METODA KANBAN – GESTIONAREA EFICIENTA A PROIECTELOR

Toate proiectele incep si se termina intotdeauna cu un plan. Succesul proiectelor depinde de modul in care a fost pus in aplicare planul. Fara un proces clar definit, managerii de proiect ajung sa nu-si poata gestiona eficient activitatea, in timp ce angajatii sunt nevoiti sa lucreze peste program pentru a atinge obiective nerealiste. Metoda Kanban elimina aceste obstacole, asigurand un nivel optim de productivitate si un flux de lucru constant si eficient.

Metoda Kanban este un sistem versatil care poate fi aplicat in orice industrie, dar si in oricare dintre cele cinci etape ale managementului de proiect. Aceasta metodologie ofera o reprezentare vizuala, usor de monitorizat, a proiectelor dumneavoastra. Dar, mai important, Metoda Kanban ajuta manageriii sa evite unele dintre cele mai frecvente greseli de management de proiect.

metoda kanban, gestionarea proiectelor, gestionare proiect, managementul proiectelor, management proiect, coordonarea proiectului, proiect, afaceri, flux de lucru, fluxul de lucru, kanban board, gestionare sarcini, gestionare task-uri

METODA KANBAN IN SISTEMUL DE PRODUCTIE TOYOTA

Sistemul de Productie Kanban a fost creat in anii ’40 de catre inginerul si vice-presedintele Toyota, Taiichi Ohno. Asadar, Kanban este un termen de origine japoneza: kan-ban se traduce (aproximativ) „card de semnalizare” si apare sub forma unui panou.

Cardurile Kanban contin sarcinile ce trebuie realizate si informatii critice despre acestea, iar prin plasarea lor pe Metoda Kanban se poate urmari, intr-o maniera vizuala, fluxul activitatii.

Scopul crearii a fost pentru a gestiona mai eficient inventarul urias de materiale necesare productiei Toyota. Intrucat in acel moment tehnologia, piata de dezvoltare sau volumul productiei de masini nu erau puncte forte ale companiei Toyota prin care sa poata depasi concurenta,  aceasta a ales să concureze prin redefinirea modului de organizare a procesului de productie. Toyota Production System a pus bazele sistemului Kanban pentru Productie, avand urmatoarele directii de baza:

  • Reducerea costurilor prin eliminarea deseurilor;
  • Crearea unui cadru de munca care raspunde rapid la schimbari;
  • Facilitarea metodelor pentru realizarea şi asigurarea unui control de calitate;
  • Crearea unui mod de lucru ce se bazeaza pe incredere si sustinere reciproca, unde angajatii pot sa isi atinga potentialul maxim.

In prezent, Sistemul Kanban este utilizat nu numai in comert si productie, ci si in alte domenii, precum dezvoltarea de software, recrutare, agentii de publicitate, companii de asigurari, precum si in managementul proiectelor.

METODA KANBAN IN MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Metoda Kanban simplifica managementul proiectelor, permitand vizualizarea si coordonarea celor mai complicate aspecte ce trebuie urmarite: alocarea resurselor, fluxul managerial si ineficienta.

Metoda Kanban prezinta procesul (fluxul de lucru) si activitatile care se desfasoara in cadrul acelui proces. Metoda Kanban are ca scop identificarea potentialelor blocaje in procedura dumneavoastra si solutionarea acestora, astfel incat proiectul sa poata atinge obiectivul stabilit.

Principiile care stau la baza Kanban se refera la urmatoarele aspecte:

🔵 Vizualizarea proceselor, posibila cu ajutorul unui Kanban board, care mapeaza task-urile in functie de starea in care se afla acestea.

🔵 Starile board-ului, care se definesc in functie de complexitatea proiectului si de numarul etapelor existente in proces.

🔵 Task-urile necesare, scrise pe biletele (sau sticky-notes) colorate pentru a fi intelese si procesate mai usor si mai rapid.

Astfel, toti membrii echipei pot vizualiza in orice moment starea in care se afla proiectul si, in acelasi timp, vizualizarea acestei stari globale ajuta in descoperirea rapida a problemelor si blocajelor in proiect.

Cea mai simpla versiune a Metodei Kaban presupune utilizarea unui panou alb si a unor etichete colorate, pentru a se diferentia activitatile in functie de nivelul de prioritate sau de categoria din care face parte. Cele mai complexe versiuni presupun detalierea procesului in etape, care vor fi parcurse de diferite produse, resurse etc.

ETAPE IN UTILIZAREA METODEI KANBAN

Versiunea simpla a Metodei Kanban (Figura 1) presupune impartirea acestuia in trei sectiuni: activitati „de realizat”, „in curs de desfasurare” si „finalizate”. Fiecare activitate va fi notata pe un card, care poate cuprinde, pe langa denumirea acesteia, si alte informatii importante, precum indicatori de eficienta ce trebuie indepliniti, responsabili etc.

Cand echipa incepe o activitate, va muta cardul in sectiunea „in curs de desfasurare”, iar cand aceasta este „finalizata”, cardul este mutat in sectiunea aferenta.

panoul kanban monitorizarea progresului proiectului tablou de bord
Figura 1. Metoda Kanban

Sectiunile Panoului pot fi adaptate specificului operational al proiectului (Figura 2). In plus, panoul poate fi impartit si pe orizontala, evidentiind, de exemplu, gradul de prioritate al activitatii (prioritate ridicata, prioritate medie, prioritate scazuta).

panoul kanban monitorizarea progresului proiectului tablou de bord
Figura 2. Metoda Kanban – exemplu

In prima coloana a panoului, managerul de proiect insereaza lista de sarcini de realizat, descrierea acestora (termenul limita, nivelul de performanta ce trebuie indeplinit etc.) si nivelul de prioritate. Transferul etichetei din zona „Activitate de realizat” catre prima etapa este realizat de managerul de proiect, iar ulterior, de catre responsabilul cu indeplinirea sarcinii in etapa respectiva.

Pentru eficienta utilizarii instrumentului, Metoda Kanban poate include in titlul fiecarei coloane si numarul maxim de sarcini care pot fi realizate in acelasi timp. Astfel, in cazul in care numarul de etichete dintr-o coloana depaseste numarul maxim de sarcini specificat, se evidentiaza un blocaj care trebuie gestionat de catre manager. Aceasta abordare permite si vizualizarea necesitatii transferului de resurse intre diferite etape.

Metoda Kanban prezinta un flux usor de vizualizat, de inteles si de manipulat de catre manageri si membrii echipei.

INDICATORI CHEIE IN METODA KANBAN

Pentru a putea estima cat mai corect dimensiunile de timp si volumul de munca in Kanban, se utilizeaza urmatoarele metrici:

Lead Time

⭐ Este timpul masurat de la introducerea unui task in sistem pana la momentul in care acesta este livrat. Este important de retinut ca Lead-time masoara timpul si nu efortul depus pentru executarea task-ului.

⭐ Este metrica relevanta clientului si va evalua perfomanta de lucru a echipei in functie de aceasta.

Cycle Time

⭐ Este timpul masurat de la momentul in care s-a inceput munca la un task pana in momentul in care acesta este livrat.

⭐ In comparatie cu Lead-time, aceasta este o masura mecanica a capacitatii procesului si reflecta eficienta de munca a echipei.

Pentru a imbunatati Cycle-time exista doua optiuni posibile:

  • reducerea numarului de task-uri in proces;
  • imbunatatirea ratei de completare a task-urilor.

Pentru a mari performanta echipei scopul este diminuarea metricilor de Lead-time si Cycle-time.

Prin reducerea metricilor de Lead si Cycle-time, echipa de dezvoltare îi poate oferi certitudinea clientului ca produsul va fi livrat la timp. 

CICLUL DE VIATA AL METODEI KANBAN

Metoda Kanban propune ca echipa dumneavoastra sa isi stabileasca propriul flux de lucru si propriile politici.

Metoda Kanban implica, de fapt, o serie de bucle de feedback care ofera o cadenta regulata pentru ca echipa sa actualizeze sarcinile incepute sau finalizate, pentru a monitoriza cu usurinta stadiul procesului.

Aceste bucle de feedback includ:

🔵 Revizuirea strategiei (trimestrial) – Selectati rezultatele pe care trebuie sa le abordati si verificati daca termenul limita s-a schimbat.

🔵 Revizuirea operatiunilor (lunar) – Analizati eficienta proceselor si stadiul produsului.

🔵 Revizuirea riscurilor (lunar) – Identificati si eliminati riscurile de livrare cu care se confrunta echipa implicata in proces.

🔵 Revizuirea echipei (semestrial) – Examinati si imbunatatiti eficienata unei echipe de produs.

🔵 Revizuirea sarcinilor (saptamanal) – Identificati sarcinile cu care se ocupa echipa si stabiliti ce activitati sunt obligatorii si ce activitati pot fi eliminate.

AVANTAJELE METODEI KANBAN

Gestionarea proiectelor prin utilizarea Metodei Kanban are numeroase beneficii pentru managerii de proiect (PM), membrii echipei si chiar pentru intreaga organizatie.

Iata care sunt cele mai importante 5 beneficii ale Metodei Kanban pentru managementul proiectelor:

Gestionarea fluxului de lucru intr-un mod transparent

Metoda Kanban este un instrument popular deoarece permite reprezentarea vizuala a tuturor informatiilor. Afisarea etapelor, sarcinilor si resurselor in panourile Kanban ajuta echipele sa inteleaga mai bine fluxul de lucru si corelatia dintre toate elementele proiectului.

Metoda Kanban este utila in special daca angajatii lucreaza remote sau din diferite zone geografice, deoarece creeaza o imagine de ansamblu asupra sarcinilor in curs de desfasurare, in asteptare sau finalizate.

Cresterea flexibilitatii

Metoda Kanban se bazează pe practica „just-in-time”, ceea ce ofera flexibilitate in fata schimbarilor de pe piata. Astfel, managerul de proiect poate reprioritiza elementele fara a intrerupe fluxul.

Acest lucru permite managerilor de proiect sa adapteze livrarea la cererea in schimbare si le permite sa raspunda nevoilor de afaceri ale organizatiei, clientilor si pietei. Asigurati-va ca cele mai importante sarcini se afla in partea de sus a panoului.

Imbunatatirea produselor

Metoda Kanban se concentreaza pe imbunatatirea continua si pe inlaturarea imediata a problemelor, fara ca proiectul sa sufere erori sau sa fie incetinit.

Capacitatea Metodei Kanban de a creste productivitatea si concentrarea echipei duce la o mai buna eficienta si la reducerea cheltuielilor generale. Acest lucru asigura un control asupra calitatii in procesul de gestionare a proiectelor, ceea ce ajuta la imbunatatirea rezultatului final.

Cresterea autonomiei echipei si a nivelului de colaborare

Imputernicirea echipei este un alt concept important in cadrul metodologiei Kanban. Metoda Kanban se asigura ca intreaga echipa se simte responsabila de indeplinirea sarcinilor in timpul alocat, dar totodata le ofera un nivel mai ridicat de autonomie in luarea deciziilor.

Avand acest tip de responsabilitate in cadrul echipei dumneavoastra puteti stimula abilitatile de comunicare si colaborare. De exemplu, daca un membru al echipei observa ca un alt membru are dificultati in a-si indeplini sarcinile si, prin urmare, poate inceti intregul proces, acestia pot comunica intre ei si pot discuta despre cum pot rezolva problema impreuna.

Economisirea timpului

Economisirea timpului este un alt avantaj major al Metodei Kanban. Aceasta reduce timpul petrecut in sedinte inutile care au doar scopul de actualiza situatia proceselor, fiind un instrument care pune la dispozitie informatiile tuturor membrilor echipei. Oricine poate citi cardurile de pe panoul Kanban, mutand fiecare card pe masura ce sarcinile sunt finalizate.

CONCLUZII

Metoda Kanban poate fi aplicata indiferent de scopul pe care il deserveste, de etapele procesului sau aria de activitate.

Spre deosebire de listele de sarcini traditionale, panourile Kanban faciliteaza monitorizarea vizuala a sarcinilor in curs de desfasurare si identificarea rapida a ceea ce trebuie sa se intâmple si cand.

Managerii de proiect se bucura de utilizarea acestui sistem datorita usurintei de utilizare, reprezentarilor vizuale si libertatii de a vedea sarcina de care se ocupa subalternii sai. De asemenea, ofera vizibilitate in ceea ce priveste progresul sarcinilor si daca o anumită sarcina incetineste proiectul.

Beneficiile metodologiei Kanban sunt nenumarate. Dupa cum am mentionat anterior, acesta ofera un mijloc vizual de gestionare a fluxului de lucru.

Sistemul Kanban menține activitatea in miscare, fara intreruperi. Managerii de proiect pot atribui sarcini de lucru atunci cand un membru al echipei este inactiv, iar membrii echipei au intotdeauna o sarcina la care sa lucreze. Acest proces faciliteaza miscarea armonioasa a fluxului de lucru, evitand blocajele si echipele supraincarcate cu prea multe sarcini deodata. Efortul echipei se poate concentra doar pe sarcina care este necesara acum, astfel incât munca sa fie efectuata mai rapid.

Beneficiile pe termen scurt si lung sunt: vizibilitate mai buna a procesului de lucru, productivitate crescuta si colaborare mai buna in echipa. Metoda Kanban se remarca prin usurinta cu care se aplica oricarui proces, simplitatea principiilor si regulilor de baza si efectele rapide de imbunatatire a calitatii si procesului de munca.

BIBLIOGRAFIE

  1. David J. Anderson, Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business, Blue Hole Press, 2010
  2. Georg Krieg, Kanban-Controlled Manufacturing Systems, Springer Science & Business Media, 2006
  3. Eric Brechner, Agile Project Management with Kanban, Microsoft Press, 2015
  4. Sean Burch, Kanban 63 Success Secrets – 63 Most Asked Questions on Kanban – What You Need to Know, Emereo Publ., 2014
  5. Paul Vii, Agile Product Management: Kanban: the Kanban Guide, 2nd Edition and Product Backlog 21 Tips to Capture and Manage Requirements with Scrum, CreateSpace Independent Publishing Platform, 2017
  6. Marcus Hammarberg, Joakim Sunden, Kanban in Action, Manning, 2014
  7. Manuel Ringwald, The Kanban System and its Requirements, GRIN Verlag, 2013
  8. Klaus Leopold, Siegfried Kaltenecker, Kanban Change Leadership: Creating a Culture of Continuous Improvement, John Wiley & Sons, 2015[/ihc-hide-content]

Register New Account
Shopping cart