PROCEDURA CHARETTE – generarea eficienta de idei intr-un grup pe subiecte complexe

2
metoda, metode, brainstorming, idei, ideilor, proces, procedeu, procedurile, procedurii, grup grupuri, persoane, organizare, organizarea, gandire, solutie, solutiile, probleme, problemei, problemelor, aplicare, cazuri, cazurile

Cele mai multe metode si tehnici de brainstorming se aplica pe grupuri restranse (care discuta o singura problema), in care toti participantii se concentreaza intr-o singura directie. Ce se intampla daca numarul persoanelor implicate creste si ideile devin mai complexe?

  • In acest caz apare necesitatea unui moderator care sa faciliteze interactiunea intre participanti si ca conduca discutiile, ceea ce  in multe cazuri duce la esecul sesiunilor de gandire creativa si astfel la irosirea timpului si efortului care au fost alocate.

DESCRIEREA PROCEDURII

Procedura Charette este una dintre cele mai vechi metode utilizate in organizarea procesului de gandire atunci cand se afla in discutie mai mult de o singura idee si este implicat un grup mai larg de persoane.

  • Termenul „charette” provin din franceza – „cart” sau „chariot”, iar metoda a fost utilizata in sensul proiectarii si planificarii pentru prima data in secolul XIX la École des Beaux-Arts din Paris, de catre studentii la arhitectura, pentru a lucra corect cu termenele limita: „car cu roti” simboliza un „vehicul” pentru antrenarea si mobilizarea lor in a colecta modelele la scara si alte lucrari in vederea examinarilor. Ulterior, termenul a evoluat in tehnica utilizata in prezent.

In cadrul procedurii Charette, un grup larg de participanti este structurat in grupuri mai mici de aproximativ 5 persoane, numarul grupurilor fiind corelat cu numarul ideilor discutate. Fiecarui grup ii este alocat un subiect de gandire, pentru care sa colecteze ideile si feedback-ul. Ideile generate sunt transferate altui grup pentru ca acesta sa contruiasca in continuare noi analize si directii de gandire.

Subiectul continua sa se transfere la fiecare din grupuri, iar ideile finale sunt colectate, analizate, organizate si prioritizate pentru a ajunge la solutia finala a discutiilor pe marginea subiectului stabilit. Daca sunt mai multe subiecte de discutat, notitele aferente fiecaruia circula simultan intre grupuri.

UTILITATEA SI CAZURILE DE APLICARE

In faza de initiere a unui proiect sau in intalnirile pentru rezolvarea unor probleme cu un mare numar de participanti, se poate ajunge la pierderea controlului, la dezbateri ineficiente si la crearea de conflicte care impiedica atingerea unor solutii eficiente. In aceste cazuri, pierderea directiei poate avea drept cauza numarul mare de subiecte dezbatute in acelasi timp.

Procedura Charette ar trebui aplicata in urmatoarele cazuri:

  • Exista mai mult de un subiect discutat in timpul sesiunii;
  • Exista un numar mare de participanti la dezbatere (15-25);
  • Timpul de a discuta fiecare subiect este limitat;
  • Este necesara construirea argumentatiilor pe baza ideilor create de altii;
  • Trebuie sa existe garantia ca toti participantii vor contribui la discutii.

Procedura Charette permite unui numar mare de participanti sa se implice in generarea ideilor, fara sa fie afectate eficienta si calitatea sesiunii de brainstorming. Printre beneficiile majore ale procedurii amintim:

  • Utilizarea eficienta a timpului – pot fi parcurse mai multe aspecte in acelasi timp;
  • Cresterea oportunitatilor beneficiarilor de a contribui la sesiune si de a genera noi idei;
  • Ridicarea calitatii optiunilor luate in discutie de participanti, prin rafinarea ideilor la fiecare runda de discutii;
  • Adaugarea de noi persoane care pot avansa cu discutiile in fiecare runda;
  • Selectarea liderilor din cadrul grupului dintre participanti, pe baza abilitatilor.

MOD DE ABORDARE IN UTILIZAREA PROCEDURII

Pentru asigurarea succesului aplicarii metodei Charette, trebuie luata in considerare pregatirea temeinica pentru gestionarea ideilor din fiecare grup creat. Pregatirea participantilor trebuie sa includa urmatorii pasi:

Impartirea participantilor in grupuri mici, in jur de 5 persoane/grup in fiecare sesiune
Gruparea abilitatilor si experientelor diferite in cadrul aceluiasi grup pot genera idei mai creative decat daca s-ar grupa persoane cu aceleasi abilitati;
Pastrarea aceluiasi numar de participanti in toate grupurile.
Solicitarea catre fiecare grup de a alege o persoana care sa fie responsabila cu inregistrarea si documentarea ideilor;
Solicitarea catre fiecare grup de a alege un subiect. Daca numarul grupurilor este mai mare decat cel al subiectelor, se poate opta pentru varianta ca 2 grupuri sa discute separat acelasi subiect si apoi sa-si combine ideile;
Atribuirea unui interval de timp in care grupurile sa genereze idei, aproximativ 10 minute pentru fiecare grup.

Dupa pregatirea grupurilor pentru discutii, se da startul brainstormingului si circulatiei ideilor pe subiectele fixate, tinand cont de urmatorii pasi.

Pasul 1

Fiecare grup discuta subiectul alocat si persoana responsabila cu inregistrarea colecteaza ideile pentru a fi documentate prin comentarii. Liderul tuturor grupurilor poate avertiza participantii asupra timpului care le este alocat, pentru a se asigura ca ei raman concentrati asupra discutiilor si participa activ la dezbaterea ideilor in acel interval de 10 minute.

Pasul 2

Responsabilul cu inregistrarile transfera ideile de la primul grup catre urmatorul si faciliteaza discutia despre ideile generate de primul grup. Responsabilul cu inregistrarea colecteaza si documenteaza noile idei care ar putea aparea in aceasta a doua runda.

Pasul 3

Persoana responsabila cu inregistrarile repeta procesul de la pasul 2, catre al treilea grup, astfel incat toate grupurile sunt solicitate sa revizuiasca si sa discute toate ideile legate de toate subiectele fixate.

Pasul 4

La sfarsitul rundei de discutii, fiecarui grup i se cere sa prioritizeze ideile aferente fiecarui subiect de dezbatut, in functie de importanta si semnificatia acestora.

Pasul 5

Fiecare responsabil cu inregistrarile colecteaza ideile si le centralizeaza la nivelul fiecarui subiect. Acest pas fuzioneaza eforturile tuturor grupurilor si ajuta la compararea ideilor colectate in scopul intelegerii complete a tuturor temelor aflate in discutie.

Pasul 6

Intreg grupul reunit discuta rezultatele aferente fiecarui subiect. In acest stadiu are loc revizuirea prioritatilor pentru fiecare decizie. Deciziile rezultate pot fi apoi implementate in forma unui Plan de actiune in stadiile urmatoare ale proiectului.

CONCLUZII

Procedura Charette poate furniza o solutie pentru multe probleme aferente unei sesiuni de brainstorming, incluzand problemele legate de numarul mare de participanti si de subiecte de discutie care trebuie dezbatute simultan. Pasii descrisi de procedura au rolul de a organiza intalnirea pentru a depasi barierele si pentru a asigura ca toate persoanele participa activ la conversatie. Procedura Charette garanteaza totodata ca toate subiectele vor fi discutate intr-un interval de timp egal si cu acelasi nivel de interes.

Aceasta procedura poate fi considerata una dintre cele mai eficiente metode de brainstorming, care va poate ajuta sa captati ideile intr-un mod mult mai convenabil si eficient. Reprezinta o abordare sistematica in care participantii pot contribui lucrand la aceeasi tema si pot veni cu o solutie unica.

Cand va confruntati cu o decizie pe mai multe niveluri, aceasta procedura este ideala, deoarece poate permite valorificarea prioritatilor si ideilor ca si baza pentru un plan de actiune viabil si acceptat. Pentru ca procedura ca fie eficienta, grupurile ar trebui sa schimbe idei pentru rafinarea acestora.

BIBLIOGRAFIE

  1. Gina Abudi, Yusuf Abudi, Best Practices for Managing BPI Projects: Six Steps to Success, J. Ross Publishing, 2015
  2. Timothy R. Cory, Brainstorming: Techniques for New Ideas, iUniverse, 2003
  3. Chauncey Wilson, Brainstorming and Beyond: A User-Centered Design Method, Newnes, 2013
  4. Charles H. Clark, Brainstorming: The Dynamic New Way to Create Successful Ideas, Literary Licensing, LLC, 2011
  5. Shaun Gallagher, Brainstorming: Views and Interviews on the Mind, Andrews UK Limited, 2013
  6. Muhamed Abdomerovic, Brainstorming the PMBOK Guide Fourth Edition: The Complete Reference for Relating and Chronologically Sequencing Process Inputs and Outputs, Project Management Publications, 2010
  7. Alan Williams, 21 Brainstorming Techniques That Work, BookBaby, 2014
  8. Geoffrey Rawlinson, Creative Thinking and Brainstorming, Gower, 1986

error: Content is protected !!
Register New Account
Reset Password
Shopping cart