Management prin obiective – Alinierea obiectivelor personale cu cele organizationale

Toate organizatiile au un anumit scop, iar pentru a-l atinge, top-managementul stabileste un set de obiective comune intregii companii. Cel mai important instrument de care un manager poate dispune in stabilirea și realizarea obiectivelor de viitor este reprezentat de oameni. Pentru a obtine rezultate cu acest „instrument” managerul trebuie, in primul rand, să fie capabil sa insufle subalternilor un sentiment de angajament si dorinta de a contribui la obiectivele organizatiei. Dar pentru ca acest lucru sa fie posibil, managerii trebuie sa cunoasca si sa analizeze setul de obiective personale ale fiecarui angajat.

Un manager eficient aloca mult timp pentru a pune in valoare si a folosi cele mai bune abilitati si cunostinte ale angajatilor sai, facandu-i totodata sa lucreze ca o echipa unita pentru realizarea obiectivelor comune. Pentru aceasta, este nevoie de o abordare conform careia diferitele ierarhii din cadrul companiei trebuie integrate, pentru ca angajatii sa isi puna in valoare cel mai inalt nivel al abilitatilor si cunostintelor de care dispun, de implicare, asumarea responsabilitatii si maturitate. Managementul prin Obiective reprezinta un ghid cu ajutorul caruia toate acestea pot fi puse in aplicare.

CE ESTE MANAGEMENTUL?

Prin definitie, managementul este procesul de planificare, organizare, conducere si control al resurselor dintr-o organizatie in vederea atingerii obiectivelor acesteia. Acesta presupune coordonarea si utilizarea resurselor (umane, financiare si tehnologice) pentru a obtine rezultatele dorite. In plus, managementul implica luarea de decizii, rezolvarea problemelor si crearea unui mediu care sa favorizeze inovarea si creativitatea.

Incorporarea unui sistem de management elimina confuzia si problemele legate de rolurile si responsabilitatile fiecarui angajat, maximizand in acelasi timp eforturile pentru atingerea obiectivelor prestabilite. In consecinta, prezenta unei echipe de management care poate coordona toate activitatile si departamentele implicate in cadrul companiei este cruciala.

MANAGEMENTUL PRIN OBIECTIVE PERSONALE SI ORGANIZATIONALE

In speranta de a creste performanta organizatiei managerii au recurs la diverse abordari pentru ca angajatii sa aiba o contributie si un angajament mai mare in raport cu activitatea lor. Unii manageri au facut presiuni financiare si au implementat sisteme de recompensare. Altii au introdus sisteme de training pentru a dezvolta abilitatile actuale ale angajatilor si pentru a-i ajuta sa dobandeasca noi competente. Alti manageri au incercat sa creeze o atmosfera cat mai prietenoasa la locul de munca, sperand ca un nou mediu va creste gradul de implicare.

Toate aceste abordari au avut un oarecare succes, dar niciuna nu a reusit in totalitate sa insufle suficient de mult din acel element de vitalitate si adaptabilitate in viata organizationala pentru a-i permite sa prospere si sa ramana viabila in aceasta epoca a schimbarilor.

Ideea de Management prin Obiective a fost dezvoltata de Peter Drucker in 1954 in cartea sa, „The Practice of Management”, si reprezinta o tehnica de management prin care managerii si angajatii lucreaza impreuna pentru stabilirea, realizarea si monitorizarea obiectivelor pentru o perioada de timp clar definita.

Prin aceasta tehnica obiectivele organizationale si planificarea de sus in jos in cadrul organizatiei sunt transpuse in obiective personale la nivelul membrilor acesteia.

Prin punerea in aplicare a teoriei lui Drucker privind managementul centrat pe oameni, antreprenorii si managerii de afaceri pot crea un mediu de lucru solid, care sa aduca beneficii dezvoltarii, obiectivelor si cresterii pe termen lung a companiei.

Un bun Management prin Obiective (MPO) defineste rolurile si responsabilitatile angajatilor si ii ajuta sa-si schiteze cursul viitor al actiunilor lor in cadrul organizatiei. Este un proces prin care managementul si angajatii agreeaza si stabilesc impreuna obiectivele. Este modul prin care angajatii inteleg ce anume se asteapta de la ei, ajutandu-i totodata sa-si fixeze un set de obiective personale.

Drucker a incurajat managementul creativ, in defavoarea celui birocratic, si a insistat asupra faptului ca managerii ar trebui să fie, mai presus de orice, lideri. In loc să stabileasca un calendar strict si sa descurajeze inovatia, el a optat pentru o abordare mai flexibila, bazata pe colaborare.

IMPLEMENTAREA MANAGEMENTULUI PRIN OBIECTIVE

Conceptul de baza al Managementului prin Obiective este planificarea, ceea ce presupune ca organizatia si angajatii ei nu reactioneaza pur si simplu la evenimentele si problemele care se produc, ci au mai degraba o abordare proactiva. Pentru aplicarea MPO este necesar ca angajatii sa-si fixeze obiective personale, pe baza celor stabilite la nivel organizational.

MPO reprezinta procesul prin care toate obiectivele individuale sunt integrate si gestionate astfel incat sa conduca la obiectivele organizatiei, de maniera similara cu potrivirea pieselor unui puzzle.

Managerii propun un set de obiective organizationale fiecarui subaltern, care la randul sau isi prezinta setul de obiective personale pe care le considera adecvate sau care contribuie la performanta activitatii sale. Impreuna dezvolta un grup de obiective specifice si stabilesc termene limita pana la care subordonatul se angajeaza sa realizeze aceste obiective.

Subordonatul este apoi considerat responsabil pentru indeplinirea obiectivelor. Managerul si subalternul pot analiza ocazional progresul, dar la sfarsitul perioadei stabilite, subalternul este evaluat in functie de rezultatele pe care le-a obtinut. El sau ea poate fi recompensat(a) pentru succes printr-o promovare sau printr-o marire de salariu sau poate fi concediat(a) sau transferat(a) la un loc de munca unde va beneficia de un program de training adecvat. Oricare ar fi rezultatul, acesta se va baza pe indeplinirea obiectivelor la care subordonatul a avut un anumit rol in stabilirea acestora si la care s-a invoit sa le realizeze.

STRATEGIE

Obiective SMART

+ Stimulează creșterea productivității
+ Identifică puncte forte & slabe
+ Îmbunătățește performanța
+ Exemple de completare
+ Dashboard de raportare și analiză a indicatorilor

AVANTAJE+

9.9

expert

RON 7741.190

cumpără

35% discount utilizând codul în pagina de comandă

✔ Ușor de complet, cu exemple și instrucțiuni
✔ Secțiuni cu exemple de completare
✔ Selecția rapidă a informațiilor prin elemente predefinite
✔ Structură de planificare acțiuni cu alocare facilă a responsabililor prin liste de tip drop-down
✔ Dashboard ușor de urmărit, de raportare și analiză a indicatorilor
✔ Design simplu, ușor de integrat în prezentări
✔ Fără să necesite instalări suplimentare sau rulări de tip macro VBA

STABILIREA SETULUI DE OBIECTIVE PERSONALE SI ORGANIZATIONALE

Intr-un proces de Management prin Obiective, obiectivele trebuie sa fie SMART, adica sa indeplineasca urmatoarele conditii:

🔵 Specific – sa ofere informatii despre caracteristicile specifice unui anumit obiectiv. Obiectivul indica exact ceea ce se doreste sa se obtina si nu lasa loc de interpretari. Pentru a verifica daca un obiectiv este sau nu specific, utilizati intrebari precum:

• Cine este implicat?
• Ce anume dorim sa obtinem?
• Cand trebuie facut?
• Unde este realizat?
• Care sunt cerintele si limitarile?
• De ce este nevoie sa facem asta? (nu este obligatoriu ca un obiectiv sa raspunda la toate intrebarile in acelasi timp)

🔵 Masurabil – sa prezinte aspecte cantitative si calitative ale unui obiectiv, care pot fi masurate cu unitatile de masura cunoscute. Cifrele sunt indicatori esentiali de evaluare a performantei afacerii, iar exprimarea obiectivelor prin cifre concrete ofera posibilitatea monitorizarii progresului in atingerea lor. Pentru a verifica daca un obiectiv este sau nu masurabil, utilizati intrebari precum:

• Cat de mult?
• Cand voi sti ca a fost indeplinit?

🔵 Accesibil– inseamna ca un obiectiv poate fi intr-adevar atins cu capacitatea si resursele disponibile. De multe ori, mai ales in companiile de talie mica, managerii se lasa cuprinsi de entuziasm si isi propun obiective nerealizabile, fie din ratiuni de cost, de timp sau de capacitate manageriala. Riscul stabilirii unor astfel de obiective, dincolo de impactul negativ asupra unui potential investitor, este acela de a demotiva intreaga echipa implicata in afacere.

🔵 Relevant– inseamna ca realizarea obiectivului contribuie la impactul vizat de afacere. Realizarea unui obiectiv trebuie sa contribuie in mod esential la atingerea unui obiectiv general. Relevanta obiectivului se evalueaza in raport cu acest obiectiv general. In acest sens, el trebuie sa vizeze un anumit impact:

• Cand?
• Pana cand?

MPO este cel mai frecvent sistem de conducere folosit. La baza conceperii MPO se afla premisa ca eficacitatea unei firme depinde de intrepatrunderea obiectivelor sale generale cu obiectivele subsistemelor, ceea ce implica o legatura stransa intre obiective – rezultate – recompense/sanctiuni.

Un program de Management prin Obiective cuprinde, de regula, ansamblul activitatilor firmei, de aceea are o structura complexa, alcatuita din sase componente:

⭐ Sistemul de obiective al organizatiei: obiectivele fundamentale, derivate, specifice si individuale.

⭐ Programele de actiune: se stabilesc pentru fiecare sudiviziune organizatorica a firmei constituita pe centre de cheltuieli si profit.

⭐ Calendarele de timp: se elaboreaza pornind de la termenele finale pentru obiectivele fundamentale, utilizandu-se principiul numararii inverse (pentru asigurarea sincronizarii temporale).

⭐ Bugetele de venituri si cheltuieli: elaborate pentru fiecare subdiviziune organizatorica, permit determinarea exacta a resurselor cheltuite si a rezultatelor obtinute, in acelasi timp cu diferentierea corecta a recompenselor si/sau sanctiunilor.

⭐ Suportul logistic: metodele utilizate atat in activitatea de coordonare, cat si in cea de executie. Intocmirea acestora este un proces de selectie a celor mai adecvate metode si tehnici, tinand cont de caracteristicele obiectivelor.

⭐ Instructiunile: conceptia conducerii asupra modului de realizare a obiectivelor; trebuie sa reflecte legislatia si sa sintetizeze experienta firmei.

Managerii de la fiecare nivel al organizatiei participa la procesul planificarii strategice si la crearea sistemelor de performanta, pentru asigurarea implementarii strategiilor in mod eficient.

Un sistem de Management prin Obiective face apel la managementul de pe fiecare nivel ierarhic pentru identificarea obiectivelor specifice din cadrul fiecarei arii de responsabilitate.

Abordarea este axata pe orientarea spre viitor (nu spre trecut!), si prespune monitorizarea progresului in mod frecvent si pe o perioada fixata de timp, finalizand cu o evaluare care sa arate in ce masura a fost indeplinit setul de obiective personale si organizationale.

RELATIA DINTRE MANAGERI SI ANGAJATI

Un alt aspect important al Managementului prin Obiective este acordul intre angajati si manageri privind performanta care trebuie evaluata. Principiul care sta la baza acestui aspect este ca atunci cand angajatii sunt implicati in fixarea unui obiectiv si aleg o directie pentru a o urma, sunt mult mai dispusi sa-si urmeze responsabilitatile. Exista o legatura intre obiectivele organizatiei si tintele de performanta ale angajatilor.

Procesul care sta la baza Managementului prin Obiective contine urmatoarele secvente (Fig.1):

🔵 Stabilirea preliminara a obiectivelor la nivelul conducerii organizatiei – presupune definirea la acest nivel a scopului, misiunii si a celor mai importante obiective ale organizatiei pentru ariile cheie de performanta. Peter Druker a identificat opt astfel de arii de performanta:

• profitabilitatea;
• pozitia pe piata si competitivitatea;
• inovarea;
• productivitatea muncii;
• performantele lucratorilor;
• performantele lucratorilor;
• performanta si pregatirea managerilor;
• resursele si materialele;
• relatiile cu publicul.

Aceste obiecte trebuie privite ca un punct de plecare in stabilirea intregului lant de obiective, fiind modificabile pe parcurs.

🔵 Pe baza obiectivelor fundamentale se trece la stabilirea obiectivelor derivate, specifice si individuale. De regula, fluxul stabilirii obiectivelor incepe de la vanzare si productie, continuand cu celelalte activitati. Dupa elaborarea sistemului de obiective, se pot stabili celelalte componente ale managementului prin obiective. Se tine cont de ierarhia diferitelor categorii de obiective, a potentialului personalului disponibil si a celorlalte resurse existente.

🔵 Adaptarea subsistemelor decizional-informational si structural ale firmei la cerintele realizarii obiectivelor. Decizional – accentul cade asupra stabilirii principalelor decizii aferente fiecarui centru de venituri si cheltuieli, concomitent cu precizarea delegarii de sarcini, competente si responsabilitati. Structural – se reconcep posturi si functii potrivit obiectivelor, ceea ce reclama modificari in descrierile de posturi si functii, in regulamentul de ordine si functionare (ROF) si organigrame. Informational – intregul sistem trece pe principiul stabilirii abaterilor semnificative.

🔵 Urmarirea permanenta a realizarii obiectivelor. Aceasta se realizeaza prin mecanismul de conexiune inversa, bazat pe transmiterea abaterilor semnificative instituit in etapa precedenta.

🔵 Evaluarea realizarii obiectivelor si recompensarea personalului. Este o etapa esentiala din punct de vedere motivational, conditionand aplicarea viitoare a MPO.

Din cele prezentate rezulta complexitatea unui program de Management prin Obiective si necesitatea aplicarii lui, dupa unii specialisti, minim 5 ani, pentru a-si atinge pe deplin potentialul.

AVANTAJELE SISTEMULUI DE MANAGEMENT PRIN OBIECTIVE

Un sistem de Management prin Obiective ofera un mijloc de identificare a obiectivelor si de planificare pentru intelegerea acestora. Daca nu stiti care sunt obiectivele dumneavoastra, nu veti fi capabil sa le atingeti.

Planificarea permite dezvoltarea unui comportament proactiv si o abordare disciplinata in atingerea obiectivelor. Va permite, de asemenea, sa va pregatiti planurile de urgenta. Obiectivele sunt masurabile, ceea ce faciliteaza evaluarea si ajustarea lor.

Organizatiile pot totodata sa-si mareasca eficienta, sa economiseasca resurse si sa ridice moralul angajatilor, cu conditia ca obiectivele sa fie fixate, gestionate si atinse in mod adecvat.

Detaliind avantajele utilizarii MPO putem enumera:

• Obiectivele sunt discutate inainte de a fi stabilite;
• Participarea colectiva la fixarea obiectivelor, la stabilirea directiei de actiune si in luarea deciziilor;
• Cresterea motivatiei si satisfactiei profesionale;
• Relatiile intre manageri si angajati se imbunatatesc;
• O mai buna comunicare in cadrul organizatiei si cresterea coordonarii;
• Managerii garanteaza ca obiectivele angajatilor sunt legate de obiectivele companiei;
• Obiectivele pot fi definite la toate nivelurile ierarhice si pentru toate departamentele si functiunile;
• Obiectivele pot fi definite individual pentru fiecare departament si functiune;
• Sistemul MPO se poate aplica in orice organizatie, indiferent de modelul de afaceri;
• In sistemul MPO, angajatii se coordoneaza singuri, in detrimentul directionarii de catre un superior ierarhic;
• Cresterea realismului obiectivelor firmei si ale componentelor sale;
• Amplificarea nivelului motivarii personalului;
• Dezvoltarea un mediu de stimulare creativitate;
• Eficientizarea utilizarii timpului managerilor prin eliminarea controlului, datorita promovarii autocontrolului;
• Consolidarea responsabilitatilor fata de realizarea obiectivelor, atat pentru manageri cat si pentru executanti;
• Corelarea recompenselor financiare cu rezultatele efective;
• Cresterea semnificativa a eficientei companiei.

DEZAVANTAJELE SISTEMULUI DE MANAGEMENT PRIN OBIECTIVE

Limita majora a utilizarii sistemului de Management prin Obiective este dificultatea modificarii mentalitatii si comportamentului personalului, la care se adauga urmatoarele:

• Trebuie facut in mod sistematic;
• Acorda mai multa importanta pe fixarea obiectivelor decat pe rezultatul real sau directia de actiune;
• Poate necesita concentrarea unor mari eforturi, in conditiile in care angajatii nu sunt motivati sa priveasca dincolo de propriile obiective si sa-i sprijine si pe altii;
• Nu ia in considerare mediul intern si extern in care sunt definite obiectivele (resursele disponibile, beneficiarii etc.);
• Nu se stimuleaza inovatia;
• Managerii ar putea incepe sa creada in conceptul angajatului ideal si ar putea sa-si evalueze angajatii pe baza unor asteptari supradimensionate;
• Tintele pot fi declarate in mod gresit, iar stabilirea obiectivelor poate fi contraproductiva;
• Obiectivele stabilite ar putea avea praguri prea joase sau, in cealalta extrema, nerealiste;
• Implementarea unui sistem MPO este consumatoare de timp si creeaza dificultati in mentinerea sa;
• Nu este usoara identificarea tuturor obiectivelor.

CONCLUZII

Fixarea unor obiective care sa contina oportunitati si provocari, dar sa fie in acelasi timp si posibil de atins, motiveaza in mod semnificativ angajatii.

Peter Drucker a enuntat o serie de conditii care sunt necesare pentru facilitarea utilizarii Managementului prin Obiective:

⭐ Obiectivele trebuie sa fie definite impreuna cu angajatii;

⭐ Obiectivele trebuie sa fie formulate atat la nivel calitativ, cat si cantitativ;

⭐ Obiectivele trebuie sa furnizeze provocari si motivatie;

⭐ Obiectivele trebuie sa furnizeze provocari si motivatie;

⭐ Feedback-ul zilnic trebuie sa urmareasca statusul actual al atingerii obiectivelor, prin rapoarte de management;

⭐ Recompensele trebuie sa fie oferite pentru atingerea obiectivelor dorite;

In centrul sistemului MPO sta o colaborare (bazata pe incredere!) intre manager si subalterni. Managerul motiveaza astfel angajatii si le ofera un grad ridicat de autonomie pentru realizarea sarcinilor. La randul sau, subalternii capata un sentiment de responsabilitate fata de activitatea sa si se simte implicat in intregul sistem.

Mesajul din spatele conceptului de Management prin Obiective este identificarea de comun acord intre manageri si angajati a obiectivelor, metodelor de atingere a lor si a modalitatilor de recompensare. Este foarte important sa se faca evaluari corecte si echitabile in compararea rezultatelor cu obiectivele masurabile stabilite.

Scopul final al MPO este de a echilibra setul de obiective personale si setul de obiective organizationale, pentru a asigura o buna functionare a companiei si pentru a asigura satisfactia la locul de munca a angajatilor.

BIBLIOGRAFIE

1. Peter Drucker, The Practice of Management, Routledge, 2012
2. Bureau of Business & Economic Research, School of Business Administration, University of Wisconsin, MBO and Drucker – It’s Early Development: Working Paper Series, La Crosse, 1980
3. Joseph Gardner Ormsby, Management by Objectives: Managements’ Perception of Organization Objectives, University of Arkansas, 1980
4. Karl Albrecht, Successful management by objectives: an action manual, Prentice-Hall, 1978
5. Ronald G. Lynch, Management by objectives, Institute of Government, University of North Carolina, 1977
6. George L. Morrisey, Management by objectives and results for business and industry, Addison-Wesley Publis., 1977
7. John Cunningham Wood, Michael C. Wood, Peter F. Drucker: Critical Evaluations in Business and Management, Volumul 1, Taylor & Francis, 2005
8. George S. Odiorne, Heinz Weihrich, Jack Mendleson, Executive skills, a management by objectives approach, W. C. Brown Co., 1980