MATRICEA CADRU LOGIC – planificarea clara a unui proiect de succes

1
MATRICEA CADRU LOGIC – planificarea clara a unui proiect de succes

Daca aveti nevoie sa va organizati gandurile sau sa intelegeti si sa implementati un proiect, Matricea Cadrul Logic este instrumentul potrivit. Scopul planificarii proiectelor este acela de a asigura realizarea acestora cu incadrarea in bugetele de cheltuieli si timp stabilite. Acest obiectiv nu este usor de realizat si se pot intalni multe obstacole pe durata realizarii proiectului. Matricea Cadrul Logic este o metoda utila in proiectarea, monitorizarea si evaluarea proiectelor, oferind informatii clare, concise si sistematice cu privire la acestea. Desi a fost utilizata initial in organizatiile non-profit, este utila in evaluarea si monitorizarea oricarui proiect, oferind o imagine de ansamblu asupra acestuia.

DESCRIEREA SI ORIGINEA CONCEPTULUI

Cadrul logic a fost dezvoltat in 1969 de catre Agentia de Dezvoltare Internationala SUA si a fost utilizata in numeroase tari si organizatii. Este utilizata in special pentru planificarea strategiilor la nivel macro.

Matricea Cadrul logic reuneste abordarea cascada (de sus in jos) de parcurgere a activitatilor intr-un proiect, cu un proces riguros de evaluare a acestora. Astfel, matricea de tip 4 X 4 (Figura 1) etaleaza pe linii tipurile de evenimente desfasurate pe parcursul implementarii unui proiect (Obiectivul general, Scopul proiectului, Rezultate si Activitati), iar pe coloane tipul de informatie utilizat in evaluarea evenimentelor (descriere, indicatori obiectivi si verificabili – OVI, modalitati de verificare – MOV si Ipoteze).

Figura 1 – Matricea Cadrul logic

matricea cadrul logic metode de management de proiect etapele unui proiect de succes

Aceasta abordare a proiectelor este utila pentru ca:

  • organizeaza gandirea;
  • ofera un cadru de definire a proiectului;
  • realizeaza conexiuni intre activitati si investitii, pe de o parte, si rezultate, pe de alta parte;
  • stabileste indicatori de performanta;
  • asigura evaluarea planului proiectului;
  • ia in consideratie factori externi ce ar putea afecta negativ activitatile proiectului;
  • comunica informatii utile despre proiect celor interesati, intr-o forma concisa si clara.

MOD DE ABORDARE IN UTILIZAREA CONCEPTULUI

Completarea Matricii se realizeaza prin parcurgerea urmatorilor pasi:

Pasul 1. Definirea obiectivului general care se incearca a fi atins prin realizarea acestui proiect, alaturi de altele (ex.: cresterea cifrei de afaceri cu 15%).

Pasul 2. Definirea scopului proiectului ce contribuie la realizarea obiectivului general (ex.: „atragerea unui nou segment de consumatori”, in vederea realizarii obiectivului general „cresterea cifrei de afaceri cu 15%”). Scopul trebuie sa fie unul singur, pentru ca eforturile sa fie concentrate intr-o singura directie.

Pasul 3. Definirea rezultatelor necesare pentru indeplinirea scopului (ex.: „redefinirea produsului pentru a raspunde nevoilor unui nou segment de consumatori”, „campanie de promovare a produsului in noul segment de consumatori” etc., pentru a indeplini scopul „atragerea de noi segmente de consumatori”). Rezultatele mai sunt numite „termeni de referinta”, intrucat definesc ceea ce trebuie sa realizeze efectiv echipa.

Pasul 4. Definirea activitatilor necesare pentru indeplinirea fiecarui rezultat (ex.: „realizarea unei cercetari pentru identificarea segmentului de public ale carui nevoi pot fi indeplinite cu cele mai mici modificari ale produsului” si „dezvoltarea noului produs in conformitate cu rezultatele cercetarii” pentru indeplinirea rezultatului „redefinirea produsului pentru a raspunde nevoilor unui nou segment de consumatori”). In aceasta etapa, se prezinta pe scurt 3-7 activitati a caror implementare va duce la realizarea rezultatului. Pentru a asigura desfasurarea unor activitati de monitorizare si evaluare a proiectului, poate fi introdusa in matrice activitatea „Elaborarea Sistemului de management al proiectului”.

Pasul 5. Verificarea logicii verticale cu ajutorul unui Test Daca/Atunci (ex.: „Daca” scopul de a atrage noi segmente de consumatori este indeplinit, „atunci” va fi indeplinit si obiectivul general de a creste cifra de afaceri). Daca matricea a fost corect realizata, intotdeauna nivelul inferior va conditiona realizarea nivelului imediat superior.

Pasul 6. Definirea ipotezelor pentru obiectivul general, scopul proiectului, rezultatele si activitatile. Ipotezele sunt afirmari ale incertitudinii, evidentiind factorii, externi sau interni proiectului, care ar putea rupe legaturile dintre nivelele definite la pasii anteriori (ex.: daca concurenta abordeaza acelasi segment de public printr-un nou produs, impactul proiectului va fi redus, iar obiectivul general, de a creste cifra de afaceri cu 15%, nu va fi indeplinit). Ipotezele se refera la probleme ce nu tin de activitatea echipei, ci doar de factori externi. Daca probabilitatea ca ipoteza sa se adevereasca este ridicata, se va redefini proiectul in consecinta sau se va renunta la el.

Pasul 7. Definirea indicatorilor obiectivi si verificabili (OVI) pentru obiectivul general, scopul proiectului, rezultate si activitati (ex.: identificarea unui segment de consumatori de cel putin 300.000 persoane pentru a asigura o crestere de 15% a cifrei de afaceri pe parcursul unui an). Acesti indicatori masoara performanta, demonstrand rezultatele si indeplinirea obiectivelor. In acelasi timp, evidentiaza ceea ce este strict necesar a se indeplini la fiecare nivel inainte de a se trece mai departe. Indicatorii se refera la cantitate, calitate si incadrarea in timp, spatiu si buget, fiind definiti numeric. Nu este necesar sa utilizati multi indicatori, ci numai atati cati sunt necesari pentru a arata ceea ce trebuie realizat. In elaborarea unui indicator de verificare, aveti in vedere urmatoarele criterii:

  • Validitate – sa masoare rezultatele asteptate;
  • Incredere – consecvent de-a lungul timpului;
  • Sensibilitate – adaptabil schimbarilor;
  • Simplitate – usor de colectat si aplicat;
  • Utilitate – util in procesul de elaborare a deciziilor si in furnizarea informatiilor pentru situatii viitoare;
  • Accesibilitate – utilizabil in conditii reale, de zi cu zi.

Pasul 8. Definirea Modalitatilor de Verificare (MOV), care se refera la surse de informatii care sa demonstreze nivelul progresului realizat (ex: inregistrarile firmei arata o crestere a cifrei de afaceri cu 5% in primele 4 luni).

Pasul 9. Realizarea bugetului de performanta, care permite analiza cost-eficienta, presupune evaluarea costurilor necesare realizarii fiecarei activitati, acestea fiind comparate cu rezultatele ce se asteapta a fi obtinute. Desi bugetul de performanta nu face parte din matricea cadrului logic, se ataseaza acestuia.

Pasul 10. Evaluarea matricei cadrului logic se poate realiza cu ajutorul pasilor listati mai sus, tinandu-se cont in acelasi timp de experientele anterioare in proiectarea unor astfel de matrici.

CONCLUZII

Abordarea specifica Matricii Cadru Logic reprezinta o metodologie care are rolul de a clarifica obiectivele unui proiect, program sau sistem. Acest instrument ajuta la identificarea linkurilor cauzale – “programul logic” sub forma rezultatelor pe urmatorul lant: date de intrare, procese, livrabile pe grupuri de beneficiari, venituri si impact.

Matricea conduce la identificarea indicatorilor de performanta din fiecare stadiu al acestui lant, precum si a riscurilor care ar putea impiedica atingerea obiectivelor. Matricea este un vehicul pentru implicarea partenerilor in clarificarea obiectivelor si proiectarea activitatilor. Totodata, Matricea Cadru Logic reprezinta un instrument util pentru urmarirea progresului si actiunilor corective in timpul implementarii unui proiect.

Printre avantajele utilizarii matricei Cadru logic se pot enumera: imbunatatirea calitatii in proiectarea proiectului/programului/sistemului, deoarece solicita clarificarea obiectivelor, utilizarea indicatorilor de performanta si evaluarea riscurilor. Totodata, matricea simplifica proiectarea activitatilor complexe, sprijina pregatirea planurilor operationale detaliate, furnizeaza obiective legate de revizuirea, evaluarea si monitorizarea activitatii. Matricea ajuta factorii de decizie sa-si puna intrebarile fundamentale si sa analizeze ipotezele legate de riscuri. Prin structura sa, implica beneficiarii in planificarea si monitorizarea proceselor.

Dezavantajele utilizarii Matricei pot aparea in cazul unui management rigid, prin limitarea creativitatii si inovarii. Totodata, daca nu este actualizata in timpul implementarii, poate fi un instrument static care nu reflecta conditiile schimbarii.

BIBLIOGRAFIE

  1. David G. Carmichael, Project Planning, and Control, Routledge, 2006
  2. Ricardo Viana Vargas, Practical Guide to Project Planning, CRC Press, 2007
  3. Trish Melton, Real Project Planning: Developing a Project Delivery Strategy, Butterworth-Heinemann, 2011
  4. Parviz F. Rad, Vittal S. Anantatmula, Project Planning Techniques, Management Concepts Inc., 2005
  5. Calin M. Popescu, Chotchai Charoenngam, Project Planning, Scheduling, and Control in Construction: An Encyclopedia of Terms and Applications, John Wiley & Sons, 1995
  6. Paul Whatley, Project Planning Handbook, Troubador Publishing Ltd, 2014
  7. James Lewis, Project Planning, Scheduling & Control, 3rd Edition, McGraw Hill Professional, 1995
  8. Louis J. Goodman, Ralph Ngatata Love, Project planning and management: an integrated approach, Pergamon Press, 1980

Register New Account
Reset Password
Shopping cart