Elaborarea unui business case

• Descriere
• Beneficii
• Avantaje

Un business case este un document formal menit să convingă un factor de decizie să aprobe un proiect sau un program. Un business case bine redactat este orientat către afacere și explorează toate abordările fezabile ale unei anumite probleme pentru a facilita selectarea unei decizii favorabile pentru companie.

Un business case descrie problema sau oportunitatea de afaceri care urmează să fie abordată de proiectul (sau programul) propus, prezintă motivațiile care stau la baza proiectului și soluțiile alternative disponibile.

În elaborarea unui business case trebuie să luați în considerare cinci elemente cheie:

1. Contextul strategic: argumentul care stă la baza schimbării
2. Analiza economică: rata de rentabilitate pe baza evaluării opțiunilor de investiții
3. Abordarea comercială: derivată din strategia de aprovizionare și strategia de achiziții
4. Analiza financiară: beneficiile financiare pentru organizație în intervalul de timp stabilit
5. Abordarea managerială: roluri și responsabili, structura de conducere, ciclul de viață etc.

Business case-urile sunt documente complexe, esențiale în procesul decizional. Un business este în general format din mai multe elemente:

1. Rezumatul – o scurtă descriere a problemei, a opțiunilor prezentate și a opțiunii selectate.
2. Informații de bază – motivul pentru care este necesară realizarea proiectului, prezentarea de proiecte similare care au avut loc și cauzele care au dus la elaborarea unui nou business case.
3. Detaliile proiectului – elementele critice ale proiectului și problema pe care o va rezolva.
4. Cerințele – resursele proiectului, precum furnizori, perioada de timp care trebuie să fie alocată, bugetul estimat etc.
5. Prezentarea și evaluarea opțiunilor – prezentarea succintă a diferitelor opțiuni alternative identificate și cauzele pentru care au fost eliminate.
6. Prezentarea opțiunii selectate – argumentarea motivelor pentru care a fost selectată această soluție și de ce îndeplinește cel mai bine criteriile de evaluare.
7. Alinierea strategică – modul în care proiectul contribuie la atingerea obiectivelor strategice ale companiei.
8. Beneficiile – motivele pentru care proiectul trebuie să se desfășoare și avantajele pe care le vor obține părțile interesate.
9. Riscurile – obstacolele posibile și probabilitatea ca acestea să se materializeze.
10. Planul de implementare a proiectului – o viziune clară asupra modului de desfășurare a proiectului, ce părți interesate trebuie să fie implicate, ce resurse sunt necesare și cât timp va necesita.
11. Analiza financiară – în funcție de amploarea proiectului poate fi necesară o analiză simplă sau, dimpotrivă, poate necesita o detaliere clară a costurilor pe baza previziunilor și a altor rapoarte financiare.
12. Resursele necesare – includeți toate resursele, inclusiv activele fizice, resursele umane și resursele financiare de care va avea nevoie proiectul dumneavoastră.
13. Autorizații – detaliați procedurile care au nevoie de aprobări și etapele în care trebuie să le obțineți.

Acest instrument se adresează componentei financiare a unui business case și facilitează realizarea analizei financiare a unui proiect, prin care să demonstrați că proiectul este accesibil pentru companie și că va genera valoare financiară.

Elaborarea unui business case este utilă deoarece vă ajută să:

• luați decizii corecte
• analizați efectele financiare proiectului asupra companiei
• generați o perspectivă de ansamblu asupra resurselor financiare și umane de care proiectul are nevoie
• prezentați beneficiile într-un mod transparent, pe baza unor cifre exacte
• înlăturați anumite obiecții din partea stakeholderilor

• Structură predefinită, ușor de înțeles
• Instrucțiuni de completare și exemple
• Formule predefinite, fără risc de suprascriere
• Previziune automata a vânzărilor și costurilor
• Indicatori de eficiență economică calculați automat
• Design simplu, ușor de integrat în prezentări