Cu ce se ocupă un manager operațional?

6
manager operational, operations manager, management operațional

Managementul afacerilor este definit ca fiind totalitatea activităților desfășurate de o organizație pe parcursul existenței sale pentru a atinge obiective economice prestabilite. Managementul operațiunilor (operations management) este un tip de management al afacerilor care se concentrează pe planificarea, proiectarea și supravegherea fiecărei activități de afaceri care se desfășoară în scopul creării de bunuri sau al prestării de servicii. Scopul managementului operațional este de a gestiona toate aceste activități prin echilibrarea costurilor și a veniturilor, asigurând astfel cel mai înalt nivel posibil de eficiență și maximizând profitul. Această sarcină îi revine unui manager operațional.

Rolul de manager operațional (COO) este unul complex, deoarece presupune supravegherea întregului proces de transformare a diferitelor input-uri în output-uri, în timp ce se iau simultan o varietate de decizii. Acestea pot viza strategia operațională, dezvoltarea produselor și a proceselor, controlul calității, planificarea producției, gestionarea capacității și gestionarea stocurilor. Prin urmare, pentru a evalua situația actuală și a alege cel mai bun curs de acțiune pentru a spori eficiența operațională, acesta trebuie să aibă o înțelegere clară a mai multor aspecte legate de afaceri.

Tipuri de operațiuni de afaceri

Există o varietate de tipuri de operațiuni, în funcție de natura și obiectivele organizației. Este importantă planificarea și gestionarea atentă a fiecărui tip de operațiune pentru a asigura succesul pe termen lung al organizației. Operațiunile se pot împărți în următoarele categorii:

Operațiuni de producție

Acestea sunt operațiuni vizează producerea de bunuri fizice sau de servicii care vor fi oferite clienților. Aceste operațiuni implică transformarea unor materii prime sau a altor inputuri în produse finite. Planificarea și gestionarea operațiunilor de producție pot fi destul de complicate și implică o serie de factori, inclusiv gestionarea stocurilor, planificarea producției și asigurarea calității produselor.

Operațiuni de servicii

Acestea sunt operațiuni care presupun furnizarea de servicii pentru a satisface nevoile clienților. Principala distincție între operațiunile de servicii și cele de producție constă în faptul că primele implică furnizarea de servicii intangibile și nu de bunuri fizice. Furnizarea de servicii se poate face în diverse moduri, inclusiv prin interacțiuni directe cu clienții, prin mediul online, prin telefon etc. Planificarea și desfășurarea operațiunilor de servicii constă în programarea și gestionarea timpului, gestionarea resurselor umane și a capacității, gestionarea relațiilor cu clienții și gestionarea calității serviciilor.

Operațiuni de logistică

Acestea sunt operațiuni care implică gestionarea transportului și aprovizionării bunurilor. Un manager operațional are în vedere gestionarea lanțului de aprovizionare, gestionarea transportului și distribuției produselor, gestionarea stocurilor și gestionarea retururilor. Planificarea și gestionarea atentă a operațiunilor logistice pot ajuta la reducerea costurilor și la creșterea eficienței. De exemplu, prin gestionarea atentă a liniei de aprovizionare se pot identifica noi furnizori de materii prime și produse finite, la un preț mai accesibil, ceea ce poate duce la o reducere a costurilor de producție. Prin gestionarea atentă a distribuției și transportului pot fi identificate metode de livrare mai rentabile și mai rapide, ceea ce ar putea reduce costurile logistice și scurta timpul necesar pentru a livra bunurile clienților.

Operațiuni de marketing

Acestea sunt operațiuni care implică crearea și implementarea de strategii de marketing pentru a promova produsele sau serviciile organizației. Acestea constau în cercetarea pieței, crearea campaniilor publicitare, stabilirea de relații cu clienții și dezvoltarea unor strategii de vânzări.

Operațiuni administrative

Acestea sunt operațiuni care implică gestionarea resurselor unei organizații, inclusiv gestionarea resurselor umane, a sistemelor financiare și contabile, a relațiilor cu furnizorii și clienții, precum și a infrastructurii operaționale și fizice. O componentă esențială a gestionării operațiunilor administrative este asigurarea bunei funcționări a organizației, ceea ce constă într-un management al resurselor eficient. De exemplu, gestionarea resurselor umane poate implica angajarea și selectarea personalului, formarea și dezvoltarea angajaților, precum și gestionarea beneficiilor și a salariilor.

Operațiuni de cercetare și dezvoltare

Aceste operațiuni implică crearea de noi bunuri, servicii sau tehnologii prin inovare și cercetare. Aceste operațiuni sunt esențiale pentru succesul pe termen lung al organizațiilor, deoarece le permit să rămână competitive prin inovare și adăugarea de valoare pentru clienți. Activitățile legate de cercetare și dezvoltare pot include crearea sau îmbunătățirea bunurilor sau serviciilor organizațiilor, analiza tendințelor pieței și a nevoilor consumatorilor și implementarea de noi tehnologii. Acest proces implică adesea un efort coordonat din partea departamentelor de cercetare și dezvoltare, inginerie, proiectare, marketing și producție. Gestionarea riscurilor este o componentă esențială a activităților de cercetare și dezvoltare. Deoarece acestea sunt activități adesea incerte și costisitoare este esențial să se evalueze și să se gestioneze riscurile posibile, inclusiv riscurile tehnice, financiare și manageriale. Menținerea unui echilibru între inovare și gestionarea costurilor este un alt aspect crucial al operațiunilor de cercetare și dezvoltare pentru ca noile produse și servicii să fie dezvoltate și implementate într-un mod profitabil.

Operațiuni financiare

Acestea sunt operațiuni care includ gestionarea finanțelor unei organizații, inclusiv stabilirea obiectivelor financiare, evaluarea performanțelor financiare și luarea de decizii financiare strategice. Operațiunile financiare pot include contabilitatea și raportarea financiară, planificarea financiară și întocmirea bugetului, gestionarea fluxurilor de numerar și a creditelor, gestionarea investițiilor și gestionarea riscurilor financiare. Aceste activități sunt coordonate de obicei de departamentul financiar al organizației, deși pot implica și alte departamente sau echipe, cum ar fi echipele de vânzări sau de producție.

Operațiuni de securitate

Acestea sunt operațiuni care implică protejarea activelor unei organizații, cum ar fi personalul, bunurile, informațiile colectate, împotriva riscurilor interne și externe (frauda, furtul, amenințări cibernetice etc.). Aceste operațiuni ajută la reducerea riscurilor și oferă un mediu atât pentru personalul organizației, cât și pentru clienți. Monitorizarea și controlul accesului în clădiri și în alte zone ale companiei, punerea în aplicare a unor politici de securitate și proceduri de lucru stricte, educarea personalului în ceea ce privesște măsurile de securitate și prevenirea și gestionarea incidentelor de securitate sunt doar o parte din cele mai frecvente operațiuni de securitate. O altă sarcină importantă este managementul riscurilor de securitate cibernetică, cum ar fi prevenirea breșelor și a furturilor de date. Acest lucru poate implica implementarea anumitor politici și proceduri de securitate cibernetică, testarea periodică a vulnerabilităților și luarea de măsuri de protecție împotriva atacurilor cibernetice.

Cine este implicat în managementul operațiunilor?

Managementul operațiunilor implică multe persoane cheie, inclusiv manageri operaționali, specialiști în operațiuni, ingineri de producție, lideri de echipă, tehnicieni, analiști de date și alți angajați care se ocupă de procesele și activitățile operaționale ale organizației.

Un manager operațional (COO) este un top manager și este responsabil pentru planificarea și coordonarea operațiunilor organizației, precum și pentru monitorizarea activităților operaționale ale diferitelor departamente. Acesta elaborează planul anual sau trimestrial privind activitățile necesare, verifică rezultatele obținute, întocmește rapoarte periodice privind progresele înregistrate și planifică următoarele direcții de dezvoltare. Unele companii desemnează manageri de operațiuni pentru anumite activități, cum ar fi managerul de operațiuni de producție, care se ocupă de planificarea, programarea și execuția producției, de gestionarea calității etc. sau managerul de operațiuni de marketing, care gestionează eforturile de marketing și de PR.

Un manager operațional trebuie să înțeleagă atât tendințele locale și globale ale industriei, cât și posibilele reglementări financiare și politice, pentru a putea lua decizii în timp util cu privire la achiziționarea de materii prime, utilizarea forței de muncă, nivelul stocurilor, selecția furnizorilor și livrarea la timp a bunurilor.

Versatilitatea și inovarea ar trebui, de asemenea, să fie considerate ca făcând parte din criteriile de evaluare. Fiind nevoit să coordoneze și să dezvolte noi procese, acesta trebuie să cunoască tendințele actuale în domeniul managementului operațional, cum ar fi conceptele tehnologice Agile și Lean.

Specialiștii în operațiuni de producție și inginerie sunt responsabili de planificarea, implementarea și controlul proceselor de producție în cadrul departamentelor de fabricație. Aceștia trebuie să se asigure că procedurile de producție sunt eficiente, că produsele sunt de o calitate superioară și că sunt livrate la timp.

Liderii de echipă sunt responsabili de coordonarea operațiunilor organizaționale zilnice. Aceștia trebuie să gestioneze și să motiveze forța de muncă, precum și să se asigure că sarcinile sunt îndeplinite în conformitate cu standardele de calitate și eficiență.

Analiștii de date sunt responsabili de evaluarea datelor privind performanța operațională, de identificarea problemelor și de elaborarea unor soluții, pentru a îmbunătăți procesele operaționale.

Instrumente pentru managementul operațiunilor

Punerea în aplicare a managementului operațiunilor necesită utilizarea unor instrumente tehnice de sprijin pentru identificarea, măsurarea, colectarea, analiza, interpretarea și comunicarea informațiilor, atât financiare, cât și nefinanciare. Acest date sunt utilizate de top management și în special de un manager operațional pentru a planifica și controla activitățile organizaționale în vederea asigurării unei gestionări eficiente a resurselor.

Persoanele implicate în managementul operațiunilor se pot baza pe o serie de instrumente și tehnologii care îi ajută în sarcinile dificile de planificare, monitorizare și coordonare a operațiunilor de producție sau de servicii. Acestea permit, de exemplu, digitalizarea fluxurilor de lucru ale angajaților sau identificarea și atenuarea posibilelor probleme în procesele operaționale.

Pe lângă instrumentele pentru planificarea producției, nu trebuie subestimate nici cele pentru planificarea serviciilor, care permit gestionarea unui volum tot mai mare de proiecte, garantând eficientizarea timpului și utilizarea corectă a resurselor disponibile.

Printre cele mai utilizate instrumente pentru managementul operațional se regăsesc:

Planificarea resurselor companiei (ERP)

Sistemul ERP este un software integrat care gestionează o gamă largă de activități, cum ar fi planificarea resurselor, gestionarea relațiilor cu clienții, managementul producției, monitorizarea stocurilor, gestionarea finanțelor etc. Scopul unui sistem ERP este de a fi utilizat de fiecare departament al unei companii pentru a oferi o bază de date comună care poate fi utilizată de toți angajații. Acesta permite o mai bună comunicare între departamente și o utilizare eficientă a resurselor. În lipsa unui sistem ERP managerii operaționali pot utiliza un instrument pentru managementul activităților pentru a stabili o listă de sarcini și termenele limită aferente.

Analiza valorii

Aceasta este o metodă prin care se pot identifica și elimina activitățile sau procesele care nu generează valoare, reducând astfel cheltuielile inutile și concentrând atenția asupra zonelor care pot ajuta la îmbunătățirea produselor sau serviciilor.

Managementul lanțului de aprovizionare

Acesta este un proces de planificare, organizare, coordonare și control al tuturor fluxurilor de materiale, informații și activități financiare de la furnizorii de materiale și servicii la clienți. Pentru acest proces se poate utiliza o analiză a furnizorilor pentru eliminarea risipei și creșterea performanței de aprovizionare.

Analiza SWOT

Un manager operațional poate utiliza această analiză pentru a identifica punctele forte și slăbiciunile unei organizații, precum și oportunitățile și amenințările care pot apărea în mediul extern. Analiza SWOT poate fi utilizată pentru a descoperi oportunitățile de creștere și extindere a afacerii. Aceasta poate implica examinarea tendințelor pieței și a intereselor clienților, identificarea lacunelor în ceea ce privește bunurile sau serviciile furnizate și evaluarea noilor tehnologii sau procese care ar putea fi integrate.

Analiza SWOTTemplate de lucru

Strategie

Analiza SWOT

+ Perspectivă asupra punctelor forte
+ Imagine de ansamblu a oportunităților
+ Identificarea amenințărilor
+ Suport pentru planurile de rezervă
+ Tablou de bord interactiv
+ Plan de acțiune predefinit
AVANTAJE+
9.8
EXPERT
RON 7741.190
35% discount utilizând codul în pagina de comandă
Matricea cauză-efect

Acest instrument este util pentru a identifica și analiza cauzele problemei sau a unei situații nefavorabile și pentru a elabora soluții pentru îmbunătățirea situației.

Sisteme de urmărire a performanței

Acestea permit stabilirea unui set de indicatori cheie de performanță (KPI) folosite pentru a monitoriza performanța organizației, a departamentelor sau a angajaților. Indicatorii de performanță pot include, de exemplu, cifra de afaceri, profitul, cheltuielile, timpul de producție, gradul de satisfacție al clienților sau numărul de zilele libere ale angajaților.

MANAGEMENT TEMPLATES
Winter Sale Bundles
-50%
MANAGEMENT TEMPLATES
Winter Sale Bundles
-50%
Register New Account
Shopping cart