA poate fi implementat cu succes atunci cand se au in vedere urmatoarele trei elemente de baza:
- acordul managementului superior si abordarea implementarii Ciclului PDCA ca politica obligatorie de schimbare;
- abordarea conceptului ca un plan circular;
- implementarea conceptului in toate departamentele organizatiei.
Metoda PDCA furnizeaza o abordare simpla si eficienta in solutionarea problemelor si managementul schimbarii, asigurand testarea corespunzatoare a ideilor inainte de implementare.
Implementarea PDCA asigura: crearea unei rutine zilnice in cadrul echipei/organizatiei; rezolvarea problemelor in cadrul unui proces structurat; stimularea dezvoltarii continue si dezvoltarea echilibrata a resurselor umane; control in managementul proiectelor.
Aceasta tehnica poate fi utilizata in diferite situatii, de la dezvoltarea de noi produse la actiuni de marketing.
DOMENII DE APLICARE
Imbunatatirea proceselor
Utilizarea Ciclului PDCA permite defalcarea unui proiect in etape mai mici si mai usor de gestionat si, totodata, faciliteaza imbunatatirile graduale.
Metodologia PDCA reprezinta un ciclu continuu de planificare, executie, verificare si analiza, motiv pentru care este utila in:
🔵 Imbunatatirea continua: repetarea continua a ciclului este motorul imbunatatirii continue a obiectivelor asociate procesului.
🔵 Implementarea noilor proiecte si procese: planul, testarea si feedback-ul incorporat in Ciclul PDCA permit stabilirea barierelor in calea succesului care apar in stadiul de implementare, fara a implica intreaga rezerva de resurse.
🔵 Traseele proceselor: ciclul PDCA implica verificarea schimbarilor implementate.
Managementul schimbarii
PDCA nu incurajeaza doar dezvoltarea schimbarilor inovative pentru asigurarea imbunatatirii calitatii si performantei, ci de asemenea ajuta la gestionarea eficienta a schimbarii.
Procesul schimbarii coordonat de Modelul PDCA incorporeaza parametrii care presupun schimbarea in componenta de planificare, implementarea prototipului, revizuirea prototipului pentru asigurarea sustenabilitatii si performantei si, in final, implementarea prototipului. In acest fel, are loc integrarea procesului de management al schimbarii cu activitatea operationala zilnica, ajutand la reducerea intreruperilor din timpul procesului de schimbare.
Managementul calitatii
Feedback-ul continuu inclus in Ciclul PDCA permite analiza, masurarea si identificarea surselor modificarilor in cerintele clientilor si da posibilitatea luarii masurilor corective.
CICLUL PDCA PENTRU IMBUNATATIREA PERFORMANTEI PERSONALE
Ciclul PDCA este un instrument de afaceri eficient, dar aceasta poate fi utilizat si pentru a va imbunatati propria performanta:
🔵 Planificati – Identificati ce va impiedica sa va imbunatatiti pe plan personal si in ce directie doriti sa progresati. Analizati cauzele problemelor si stabiliti obiective pentru a depasi aceste obstacole.
🔵 Devoltati – Dupa ce v-ati hotarat asupra directiei, testati diferite modalitati prin care puteti obtine rezultatele dorite.
🔵 Verificati – Examinati-va progresul in mod regulat, ajustati-va comportamentul in consecinta si luati in considerare consecintele actiunilor dumneavoastra.
🔵 Actionati – Pastrati ceea ce functioneaza, perfectionați continuu ceea ce nu functioneaza si continuati ciclul de imbunatatire continua.
CONCLUZII
Ciclul PDCA este unul dintre cele mai utilizate instrumente pentru monitorizarea sistemelor de management al calitatii. Acesta permite organizatiilor sa colecteze informatii relevante si sa le utilizeze ca baza bine fundamentata inainte de a decide daca să continue planul sau sa il imbunatateasca in continuare. Prin aceasta metoda bazata pe date concrete, organizatiile pot lucra pentru a-si imbunatati continuu procesele, produsele si serviciile.
Ciclul PDCA ajuta si la economisirea timpului prin detectarea potentialelor probleme si riscuri inca din primele etape ale proiectului. Acest lucru ajuta la consolidarea eficientei ciclului si elimina elementele ineficiente, pana la identificarea unei solutii ideale.
In plus, ciclul PDCA este versatil – poate fi utilizat in toate industriile, de catre companiile mari sau mici sau chiar doar de catre echipe sau departamente specifice.
BIBLIOGRAFIE
- Mary Walton, The Deming Management Method, Berkley Publishing Group, New York, 1986
- William W. Scherkenbach, The Deming Route to Quality and Productivity: Road Maps and Roadblocks, WWS Inc., 1994
- Dennis, Pascal. Lean Production Simplified: A Plain Language Guide to the World’s Most Powerful Production Systems. Productivity Press, 2002.
- William W. Scherkenbach, The Deming Route to Quality and Productivity: Road Maps and Roadblocks, CEEP Press Books, 1986
- James Evans, William Lindsay, Managing for Quality and Performance Excellence, Cengage Learning, 2007
- Mary Walton, The Deming Management Method, Penguin, 1986
- Steven ten Have, Wouter ten Have, Frans Stevens, Key Management Models: The Management Tools and Practices that Will Improve Your Business, Pearson Education, 2003[/ihc-hide-content]
