• Care sunt indicatorii de performanță (KPI) și de rezultat (KRI) în Administrația Locală și cum se calculează aceștia?
• Care sunt cei mai importanți KPI pentru Administrația Locală?
• De ce au nevoie de KPI organizațiile din Administrația Locală?

Am consolidat în această pagină răspunsurile la toate aceste întrebări, axându-ne pe indicatorii de performanță și de rezultat (cu definiții și formule) aplicabili organizațiilor din Administrația Locală.

Performanța organizației reprezintă rațiunea de a fi a multor manageri și antreprenori. Deși țelul este înalt, el rămâne de cele mai multe ori la nivel declarativ. De ce? Întrucât elementul cheie în această direcție – stabilirea unor indicatori de performanță adecvați domeniului de activitate al firmei și specificului fiecărui departament – este uneori subestimat și de cele mai multe ori insuficient implementat. O astfel de reticență managerială este riscantă, deoarece un set de indicatori de performanță bine pus la punct poate fi piatra de temelie a dezvoltării unei organizații, iar lipsa KPI-ilor va pune în dificultate compania în situații de incertitudine/ instabilitate economică sau criză.

• Indicatorii de Performanță (Key Performance Indicators) reflectă elemente operaționale privitoare la modul în care se desfășoară activitatea unei companii, cât de bine realizează aceasta ceea ce este necesar pentru atingerea rezultatelor dorite. Prin urmare ei trebuie să analizeze zonele care conduc în mod direct afacerea spre obiectivele stabilite și nu se referă la a măsura obiective finale, ci la performanța acțiunilor precise care conduc la atingerea acestora.
• Indicatorii de Rezultat (Key Results Indicators) oferă o imagine de ansamblu asupra rezultatelor acțiunilor, asupra progreselor realizate în atingerea obiectivelor companiei, indicând doar efectele măsurilor aplicate, nu și cauzele acestora.

Este importantă urmărirea obiectivelor finale, prin stabilirea Indicatorilor de Rezultat, însă nu se va putea ști ce anume a determinat/ împiedicat atingerea obiectivelor dacă nu sunt monitorizate activitățile necesare îndeplinirii lor; iar pentru aceasta este nevoie de stabilirea Indicatorilor de Performanță. Prin corelarea KRI cu KPI se poate obține o imagine a relaționărilor între diferite activități realizate zilnic și efectele lor.

Necesitatea utilizării de KPI în Administrația Locală

Autoritățile locale au sarcina importantă de a se asigura că unitățile administrative gestionate (comunitățile) se dezvoltă eficient și armonios. Indicatorii cheie de performanță (KPI) pot contribui la atingerea acestui obiectiv, funcționând ca un instrument de măsură a progresului și succesului. O autoritatea locală are nevoie de KPI din următoarele rațiuni elementare, dar nu exhaustive:

• îmbunătățirea procesului decizional – indicatorii de performanță oferă o înțelegere clară a modului în care administrația locală funcționează, permițând luarea unor decizii bazate pe date concrete, care să conducă în cele din urmă la rezultate pozitive
• creșterea nivelului de responsabilizare – indicatorii de performanță ajută la stabilirea responsabilității prin definirea clară a ceea ce înseamnă succesul și cine este responsabil pentru atingerea acestuia
• eficientizarea alocării resurselor – un set de KPI oferă informații valoroase despre performanța diferitelor departamente, programe și proiecte desfășurate la nivelul administrației locale permițând o alocare mai eficientă a resurselor
• creșterea eficienței – prin monitorizarea indicatorilor de performanță se pot identifica procesele ce necesită îmbunătățire, astfel se poate asigura o utilizare eficientă și judicioasă și resurselor publice, conducând implicit la rezultate mai bune pentru comunitate
• îmbunătățirea comunicării – un set de KPI definit corespunzător asigură un limbaj comun inter și intra-departamental, dar și între instituție și alte părți interesate (cetățeni, reprezentanți ai mediului de afaceri, alte autorități publice, ONG -uri etc.) facilitând schimbul de informații și colaborarea în atingerea obiectivelor și a unor rezultate superioare.

Top 10 criterii de performanță în Administrația Locală

1. Timpul de răspuns la solicitări – măsoară timpul mediu de care are nevoie organizația pentru a furniza un serviciu public solicitanților.
2. Satisfacția cetățenilor – măsura în care cetățenii sunt mulțumiți de serviciile autorității locale.
3. Eficiența costurilor – evaluează volumul de resurse (de exemplu: timp, bani, personal) necesar pentru a furniza un serviciu public în comparație cu valoarea primită.
4. Angajamentul funcționarilor publici – măsoară nivelul de motivație și satisfacție a angajaților față de munca lor și față de instituție în ansamblu.
5. Gradul de conformitate – reflectă capacitatea organizației de a respecta legile, reglementările și standardele aplicabile activității sale.
6. Eficiența activității – măsoară gradul în care organizația își utilizează eficient resursele, inclusiv personalul, echipamentele și facilitățile (clădire, spații, terenuri etc.).
7. Nivelul de performanță – evaluează capacitatea organizației de a-și atinge scopul și obiectivele într-un mod eficient și eficace.
8. Percepția publică – măsoară nivelul de încredere a cetățenilor în administrația locală și în serviciile sale.
9. Gradul de transparență – măsura în care organizația este deschisă și transparentă în activitățile și procesele sale decizionale.
10. Rentabilitatea investițiilor – evaluează randamentul investițiilor publice gestionate de administrația locală prin diferite programe, proiecte și inițiative publice.