Planificarea de contingenta – Dezvoltarea unui plan B
Cuprins
Aparitia unor situatii neprevazute poate genera confuzie si haos in cadrul organizatiei in lipsa unei pregatiri adecvate, iar planificarea pentru situatiile de urgenta este un element cheie in aceste situatii. Daca doriti sa fiti pregatit pentru a intampina eventualele situatii de criza, un plan de contingenta va va ajuta la obtinerea unui alt rezultat decat cel asteptat, prin gestionarea eficienta a riscurilor.
Planul de contingenta este utilizat in managementul riscului, in scopul obtinerii unui alt rezultat decat cel previzionat intr-o situatie de criza. Desi angajatii nu inteleg, in general, necesitatea planului de contingenta, considerand inutila planificarea pentru un eveniment cu o probabilitate redusa de aparitie, acesta este necesar intrucat aparitia unor situatii neprevazute poate genera confuzie si haos in cadrul organizatiei.
Situatiile de criza neasteptate se pot incadra in trei categorii: (1) un dezastru major si imediat (ex.: incendiu), (2) o situatie care se agraveaza treptat (ex.: pierderea personalului, a clientilor sau furnizorilor in favoarea concurentei, deteriorarea echipamentelor), sau (3) o serie de evenimente mici ce apar simultan (ex.: relocarea furnizorului principal, cresterea preturilor combustibilului, diminuarea preturilor concurentilor).
In oricare dintre aceste situatii, functionarea normala a organizatiei este amenintata. Obiectivele planificarii de contingenta sunt: pe de o parte, controlul pierderilor, iar pe alta parte, asigurarea continuitatii operatiunilor cheie ale organizatiei in timpul crizei. Nevoia de elaborare si implementare a unui plan de contingenta rezulta din analiza detaliata a riscurilor la care este supusa organizatia, pentru evitarea situatiilor de criza. Acesta este, de asemenea, util si pentru proiectele noi sau in derulare (ce se intampla daca „Planul A” nu se deruleaza conform asteptarilor?).
Totodata, se recomanda sa aveti in vedere doua obstacole frecvente in procesul dezvoltarii planului de contingenta:
🔷 Angajatii nu sunt motivati in dezvoltarea unui „Plan B”, intrucat au investit prea mult din punct de vedere emotional in „Planul A”, pe care doresc sa il livreze. Stresul pe care il implica „Planul B” trebuie gandit cu atentie.
🔷 Exista adesea o probabilitate redusa de aparitie a situatiei de criza, iar angajatii nu inteleg necesitatea urgentei in planificarea de contingenta. Din nefericire, aceasta situatie conduce la plasarea acestei activitati importante la finalul listei de prioritati.
IMPLEMENTAREA PLANULUI DE CONTINGENTA
DEZVOLTAREA PLANULUI DE URGENTA
In dezvoltarea planului de urgenta se recomanda ghidarea dupa urmatoarele elemente:
🔵 Scopul principal este mentinerea operationala a afacerii – identificati cu atentie ceea ce trebuie facut pentru a genera un nivel minim necesar de servicii si functionalitate.
🔵 Definiti perioadele de timp – Ce trebuie facut in prima ora de la implementarea planului? Dar in prima zi? Dar in prima saptamana? Daca priviti planul din acest punct de vedere, este mai putin probabil sa omiteti detalii.
Abonament Premium Trimestrial | DISCOUNT 25%
🔵 Identificati factorul de declansare – Ce factor a declansat nevoia implementarii planului de urgenta? Decideti asupra actiunilor ce urmeaza a fi realizate si cand. Stabiliti persoanele responsabile cu fiecare etapa si ce mod de raportare se va folosi.
🔵 Realizati un plan usor de inteles – folositi formulare clare si logice, usor de inteles pentru persoanele care se vor ocupa de implementare.
🔵 Aveti in vedere restrictiile privind resursele – compania va fi capabila sa opereze in aceleasi conditii dupa implementarea Planului B sau Planul B va reduce capacitatea operationala?
🔵 Identificati nevoile tuturor celor implicati – stabiliti minimul necesar tuturor angajatilor in vederea continuarii activitatii.
🔵 Definiti succesul implementarii planului – de ce va fi nevoie pentru a reveni la starea de normalitate a afacerii?
🔵 Includeti planuri de urgenta in procedurile operationale standard – asigurati training initial cu privire la planurile de urgenta si furnizati informatii actualizate in functie de schimbarile ce intervin.
🔵 Gestionati riscurile – identificati oportunitatile de reducere a riscurilor; astfel, puteti reduce si chiar elimina nevoia pentru implementarea integrala a planului de contingenta in anumite arii.
🔵 Identificati ineficientele operationale – asigurati un standard de documentare a procesului de planificare si identificati oportunitatile de imbunatatire a performantei.
MENTINEREA PLANULUI DE URGENTA
Conținut rezervat membrilor
Creați un cont GRATUIT pentru a accesa restul informatiilor!
Dacă aveți deja cont folosiți formularul de mai jos pentru a vă loga.
