Matricea prioritizării proiectelor
300 lei
Matricea prioritizării proiectelor este un instrument utilizat pentru a identifica sarcinile sau proiectele operaționale critice.
Matricea este utilizată cu precădere în managementul proiectelor pentru a facilita selecția proiectelor care prezintă un potențial ridicat de succes. În plus, managerii de proiect pot utiliza matricea pentru prioritizarea proiectelor pentru a delega corect sarcinile și pentru a crea planurile necesare.
Pentru a prioritiza proiectele cu ajutorul unei matrice de priorități trebuie să creați o listă a acestora, alegând cele mai importante criterii de comparare. Apoi evaluați fiecare criteriu pentru fiecare proiect, analizând și comparând scorurile rezultate.
- Crearea unei liste de proiecte – colectați informații de la părțile interesate, pentru a crea o listă de proiecte sau sarcini care trebuie să fie prioritizate.
- Stabilirea criteriilor – pentru a vă asigura că matricea dvs. este ușor de utilizat și de înțeles, limitați-vă la maxim 5 criterii pe baza cărora veți prioritiza proiectele. Ponderați criteriile în funcție de importanța lor, conform opiniei membrilor echipei.
- Atribuirea punctajelor pentru fiecare criteriu – acordați o valoare fiecărui criteriu, pentru fiecare proiect din listă și apoi calculați punctajul total al fiecărui proiect.
- Analizarea și compararea rezultatelor – comparați scorurile finale pentru a identifica proiectul care trebuie să aibă prioritate, însă asigurați-vă că ați atribuit un punctaj corect.
Pentru început puteți împărți proiectele în două categorii: proiecte cu o importanță ridicată și proiecte cu o importanță scăzută. Ulterior puteți să clasificați mai departe proiectele după 3 criterii: importanță ridicată / moderată / scăzută. De asemenea, puteți compara proiectele și în funcție de gradul lor de urgență.
Stabiliți gradul de prioritate al proiectelor:
Prioritate ridicată – aceste proiecte sunt esențiale pentru organizație. Trebuie să acționați, finalizând cât mai curând proiectele care au o importanță și o urgență ridicată.
Prioritate moderată – aceste proiecte sunt de obicei necesare, dar nu sunt cele mai importante în prezent. În acest caz alegeți să:
- Delegați – Stabiliți responsabilii pentru sarcinile care au o importanță redusă și o urgență ridicată, pentru a le finaliza într-un termen adecvat.
- Planificați – Programați sarcinile care sunt de importanță ridicată dar cu urgență scăzută, pentru a le finaliza atunci când puteți.
Prioritate scăzută: – aceste proiecte nu sunt foarte importante în acest moment.
- Eliminați – Amânați proiectele care au o importanță și o urgență scăzută. Puteți reveni asupra lor în viitor și să stabiliți dacă starea lor s-a modificat.
Matricea prioritizării proiectelor eficientizează procesul de luare a deciziilor. Prin utilizarea ei toți managerii pot înțelege substanța fiecărui proiect și impactul pe care acesta l-ar avea asupra organizației.
În plus, Matricea prioritizării proiectelor permite:
- clasificarea și prioritizarea proiectelor complexe
- identificarea factorilor care pot influența proiecte și procesele suport
- identificarea funcțiunilor și zonelor în care trebuie să vă concentrați eforturile
- obținerea sprijinului echipei/părților interesate, generând un angajament unitar
- Template ușor de utilizat, cu indicații și exemple de completare
- Structura flexibilă, cu opțiuni de filtrare
- Scorare rapidă prin liste de tip drop-down
- Formule predefinite, fără risc de suprascriere
- Nu necesită cunoștințe avansate ale pachetului Microsoft Office
