Managementul problemelor – Eliminarea problemelor de proiect
Cuprins
In ciclul de viata al oricarui proiect vor exista intotdeauna probleme si situatii neprevazute. Cand acestea apar este necesara solutionarea lor pentru a evita efectele negative asupra rezultatelor proiectului. Managementul problemelor este despre prevenirea problemelor inainte sa se transforme in crize care sa blocheze activitatea, este despre decizii inteligente, minimizarea riscurilor si exploatarea oportunitatilor.
Din moment ce problemele sunt prin natura lor neasteptate, cum veti asigura gestionarea rapida si eficienta a acestora? Aveti nevoie de un procedeu predefinit de solutionare a problemelor inainte de inceperea proiectului – pentru a va asigura ca veti respecta planul, iar obiectivele vor fi atinse. Daca doriti sa fiti pregatit pentru neprevazut, pentru potentialele probleme ce pot aparea in cadrul unui proiect, invatati sa predefiniti solutiile cu ajutorul acestui model.
Managementul Problemelor este procesul planificat anterior de identificare si gestionare a situatiilor neasteptate, a problemelor, indiferent de tipul si de momentul aparitiei.
Problemele, spre deosebire de riscuri, nu pot fi previzionate si, deci, nici prevenite. Atunci cand apar, trebuie gestionate rapid, fapt pentru care este necesar un procedeu predefinit de solutionare a problemelor.
SCOPUL MANAGEMENTULUI PROBLEMELOR
Managementul problemelor reprezinta o modalitate eficienta de identificare si documentare a riscurilor ce apar pe parcursul unui proiect. Procesul faciliteaza atat evaluarea acestor probleme si a impactului lor, cat si planificarea unei solutii.
Managementul problemelor se concentreaza pe doua arii de actiune: gestionarea reactiva a problemelor si gestionarea proactiva a problemelor.
Gestionarea reactiva consta in rezolvarea problemelor ca raspuns la unul sau mai multe incidente, pe măsura ce acestea apar; gestionarea proactiva a problemelor se concentreaza pe identificarea si rezolvarea problemelor si a erorilor potentiale, care altfel ar putea fi omise, prevenind astfel incidente viitoare.
In general, companiile isi canalizeaza energia si resursele catre gestionarea reactiva a problemelor. Pe masura ce organizatiile evolueaza, accentul ar trebui sa se mute catre gestionarea proactiva a problemelor, pentru a reduce probabilitatea de aparitia a unor potentiale riscuri si pentru a minimiza impactul acestora.
ETAPE CHEIE IN MANAGEMENTUL PROBLEMELOR
Managementul problemelor implica, de regula, un ansamblu de proceduri cu responsabilitati bine definite, care asigura desfasurarea unui proces de gestionare a problemelor controlat si facil de implementat.
🔵 Pasul 1. Definirea cadrului de gestionare a problemelor. Acest cadru ajuta echipa de proiect sa inteleaga cum sa procedeze in cazul aparitiei problemelor. Pentru realizarea cadrului de management al problemelor, se recomanda sa se raspunda la urmatoarele intrebari:
- Cum vor fi identificate problemele?
- Cine are responsabilitatea identificarii problemelor?
- Cum se va atribui responsabilitatea analizei problemelor identificate?
- Cum se va atribui responsabilitatea solutionarii problemei?
- Cum se va cunoaste momentul optim de transmitere a unei probleme catre echipa de management? Se recomanda construirea unei matrici care sa analizeze impactul asupra afacerii in raport cu complexitatea problemei, pentru a decide asupra problemei care va fi transmisa.
- Ce criterii vor fi folosite pentru a stabili nivelul de prioritate a unei probleme?
- Cine va stabili termenul limita de solutionare?
- Cum va fi comunicata solutia in cadrul echipei?
- Cum vor fi identificate problemele, daca apar mai multe in acelasi timp?
- Daca sunt necesare schimbari, cum vor fi gestionate acestea?
- Atunci cand o solutie afecteaza bugetul sau calendarul, care va fi modalitatea de actualizare a acestora si cine va fi responsabil?
Cadrul de management al problemelor furnizeaza o structura eficienta de luare a deciziilor pentru rezolvarea rapida a problemelor. Pentru a identifica și rezolva mai ușor problemele unui proiect se poate utiliza structura defalcata a activitatilor. Aceasta presupune divizarea proiectului in sarcini mai mici pentru a permite o gestionare mai eficienta a task-urilor.
🔵 Pasul 2. Stabilirea procesului de management al problemelor. Un astfel de proces are drept scop facilitarea identificarii problemelor de catre membrii echipei, a evaluarii problemelor identificate (din punct de vedere al impactului asupra proiectului) si a urmarii solutionarii lor. Cel mai simplu proces de management al problemelor a fost dezvoltat de Howard Case (specialist in PR) in 1977 si presupune parcurgerea a cinci etape:
- Identificarea problemelor – pentru identificarea problemelor puteti valorifica intalnirile periodice cu echipa de proiect, in care membrii echipei de proiect pot expune situatiile identificate ca fiind problematice;
- Analizarea problemelor – din punct de vedere al impactului asupra derularii proiectului si asupra directiei strategice a companiei; cuantificarea impactului se poate realiza pe o scara valorica, de exemplu: nivel de impact 1 -4, in care: 1 – impact minim (nu afecteaza viziunea afacerii, dar poate spori costurile si calendarul proiectului), 2 – impact moderat (poate intarzia atingerea viziunii si poate reduce beneficiile proiectului), 3 – impact sever (ameninta atingerea viziunii afacerii si poate reduce sever beneficiile proiectului), 4 – impact critic (ameninta viabilitatea afacerii si determina esecul proiectului);
- Definirea strategiilor de raspuns la probleme – in functie de impactul avut asupra proiectului, se pot avea in vedere strategii ofensive de atenuare sau transfer sau pur si simplu de monitorizare a problemei si gestionare a acesteia, in cazul in care situatia se agraveaza;
- Implementarea planului de gestionare a problemelor – presupune identificarea obiectivelor si actiunilor de solutionare, precum si a resurselor disponibile in vederea solutionarii;
- Evaluarea rezultatelor – din punct de vedere al schimbarii generate in raport cu problema gestionata.
🔵 Pasul 3. Instituirea unui Registru al Problemelor – acesta este un instrument de raportare si de comunicare a evenimentelor neasteptate si neprielnice proiectului. Realizarea unui Registru al Problemelor prezinta urmatoarele avantaje:
- Existenta unui instrument de raportare standardizat si de incredere, prin care membrii echipei pot aduce problemele la cunostinta managementului;
- Certitudinea ca problemele vor fi luate in considerare si solutionate;
- Atribuirea responsabilitatilor in gestionarea problemelor (se poate utiliza Matricea RACI);
- Analizarea si prioritizarea problemelor;
- Inregistrarea solutiilor identificate pentru problemele actuale ca forma de referinta viitoare si lectii invatate;
- Monitorizarea starii generale a proiectului.
Angajatii trebuie sa se familiarizeze cu existenta si modul de utilizare al Registrului Problemelor.
🔵 Pasul 4. Definirea tipului de probleme. Se stabilesc categoriile de probleme cu cea mai ridicata probabilitate de aparitie: legate de aspectele tehnice, de procesele de afaceri, de gestionare a schimbarilor, de resurse, de implicarea tertilor etc. Astfel, in momentul aparitiei unei probleme care apartine uneia dintre aceste categorii, se va cunoaste cine trebuie implicat in gestionarea problemei.
🔵 Pasul 5. Inregistrarea problemelor intr-un registru in momentul aparitiei. Structura Registrului:
- Tipul problemei – se selecteaza una dintre categoriile prestabilite, de care tine problema;
- Identificatorul – se specifica cine a descoperit problema;
- Momentul – se precizeaza cand a fost identificata problema;
- Descrierea – se furnizeaza detalii despre eveniment si impactul potential; daca problema ramane nerezolvata, se identifica ce parte a proiectului va fi afectata;
- Prioritatea – se acorda un nivel de prioritate a problemei, dupa cum urmeaza:
⭐ Prioritate ridicata: daca problema este critica, cu un impact puternic asupra succesului proiectului, avand capacitatea de a impiedica finalizarea proiectului.
⭐ Prioritate medie: daca face referire la o problema cu un impact notabil, dar care nu va impiedica desfasurarea proiectului.
⭐ Prioritate scazuta: daca problema nu afecteaza proiectul si solutionarea ei nu va avea un impact insemnat.
- Responsabilul (owner) – se stabileste persoana responsabila pentru solutionarea problemei;
- Termenul de solutionare – se precizeaza termenul de solutionare a problemei;
- Statusul – se urmareste progresul implementarii solutiei si se eticheteaza clar si corespunzator starea actuala:
⭐ Deschisa – problema a fost identificata, dar nu au fost luate inca masuri;
⭐ In investigare – problema si solutiile potentiale sunt analizate;
⭐ In implementare – se desfasoara procesul de implementare a solutiei;
⭐ Escaladare – problema a evoluat, devenind mai dificila si prioritara;
⭐ Finalizata – solutia a fost implementata, iar problema a fost rezolvata.
- Descrierea solutiei – se prezinta starea problemei si ce a fost realizat pentru a identifica si implementa o solutie, se recomanda precizarea datei pentru fiecare actiune inregistrata;
- Solutia finala – se realizeaza o scurta descriere a solutiei problemei.
In timp ce Registrul problemelor contribuie la identificarea detaliilor fiecarei probleme, astfel incat echipa de proiect sa poata lua la cunostinta starea problemei si persoana responsabila cu solutionarea.
ABORDAREA PROBLEMELOR ORGANIZATIONALE
In realitate, problemele si crizele sunt foarte diferite prin caracteristicile lor si, de aceea, trebuie sa fie gestionate in mod diferit si pot fi mentionate 8 diferente in gestionarea lor:
🔵 Selectia: Managementul problemelor este proiectat sa permita explorarea tuturor alegerilor posibile, cantarirea tuturor beneficiilor aferente fiecarei optiuni si luarea deciziilor documentate. Astfel, cu cat explorati mai mult problema, cu atat vor aparea mai multe optiuni.
🔵 Certitudinea: Cand va confruntati cu o problema este necesar sa cercetati toate datele, sa analizati perspectivele beneficiarilor si sa obtineti opinii independente din partea expertilor pentru a va asigura ca nu ati omis niciun element. In cazul unei crize, trebuie adesea sa luati decizii fara sa cunoasteti toate faptele, intrucat este inca neclar ce s-a intamplat si de ce, cine este responsabil si care va fi costul crizei.
🔵 Urgenta: In managementul problemelor, de obicei aveti timp pentru o evaluare completa si pentru a lua cea mai buna decizie. In cazul unei crize sunteti frecvent pusi sub presiunea de a lua decizia pe loc.
🔵 Costul: In cazul gestionarii unei probleme, costurile sunt un element major. Cu cat o problema este mai adanca, cu atat costurile tind sa creasca. In cazul unei crize costul este adesea un factor secundar.
🔵 Continuitatea: Managementul problemelor este o activitate curenta, desfasurata de angajati, fara intreruperea executarii activitatilor zilnice. Pe de alta parte, o criza necesita un nivel ridicat de experienta pentru a fi gestionata, se afla in topul prioritatilor managerilor executivi si poate afecta major continuitatea proceselor de baza ale unei organizatii.
🔵 Timpul: Problemele se pot extinde pe durata mai multor luni, ani, decade. Criza are in general un interval mai strict de desfasurare. Insa impactul unei crize, in special financiare sau de imagine, poate persista mai mult decat impactul unei probleme.
🔵 Impact: O problema este un eveniment/tendinta identificat/a, care ar putea avea un impact semnificativ asupra organizatiei. Impactul este masurat de obicei in termeni precum cota de piata, reputatie, licenta de operare, recrutare, cost financiar, respectarea reglementarilor, pretul actiunilor la bursa, capacitatea de a mentine si extinde afacerea etc. O parte din aceste tipuri de impact pot fi asociate pe termen lung si cu o criza, dar specific crizei este un eveniment care s-a petrecut deja si care scade capacitatea organizatiei sa continue afacerea sau sa-si atinga obiectivele strategice.
🔵 Rezultatele: Scopul gestionarii unei probleme este identificarea timpurie a potentialelor probleme si dezvoltarea de planuri proactive, care sa actioneze in directia rezultatelor planificate. Prin contrast, in ciuda teoriilor care pretind ca, in ansamblu, criza este in aceeasi masura si amenintare si oportunitate, in realitate o criza pune in pericol intreaga organizatie. De aceea obiectivele primare in gestionarea crizei se refera la micsorarea pericolului si spijinirea organizatiei sa supravietuiasca.
CONCLUZII
O criza poate fi definita drept o problema care nu a fost gestionata la timp.
Managerii fac greseala sa trateze o problema si o criza ca termeni interschimbabili. Insa nu numai ca au intelesuri foarte diferite, dar necesita o abordare diferita in gestionarea lor. Sunt strans legate, in sensul ca problemele pot fi semne prevestitoare ale unei posibile crize, iar gestionarea problemelor poate fi privita ca un instrument puternic in prevenirea crizelor.
BIBLIOGRAFIE
- Trevor L Young, Successful Project Management, Kogan Page Publishers, 3 iul. 2016
- Arnold P. Reid, Project Management: Getting it Right, CRC Press, 1999
- L. Harrison, Dennis Lock, Advanced Project Management: A Structured Approach, Gower Publishing, Ltd., 2004
- James Taylor, A Survival Guide for Project Managers, AMACOM Div American Mgmt Assn, 2006
- Gillian Lawson, S. H. Wearne, Peter Iles-Smith, Project Management for the Process Industries, IChemE, 1999
- Joseph HEAGNEY, Fundamentals of Project Management, AMACOM Div American Mgmt Assn, 2012
- Leo Staples, Project Management: A Technician’s Guide, ISA, 2010
- Robert K. Wysocki, Executive’s Guide to Project Management: Organizational Processes and Practices for Supporting Complex Projects, John Wiley & Sons, 2011
