Planificarea pentru situatii de criza si gestionarea evenimentelor neprevazute
Desi este posibil ca planul pentru o eventuale situatii de criza sa nu fie utilizat niciodata, in cazul in care cel mai intunecat scenariu din activitatea organizatiei se adevereste, acest plan va mentine lucrurile pe linia de plutire. Planificarea este numitorul comun al tuturor campaniilor pentru gestionarea crizei cu succes.
Crizele se produc periodic in organizatii, iar modul in care sunt gestionate si impactul lor depind de calitatea planificarii. Planificarea raspunsurilor in eventualitatea unei situatii de criza implica previziune, intuitie si intelegere retrospectiva. Pentru ca in momentul planificarii evenimentul declansator al crizei nu s-a produs inca, coordonatele crizei potentiale raman neclare, insa planificarea modului generic de gestionare a unei crize ajuta organizatia sa parcurga perioada de criza mai usor.
Organizatia trebuie sa se pregateasca pentru crize cu o probabilitate mare de aparitie, dar si pentru crize cu probabilitate mica de apartie, insa cu un impact major. Planificarea in situatii de criza organizationala este fundamentul in gestionarea crizei si controlul impactului acesteia asupra companiei.
PLANUL DE MANAGEMENT AL UNEI SITUATII DE CRIZA
Gestionarea unei situatii de criza devine necesara pentru a face fata problemelor si intreruperilor care apar in timpul functionarii normale a unei companii, cauzate de evenimente interne sau externe care pot avea ca rezultat un impact negativ pentru reputatia brandului, performanta organizatiei si, in cazuri extreme, pot duce la faliment. Companiile trebuie sa fie pregatite in orice moment pentru aceste provocari si sa se „echipeze” cu instrumente si resurse adecvate pentru a face fata problemelor.
Gestionarea crizei este o abordare sistematica care antreneaza intreaga organizatie in eforturile de prevenire a crizelor care ar putea afecta intreprinderea, asigurand totodata gestionarea eficienta a situatiilor in care criza apare.
Obiectivul managementului crizelor organizationale este de a permite luarea deciziilor in timp util, pe baza unei analize clare a informatiilor disponibile. Cea mai eficienta modalitate de gestionare a crizelor presupune simultan atat o abordare proactiva, cat si reactiva.
Majoritatea propunerilor de planificare pentru gestionarea crizei si asigurarea continuitatii afacerii implica, intr-o forma sau alta, urmatoarele etape:
🔵 Pregatirea – prima etapa a procesului de planificare, care include urmatoarele activitati:
- Numirea persoanei responsabile cu dezvoltarea planului de criza – daca persoana resposabila sunteti dumneavoastra, aveti in vedere construirea unei echipe prin implicarea persoanelor potrivite in procesul de dezvoltare a planului de criza, precum si comunicarea eficienta cu acestea;
- Culegerea informatiilor, inclusiv din experienta organizatiilor similare cu cea in care lucrati in ceea ce priveste dimensiunea, domeniul de activitate etc.;
- Intelegerea riscurilor – a probabilitatii aparitiei lor si a impactului asupra organizatiei; riscurile la care este supusa o afacere pot imbraca forme variate in functie de tipul afacerii, sectorul de activitate si tara in care se desfasoara activitatea. Cu toate acestea, compania dumneavoastra poate avea numeroase riscuri in comun cu alte organizatii din sector sau din zona de activitate, motiv pentru care exista oportunitatea de a invata din experienta altora cum sa depasiti anumite situatii de criza.
- Dezvoltarea planurilor – de raspuns la riscurile identificate si de evitare a unei situatii de criza;
- Evaluarea planurilor de criza – a planurilor elaborate in trecut si a modului in care au fost implementate.
🔵 Analiza crizei este etapa imediat ulterioara aparitiei acesteia si presupune:
- Identificarea si intelegerea coordonatelor crizei;
- Evaluarea amenintarilor determinate de criza:
- Amenintari de natura operationala si materiala (perturbarea aprovizionarii, pierderea accesului la active esentiale, efractie sau vandalism etc.);
- Amenintari de natura umana (indivizi, organizatii, probleme de sanatate, deces etc.);
- Amenintari privind reputatia (daune privind imaginea pe piata);
- Amenintari privind procedurile (esecuri privind asumarea responsabilitatii, frauda etc.);
- Amenintari referitoare la clienti, furnizori, angajati (esecuri privind indeplinirea obligatiilor, crearea unei dependente de aceste terte parti);
- Amenintari de natura financiara (esecul in afaceri, piata de valori, rata dobanzii etc.);
- Amenintari de natura tehnica (defectiuni tehnice, virusi informatici, capacitatea de adaptare la progresul tehnologic);
- Amenintari privind factori naturali (dezastre naturale, accidente, boli etc.);
- Amenintari de natura politica (schimbarea regimului fiscal, politici guvernamentale, opinia publica etc.).
Evaluarea presupune intocmirea unei liste cu amenintari, evaluarea impactului asociat acestora si selectarea celor mai semnificative dintre ele, in vederea stabilirii ariei de aplicare a planului de criza. Atat identificarea amenintarilor, cat si selectia celor mai relevante riscuri pentru companie se pot realiza prin derularea unor sesiuni de brainstorming.
🔵 Planificarea raspunsului companiei la criza aparuta se realizeaza construind pe planificarea de la prima etapa; astfel, organizatia va reactiona rational si proportional cu intensitatea problemei, nu haotic si hazardat; rezultatul va fi mai bun, iar implementarea va presupune mult mai putin stres, frustrare si confuzie pentru cei implicati. Pentru planificarea raspunsului organizatiei trebuie realizate urmatoarele activitati:
- Obtinerea tuturor informatiilor necesare, inclusiv a celor cu privire la procedurile specifice unor situatii de criza din cadrul organizatiei;
- Identificarea partilor interesate de criza;
- Identificarea persoanelor care vor fi afectate de criza, care detin informatii si care vor fi implicate in planificarea raspunsului organizatiei;
- Alocarea resurselor necesare implementarii planului raspuns;
- Stabilirea coordonatelor procesului de comunicare (cu cine se va comunica, care va fi mesajul si prin ce mijloace);
- Stabilirea criteriilor de evaluare a situatiei de criza, pentru identificarea momentului incheierii ei si a trecerii la urmatoarea etapa;
- Aprobarea planului de catre partile implicate.
Abonament Premium Trimestrial | DISCOUNT 25%
🔵 Planificarea modului de recuperare dupa criza are ca scop intoarcerea cat mai rapida la situatia initiala (pre-criza). Pentru a parcurge acesta etapa se va cauta raspuns la urmatoarele intrebari:
- Ce trebuie sa faceti pentru a va recupera dupa fiecare impact generat in situatii de criza?
- Cum se va realiza tranzitia de la angajamentele facute ca raspuns imediat la situatia de criza?
- Cum vor fi chestionati angajatii, clientii si celelalte parti interesate?
- Ce proceduri ulterioare va fi necesar sa fie implementate la nivelul personalului si al partilor interesate?
- Cum va fi obtinut feedback-ul cu privire la criza?
- Cum se va face integrarea lectiilor invatate intr-un plan de criza actualizat?
Planificarea situatiilor de criza poate face diferenta intre esec si succes in gestionarea acestora, fiind esentiala ca parte integranta a managementului proactiv si eficient. In multe situatii de criza mizele sunt mari, iar marja de eroare – redusa. Daca nu dispuneti de un plan eficient de criza va trebui sa aveti in vedere, mai devreme sau mai tarziu, realizarea acestei planificari, astfel incat sa puteti gestiona mai usor amenintarile asupra organizatiei in cazul aparitiei unor situatii de criza.
TIPURI DE CRIZE
Conținut rezervat membrilor
Creați un cont GRATUIT pentru a accesa restul informatiilor!
Dacă aveți deja cont folosiți formularul de mai jos pentru a vă loga.
