Se acceseaza informatia dorita. Va rugam asteptati!
VirtualBoard - Data and expert knowledge for top management

GESTIONAREA INTRERUPERILOR – controlul asupra propriului timp

organizarea timpului cresterea productivitatii gestionarea eficienta a timpului

Intreruperile zilnice in activitate pot fi o bariera majora in gestionarea eficienta a timpului, in cresterea productivitatii si, in final, o bariera spre succes. In situatiile in care aveti nevoie sa fiti eficient(a) in organizarea timpului dumneavoastra, aceasta metoda de gestionare a intreruperilor va va fi de folos.

Studiile arata ca revenirea la ritmul de lucru anterior unei intreruperi de durata si nerelationata cu sarcina in lucru dureaza, in medie, 23 minute si 15 secunde. In plus, cercetarile demonstreaza ca o ora de concentrare asupra activitatii desfasurate echivaleaza cu patru ore de activitate intrerupte. Intreruperile nu se refera la pauzele de lucru obisnuite, care pot fi benefice, in vederea relaxarii, urmate de obicei de obtinerea unei noi perspective asupra sarcinii, ci la intreruperile cauzate de alte personane. Printre acestea se numara telefoanele, email-urile, conversatiile cu colegii sau orice altceva neasteptat, care va distrage atentia si intrerupe concentrarea.

CRESTEREA PRODUCTIVITATII PRIN GESTIONAREA EFICIENTA A TIMPULUI

Prin natura lor, intreruperile sunt evenimente spontane, prin urmare nu pot fi planificate. Recomandarile din acest articol sunt grupate in 8 categorii si va ajuta sa preveniti intreruperile care va pun in pericol ducerea la bun sfarsit a activitatilor in care sunteti implicat(a) si sa va organizati eficient timpul.

1. Realizarea unui jurnal al intreruperilor (Tabelul 1) care va rapesc constant timp si energie, provocand intarzieri. Jurnalul consta in inregistrarea intreruperilor la care sunteti supus pe parcursul unei zile. Este necesara gestionarea intreruperilor din motive intemeiate: programarea lor in decursul zilei si acordarea atentiei corespunzatoare. Daca intreruperile nu sunt intemeiate, trebuie gasita o cale de a le bloca in viitor.

Tabelul 1 – Jurnalul intreruperilor

organizarea timpului cresterea productivitatii gestionarea eficienta a timpului

2. Evaluarea intreruperilor presupune diferentierea lor in intemeiate sau nu si urgente sau nu. In general, 80% din intreruperile zilnice sunt neimportante din punct de vedere al prioritatilor majoritatii. Evaluarea este urmata de eliminarea sau programarea intreruperilor, dupa cum urmeaza: intreruperile urgente si intemeiate vor fi programate ca „timp pentru neprevazut” la un anumit interval de-a lungul zilei; intreruperile neintemeiate vor fi eliminate din program, daca este posibil, pentru a nu reduce eficienta activitatii.

3. Folosirea telefonului in favoarea, nu impotriva dumneavoastra, presupune preluarea apelurilor de catre mesageria vocala sau de catre un asistent in vederea prioritizarii, timpul acordat lor devenind o parte din planificarea orarului zilei de lucru.

4. Acordarea unui moment de respiro este adeseori benefic. Multe intreruperi nu sunt generatoare de criza, iar cateva minute de intarziere pentru examinarea situatiei va vor ajuta la evaluarea cu acuratete a situatiei si luarea unor decizii adecvate.

5. Refuzarea sarcinilor pare dificila, insa a invata sa spuneti nu cand sunteti ocupat sau cand sarcinile pot fi indeplinite si de catre altcineva este esential pentru a ramane eficient.

6. Programarea timpului disponibil si indisponibil pentru intreruperi este esentiala, dar delicata. Pe de o parte, timpul indisponibil este util pentru solutionarea unor sarcini importante fara intreruperi, pe de alta parte, acesta nu trebuie sa fie prea indelungat sau frecvent, pentru ca managerul trebuie sa fie disponibil interactiunii cu membrii echipei. Asigurati-va ca angajatii stiu ca va pot intrerupe oricand daca apare o criza reala, insa pastrati-va in program momente de timp indisponibil.

7. Alocarea unui timp limitat pentru intruniri impune unele decizii: programarea intalnirilor, limitarea numarului persoanelor care pot intra in birou fara programare, stabilirea intalnirilor in biroul colaboratorilor sau intr-o sala de conferinte, de unde va puteti retrage imediat dupa solutionarea problemei etc.

8. Aparitia unor intreruperi necontrolate este inevitabila. In astfel de situatii, incurajati-i pe cei care va intrerup sa treaca direct la subiect, iar daca solutia nu poate fi oferita pe loc, stabiliti momentul in care va veti ocupa de problema.

9. Construiti-va o rutina pentru reluarea activitatii dupa intreruperi, ca de exemplu: beti ceva racoritor, pozitionati-va scaunul, parcurgeti cu privirea titlurile documentului in care lucrati sau analizati lista sarcinilor ramase a fi realizate in ziua curenta.

Asadar, evitati intreruperile ori de cate ori este posibil, ocupati-va de intreruperile intemeiate si urgente, construiti-va o rutina pentru reluarea activitatii in mod eficient!

Unele intreruperi sunt inevitabile din moment ce nu toti colegii sau colaboratorii cu care interactionati au aceeasi lista zilnica de prioritati ca si a dumneavoastra. Intr-un cadru ideal, v-ati putea alinia pur si simplu prioritatile cu cele ale persoanelor cu care interactionati, pentru a favoriza eliminarea completa a intreruperilor, insa, in realitate, acest lucru este imposibil. Fiecare detine in cadrul unei companii un rol diferit de cel al colegilor, fapt ce conduce in cele din urma la aparitia de intreruperi in activitatea desfasurata zilnic. Modul in care gestionati aceste intreruperi depinde in totalitate de dumneavoastra.

BIBLIOGRAFIE

  1. Successful Time Management, MTD Training & Ventus Publishing ApS, 2010
  2. Jon Warner, Time Management Effectiveness Profile Facilitators Guide, HRD Press, Amherst, Massachusetts, 2010
  3. Shamsi Tamara Iqbal, A Framework for Intelligent Notification Management in Multitasking Domains, ProQuest, 2008
  4. Jeremy W. Stranks, Stress at Work: Management and Prevention, Elsevier/Butterworth-Heinemann, 2005
  5. Milon Brown, Effective work management, Macmillan, 1960
  6. Patrick Forsyth, Successful Time Management, Kogan Page Publishers, 2016
  7. Time Management: Increase Your Personal Productivity And Effectiveness, Harvard Business Press, 3 mai 2005

CONTACT

Va rugam sa ne trimiteti mesajul dumneavoastra si va vom raspunde in cel mai scurt timp posibil!

Se trimit datele

©2020 VirtualBoard - Data and expert knowledge for top management & business owners

Introduceti datele dumneavoastra de logare

sau    

Ați uitat datele dvs.?

Create Account